淺論移動(dòng)數(shù)字化辦公的實(shí)現(xiàn)

摘 要：21世紀(jì)是信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，以計(jì)算機(jī)引領(lǐng)的信息技術(shù)也得到了飛躍式的發(fā)展。計(jì)算機(jī)是信息技術(shù)的核心，在促進(jìn)知識(shí)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，尤其在辦公中，與以往傳統(tǒng)的手工計(jì)算相比節(jié)省了大量的人力與時(shí)間，顯著提高了辦公效率。主要論述了辦公自動(dòng)化的功能及如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)數(shù)字化；工作流程；科學(xué)技術(shù)

計(jì)算機(jī)科學(xué)是信息科學(xué)的載體，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中計(jì)算機(jī)是重要的組成部分，也發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，移動(dòng)數(shù)字化辦公成為人們所向往的辦公方式。傳統(tǒng)的辦公方式較為繁瑣，涉及的內(nèi)容較多，處理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，辦公效率低下。為了提高工作效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化移動(dòng)辦公勢(shì)在必行?，F(xiàn)就移動(dòng)數(shù)字化辦公的實(shí)施流程、工具等進(jìn)行以下幾方面的闡述。

一、辦公自動(dòng)化的功能

1.建立通信平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布信息

在組織內(nèi)部根據(jù)工作需要建立通信平臺(tái)，保證內(nèi)部的通信暢通，進(jìn)行及時(shí)有效的交流。同時(shí)提供有效信息的發(fā)布場(chǎng)所，對(duì)內(nèi)部工作的制度、新聞、相關(guān)技術(shù)的交流等進(jìn)行廣泛的傳播，將公司的動(dòng)態(tài)傳遞給每位員工，從而使其能夠及時(shí)了解單位的新形勢(shì)，掌握最新消息。

2.規(guī)范工作流程，真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

在工作的過(guò)程中對(duì)每一個(gè)流程都應(yīng)進(jìn)行規(guī)范處理，實(shí)行監(jiān)控、跟蹤，隨時(shí)了解工作方向及進(jìn)程，發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并能及時(shí)解決，從而保證工作效率及質(zhì)量。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，能夠在規(guī)范工作的同時(shí)，提高各部門(mén)的工作效率，在整體上實(shí)現(xiàn)單位時(shí)間內(nèi)最高的工作價(jià)值。

3.實(shí)行電子文檔管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

辦公文檔具有一定的復(fù)雜性，文檔數(shù)量較多，使用電子軟件進(jìn)行文檔管理，將文檔檢索工作大大減少，在管理的過(guò)程中遵循分門(mén)別類(lèi)的原則，并按權(quán)限使用與共享。

4.實(shí)現(xiàn)輔助辦公的自動(dòng)化

在平時(shí)的工作中涉及方方面面的問(wèn)題，因此需要各種輔助手段進(jìn)行辦公，從而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化。

5.有利于信息的集成，為工作人員提供有效信息

各個(gè)單位均有大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，多方面的信息源均保存在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，通過(guò)辦公自動(dòng)化能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行很好的集成，為工作人員提供充足的信息，以保證其獲取有效的信息，在整體上提高了工作人員的分析能力及決策能力。

二、數(shù)字化辦公技術(shù)的實(shí)現(xiàn)

1.建立良好的工作流技術(shù)

工作流技術(shù)是保證數(shù)字化辦公的基礎(chǔ)，其發(fā)揮的作用是不可替代的。當(dāng)前，以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)是較為流行的，在網(wǎng)頁(yè)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)成為常用的模式，使得工作流軟件也逐步發(fā)展，其種類(lèi)越來(lái)越多。這類(lèi)型的工作流直接使用消息傳遞中間件作為消息傳遞手段，使用起來(lái)較為方便，具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，維護(hù)起來(lái)方便，在與其他網(wǎng)上業(yè)務(wù)結(jié)合方面具有顯著的優(yōu)勢(shì)。

2.建立良好的文檔管理系統(tǒng)，以充分發(fā)揮其作用

（1）使用擴(kuò)展策略，控制好文檔

采用自定義的方法對(duì)文檔管理策略進(jìn)行很好的定義，保證訪問(wèn)權(quán)限，并設(shè)置好文檔審核，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行很好的跟蹤，使得與客戶(hù)端間的應(yīng)用程序透明化，保證員工的工作更加透明。與信息權(quán)限管理之間的集成可幫助確保更好地保護(hù)專(zhuān)有和機(jī)密信息，即使在未與服務(wù)器連接時(shí)也能更好地保護(hù)。

（2）對(duì)企業(yè)內(nèi)的文檔進(jìn)行很好的存儲(chǔ)與管理

通過(guò)自動(dòng)化技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部的文檔進(jìn)行有效的存儲(chǔ)與管理，客戶(hù)可根據(jù)需要采用統(tǒng)一的機(jī)制進(jìn)行查找，從而找到相關(guān)的信息。對(duì)于知識(shí)庫(kù)存可進(jìn)行有效的修改，添加相應(yīng)的工作流及新的內(nèi)容及模板。

（3）對(duì)網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容管理有簡(jiǎn)化作用

網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的管理工作是十分關(guān)鍵的。通過(guò)選用一定的功能建立有效的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，并進(jìn)行有效的審批及發(fā)布。在內(nèi)容上設(shè)有母版頁(yè)和頁(yè)面版式，這在一定程度上保證了模板的可重復(fù)使用，在整體上給人以美感。新的功能使得企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)容在多個(gè)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中得到管理。

（4）對(duì)業(yè)務(wù)流程有擴(kuò)展作用

對(duì)于整個(gè)組織內(nèi)的業(yè)務(wù)流程，F(xiàn)orms Services 驅(qū)動(dòng)的解決方案能夠有效地反映各種信息，顯示得更加準(zhǔn)確，不用進(jìn)行特殊的自定義應(yīng)用程序。之后將這些有效的信息吸納并收進(jìn)系統(tǒng)中去，進(jìn)行準(zhǔn)確的文檔存儲(chǔ)，對(duì)工作流程的啟動(dòng)有很好的作用，再提交到網(wǎng)頁(yè)服務(wù)中，減少了工作的重復(fù)。

3.輔助辦公，便于做出決策

企事業(yè)單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需求，可進(jìn)行自定義來(lái)滿(mǎn)足相關(guān)的管理服務(wù)，充分發(fā)揮輔助辦公的功能，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)數(shù)據(jù)間的共享，便于領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)數(shù)據(jù)做出決策。

三、移動(dòng)數(shù)字化辦公

移動(dòng)數(shù)字化辦公隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其逐漸運(yùn)用在辦公室中，在實(shí)際的操作過(guò)程中應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行合理的選擇并使用。

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作者簡(jiǎn)介：王澤紅，女，1965年6月出生，職稱(chēng)：計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)中學(xué)一級(jí)教師，籍貫：內(nèi)蒙古通遼市庫(kù)倫旗，研究方向：中學(xué)計(jì)算機(jī)。

編輯 李建軍