信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

王艷平

摘要 隨著我國科技的不斷延伸和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用也越來越廣泛與頻繁，同時也為我國的信息管理工作提供了更為便捷有力的技術(shù)基礎(chǔ)。其中事業(yè)單位的檔案管理更是在信息技術(shù)在的基礎(chǔ)上有了更高的管理水平和更強(qiáng)的管理經(jīng)驗，信息技術(shù)給事業(yè)單位的檔案管理工作提供了便捷的環(huán)境，讓事業(yè)單位的檔案管理工作提升到了一個全新的發(fā)展水平，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的健康有序發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；事業(yè)單位檔案管理；應(yīng)用探討

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在的問題

電子文件的存儲和歸檔沒有安全保障。電子文件都是直接被保存在個人計算機(jī)硬盤或者局域網(wǎng)的服務(wù)器硬盤中的，沒有把這些電子文檔下載到脫機(jī)保存的載體上，如果收到計算機(jī)病毒或者黑客的攻擊就會因感染造成數(shù)據(jù)檔案的丟失。事業(yè)單位管理部門缺乏專業(yè)人才進(jìn)行信息技術(shù)指導(dǎo)。目前事業(yè)單位在電子檔案的管理中沒有專業(yè)人員進(jìn)行操作和指導(dǎo)，導(dǎo)致多數(shù)檔案工作者的工作素質(zhì)不高，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的知識不完備，也對事業(yè)單位檔案管理工作造成不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骱蠊?/p>

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中認(rèn)識性不高。事業(yè)單位的檔案管理工作其實是一個需要非常細(xì)致的工作過程和清楚的工作認(rèn)知，在日常工作中一些工作人員卻因為過于依賴信息技術(shù)的應(yīng)用，不能做到信息的及時打印保存，一旦計算機(jī)發(fā)生故障就會造成檔案文件的丟失，進(jìn)而造成檔案管理工作的不足。事業(yè)單位電子檔案管理缺乏規(guī)范的應(yīng)用操作?，F(xiàn)如今，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)都已經(jīng)在事業(yè)單位有了廣泛的應(yīng)用，但這就造成了在日常工作中積累了數(shù)量極大的電子文件，而且在事業(yè)單位之中的消息通信由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子郵件的接收往來已經(jīng)成為趨勢，但電子檔案的管理仍然存在許多的問題。最為嚴(yán)重的就是辦公室自動化系統(tǒng)在設(shè)計之初就沒有檔案工作者對于其提供意見，無法完善其使用功能，如果網(wǎng)絡(luò)或者計算機(jī)出現(xiàn)故障電子文件就會丟失，造成無法修復(fù)的檔案損失。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用的普及轉(zhuǎn)變了檔案管理工作的方式，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的全面共享和同步處理，使事業(yè)單位的檔案管理工作更為快捷有力。電子郵件憑借其短時間的傳遞速度和簡便的操作方式逐步的取代了紙質(zhì)的文件信息，電子視圖也其無法超越的優(yōu)勢逐漸取代了人工制作。信息技術(shù)給事業(yè)單位檔案的管理帶來了巨大的轉(zhuǎn)變。自從出現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理工作就實現(xiàn)了集中統(tǒng)一的管理方式，便于保存檔案間的有機(jī)聯(lián)系但又互相獨立，這樣的方式有利于整個事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的管理和運用，體現(xiàn)了信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理中的優(yōu)勢。

事業(yè)單位在關(guān)于檔案的分類工作也由傳統(tǒng)的文書、科技、基建、會計和人事檔案的方式被信息技術(shù)集成系統(tǒng)張對各個管理模塊和流程所取代。計算機(jī)根據(jù)不同事業(yè)單位的不同特點進(jìn)行分類，更能貼近各個事業(yè)單位的管理狀況，從而進(jìn)行更加科學(xué)有序檔案管理工作。事業(yè)單位的檔案管理人員可以在其信息管理系統(tǒng)上進(jìn)行操作流程或是模塊化定義規(guī)則，在事業(yè)單位檔案管理中進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程接收和保管時要進(jìn)行的操作通過信息技術(shù)，進(jìn)而確保最終歸檔的檔案具有真實性、可靠性、確定性、有效性和完整性。利用系統(tǒng)文檔的一體化管理可以實現(xiàn)信息的共享機(jī)制，提高檔案信息的利用率。運用計算機(jī)管理檔案實現(xiàn)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的自動化管理，提高檔案工作的工作效率。信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理中不僅帶來了優(yōu)秀的管理機(jī)制還促進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化和資源的有效利用。

3 信息技術(shù)更好的在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用采取的措施

現(xiàn)如今，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理所應(yīng)用的各個方面都應(yīng)采取更好的措施，使信息技術(shù)更好的應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中。首先應(yīng)該注意的就是要遵循行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，計算機(jī)檔案管理在各個行業(yè)中的應(yīng)用不同，做到計算機(jī)軟件的開發(fā)遵循行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，便于網(wǎng)絡(luò)管理信息資源共享。把握檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特點，著重解決檔案管理計算機(jī)化中的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展， 檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題日益突出，已成為限制其發(fā)展的最大障礙。針對檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題，我國檔案部門已在科研標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點支持。

在知識經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的數(shù)字化時代，計算機(jī)技術(shù)為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數(shù)字化建設(shè)步伐。加強(qiáng)檔案工作人員的微機(jī)學(xué)習(xí)，是檔案事業(yè)前進(jìn)的重要保障。在檔案事業(yè)不斷前進(jìn)中努力提高計算機(jī)水平，在學(xué)習(xí)現(xiàn)代化知識中不斷拓寬檔案創(chuàng)新的新局面，形成一個既全面了解檔案業(yè)務(wù)知識又熟練掌握微機(jī)操作技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才發(fā)展格局，是當(dāng)前檔案教育的一項迫切任務(wù)、要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備，為人才的脫穎而出創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，不斷培養(yǎng)造就一支網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理隊伍，迎接數(shù)字化檔案時代的到來。

4 結(jié) 語

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的使用也越來越多，范圍也越來越大。在這樣的背景下，加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化教育顯的尤為重要，能夠在發(fā)現(xiàn)問題時解決問題，并且及時的使用信息技術(shù)手段提出解決措施，減小在信息技術(shù)使用過程中發(fā)生的不安全問題，造成的檔案文件的丟失或者損毀。信息技術(shù)雖然已經(jīng)發(fā)展的比較完善，但在事業(yè)單位的檔案管理中還需要進(jìn)行探究，加強(qiáng)事業(yè)單位在信息技術(shù)應(yīng)用的管理工作，提高管理的水平。

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作者單位

淄博市勞動就業(yè)辦公室