試析地方高校民族文獻(xiàn)檔案的歸類模式

羅　樺

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試析地方高校民族文獻(xiàn)檔案的歸類模式

羅樺

摘要：民族地區(qū)的地方高校，為民族地區(qū)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)是其宗旨之一。重慶三峽學(xué)院位于三峽庫區(qū)，這里有世代聚居于此的苗族、土家族，還有散雜居民族四十余個(gè)，其民族文獻(xiàn)相當(dāng)豐富，將之按照《歸檔文件整理規(guī)則》分門別類科學(xué)歸檔，為地方建設(shè)儲(chǔ)存民族文獻(xiàn)。具體做法是：一方面，重慶三峽學(xué)院圖書館少數(shù)民族文獻(xiàn)的按“件”歸檔，另一方面，調(diào)查類材料的按“卷”歸檔。

關(guān)鍵詞：民族文獻(xiàn)；歸類；三峽庫區(qū)

處在民族地區(qū)的地方高校，為民族地區(qū)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)是其宗旨之一。如何將當(dāng)?shù)馗髅褡宓奈墨I(xiàn)檔案歸類管理直接關(guān)系到地方高校的立足程度。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，地方高校必然適應(yīng)這一發(fā)展模式。國家檔案局于2001年1月發(fā)布和推行了《歸檔文件整理規(guī)則》，可謂是我國檔案工作發(fā)展歷程上的一項(xiàng)具有里程碑意義的事件，它的出臺(tái)為我國地方高校的檔案管理工作指明了科學(xué)的方向。筆者在重慶三峽學(xué)院圖書館一直從事檔案管理工作，鑒于此，筆者將結(jié)合重慶三峽學(xué)院為三峽庫區(qū)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)服務(wù)的宗旨，聯(lián)系三峽民族地區(qū)少數(shù)民族文獻(xiàn)檔案歸檔管理的工作實(shí)際，探討地方高校整理民族文獻(xiàn)檔案模式，希望對地方高校圖書管理工作有所助益。

一、重慶三峽學(xué)院圖書館少數(shù)民族文獻(xiàn)的按“件”歸檔

(一)少數(shù)民族文獻(xiàn)按“件”歸檔在地方高校中的適用性

《歸檔文件整理規(guī)則》對“件”的含義是指：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文為一件。重慶三峽學(xué)院校級重點(diǎn)學(xué)科——民族學(xué)，自2002年本科招生以來，已經(jīng)歷經(jīng)十余載，該專業(yè)學(xué)生是重慶三峽學(xué)院圖書館借閱專業(yè)圖書最多的，這種勤奮好學(xué)的精神也給圖書館的圖書管理提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，圖書館將民族學(xué)專業(yè)圖書進(jìn)行了相應(yīng)歸類。按照《分類法與規(guī)范》將高校檔案分為黨群、行政、教學(xué)等十個(gè)一級類目和聲像檔案的要求，我們將少數(shù)民族文獻(xiàn)檔案歸入教學(xué)類檔案，一方面是為了科學(xué)分類，另一個(gè)方面是為了民族學(xué)專業(yè)建設(shè)的客觀需要。圖書館的宗旨之一就是為了本校的學(xué)科建設(shè)服務(wù)，從而更好體現(xiàn)地方高校圖書館的價(jià)值與實(shí)際意義。另，筆者認(rèn)為面對地方高校重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)的需要，我們可以開辟一個(gè)專門的閱覽室，將相關(guān)專業(yè)圖書收集整理歸檔，為學(xué)校所有重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)服務(wù)，這將為這些專業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供一個(gè)更好的借閱平臺(tái)，可以有力促進(jìn)學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科的建設(shè)，為這些學(xué)科將來申報(bào)市級重點(diǎn)學(xué)科夯實(shí)基礎(chǔ)。隨著重慶三峽學(xué)院研究生招生的推進(jìn)，校圖書館也應(yīng)該為研究生學(xué)習(xí)研究之便，設(shè)立研究生圖書閱覽室，這可以納入我校培養(yǎng)研究生工作計(jì)劃之中。

(二)重慶三峽學(xué)院圖書館少數(shù)民族文獻(xiàn)的按“件”歸檔時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1.對庫區(qū)少數(shù)民族文獻(xiàn)檔案的排列問題

重慶三峽學(xué)院坐落在三峽庫區(qū)，面對重慶民族地區(qū)(酉陽土家族苗族自治縣、秀山土家族苗族自治縣、黔江區(qū)、彭水土家族苗族自治縣、石柱土家族自治縣)近300萬苗族、土家族的豐富的歷史文獻(xiàn)檔案，重慶三峽學(xué)院學(xué)院圖書館應(yīng)遵循這些檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，盡可能將這些文檔按照民族類別、經(jīng)濟(jì)類別、軍事類別、民俗類別等排列歸檔，使之形成一個(gè)完整的體系。筆者認(rèn)為，在檔案歸類中，將重慶民族地區(qū)的文獻(xiàn)檔案除了分類編號之外，還應(yīng)保持這些民族文獻(xiàn)之間的固有聯(lián)系，只有這樣處理才能反映出這些文獻(xiàn)鮮活的歷史原貌，而且為以后面對這類文獻(xiàn)時(shí)可以提供一個(gè)成功的案例。

2.民族文獻(xiàn)歸檔的裝訂問題

傳統(tǒng)文獻(xiàn)歸檔都是按照“三點(diǎn)一線”的裝訂方式，文件頁數(shù)一般都在30頁之內(nèi)，但是民族文獻(xiàn)有的是已經(jīng)成文的，有的是調(diào)查材料未發(fā)表的，有的由于條件成熟已經(jīng)出版，因此，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，檔案工作者要面對具體問題具體對待，一方面既要堅(jiān)持傳統(tǒng)的良好方法，又要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理工作的新方法。筆者認(rèn)為，對檔案本身符合傳統(tǒng)裝訂的就按照傳統(tǒng)方法裝訂；對那些較厚的文獻(xiàn)，先用細(xì)線裝訂、分冊、裝套保存；對較為罕見的珍貴檔案，這一類檔案一般很薄，就采取粘貼的方式保管；對那些不薄不厚的民族文獻(xiàn)，用不銹鋼裝訂針來裝訂。在時(shí)間和人力充足的情況下，學(xué)校圖書館應(yīng)組織專業(yè)人員將這些文獻(xiàn)編輯上網(wǎng)，做成電子檔案加以保管，這樣可以防止傳統(tǒng)保管方法的固有弊端(如防火、防盜、防蟲蛀等)。

3.民族文獻(xiàn)在后續(xù)保存中的問題

由于庫區(qū)少數(shù)民族既有聚居區(qū)，也有散雜居現(xiàn)象，這就為收集民族文獻(xiàn)提出了新的問題，就是少數(shù)民族文獻(xiàn)的收集不是一個(gè)畢其功于一役的完美收集，而是一個(gè)逐漸收集的過程。在歸檔過程中就需要不斷補(bǔ)充新的文擋，這是一個(gè)需要耐心與細(xì)致的檔案管理工作。

二、調(diào)查類材料的按“卷”歸檔

(一)調(diào)查類材料按“卷”歸檔的原因

由于重慶民族地區(qū)除了渝東南的四個(gè)民族自治縣與黔江區(qū)之外，還有分散在重慶各地的十四個(gè)民族鄉(xiāng)，這些地區(qū)的民族文獻(xiàn)資料收集需要我校師生利用假期下鄉(xiāng)深入調(diào)查，是一個(gè)漸進(jìn)的過程。具體言之，對于收集的文獻(xiàn)，在收集的過程中就需要加以鑒別，重慶民族地區(qū)土家族、苗族由于復(fù)雜的歷史與現(xiàn)實(shí)原因，在家譜、宗教、民俗、社會(huì)組織等方面都有著非常豐富的資源，有的家譜由于年代久遠(yuǎn)紙質(zhì)已接近腐爛，調(diào)查者只能拍照保存，宗教文獻(xiàn)中有的明顯帶有三教合一特征，甚至深受外來宗教因素的影響，這些問題在重慶三峽學(xué)院公共管理學(xué)院與重慶市民族宗教事務(wù)委員會(huì)十二五重點(diǎn)文化建設(shè)項(xiàng)目——《重慶民族鄉(xiāng)概況叢書》中都有反映?？梢姡鎸@樣的民族文獻(xiàn)，檔案管理工作就需要面對實(shí)際，采取按“卷”歸檔的辦法應(yīng)對。

(二)對民族文獻(xiàn)按“卷”歸檔的幾點(diǎn)建議

1.民族文獻(xiàn)按“卷”歸檔模式應(yīng)相應(yīng)改進(jìn)

按照《分類法與規(guī)范》，高校檔案的檔號模式是“年度號+分類號+案卷號”，這種檔案編號方式能夠較好反映檔案實(shí)體的分類體系和結(jié)構(gòu)層次，對于檔案類目較多的地方高校而言，是一種比較科學(xué)合理的檔案編號方式。但是實(shí)際操作中卻不利于民族文獻(xiàn)檔案的排架與庫房管理。前文已述，民族文獻(xiàn)是一個(gè)逐漸收集的過程，這就要求檔案管理人員要預(yù)留一部分排架或者有相應(yīng)的預(yù)案，以避免后續(xù)文獻(xiàn)涌入時(shí)捉襟見肘、一籌莫展的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，我們還可以參照借鑒機(jī)關(guān)檔案中利用檔案目錄號組織檔案排架的方法，把檔案模式中的年度號與案卷號另欄標(biāo)記，在分類號后面加上檔案目錄號的辦法辦理，這樣既能反映檔案實(shí)體的分類體系，也有組織檔案排架的存址代號。

2.民族文獻(xiàn)按“卷”應(yīng)借鑒按“件”歸檔的辦法

按“件”歸檔最明顯的優(yōu)點(diǎn)是檢索方便，研究者只需要在電腦里輸入所需材料的關(guān)鍵詞就可以找到相關(guān)檔案材料。面對民族文獻(xiàn)的收集整理，我們圖書管理者因借鑒這種辦法，為從事相關(guān)研究工作的學(xué)者提供方便，同時(shí)，為民族文獻(xiàn)檔案的歸檔管理也不失為一個(gè)好辦法。

地方高校為地方服務(wù)是辦學(xué)定位之本，重慶三峽學(xué)院位于三峽庫區(qū)，這里有世代聚居于此的苗族、土家族，還有散雜居民族四十余個(gè)，其民族文獻(xiàn)相當(dāng)豐富，收集整理民族文獻(xiàn)檔案是重慶三峽學(xué)院圖書館檔案工作者本職工作，我們應(yīng)盡心盡責(zé)，將這份寶貴的民族文獻(xiàn)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》分門別類科學(xué)歸檔，以期為三峽庫區(qū)建設(shè)服務(wù)。(作者單位：重慶三峽學(xué)院圖書館)

參考文獻(xiàn)：

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