基于詢價(jià)采購(gòu)方式的管理研究

裘森林

摘 要 采購(gòu)是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的前提和基礎(chǔ)，其水平、質(zhì)量和效率直接關(guān)系著企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的服務(wù)水平和質(zhì)量。加強(qiáng)采購(gòu)管理，減少采購(gòu)費(fèi)用，提高采購(gòu)質(zhì)量，才能提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。生產(chǎn)制造型企業(yè)采購(gòu)方式有招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、直接訂購(gòu)3種。以某公司詢價(jià)采購(gòu)過(guò)程為例，對(duì)詢價(jià)采購(gòu)流程做了介紹，并對(duì)詢價(jià)采購(gòu)原則、優(yōu)缺點(diǎn)做了闡述，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，能對(duì)企業(yè)詢價(jià)采購(gòu)方式的規(guī)范化流程起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞 詢價(jià)采購(gòu) 生產(chǎn)制造型企業(yè) 采購(gòu)流程

一、前言

企業(yè)采購(gòu)是指[1]企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證其生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包括原材料采購(gòu)、技術(shù)勞務(wù)采購(gòu)、設(shè)備用品采購(gòu)等。原材料采購(gòu)是現(xiàn)代生產(chǎn)型企業(yè)的重要職能活動(dòng)，它的成功與否將直接關(guān)系到以后戰(zhàn)略和營(yíng)銷戰(zhàn)略能否順利實(shí)施和戰(zhàn)略目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)。采購(gòu)成本是企業(yè)成本管理中的主體和核心部分，制造型企業(yè)的采購(gòu)成本占平均總成本的56%。[2]

設(shè)備的詢價(jià)采購(gòu)仍然沒(méi)有形成一套成熟的理論和程序，沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)可依，許多相關(guān)的書籍和資料中，也只是對(duì)其定義簡(jiǎn)單的介紹，并沒(méi)有詳細(xì)論述。全球制造業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，用戶需求也逐漸多樣化?，F(xiàn)代生產(chǎn)制造型企業(yè)生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化，必然要求原材料采購(gòu)方面形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程。

（一）生產(chǎn)制造型企業(yè)特點(diǎn)

制造業(yè)傳統(tǒng)的采購(gòu)目標(biāo)是“以最優(yōu)性價(jià)比及時(shí)為企業(yè)提供滿足其需要的輸入”，此目標(biāo)以當(dāng)期成本為主，要控制權(quán)重，進(jìn)一步被Mandal和Deshmuk定義[3]為R系列指標(biāo)，即“The key objective of the purchase department is to purchase the right quality of material in the right quantity from the right source at the right time”。

在生產(chǎn)制造型企業(yè)中，生產(chǎn)性原材料要在物質(zhì)轉(zhuǎn)換和使用過(guò)程中改變其物理特性和化學(xué)特性，消耗量巨大，故其在企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中占有相當(dāng)大的比重。從生產(chǎn)企業(yè)來(lái)看，各類物料轉(zhuǎn)移的價(jià)值構(gòu)成產(chǎn)品價(jià)值的主要部分，一般而言，制造業(yè)中產(chǎn)品成本中的30%～80%是由采購(gòu)成本構(gòu)成的，一些特殊行業(yè)甚至占到90%以上。[4]因此，控制采購(gòu)成本是降低產(chǎn)品成本的主要途徑。

（二）生產(chǎn)制造型企業(yè)原材料采購(gòu)現(xiàn)狀概括

國(guó)內(nèi)外對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)的原材料采購(gòu)主要集中在采購(gòu)模式、供應(yīng)商管理等方面的研究。F.J.Cunningham（1980）提出，[5]采購(gòu)不能僅被認(rèn)為是孤立的職能，而應(yīng)作為企業(yè)管理戰(zhàn)略不可分割的一部分。Richard Laming 和 Andrew Cox（1995）首次提出[6]了“網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)”的概念。20世紀(jì)90年代以前，企業(yè)控制采購(gòu)成本只是從單一環(huán)節(jié)出發(fā)，美國(guó)CFO雜志指出[7]“降低1%的采購(gòu)成本等于增加了營(yíng)業(yè)收入的2.3%”。之后，出現(xiàn)了供應(yīng)鏈管理（Supply Chain Management）的概念。

我國(guó)[8]很多企業(yè)普遍認(rèn)為采購(gòu)只是一種輔助性的、服務(wù)性的工作，不是企業(yè)的核心管理業(yè)務(wù)內(nèi)容，這就造成企業(yè)對(duì)采購(gòu)方面缺乏重視，對(duì)其投入力度不大，造成采購(gòu)觀念落后、采購(gòu)流程不規(guī)范、采購(gòu)管理水平低下、采購(gòu)人員素質(zhì)低等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整體優(yōu)化和成本潛力的挖掘。

（三）企業(yè)原材料采購(gòu)模式分析

生產(chǎn)制造型企業(yè)采購(gòu)生產(chǎn)性原材料時(shí)候，通常有以下三種采購(gòu)模式：招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、直接訂購(gòu)

1.招標(biāo)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)[9]（purchasing by invitation to tender）是國(guó)際通用的采購(gòu)方式之一，是以采購(gòu)方作為招標(biāo)方，事先提出采購(gòu)條件和要求，邀請(qǐng)眾多企業(yè)參加投標(biāo)，然后由采購(gòu)方按照規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)擇優(yōu)選擇投標(biāo)方，簽訂協(xié)議等過(guò)程。招標(biāo)采購(gòu)具有公開(kāi)性、公平性、競(jìng)爭(zhēng)性、廣泛性和時(shí)間性強(qiáng)等特點(diǎn)。

2.詢價(jià)采購(gòu)。詢價(jià)采購(gòu)[10]（request for quotation），又稱“貨比三家”，是對(duì)幾家國(guó)內(nèi)外廠家（通常至少三家）就采購(gòu)的標(biāo)的物詢價(jià)，將他們的報(bào)價(jià)加以比較后，選擇其中一家簽訂供貨合同。詢價(jià)采購(gòu)不需要正式的招標(biāo)文件，無(wú)須復(fù)雜的招標(biāo)程序，只需向有關(guān)的供貨廠家發(fā)出詢價(jià)單，只允許供應(yīng)商提供一個(gè)報(bào)價(jià)。詢價(jià)采購(gòu)方式只適用于采購(gòu)容易買到的現(xiàn)貨或價(jià)值較小的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格設(shè)備貨物，不適用于工程和服務(wù)領(lǐng)域采購(gòu)項(xiàng)目。目前，比較流行的是競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)，[11]即采購(gòu)企業(yè)對(duì)初步符合要求的一系列物資供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)，然后讓各個(gè)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，最后采購(gòu)企業(yè)針對(duì)各個(gè)供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)進(jìn)行擇優(yōu)選擇。

3.直接訂購(gòu)。直接訂購(gòu)最為簡(jiǎn)單，即指采購(gòu)人員向單一供應(yīng)商直接購(gòu)買的采購(gòu)方式。

二、詢價(jià)采購(gòu)方式研究

（一）詢價(jià)采購(gòu)方式原則

比較有名的是5R采購(gòu)原則：以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格（right price），于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（right time），在確保適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)（right quality）下，從適合的地點(diǎn)（right place），獲得適當(dāng)數(shù)量（right quantity）的物料或服務(wù)所采取的一系列管理活動(dòng)。對(duì)于詢價(jià)采購(gòu)來(lái)說(shuō)，為了有效地開(kāi)展采購(gòu)工作，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)目標(biāo)，在采購(gòu)過(guò)程中既要遵循5R采購(gòu)原則，也要遵循其特有的原則：

1.采用競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)，由供應(yīng)商之間的銷售競(jìng)爭(zhēng)，取得價(jià)格、質(zhì)量和服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。

2.在詢價(jià)之前要充分了解對(duì)方報(bào)價(jià)的全部?jī)?nèi)容，準(zhǔn)確了解對(duì)方提出條件的真實(shí)意圖，設(shè)法摸清對(duì)方報(bào)價(jià)中的條件哪些是關(guān)鍵的、主要的，哪些是附加的、次要的，哪些是虛設(shè)的或誘惑性的，甚至有的條件的提出，僅僅是交換性的籌碼。

（二）以某公司為例分析詢價(jià)采購(gòu)工作流程

采購(gòu)工作流程是指由制造需求的企業(yè)選擇與購(gòu)買生產(chǎn)所需的各種原材料的全過(guò)程。某公司主要從事機(jī)電一體化的新型鋼結(jié)構(gòu)建筑、建材專用設(shè)備、太陽(yáng)能光伏專用裝備、輕紡專用設(shè)備、特種專用汽車、環(huán)保專用設(shè)備等高新技術(shù)產(chǎn)品的科研開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)制造、經(jīng)營(yíng)銷售和技術(shù)服務(wù)，屬于生產(chǎn)制造型企業(yè)類型。將企業(yè)向外界的一切采購(gòu)活動(dòng)（包括原材料采購(gòu)）都納入了采購(gòu)詢價(jià)活動(dòng)進(jìn)行管理，其采購(gòu)工作流程：首先，物資需求部門填寫《物資采購(gòu)需求申請(qǐng)表》確定采購(gòu)計(jì)劃書。其次選擇供應(yīng)商，重點(diǎn)審核這些材料的真實(shí)性、可靠性。再次簽訂合同，在采購(gòu)合同的簽訂過(guò)程中，要以公平、公正、公開(kāi)為基本原則，在質(zhì)量得到保證的前提下，優(yōu)先選擇那些成本較低的供應(yīng)商作為企業(yè)的戰(zhàn)略合作伙伴。最后進(jìn)行合同管理，即跟蹤執(zhí)行合同、驗(yàn)收貨物、結(jié)算貨款等環(huán)節(jié)。

該公司為加強(qiáng)物資的采購(gòu)管理，規(guī)范公司物資需求申請(qǐng)、采購(gòu)詢價(jià)行為，應(yīng)建立內(nèi)部審核、審批牽制監(jiān)督機(jī)制，并對(duì)詢價(jià)做了如下規(guī)定：

1.采購(gòu)物資包括：固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、生產(chǎn)原材料、外協(xié)件、機(jī)物料等。以上物資的歸口管理部門為：公司辦公室負(fù)責(zé)非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品和其他物料用品的管理；設(shè)備部負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備的管理；質(zhì)檢部負(fù)責(zé)計(jì)量器具的管理；采購(gòu)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)用材、機(jī)物料和生產(chǎn)用低值易耗品的管理；生產(chǎn)部負(fù)責(zé)外協(xié)件的管理。

2.公司各有關(guān)部門因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和辦公需要，需求上述物資的，應(yīng)堅(jiān)持必須、合理、節(jié)約的原則正確估計(jì)用量，填寫《物資需求申請(qǐng)表》（正常生產(chǎn)用料憑生產(chǎn)計(jì)劃），按規(guī)定程序進(jìn)行需求審批。

3.若上報(bào)的需求物資可通過(guò)內(nèi)部調(diào)劑解決的，則根據(jù)物資性質(zhì)，由物資歸口管理部門負(fù)責(zé)解決，并辦理《內(nèi)部物資轉(zhuǎn)移交接單》手續(xù)。物資歸口管理部門根據(jù)交接單登記臺(tái)賬，財(cái)務(wù)部門根據(jù)交換單調(diào)整賬戶，變更資產(chǎn)保管責(zé)任人。若所調(diào)劑的是存貨物資，則以出入庫(kù)形式處理。

4.建立定期詢價(jià)制度。（1）物資采購(gòu)執(zhí)行部門在接到經(jīng)審批同意后的《物資需求審批單》必須進(jìn)行詢價(jià)。（2）正常生產(chǎn)物資在第一次采購(gòu)時(shí)，填寫《物資采購(gòu)協(xié)作詢價(jià)審批表》，按規(guī)定程序進(jìn)行詢價(jià)審批，批準(zhǔn)后的價(jià)格財(cái)務(wù)將作為下次詢價(jià)前的基準(zhǔn)價(jià)，以后一般為每隔一個(gè)季度詢價(jià)一次。（3）每一品種物資的詢價(jià)單位不少于二家。詢價(jià)員應(yīng)將每一征詢單位的報(bào)價(jià)情況記錄于表內(nèi)。詢價(jià)完成后，采購(gòu)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人根據(jù)詢價(jià)情況分析市場(chǎng)行情，綜合各方利弊，提出確定供應(yīng)單位和采購(gòu)價(jià)格的意向和建議，并按規(guī)定程序和權(quán)限進(jìn)行審批。

5.規(guī)定詢價(jià)審批權(quán)限，建立比質(zhì)比價(jià)制度，加強(qiáng)采購(gòu)費(fèi)用的管理制度，其主要內(nèi)容根據(jù)所采購(gòu)的物資的批量和金額大小不同分為： （1）所有固定資產(chǎn)和單件價(jià)格在***元以上或一次性購(gòu)入金額在***元以上的低值易耗品、辦公用品的采購(gòu)價(jià)格由采購(gòu)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人提出審核意見(jiàn)，報(bào)主管經(jīng)理審批后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。單件價(jià)格在***元以下或合計(jì)購(gòu)入金額在***元以下的低值易耗品、辦公用品的采購(gòu)價(jià)格由采購(gòu)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)確定。（2）單件價(jià)格在***元（含***元）以上或一次性購(gòu)入金額在***元以上的外協(xié)件的價(jià)格由外協(xié)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，直接上級(jí)審批后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；單件價(jià)格在***元以下的或一次性購(gòu)入金額在***元以下的外協(xié)件價(jià)格由外協(xié)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)直接上級(jí)批準(zhǔn)。（3）單件價(jià)格在***元（含***元）以上的標(biāo)準(zhǔn)件、***元（含***元）以上的機(jī)物料、每噸單位價(jià)格在***元（含***元）以上的原材料或一次性購(gòu)入金額標(biāo)準(zhǔn)件***元、機(jī)物料***元、原材料***元以上的其采購(gòu)價(jià)格由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，報(bào)直接上級(jí)批準(zhǔn)，上述標(biāo)準(zhǔn)以下的由采購(gòu)執(zhí)行部負(fù)責(zé)人審批確定。

6.采購(gòu)詢價(jià)過(guò)程結(jié)束后，采購(gòu)執(zhí)行部門憑借經(jīng)審批同意后的《物資需求申請(qǐng)表》和《物資采購(gòu)詢價(jià)表》辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)和付款結(jié)算手續(xù)（付款手續(xù)按原規(guī)定程序辦理）。財(cái)務(wù)部門必須做好采購(gòu)價(jià)格原始登記工作。

7.物資采購(gòu)工作完成后，屬于是生產(chǎn)用材、外協(xié)件和機(jī)物料類的，應(yīng)按照材料入庫(kù)程序辦理入庫(kù)手續(xù)，需求部門按手續(xù)領(lǐng)用；屬于是機(jī)器設(shè)備的，由設(shè)備科進(jìn)行驗(yàn)收登記臺(tái)賬，與需求部門辦理保管使用手續(xù)；屬于是非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，有辦公室驗(yàn)收、登記臺(tái)賬、辦理保管使用手續(xù)；屬于是辦公用品由辦公室辦理入庫(kù)手續(xù)。財(cái)務(wù)按照固定資產(chǎn)保管使用登記表，入固定資產(chǎn)科目，按低值易耗品領(lǐng)用手續(xù)和按辦公用品的領(lǐng)用清單記入有關(guān)部門和個(gè)人的成本和費(fèi)用。

8.對(duì)在物資需求申請(qǐng)、詢價(jià)采購(gòu)過(guò)程中，弄虛作假、損害公司利益的行為，公司將嚴(yán)肅處理。

由此可見(jiàn)，規(guī)范的詢價(jià)采購(gòu)流程是詢價(jià)采購(gòu)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在，只有詢價(jià)采購(gòu)流程實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、制度化，才能有效提高采購(gòu)效益。

（三）詢價(jià)采購(gòu)方式優(yōu)缺點(diǎn)

競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)能夠在價(jià)格優(yōu)勢(shì)的同時(shí)保證質(zhì)量，具有方便、簡(jiǎn)單、靈活、效率高等特點(diǎn)，通過(guò)各個(gè)供應(yīng)商之間面對(duì)面的競(jìng)爭(zhēng)，避免了暗箱操作與不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為，保證了企業(yè)與市場(chǎng)的良好運(yùn)行狀態(tài)。

詢價(jià)采購(gòu)目前還沒(méi)有明確的程序、組織管理及參與人員，采購(gòu)權(quán)利集中在少數(shù)人手中，特別是雇主手中，帶有較濃的雇主直接選定設(shè)備供應(yīng)商的色彩，采購(gòu)者只是按照自己的意愿安排采購(gòu)工作，造成整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的不流暢。在采購(gòu)詢價(jià)過(guò)程中，企業(yè)采購(gòu)部門往往忽視對(duì)物資供應(yīng)商信息的調(diào)查，只是在供應(yīng)商提供的確認(rèn)信息基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)倪x擇。同時(shí)，被詢價(jià)的供應(yīng)商所在的地域相對(duì)集中，相互之間常有調(diào)劑產(chǎn)品的現(xiàn)象發(fā)生，某些供應(yīng)商之間會(huì)達(dá)成一定的策略同盟，在回應(yīng)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的詢價(jià)時(shí)會(huì)私下達(dá)成協(xié)議，造成企業(yè)無(wú)法獲得滿意價(jià)格的產(chǎn)品。

（四）詢價(jià)采購(gòu)方式改進(jìn)措施

1.企業(yè)物資采購(gòu)詢價(jià)不夠全面，難以確保采購(gòu)貨物的質(zhì)量，也不利于最終確定哪些供應(yīng)商能夠提供最低價(jià)格而又優(yōu)質(zhì)的物資。因此，在采購(gòu)詢價(jià)過(guò)程中，企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)收集供應(yīng)商信息，從而提高議價(jià)能力?；ヂ?lián)網(wǎng)詢價(jià)在很短時(shí)間內(nèi)收集到比以前更廣泛、更全面、更準(zhǔn)確的采購(gòu)資料，工作效率大大提高。

2.建立供應(yīng)鏈管理思路，將供應(yīng)商管理和詢價(jià)制度結(jié)合在一起，使得供應(yīng)商利益和企業(yè)利益捆綁在一起，最大限度地降低生產(chǎn)成本，提高采購(gòu)的意義。

三、結(jié)論

第一，確定詢價(jià)對(duì)象是詢價(jià)采購(gòu)的首要環(huán)節(jié)，也是影響詢價(jià)采購(gòu)效益的重要因素。應(yīng)在今后的詢價(jià)采購(gòu)中加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理制度的建立，完善供應(yīng)商信息檔案。

第二，詢價(jià)過(guò)程中，每一個(gè)企業(yè)會(huì)制定相關(guān)成交規(guī)則，編制物資采購(gòu)計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，并對(duì)采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)規(guī)格、質(zhì)量等級(jí)、單價(jià)、數(shù)量、計(jì)劃到貨日期等信息進(jìn)行確認(rèn)。

第三，逐步建立詢價(jià)團(tuán)隊(duì)，由專業(yè)詢價(jià)員、審核人員組成，使得詢價(jià)過(guò)程能逐步標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第四，適用詢價(jià)采購(gòu)方式的項(xiàng)目主要是那些對(duì)現(xiàn)貨或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的商品的采購(gòu)，或投標(biāo)文件的審查需要很長(zhǎng)時(shí)間才能完成，供應(yīng)商準(zhǔn)備投標(biāo)文件需要更高額費(fèi)用以及供應(yīng)商資格審查條件過(guò)于復(fù)雜的采購(gòu)。

（作者單位為浙江精功科技股份有限公司）

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