煤礦企業(yè)檔案管理的實(shí)踐與思考

隨著我國煤礦企業(yè)不斷發(fā)展、檔案內(nèi)容不斷增多，檔案管理的地位越來越突出，其中人事檔案的管理處于核心領(lǐng)導(dǎo)地位。因此只有做好人事檔案管理工作，改進(jìn)當(dāng)下人事檔案管理的不足，才能方便企業(yè)充分發(fā)揮人才的作用，進(jìn)行不斷的自我提升，提高企業(yè)的經(jīng)營績效。

一、煤礦企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

1.企業(yè)忽略了人事檔案管理的重要地位。首先是表現(xiàn)在煤礦企業(yè)上層對(duì)人事檔案管理不夠重視，企業(yè)刻意追求重視與經(jīng)濟(jì)效益直接相連的因素，然而卻忽略了人事檔案管理可以帶來的后期價(jià)值，認(rèn)為區(qū)區(qū)一個(gè)人事檔案管理，只是記錄人事過去的信息，找個(gè)專業(yè)負(fù)責(zé)人做好資料收集整理就好，不會(huì)投入很大的資金或精力來真正落實(shí)好人事檔案管理的工作。

2.檔案部門對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。有些煤礦企業(yè)因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不到位，對(duì)于檔案管理工作安置粗糙，另一些雖然設(shè)置了專門的檔案管理部門，但是從檔案部門工作人員的招聘到培訓(xùn)任用，工作人員沒有形成一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理特別是干部人事檔案管理就是對(duì)人力資源資料的收集與整理，沒有意識(shí)到人事檔案對(duì)企業(yè)人事調(diào)動(dòng)的重要作用，因而因而低估了自身工作的價(jià)值，覺得只要盡職盡責(zé)做好本職工作便無可厚非。

3.人事檔案資料不完整。煤礦的人事檔案資料涉及到所有人力資源的信息，范圍廣，檔案復(fù)雜多樣，很容易就出現(xiàn)了案資料收集不完整的弊端。很多煤礦企業(yè)的人事檔案只是記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、人際關(guān)系等，內(nèi)容以過去的空洞形式為主，尤其是在干部人事檔案這一塊，多以褒揚(yáng)為主，形式主義色彩濃厚，缺乏客觀公正的業(yè)績考核、真實(shí)的工作表現(xiàn)等，這些人事檔案資料的不完整為將來調(diào)用檔案尤其是干部選拔等工作埋下了隱患，繼而耽擱整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。

（二）人事檔案管理工作質(zhì)量不高

1.人事檔案管理工作人員素質(zhì)不高。人事檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)技能，有些煤礦企業(yè)的檔案管理人員甚至都沒有經(jīng)過正常程序的招聘培訓(xùn)，大多為兼職人員，以此為副業(yè)，主要從事其他工作的同時(shí)兼顧人事檔案管理工作，并非專業(yè)的管理人員，由于缺乏專業(yè)的工作技能和工作經(jīng)驗(yàn)，往往會(huì)出現(xiàn)很多不必要的麻煩，并且工作能力低，保密意識(shí)差，職業(yè)道德有待提高，同時(shí)找不到工作的激情，沒有企業(yè)歸屬感。更不會(huì)自覺主動(dòng)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新，導(dǎo)致工作質(zhì)量難以提高。

2.人事檔案時(shí)效性差。對(duì)于煤礦企業(yè)，工作人員的調(diào)動(dòng)以及員工自身的個(gè)人信息變動(dòng)是不可避免的，有時(shí)候信息反饋不及時(shí)，導(dǎo)致檔案資料沒有做到及時(shí)更新、材料完整性不足；有時(shí)企業(yè)新員工入職，新員工如果對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，加之工作人員工作不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致入檔不及時(shí)，檔案材料缺失嚴(yán)重，這都嚴(yán)重影響了檔案的時(shí)效性。

3.人事檔案管理手段不足。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)煤礦企業(yè)當(dāng)代的發(fā)展，電子信息化管理是時(shí)代所需，但由于軟硬件設(shè)施達(dá)不到，導(dǎo)致電子人事檔案的應(yīng)用不完善，缺乏現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，致使檔案管理不能與時(shí)俱進(jìn)。隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的發(fā)展，人事檔案信息化管理提上日程，強(qiáng)化人事檔案管理必須向規(guī)范化、科學(xué)化、信息化邁進(jìn)。

4.制度規(guī)則執(zhí)行不力。本身關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)不多，加之電子檔案管理的興起，相關(guān)的法律制度日益彰顯出不足之處，并且檔案管理工作人員落實(shí)不到位，缺乏法律意識(shí)，管理工作不能嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，缺乏規(guī)范化管理，借閱規(guī)則做不到認(rèn)真平等履行。借閱程序不合理、檔案管理技術(shù)不足，監(jiān)督工作機(jī)制不完善，導(dǎo)致資料流失，給檔案資料的完整性與安全性帶來了很大的影響。

二、提高煤礦企業(yè)人事檔案管理的措施

（一） 提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案管理的態(tài)度，將其地位上升到與關(guān)聯(lián)企業(yè)發(fā)展命脈的重要地位，擴(kuò)大對(duì)人事檔案部門的人力物力的投入；培養(yǎng)檔案管理工作人員對(duì)人事檔案管理工作本質(zhì)的正確認(rèn)識(shí)，端正自己的態(tài)度，培養(yǎng)其責(zé)任心和歸屬感。

（二） 加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)。要成立專門的煤礦企業(yè)檔案部門，任用專業(yè)的檔案管理工作人員，引進(jìn)專業(yè)型、技術(shù)型、創(chuàng)新型人才，培養(yǎng)他們利用數(shù)字技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的能力，同時(shí)注意職業(yè)操守的培養(yǎng)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感和歸屬感，保證人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性。

（三） 提高人事檔案管理質(zhì)量。豐富煤礦企業(yè)的人事檔案的內(nèi)容，本著公平公正的原則，對(duì)個(gè)人情況的過去和現(xiàn)在都要有記錄，為企業(yè)選賢任能提供可靠的依據(jù)；人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)更新檔案庫，校核檔案歸檔情況；引進(jìn)符合時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)代管理新模式，提高人力資源管理效率。

（四） 建立科學(xué)規(guī)范的體系。煤礦企業(yè)人事檔案管理工作有序不紊進(jìn)行下去的前提是有科學(xué)規(guī)范的體系加以約束，因此企業(yè)自身必須要結(jié)合國家法律法規(guī)制定一套切身可行的規(guī)范體系，讓檔案管理部門有法可依，有規(guī)可循。人事檔案的安全性和完整性是非常重要的，因此無論是分類整理還是借閱歸還，都要有完善的制度體系加以管理監(jiān)督。

三、結(jié)論

人事檔案管理在煤礦企業(yè)人力資源管理中處于核心領(lǐng)導(dǎo)地位，只有提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，改善人事檔案管理的質(zhì)量，落實(shí)完善的人事檔案管理體系，不斷改進(jìn)人事檔案管理工作中的不足，才能確保煤礦人力資源的充分利用，實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。（作者單位為兗礦集團(tuán)黨委組織部（人力資源部））