淺談水利科技檔案的現(xiàn)狀及管理對策

【摘要】人類通過利用自然資源、抗御自然災(zāi)害成就了水利科技檔案，也是水利科技工作者不斷努力、辛勤勞動(dòng)的成果。它對國家和人民來說是一種寶貴的財(cái)富。對水利科技檔案管理利用好，很好的發(fā)揮其作用，以致更好地造福人類。本文結(jié)合水利科技檔案工作的實(shí)際情況，論述了水利科技檔案目前存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策對水利科技檔案進(jìn)行管理。從而使水利科技檔案在水利工程建設(shè)中發(fā)揮更好的作用。

【關(guān)鍵詞】水利科技檔案；現(xiàn)狀；管理對策

1、水利科技檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 科技檔案中所歸納的材料不完整，質(zhì)量不高。因?yàn)橐徊糠株P(guān)鍵性技術(shù)材料等核心內(nèi)容在科技檔案材料中有所缺乏，所以不能充分體現(xiàn)其科技檔案所擁有的價(jià)值。例如，科技檔案中的材料保存的太少，當(dāng)人們在查閱檔案時(shí)不能充分地查閱想要得到的技術(shù)信息；而部分科技檔案中只存在某些階段的材料，對其他階段的材料有所缺乏，所以技術(shù)檔案存在材料不完整，質(zhì)量不高的問題。

1.2 科技檔案的管理與建設(shè)工程管理存在一定的脫節(jié)現(xiàn)象。使檔案資料不夠完整。企業(yè)工程項(xiàng)目管理對于企業(yè)檔案人員來說很陌生，工程項(xiàng)目竣工完成后要進(jìn)行科技檔案收集工作，有多少問題就存多少檔案，這種現(xiàn)象普遍存在。有部分重要的資料在交接時(shí)手續(xù)辦理的不嚴(yán)格就會出現(xiàn)該登記的材料沒有進(jìn)行登記，不該登記的材料出現(xiàn)了不少的現(xiàn)象。如果泄密，丟失技術(shù)檔案資料，則后果會非常嚴(yán)重。

1.3 科技檔案其落后的管理技術(shù)，薄弱的管理基礎(chǔ)。長時(shí)間看來，科技檔案管理工作與現(xiàn)代化的工具并沒有充分連接起來。它的計(jì)算機(jī)信息化管理軟件不能滿足社會的發(fā)展需要，目錄和索引存在缺乏現(xiàn)象。從而導(dǎo)致工作不能按時(shí)完成，還消耗了大量的精力，但工作效率也不是很高。

1.4 由于科技檔案存在不規(guī)范的立卷檢索工作，對數(shù)據(jù)資源管理不多，所以增加了對檔案查詢的難度，消耗了大量時(shí)間。沒有目標(biāo)的大量調(diào)查，再對調(diào)查結(jié)果逐頁篩選，這樣肯定會造成誤差和遺漏，導(dǎo)致減少了對科技檔案的利用。

存在落后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)不夠完善，檔案管理員工沒有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，仍與水利事業(yè)發(fā)展存在很大的差距。他們手工操作非常熟練，但是對計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理技術(shù)不能很好的掌握。

2、水利科技檔案的管理對策

2.1 要有程序，有制度的對水利科技檔案進(jìn)行管理，對水利生產(chǎn)和科研工作中的檔案工作實(shí)行規(guī)劃、實(shí)施、檢查工作一體化。為了使檔案工作更程序化、制度化，就要把科技文件材料的形成、積累和歸檔分別納入科技工作程序，科技工作計(jì)劃，科技人員職責(zé)中。在水利項(xiàng)目立項(xiàng)階段，項(xiàng)目組的成員就應(yīng)是水利科技檔案管理人員。應(yīng)結(jié)合水利項(xiàng)目的實(shí)際情況以及其歸檔范圍，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的幫助下一起認(rèn)真完成不同階段的歸檔文件，對科技檔案的立卷工作做到最好。

2.2 根據(jù)《檔案法》、《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案資料管理規(guī)定》等法律規(guī)范規(guī)程的要求。把檔案的規(guī)整工作在日常生活中就要按照檔案管理的規(guī)定分類管理，一個(gè)工程從項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工一直到竣工，就會形成各個(gè)階段的檔案，把這些檔案從形成開始到最后的竣工完成形成一定的管理制度，其中，項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對這些工程資料的檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，工程有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫、整理這些資料，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對于工程竣工的所有工程檔案資料進(jìn)行檢查、鑒定，并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把檔案送到檔案管理部門。水利工程的工程資料，從工程開始就有專門負(fù)責(zé)整理資料的資料人員，從第一份資料開始就整理、記錄、歸檔。每一個(gè)工序，都要確保資料的完整準(zhǔn)確，并進(jìn)行相應(yīng)的保管和存檔。對于工程資料不完整的工程，有關(guān)部門不準(zhǔn)予簽字驗(yàn)收。各個(gè)部門要盡職盡責(zé)，充分合理的發(fā)揮自己的作用。檔案管理部門要對上交的檔案的完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)，做好各個(gè)部門的管理協(xié)調(diào)工作，盡量將各種風(fēng)險(xiǎn)因素防范于未然。

2.3 對于水利科技檔案，要加強(qiáng)對它的信息化管理，運(yùn)用現(xiàn)代信息化的管理手段，加強(qiáng)對水利科技檔案的管理，制定一定的目標(biāo)，例如將目標(biāo)設(shè)定為確保檔案資料的完整、真實(shí)、有序，利用計(jì)算機(jī)程序?yàn)榛A(chǔ)，對于科技檔案管理中的不好處理的問題進(jìn)行規(guī)劃，使得在水利科技檔案的管理過程更加嚴(yán)謹(jǐn)、完善。

2.4 要加強(qiáng)注重水利科技檔案的編目管理，編目類似于目錄，是人們用來查閱、檢查、查找相關(guān)檔案的手段，編目是查閱者和檔案管理處的聯(lián)系橋梁，把各種檔案分類整理，建立健全規(guī)范合理的編目對于檔案管理至關(guān)重要。

2.5 增強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，增強(qiáng)他們對檔案管理責(zé)任和個(gè)人綜合素養(yǎng)。當(dāng)今社會，信息化、科技水平高速發(fā)展，這就要求檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)自身的道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，從自身水平的提高加強(qiáng)對檔案的管理。對于檔案管理人員的綜合水平測試和繼續(xù)教育工作應(yīng)該提上日程，推動(dòng)水利科技檔案的現(xiàn)代化信息管理，從管理人員的自身素質(zhì)水平做起。

3、總結(jié)

根據(jù)以上的調(diào)查研究，水利科技檔案的管理工作對于整理水利科技檔案的完整性息息相關(guān)，只有做好前者的管理工作才能確保整個(gè)水利工程檔案的系統(tǒng)完整。為此，各個(gè)部門要做好相關(guān)工作，做好部門之間的相互協(xié)調(diào)工作，從每個(gè)相關(guān)人員做起，以身作則，全體人員積極參與，本著水利科技檔案的完整性、真實(shí)性的原則，各盡其能。其次，對于檔案資料的后期利用參考也是檔案管理的一項(xiàng)必不可少的工作，在檔案的歸檔管理過程中，以管理工作為利用的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，是以后進(jìn)行相關(guān)檔案查閱的基礎(chǔ)。

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