基于信息化背景分析電力企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

摘 要：影響電力企業(yè)健康發(fā)展的因素不勝枚舉，其中比較特殊的一個(gè)因素就是檔案管理，重視檔案管理工作是企業(yè)的重要工作之一。信息技術(shù)的發(fā)展固然能方便檔案管理工作，但也帶來了一些挑戰(zhàn)。筆者作為電力企業(yè)的一員，結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)對檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策進(jìn)行分析，為同行提供一些參考。

關(guān)鍵詞：信息化背景；電力企業(yè)；檔案管理；挑戰(zhàn)

在經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢下，我國電力企業(yè)也在不斷提升自己的國際化水平。電力業(yè)務(wù)也逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化，電力系統(tǒng)也逐漸向自動(dòng)化方向發(fā)展。雖然電力企業(yè)在發(fā)展中遇見過許多問題，但是在全體員工的共同努力以及國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下，最終還是實(shí)現(xiàn)了穩(wěn)步的發(fā)展。但是眼前的成就還不足以與發(fā)達(dá)國家媲美，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到自己的不足，加快檔案管理的信息化建設(shè)，保證可持續(xù)發(fā)展。

1 電力企業(yè)對檔案進(jìn)行信息化管理的重要性

信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活與工作帶來了翻天覆地的變化。對檔案進(jìn)行信息化管理已成為企業(yè)信息化運(yùn)作的一部分，不僅僅是電力企業(yè)，其他行業(yè)也不例外。將檔案內(nèi)容及與檔案管理有關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案資源的利用率。

信息技術(shù)的發(fā)展極大地吸引了國家的注意力，政府逐步提出一系列信息化推動(dòng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方針。但是由于電力企業(yè)受到傳統(tǒng)經(jīng)營模式的影響深遠(yuǎn)以及科學(xué)技術(shù)水平的落后，檔案信息化管理也僅僅處于起步階段，甚至只是淪為形式化內(nèi)容，沒有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。但是這種現(xiàn)狀并不是電力企業(yè)主觀意識的反映，檔案管理信息化對企業(yè)發(fā)展所起到的促進(jìn)作用是不容質(zhì)疑的。傳統(tǒng)的檔案管理工作雖然能夠滿足基本工作要求的需要，但是在一定程度上對檔案資源造成了浪費(fèi)，并且在安全方面隱藏著很大的弊端。信息化檔案管理能夠依靠信息技術(shù)的邏輯性與科學(xué)性，完善檔案管理的制度，提高檔案資源的利用率與安全性，也可以創(chuàng)新保存方式，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存信息方式，防止損毀。

2 電力企業(yè)實(shí)行信息化檔案管理的意義

2.1 實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的全面控制

將信息化貫穿于電力企業(yè)檔案的形成、銷毀的全過程，能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行更全面、更深層的控制，例如歸檔與歸類等?，F(xiàn)階段，我國對檔案的信息化管理系統(tǒng)要求很高，該系統(tǒng)不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理的功能，還要具備對不同類型的檔案進(jìn)行自如管理的能力，尤其是虛擬檔案。另外，檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行資料收集、檔案歸類與編制的過程中，處理重點(diǎn)數(shù)據(jù)、編制圖片、語音時(shí)必須要有一定的目的性與針對性。這些是信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在形式上的最大區(qū)別，能夠有效提高檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量。

2.2 保證檔案管理歷程數(shù)字化

在實(shí)際工作情況中，檔案的信息化管理與實(shí)際工作中檔案管理的操作的聯(lián)系是密不可分的。在紙質(zhì)檔案資料歸檔工作完成后，接下來的工作就是歸檔電子化檔案，這種工作方式不僅能夠有效保證檔案管理的效率，還能防止出現(xiàn)檔案資料丟失、遭竊的情況。另外，很多電力企業(yè)會(huì)建立虛擬檔案館，能夠最大限度地提高各部門獲取檔案資料的速度，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有明顯的優(yōu)勢。

3 信息化背景分析電力企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

檔案管理信息化的實(shí)效性與方便性是有目共睹的。但是，現(xiàn)階段的信息化檔案管理依然面臨著一些不能忽略的問題。

3.1 理念落后

目前我國電力企業(yè)的信息化檔案管理依然處于起步階段，雖然各方都在進(jìn)行積極的探索，但是由于傳統(tǒng)的工作習(xí)慣與缺少技術(shù)方面的熏陶與培訓(xùn)，檔案管理人員對信息化的理解是很片面甚至是錯(cuò)誤的，而且實(shí)質(zhì)性接觸也很少，對信息化產(chǎn)生誤解，認(rèn)為僅僅將傳統(tǒng)的檔案管理工作通過計(jì)算機(jī)對相關(guān)檔案進(jìn)行監(jiān)督與管理即可，并未將目錄編制、資料獲取、瀏覽等與之進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。這種思想是狹隘的。雖然信息檔案管理對科技的依賴程度很高，但是人是檔案管理中的主體地位，人的觀念極大地影響信息檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)步與作用發(fā)揮。

3.2 硬件與軟件設(shè)施不完善

眾所周知，檔案的信息化管理離不開設(shè)備的支持。但是現(xiàn)實(shí)情況是，我國電力企業(yè)探索及實(shí)行檔案信息化管理的時(shí)間還很短，所需要的設(shè)備與軟件都不是很完善。軟件設(shè)計(jì)人員對實(shí)際需求不甚了解，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)也十分匱乏，因此結(jié)果不盡如人意。另外，大部分企業(yè)對檔案信息化管理工作尚未形成科學(xué)、合理、完善的管理體系，不能將現(xiàn)有的設(shè)備與軟件作用發(fā)揮到極致，造成嚴(yán)重的浪費(fèi)。

4 信息化背景分析電力企業(yè)檔案管理的途徑

4.1 轉(zhuǎn)變觀念

人的作用在檔案信息化建設(shè)中具有不可替代的作用。由于信息化建設(shè)需要較多的資金投入，有些管理層由于對信息化的認(rèn)識不足，自然不愿意投入資金。因此，企業(yè)管理層的觀念轉(zhuǎn)變是開展工作的重要因素。

4.2 將電力企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔離

雖然互聯(lián)網(wǎng)給人們生活與工作提供了便利，但同時(shí)也帶來了信息泄露的隱患。企業(yè)將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離開，能夠有效保證信息的安全性，反之，黑客就能通過植入病毒或木馬侵入檔案系統(tǒng)，給信息安全帶來極大的威脅。

4.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

首先要加大資金投入力度進(jìn)行相關(guān)的硬件與軟件建設(shè)。另外，要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。因?yàn)?，?qiáng)大的硬件與軟件設(shè)施想要充分發(fā)揮作用與人的合理操作是密不可分的。

4.4 強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作

雖然信息化檔案管理相較于傳統(tǒng)的電力檔案管理程序稍微簡化，工作量也得到了一定程度的減少，但是基礎(chǔ)的管理工作也要重視。例如，工作人員在掃描檔案編號的過程中要謹(jǐn)慎，一旦出錯(cuò)就會(huì)帶來麻煩甚至干擾整個(gè)信息管理系統(tǒng)，帶來不必要的重復(fù)工作，而且不方便日后檔案資料的查找，影響準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語

市場經(jīng)濟(jì)體制加劇了電力行業(yè)的競爭，提高核心競爭力必須引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與管理方式。在信息化的大背景下，實(shí)行檔案的信息化管理，能夠提高檔案管理的工作效率，節(jié)省人力成本，并且提高檔案資源的利用率，增強(qiáng)整體實(shí)力。

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[3]張珊瑋.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理困境與解決策略[J].經(jīng)濟(jì)管理：文摘版，2016，（6）：55.

（作者單位：國網(wǎng)廈門供電公司）