Word的使用技巧

祝亞英

(咸陽師范學(xué)院　網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院,陜西　咸陽　712000)

Word的使用技巧

祝亞英

(咸陽師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院,陜西咸陽712000)

[摘要]在當前計算機普及的今天,Word文檔已經(jīng)成為人們工作當中處理各種文字的必備的軟件之一。Word文檔在處理文字方面有著其他軟件不具備的強大的功能,因此成為絕大多數(shù)職業(yè)工作者的第一選擇。但是,由于Word文檔的功能強大,使用者往往在使用過程中產(chǎn)生一些小問題,這些小問題往往會影響工作人員的工作效率,給工作帶來一定的負面影響。因此,作為一名稱職的工作人員,必須對Word軟件的一些使用技巧進行完全的掌握。文章對Word文檔的一些使用技巧進行了簡單的介紹,以期為Word文檔的操作者提供一定的技術(shù)支持。

[關(guān)鍵詞]Word文檔；使用技巧；計算機

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.14.185

1引言

Word文字編輯軟件是微軟公司計算機系統(tǒng)中自帶的辦公軟件之一,有著十分強大的功能,對于需要進行文字處理的人們提供了很大的幫助。隨著文字編輯功能的拓展,Word文檔編輯軟件的使用技巧也越來越多,也越來越能夠處理各種不同的文字情況。Word文檔編輯軟件不僅可以進行文字的處理,還可以在一定程度上進行排版,可以說對于文檔的管理有著十分強大的功能。人們往往發(fā)現(xiàn),在進行Word文檔編輯軟件的使用過程中,往往會遇到很多的小問題,小問題能否解決往往會決定我們工作效率的高低。如果掌握了Word文檔中的一些使用技巧,那么會給我們的工作帶來事半功倍的效果。

2Word中一些常用的使用技巧

2.1Word文檔中一些常用快捷鍵的使用

在Word文檔中,往往需要重復(fù)的進行上一次的操作,為了提高工作的效率,我們往往選擇復(fù)制文本或者使用格式刷進行文本編輯的重復(fù)操作。而如果我們懂得了一定的快捷鍵的應(yīng)用,往往會得到事半功倍的效果。在Word文檔中,我們一般使用F4鍵來實現(xiàn)文本編輯中的一些操作,即使用F4鍵就可以實現(xiàn)上述的兩種功能。在文本編輯的過程中,如果需要添加邊框底紋或者進行文字重復(fù)輸入等操作,都可以通過按F4鍵來實現(xiàn)。在Word文檔中,往往會由于打開了不同的文件而出現(xiàn)操作復(fù)雜的情況。面對這種情況,我們可以使用快捷鍵來進行文件之間的切換,一般來說ALT+TAB來實現(xiàn)Word文檔中的有效切換。在Word文檔的處理當中,CTRL鍵和ALT鍵通常有著一定的使用技巧。例如,CTRL鍵和D鍵的配合可以使文檔舉重對齊,而CTRL鍵加L鍵或者E鍵可以達到右對齊或者左對齊的效果。在Word文檔中的菜單中,每個命令后面都有一個功能字母,用ALT鍵加上這個字母就可以快捷地打開相應(yīng)的功能菜單,十分方便。按下ALT鍵再點擊文檔中的表格就可以快速地選定整個表格,十分方便快捷。

2.2Word文檔和其他軟件的交互使用

Word在使用的過程中還可以與其他的辦公或者網(wǎng)絡(luò)軟件交互使用。例如,Word軟件可以和Excel軟件之間進行相互的轉(zhuǎn)換。Word的功能主要是文檔編輯功能,在表格處理方面有一些弱項。然而Excel軟件則是專門制作表格的辦公的軟件。如果在使用的過程中,數(shù)據(jù)較為復(fù)雜無法使用Word軟件處理,我們可以用Excel軟件進行數(shù)據(jù)的編輯和分析,然后進行充分的美化,將其完全復(fù)制到Word文檔當中。這樣就大大提高了使用Word文檔處理某些復(fù)雜數(shù)據(jù)的工作效率。當然,Word文檔也可以與一些網(wǎng)絡(luò)軟件相適應(yīng),來實現(xiàn)一些功能。

2.3Word文檔中的查找和替換功能技巧

在文檔處理中,可能會遇到各種各樣的需求。我們的查找可替換功能,具有十分強大的應(yīng)用技巧,不僅可以對文本中的內(nèi)容進行一定的查找和替換,還可以改變所查找的文本的格式。例如,我們想將文檔中出現(xiàn)的所有某個詞語用特殊的顏色標注出來,就可以利用Word文檔中的查找和替換功能實現(xiàn)。具體操作步驟為首先應(yīng)打開查找和替換的功能對話框,在“查找”中輸入所要查詢的文字,此時不對“替換為”文本框做任何處理。然后在“高級”中展開所謂的“搜索選項”,在“替換為”的功能菜單下,打開“格式”,選擇其中的“字體”選項。此時出現(xiàn)了“查找字體”的對話框,我們應(yīng)該在這個字體選項中選擇我們需要的顏色,然后選擇確定。做完這些工作后,我們就可以點擊“全部替換”的按鈕,就可以實現(xiàn)我們的目標了。如果想要清除這種設(shè)置,我們可以利用“不限定格式”的功能來消除這種設(shè)置。

2.4使用查找和替換功能來實現(xiàn)段落合并及空格的刪除

我們在使用Word文檔的過程中,通常會遇到從網(wǎng)上復(fù)制文字的情況。而在網(wǎng)絡(luò)上復(fù)制的文字往往由于一些原因?qū)е聯(lián)Q行問題的存在,一些固定的格式不能進行一定的段落合并的編輯。此時我們需要做的就是對文字中的換行符進行一定的消除。如果利用手動刪除的方法,會耗費大量的時間,降低工作效率。而使用查找和替換的功能,則可以很快捷的解決這一問題。首先,我們應(yīng)該選中要進行編輯的內(nèi)容,然后在菜單中找到“查找替換”功能鍵,打開相關(guān)的選項卡。在高級命令中點擊搜索按鈕,然后在“查找”文本框中,選擇特殊字符的按鈕。在特殊字符中選擇手動換行符的命理,然后添加。再在替換欄中保持空白,點擊全部替換,就可以將換行符全部消除了。使用查找和替換的按鈕同樣可以對文檔中不必要的空格進行刪除。進行同樣的操作,只是把查找的范圍標記為空格鍵,然后替換的內(nèi)容定位空,就可以達到實現(xiàn)刪除空格的目的了。

2.5在Word文檔中進行數(shù)據(jù)的計算

Word文檔在使用的過程中往往會遇到一些需要數(shù)據(jù)計算的問題,例如,某些數(shù)據(jù)需要進行求和運算。而使用Word文檔中自帶的表格工具進行求和時,如果沒有一定的技巧,往往會出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù),在這里我們需要多加注意以下。在Word文檔中的自動表格中,其進行運算的數(shù)值往往是由其上左方單元格中所有數(shù)值的總合。當上左方都有一定的數(shù)值時,那么上方的單元格會優(yōu)先進行計算。因此我們在進行數(shù)據(jù)運算時,需要保證單元格的上方?jīng)]有數(shù)據(jù),才能得出正確的結(jié)果。如果在上方單元格中存在一定的數(shù)據(jù),那么在運算的過程中會加上上方單元格的數(shù)據(jù),從而導(dǎo)致計算結(jié)果出現(xiàn)一定的偏差。對此,我們可以使用這樣一個技巧。對所進行運算的數(shù)據(jù)進行一定的倒置求和,這樣就可以避免由于Word文檔自帶的功能而產(chǎn)生不必要的問題。在文檔表格的使用中,如果計算相關(guān)的數(shù)據(jù)平均值,也可以采用這種方法。

2.6Word中頁眉頁腳的設(shè)置

頁眉頁腳的設(shè)置在Word文檔軟件使用的過程中是很具有一定技巧性的問題,在一些論文的寫作中常常會用到頁眉頁腳的設(shè)置問題。通常一些論文會要求第一頁不設(shè)置頁眉頁腳,我們在進行操作的過程中,可以在頁面設(shè)置中選擇版式,然后在版式中進行“首頁不同”的設(shè)置。還可以在頁眉頁腳中進行視圖的選擇,將頁眉和頁腳處的文字刪除。這樣,論文的首頁就不會出現(xiàn)諸如頁眉頁腳之類的問題了。在頁眉頁腳的操作中,頁眉線的處理也是一項較為棘手的問題。如果想消除頁眉線,我們可以首先在視圖的命令菜單中對頁眉區(qū)域進行一定的操作,這時就會出現(xiàn)相關(guān)的邊框和底紋的對話框。我們在這個對話框中,可以選擇很容易的消除所謂的頁眉線,同時還可以利用線型來對頁眉線進行一定的修改。當然,在最后還需要在其中進行段落范圍的設(shè)置,這樣就可以完成對頁眉線的操作了。

2.7在Word文檔中的自動統(tǒng)計字數(shù)技巧

在使用Word文檔的過程中,我們通常會遇到需要統(tǒng)計字數(shù)的問題。一些文檔需要一定的字數(shù)限制,而Word文檔自帶了相關(guān)的字數(shù)統(tǒng)計的功能。在工具菜單欄中,我們可以選擇字數(shù)統(tǒng)計的選項,這樣就可以進行相關(guān)的字數(shù)統(tǒng)計了。

3結(jié)論

Word文檔是當前人們使用非常頻繁的辦公軟件之一,有著十分強大的功能,在具體的操作中也有著很多的操作技巧。只有對這些技巧進行一定的掌握,才能讓W(xué)ord軟件更好地發(fā)揮其應(yīng)有的功能。因此,我們應(yīng)該加強對Word操作方法的學(xué)習(xí)。