淺談我國人事檔案管理改革中若干問題

劉曉穎

摘 要：人事檔案是一個人成長經(jīng)歷以及學習和工作表現(xiàn)的記錄，反映了一個人的品質(zhì)、素養(yǎng)與能力。它為單位挑選干部，選賢任能提供了重要的依據(jù)。故，人事檔案對企業(yè)或是個人來講都是非常重要的。然而隨著我國經(jīng)濟體制改革和人事管理制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作卻暴露出來越來越多的問題。為了解決這些問題，適應現(xiàn)代化市場經(jīng)濟的發(fā)展需要，人事檔案管理的改革問題不容小視。本文將圍繞人事檔案管理改革中存在的幾個問題進行研究和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；專業(yè)性；規(guī)范化；信息化

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）25-28-2

0 引言

人事檔案管理工作富有機密性、政策性以及較強專業(yè)性，其重要性顯而易見。對流動的工作者來說，他們可以憑借自己的人身檔案請求檔案管理部門辦理身份認定和社會保險，可以請求所在單位為自己代辦申報職稱等。另外退休年齡的確定，五險一金的繳納以及工資的調(diào)整都是以人身檔案做主要依據(jù)的。由此來看，人事檔案具有很重要的作用。然而現(xiàn)實中很多管理部門都沒有清楚認識到這一點，隨著市場經(jīng)濟改革的不斷深入，人事檔案管理中的多重問題愈加凸顯。接下來，我將針對我國人事檔案改革中現(xiàn)存的幾個問題，從以下幾點粗談一下個人看法。

1 人事檔案管理體制缺乏規(guī)范化

1.1 缺少健全的收集歸檔工作制度

大部分人事檔案管理部門沒有健全的收集歸檔工作制度，且存在有制度卻不嚴格執(zhí)行的現(xiàn)象。小部分管檔部門對部門下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》只原形照搬而不建立符合自身部門的實施細則，且不及時進行收集歸檔工作。

1.2 收集的材料內(nèi)容不規(guī)范，存在空洞和套話連篇的現(xiàn)象

收集的材料內(nèi)容不規(guī)范，存在空洞和套話連篇的現(xiàn)象。在《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中，雖然有關(guān)于收集歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，但是目前一個人的檔案材料仍不能全面反應他的真實情況。此外，一些歸檔的材料還存在應付了事的嫌疑，材料內(nèi)容千篇一律，空話、套話連篇。

1.3 人事檔案管理人員專業(yè)性差

人事檔案管理人員專業(yè)性差，有些地方甚至將人事檔案交由五花八門的管理部門代管。由此很多檔案管理人員是沒有經(jīng)過任何專業(yè)檔案知識培訓的，他們的檔案業(yè)務(wù)能力非常低下，自然無法理解檔案的至關(guān)重要性，更不了解管檔要求以及檔案材料的管理詳情，從而大大降低了檔案管理效率。此外，非專業(yè)人士在調(diào)閱檔案的時候，總是運用原始的手工操作的方式反復調(diào)用檔案原件，使得檔案紙張泛黃變脆，字跡也逐漸褪色，大大影響了檔案的完整性。

2 有些人事檔案管理部門的硬件設(shè)施太落后，檔案管理技術(shù)明顯不足

2.1 企業(yè)單位對人事檔案管理不重視

目前尚有很多企業(yè)單位并沒有意識到人事檔案管理的重要性，他們寧愿把其他部門工作完善的無可挑剔，也不愿在檔案室的硬件設(shè)備的添置上多花一分錢。從而造成大多檔案室設(shè)備極其簡陋不堪。更有甚者直接取締了檔案室的存在，將人事檔案寄存在其他部門，最終導致檔案材料出現(xiàn)遺失、霉變、蛀蟲等現(xiàn)象。

2.2 檔案管理技術(shù)落后

很多地方企業(yè)的檔案管理技術(shù)還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，因設(shè)備和技術(shù)都比較落后，在檔案的收集或調(diào)閱上必將耗費掉很多的時間和精力，尤其在流動性工作人員群體的人事檔案問題的處理上，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)遠遠不能滿足現(xiàn)實需求，不能保證管理檔案的完整性、準確性以及美觀度。除此之外，大部分人事檔案的案卷質(zhì)量也較低，尚不能達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標準，大大喪失了人事檔案管理的真正意義。

3 人事檔案材料信息的收集力度太小，實時更新能力太低

3.1 檔案材料信息的收集力度小

檔案材料的收集力度比較小，從而導致了現(xiàn)在很大一部分的人事檔案材料只能提供一些淺顯易見的人員的基本情況。比如說入團入黨情況、獲獎情況以及工資調(diào)整之類的信息。更糟糕的是，這些信息中還存在被篡改，制造虛假成分的可能。這也是我國人事檔案管理改革過程中面臨的最嚴重的問題之一。

3.2 人事檔案材料的更新不及時

因我國尚未廣泛進行人事檔案的信息化建設(shè)，從而無法做到檔案材料的實時更新，進而大大降低了企業(yè)單位的人事反饋機制。另外，與國外相比，我國在這方面的投入也少很多，人事檔案管理效率方面也落后很多，因此加強我國人事檔案的信息化建設(shè)是非常有必要的。

綜上所述指出了我國人事檔案管理改革中面臨的主要問題，除此之外，我國在人事檔案的所有權(quán)的劃分上還比較模糊，以及社會上出現(xiàn)的“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生也表明我國的人事檔案管理的改革所面臨的挑戰(zhàn)是不容樂觀的。中國歷來講究“對癥下藥”，接下來本文將針對以上問題進行粗淺分析并提出以下解決方法，總結(jié)如下：

第一，要及時強化現(xiàn)代化人事檔案的管理理念，加強對人事檔案管理工作的重視度。當前，在人事檔案的管理工作中存在的這些問題都源于一點，即領(lǐng)導沒有充分認識到人事檔案管理工作的重要性。為了大力促進我國人事檔案管理改革工作的正常進行，所做的首要工作既是要轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，強化現(xiàn)代化人事管理的理念，要將人事檔案管理服務(wù)大眾的功能擺在明顯位置，同時更要將建立相對完善的社會誠信體系作為目標，強化人事檔案信用的管理功能。

第二，要完善現(xiàn)代化人事檔案的管理體制，健全人事檔案的管理制度。

①在收集、歸檔、整理、借閱、利用等方面都建立起統(tǒng)一而規(guī)范化的制度，能為提高檔案的管理效率提供條件基礎(chǔ)。比如說在收集方式上可以鼓勵各部門主動送交其部門內(nèi)部人員的檔案材料，而非依靠檔案管理部門主動索要的方式，而收集內(nèi)容上要保證真實可靠性，杜絕空話套話。需要注意的是在建立管理的規(guī)范化制度的時候，要做到簡潔明了，并且使其實用性和可操作性強。由此，這些制度在可以規(guī)范日常檔案管理的工作，失誤率也會相對減少。需要注意的是，同時還需要制定出輔助性質(zhì)的獎懲制度，用來獎勵檔案管理工作中嚴格遵守規(guī)范的人士，并對違規(guī)操作的檔案管理員進行懲罰。如此，在單位的管理制度之中能做到獎懲分明，就能夠在一定程度上促進檔案管理的改革工作順利進行。

②規(guī)范檔案員的整體素質(zhì)。做到不雇傭非專業(yè)性人事進行檔案的管理工作，杜絕將企業(yè)的人事檔案材料交由其他部門進行代管現(xiàn)象的出現(xiàn)。

③考慮到檔案管理工作涉及的內(nèi)容很多，比如：企業(yè)的人力資源管理以及企業(yè)的運行機制等等，如果沒有一個統(tǒng)一而完善的管理制度，那么企業(yè)中的各種管理便會缺乏很大的權(quán)威以及規(guī)范性。故，要積極順應檔案管理改革的大潮流，就要擁有一個完善的人事檔案管理體制，有一個健全的人事檔案管理制度。如此，才能保證企業(yè)人事檔案管理的透明度，才能加強企業(yè)各部門的協(xié)調(diào)與合作，從而更有效促進企業(yè)的良性循環(huán)。

第三，加強建設(shè)檔案管理的硬件設(shè)施并提高檔案管理技術(shù)。

要加大我國人事檔案室硬件設(shè)備建設(shè)的投入，為檔案的存放提供整潔干燥且環(huán)境良好的環(huán)境。同時還應當為檔案管理員建立一個不定時的專業(yè)培訓體系，針對不同的檔案管理崗位，有不同的培訓方法。培訓內(nèi)容中都包括檔案管理的所有專業(yè)理論知識，當然還包括其他的科目進行交叉學習。例如信息技術(shù)以及管理學的知識培訓，從而力爭提高所有檔案管理人員的管理技術(shù)。

第四，加快廣泛建立電子數(shù)字化的人事檔案信息系統(tǒng)的腳步，提高人事檔案的管理水平

現(xiàn)如今，信息化的時代要求人們必須建立電子化的人事檔案，加大現(xiàn)代化管理進程中的軟、硬件的投入力度，加快檔案資源的信息化，只有這樣才可實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案的保護，才能真正順應現(xiàn)代化社會改革的潮流。

綜上可知，只有在領(lǐng)導們高度重視人事檔案管理改革的前提下，建立一套完善的人事檔案管理體制和制度，并加強人事檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)以及擁有一支規(guī)范化且專業(yè)性強的檔案員隊伍，并大力支持電子化信息檔案材料的創(chuàng)設(shè)和普及，那么我國人事檔案管理改革便能如魚得水，順利進行。

參 考 文 獻

[1] 高麗紅，張鐵錚.檔案管理信息化建設(shè)思考[J].合作經(jīng)濟與科技，2009（15）.

[2] 萬素美.加強檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2009（25）.