供電企業(yè)檔案管理探析

【摘要】供電企業(yè)檔案是供電企業(yè)工作管理全過程的真實反映，直接關(guān)系到供電企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。本文從供電企業(yè)檔案管理重要性出發(fā)，分析檔案管理過程中存在的主要問題，并提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)；檔案管理；問題；解決措施

作為我國國民經(jīng)濟重要組成部分的供電企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)種類眾多，各部門之間的協(xié)調(diào)度要求較高且交互頻繁，產(chǎn)生了許多檔案資料。這些檔案資料對于供電企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用，如何高效的管理和利用這些檔案資料特別重要。

1、供電企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理在供電企業(yè)管理過程中占有舉足輕重的地位。檔案是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和憑證，記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，而且其中涵蓋了許多科技知識信息，為企業(yè)的快速發(fā)展做出了突出貢獻。所以，各級管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。

2、供電企業(yè)檔案管理過程中存在的主要問題

2.1 檔案管理重要性認(rèn)識不足。在供電企業(yè)的發(fā)展過程中很多企業(yè)往往由于檔案管理工作不能帶來直接的經(jīng)濟效益，故而對檔案管理工作投入的資金和人力較少，直接導(dǎo)致保管檔案資料的條件和手段滯后。這些供電企業(yè)輕視甚至忽視檔案管理工作的行為產(chǎn)生的直接后果就是檔案資料不能為企業(yè)提供高效率、高價值的服務(wù)，對供電企業(yè)的未來發(fā)展造成不良的影響。

2.2 檔案管理制度有待完善。目前，很多供電企業(yè)實行的管理制度是“檔案工作實行統(tǒng)一管理，分級負責(zé)的原則”。也就是，公司設(shè)置檔案室集中管理全部檔案，各部門負責(zé)本部門檔案資料的收集和歸檔。這樣的管理制度造成供電企業(yè)的檔案管理工作涉及到的部門眾多且內(nèi)容繁雜，要求各部門間的相互協(xié)作并高度配合才能提高工作效率和質(zhì)量。否則，很容易導(dǎo)致檔案管理工作滯后，檔案資料的歸檔不規(guī)范，存在缺少卷宗目錄等情況。

2.3 檔案管理信息化程度不高。信息時代的到來引發(fā)了供電企業(yè)的信息革命，如何借助信息化手段對繁雜的檔案資料進行有效的管理和充分地利用成為了企業(yè)急需解決的問題。然而部分供電企業(yè)并沒有意識到他們只是將信息技術(shù)應(yīng)用于服務(wù)性工作上，而沒有用于檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)滯后，不能有效地促進企業(yè)發(fā)展。另外，即使有些企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)足夠重視，但是由于既精通檔案管理又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才的缺乏，也不能有效地促進檔案管理信息化水平快速提高。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響進行檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，影響著檔案管理工作整體效能的發(fā)揮。但是，目前大部分供電企業(yè)普遍存在著檔案管理隊伍素質(zhì)不高的問題，究其原因，主要有兩方面：其一，因為供電企業(yè)不重視檔案管理工作，進行檔案管理工作的員工大多是一些工作能力不強或者是年老的人員；其二，因為供電企業(yè)進行檔案資料信息化管理，很多進行檔案管理的員工缺乏應(yīng)用信息化技術(shù)的能力，導(dǎo)致無法適應(yīng)信息化時代的檔案管理工作。

2.5 檔案資料利用效率不高。供電企業(yè)進行檔案資料管理的最終目的是提高檔案資料的利用效率及程度，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。但是，目前大部企業(yè)走入為收集檔案而收集檔案的誤區(qū)，不能真正發(fā)揮出企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價值。

3、加強供電企業(yè)檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理重要性的認(rèn)識。供電企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)未來發(fā)展的重要性。首先，供電企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的高度重視是檔案進行規(guī)范化管理的基石。高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把做好檔案管理工作與提升企業(yè)核心競爭力、維護企業(yè)形象結(jié)合起來，加大對這項工作的資金及人員的投入。其次，供電企業(yè)的員工對檔案管理工作的高度重視是檔案進行規(guī)范化管理的關(guān)鍵。每個員工應(yīng)明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，做到及時歸檔，避免資料流失、損壞的情況生。

3.2 完善企業(yè)檔案管理制度。供電企業(yè)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度才能保證進行檔案管理工作時有章可循。企業(yè)將制定檔案管理制度與企業(yè)的企業(yè)文化、經(jīng)營制度、經(jīng)營模式等方面有效的結(jié)合在一起，確保其能夠有效的促進各部門有機協(xié)調(diào)的相互協(xié)作，共同推進檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 加強檔案信息化建設(shè)。國家電網(wǎng)對建設(shè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代單位的基本要求就是檔案信息化。供電企業(yè)將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中對于提高檔案管理的效率和質(zhì)量起到了不可估量的作用。

首先，供電企業(yè)的檔案管理方式從紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)化為電子管理，簡化了檔案管理過程中檔案收集、編輯、存儲、調(diào)用的工作程序，提高了檔案管理的工作效率。其次，檔案管理的手工勞作方式的改變，大大的降低了檔案管理工作的工作量，提高了檔案管理人員的工作積極性。另外，檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)所建立的電子檔案具有極高的準(zhǔn)確性，避免了手工管理方式中的人為錯誤，使檔案資料更加準(zhǔn)確。

所以，企業(yè)在意識到檔案信息化建設(shè)重要性的同時，需要引進高水平復(fù)合型的信息化人才深入研究檔案資料，將檔案資料充分的開發(fā)利用并實現(xiàn)資源共享，高效地開展檔案信息化建設(shè)工作。

3.4 提高檔案利用效率。供電企業(yè)要切實把提高檔案利用效率為首要任務(wù)，走出盲目收集的誤區(qū)，提高檔案利用效率。首先，供電企業(yè)可以充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，編制出適用于企業(yè)的檢索工具及各類索引目錄供大家查詢利用。其次，供電企業(yè)可以建立檔案利用和利用效果登記機制便于檔案管理。另外，也是最重要的一點，供電企業(yè)應(yīng)發(fā)動專業(yè)部門和檔案人員開展檔案編研工作，深入研究現(xiàn)有的檔案資料進行分析和深加工，充分挖掘檔案的潛在價值，指導(dǎo)和促進企業(yè)各項工作的發(fā)展，提升檔案管理的作用。

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