試析信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

施華華

摘 要： 當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)絕對(duì)信息化的時(shí)代，科學(xué)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展和提高，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的也隨之加快了前進(jìn)的腳步，在如此強(qiáng)大的信息化時(shí)代下，檔案作為信息社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)發(fā)展的重要信息資源的形式，如何將這些寶貴的檔案信息資源合理地進(jìn)行開發(fā)和利用，成為當(dāng)前我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，當(dāng)然，信息化的發(fā)展也給檔案管理工作提出了全新的挑戰(zhàn)。本文將就信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的分析與論述。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）07-0040-01

引言

當(dāng)今社會(huì)，人們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從工業(yè)社會(huì)向信息化社會(huì)的邁進(jìn)，成功進(jìn)入到了一個(gè)信息化的大時(shí)代，信息在社會(huì)生活當(dāng)中所起到的作用無(wú)時(shí)不在，當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源便是大量的信息資源，各大領(lǐng)域各大企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作之一都會(huì)是信息化建設(shè)工作。在信息化時(shí)代的發(fā)展需求下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸退出了歷史的舞臺(tái)，數(shù)字化檔案管理的需求使電子檔案的形式在當(dāng)前的檔案管理工作中得到了非常廣泛的應(yīng)用，這樣的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展來(lái)說就是一柄雙刃劍，一邊是全新的機(jī)遇，而另一邊便是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何將挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化成給予，是當(dāng)前檔案管理部門最重要的工作重點(diǎn)。

以下是關(guān)于在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議：

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體管理到信息管理的轉(zhuǎn)變

當(dāng)前的檔案管理有著非常良好的客觀環(huán)境，大量先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備應(yīng)用，尤其是計(jì)算機(jī)、多媒體以及光盤等技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理提供了非常重要的客觀環(huán)境，傳統(tǒng)的檔案管理模式早就不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，必然會(huì)遭到時(shí)代的淘汰。檔案管理工作一定要與現(xiàn)代數(shù)字化管理需求相一致，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體檔案管理到信息資源管理的轉(zhuǎn)變，信息是當(dāng)前檔案管理工作的重要管理對(duì)象，對(duì)于各種門類的檔案都要進(jìn)行數(shù)字化的加工，在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理時(shí)可以借助當(dāng)前先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段。檔案資源經(jīng)過信息化的處理之后便是一個(gè)可重復(fù)利用、可多平臺(tái)使用的重要的信息資源庫(kù)，檔案資源的儲(chǔ)存價(jià)值以及使用價(jià)值才得到了真正的發(fā)揮，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展繁榮都會(huì)有著非常大的助益。它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、不斷創(chuàng)新和完善信息系統(tǒng)，做到充分、合理、安全地使用電子檔案

建立一個(gè)完善有效的檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要前提，要做到充分、合理、安全地使用電子檔案需要注意以下幾個(gè)問題：首先，要注意電子檔案的安全性問題，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)病毒甚至網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)不斷地威脅著網(wǎng)絡(luò)的安全性，要想保證電子檔案的安全性，必須要掌握如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊的關(guān)鍵性技術(shù)，來(lái)隨時(shí)隨地確保電子檔案都處于一個(gè)絕對(duì)安全的運(yùn)行狀態(tài)。然后，關(guān)于電子檔案的真實(shí)性，傳統(tǒng)的檔案管理模式基本上都是以紙質(zhì)檔案形式為主，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)化成為電子檔案，在實(shí)際的工作當(dāng)中，存在著很多導(dǎo)致檔案信息失真的影響因素，我國(guó)當(dāng)前的檔案管理中從電子文件的生成再到最后的檔案歸檔始終都沒有一套完備的程序化管理系統(tǒng)，這就使各個(gè)系統(tǒng)之間都不能實(shí)現(xiàn)直接的鏈接，目前還不存在任何一種可以保證電子文件元數(shù)據(jù)能夠完整歸檔的程序技術(shù)，許多電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔問題始終都找不到一套有效的管理辦法。最后，關(guān)于電子檔案的法律效力問題，一般而言，檔案的法律效力是由檔案的載體來(lái)進(jìn)行確定的額，而電子檔案是沒有一個(gè)固定的載體的，要想讓電子檔案能夠產(chǎn)生一定的法律效力還存在著一定的困難，這也是為什么當(dāng)前我國(guó)一直不承認(rèn)光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案法律效力的原因所在。

三、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

檔案管理的工作絕對(duì)不是大家想象中一份簡(jiǎn)單的管理工作，其工作對(duì)于管理人員的要求應(yīng)該是非常之高的，并不是任何一名有管理經(jīng)驗(yàn)的人員就可以從事這樣的工作，檔案的管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能真正勝任檔案管理的工作，當(dāng)前我國(guó)一定要爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍。關(guān)于此專業(yè)對(duì)于的關(guān)鍵性要求基本上是以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理工作中會(huì)不斷引進(jìn)和使用先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)成果，因此，檔案管理人員必須要具備非常多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并且在管理工作的同時(shí)要不間斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。第二，檔案管理人員要對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能進(jìn)行全面的掌握。第三，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢?nèi)矫娴哪芰Α?/p>

四、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

當(dāng)今社會(huì)，無(wú)論在何種領(lǐng)域、何種行業(yè)，安全問題都會(huì)被擺在一個(gè)非常重要的位置，檔案管理工作也不例外，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作的主要生命線就是檔案的信息安全，檔案管理人員的信息安全素質(zhì)，不僅僅有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域，而且對(duì)于檔案管理學(xué)的理論研究發(fā)展也有著非常重要的作用；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化條件下，檔案管理工作中占據(jù)著十分重要的地位的便是電子檔案的管理，相關(guān)檔案管理部門的工作人員一定要及時(shí)完成檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，不要再受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，積極建立科學(xué)有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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