口述歷史檔案的信息化管理探析

席杰

摘 要：隨著近些年國(guó)內(nèi)外對(duì)于歷史時(shí)間考察研究的發(fā)展，人們對(duì)口述歷史檔案的需求不斷增加，從而提高了對(duì)口述歷史檔案管理的認(rèn)識(shí)。口述歷史檔案的管理研究成為檔案界的難點(diǎn)與熱點(diǎn)。目前，我國(guó)口述歷史檔案在信息化的過程中仍然存在一些問題，主要有以下三方面：檔案管理人員的口述歷史檔案管理意識(shí)薄弱；口述歷史檔案信息化過程中的資金投入不足，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較為落后；管理制度不夠健全。針對(duì)這些問題，筆者提出了應(yīng)對(duì)策略，希望對(duì)口述歷史檔案信息化的實(shí)踐工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：口述歷史檔案；信息化；管理

一、口述歷史檔案信息化的必要性

近年來，人們對(duì)于口述歷史檔案的認(rèn)識(shí)不斷深化，國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)于口述歷史檔案的研究也逐漸形成檔案管理學(xué)科的熱點(diǎn)，如何科學(xué)地認(rèn)識(shí)、開展口述歷史檔案的管理工作，同時(shí)成為檔案界的難點(diǎn)和重點(diǎn)。

口述歷史檔案不同于現(xiàn)存的以實(shí)物為載體的檔案資料，它有其特殊的存在形態(tài)，與現(xiàn)存檔案不僅不矛盾，反而與之相互促進(jìn)、相互發(fā)展、相互補(bǔ)充。一方面，口述歷史檔案是對(duì)現(xiàn)存檔案的補(bǔ)充，口述歷史檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，涉及自然、社會(huì)、人文等領(lǐng)域，反映著社會(huì)的方方面面。口述歷史檔案的主要載體形式為聲音、錄像，既具有真相，又有畫面和感染力，能夠完整、多角度地反映和呈現(xiàn)社會(huì)記憶的原貌，成為現(xiàn)存社會(huì)檔案的重要補(bǔ)充。另一方面，口述歷史檔案是對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行批判和證明。鑒于此，將口述歷史檔案進(jìn)行信息化處理，制作成便于保存的電子化信息資料，有利于珍貴史料的保存，同時(shí)也是對(duì)我國(guó)文化延續(xù)的一種保護(hù)。

然而，口述歷史檔案的采集工作非常煩瑣，涉及各個(gè)領(lǐng)域、多個(gè)學(xué)科，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須要制訂一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，使口述歷史檔案的收集整理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。特別是在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，口述歷史檔案管理工作也應(yīng)在此時(shí)順應(yīng)時(shí)代潮流，將口述歷史檔案進(jìn)行科學(xué)的信息化管理。

二、口述歷史檔案的現(xiàn)狀

1.口述歷史檔案信息化管理意識(shí)薄弱?？谑鰵v史檔案資源是檔案資源的重要組成部分。盡管口述歷史檔案信息化建設(shè)工作取得了一定進(jìn)步和成績(jī)，但由于受傳統(tǒng)思維影響，一些檔案從業(yè)者因循守舊、墨守成規(guī)，對(duì)口述檔案的信息化管理仍停留在傳統(tǒng)的思維模式中，對(duì)口述檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考。目前對(duì)于口述檔案的了解以及口述檔案重要性的認(rèn)識(shí)尚淺，對(duì)口述檔案的開發(fā)利用大多數(shù)還停留在一般的收集、整理等淺層次的開發(fā)上，大量有價(jià)值的史料未能得到有效的開發(fā)利用。在對(duì)口述檔案的保護(hù)和利用上，由于各級(jí)政府及有關(guān)部門缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，個(gè)人缺乏口述檔案的開發(fā)利用意識(shí)，導(dǎo)致對(duì)口述檔案的開發(fā)、保護(hù)與利用工作滯后，嚴(yán)重阻礙了口述檔案的開發(fā)利用進(jìn)程。此外，檔案界關(guān)于口述檔案的概括還不夠精準(zhǔn)，容易造成認(rèn)識(shí)上的偏差。比如，有的人認(rèn)為口述檔案不具有檔案的本質(zhì)屬性，缺乏原始記錄性，只能作為一種參考資料保存；有的人雖然肯定口述檔案有開發(fā)利用的價(jià)值，但對(duì)其真實(shí)性和合法性仍存質(zhì)疑。由于政治、戰(zhàn)爭(zhēng)等環(huán)境因素的制約和影響，一些重要?dú)v史事件的參與者和經(jīng)歷者等重要人物隨著時(shí)間的推移已經(jīng)過世，使得搶救保存這些當(dāng)事人的口述檔案變得十分困難。

2.口述歷史檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后?？谑鰴n案信息的采集、整理、保管需要通過專業(yè)的信息化設(shè)備來完成，這就對(duì)口述檔案采集、整理的設(shè)備投入提出了更高的要求。另外，在口述檔案信息化管理的過程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、技術(shù)等方面的配套，仍然需要投入大量的資金，同時(shí)還需大量資金支持維護(hù)與更新。目前各地檔案館經(jīng)費(fèi)相比于其他部門相對(duì)較少，缺乏專業(yè)的硬件設(shè)施，很多地方都沒有劃撥專項(xiàng)資金進(jìn)行口述檔案的收集整理工作，由于硬件和軟件條件的缺失也一定程度上影響了口述檔案的收集效果，成為制約口述歷史檔案信息化發(fā)展的主要因素。除此之外，由于設(shè)施不齊全造成口述歷史檔案信息資源的整合技術(shù)相對(duì)落后，導(dǎo)致口述歷史檔案信息的安全防護(hù)性能較低，對(duì)整個(gè)口述歷史檔案信息造成威脅。

3.口述歷史檔案信息化管理體制不健全?，F(xiàn)在我國(guó)口述檔案信息資源缺乏統(tǒng)一的保管部門和必要的法律規(guī)范，使得大量具有歷史價(jià)值的口述檔案散落在各地，不能形成有效的統(tǒng)一利用。盡管各地檔案館已經(jīng)建立和完善了與檔案信息管理工作相關(guān)的規(guī)章制度，但是在實(shí)踐過程中，由于對(duì)規(guī)章制度的操作性不強(qiáng)、監(jiān)管不嚴(yán)等原因，形成了管理體制不健全的局面，進(jìn)而影響到口述歷史檔案信息化管理。

三、實(shí)現(xiàn)口述歷史檔案信息化管理的途徑

1.強(qiáng)化口述歷史檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)?？谑鰵v史檔案的形成源自人們?nèi)粘５膶?duì)話、交流等與語(yǔ)言密切相關(guān)的活動(dòng)，這些行為最平常不過，卻能在話語(yǔ)間對(duì)以往所發(fā)生的事情進(jìn)行相互轉(zhuǎn)告，進(jìn)而被記錄、整理成為公眾信息并最終形成可供參考的歷史依據(jù)、歷史檔案。然而，由于一些有價(jià)值的口述信息的發(fā)出者與接收者數(shù)量、表達(dá)能力等因素導(dǎo)致未能最終形成文字信息被傳承。要實(shí)現(xiàn)口述歷史檔案管理信息化，首先，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)口述歷史檔案的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)口述信息價(jià)值的辨識(shí)度并加以區(qū)分、保護(hù)。其次，應(yīng)轉(zhuǎn)變口述歷史檔案信息化工作的思路，提高歷史檔案整體工作的效率，要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想和觀念，通過開展大量的實(shí)踐工作與傳統(tǒng)的口述方式進(jìn)行劃分，深入了解新時(shí)期信息化社會(huì)的發(fā)展對(duì)整個(gè)社會(huì)群體的影響，將口述歷史檔案的信息化作為歷史檔案管理職能改革的重點(diǎn)。最后，要解放思想，充分利用當(dāng)前科學(xué)化檔案管理方法和模式。我國(guó)口述歷史檔案的范圍廣、信息量大、內(nèi)容多，要克服這些困難，只有轉(zhuǎn)變以往歷史檔案工作的方法、途徑，樹立科學(xué)的工作態(tài)度，并且建立科學(xué)的口述歷史檔案路徑和體系?？傊?，應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到口述檔案信息化的重要性，從新的角度探索歷史檔案工作中的創(chuàng)新之處，實(shí)現(xiàn)歷史檔案信息的完整性，提升歷史信息在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值。

2.加大口述檔案信息化設(shè)施建設(shè)的投入。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)口述歷史檔案的分類工作，將具有專業(yè)性的口述歷史檔案統(tǒng)一歸檔，按時(shí)間或者系統(tǒng)類別進(jìn)行區(qū)分標(biāo)注。與此同時(shí)，在按時(shí)間分類的細(xì)則下面，還可將檔案按照會(huì)議資料、歷史文字資料、歷史人物個(gè)人資料等類別進(jìn)行分別歸檔。如此一來，便能夠最大限度地提升專業(yè)性檔案的利用效率；細(xì)化口述歷史檔案的分類，做到每類齊全合理。在文書檔案的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)卦黾勇曄駲n案、專門檔案以及實(shí)物檔案，根據(jù)不同的需求制作專題編研、開發(fā)專題口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，進(jìn)而優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高口述歷史檔案信息的利用效率。此外，加大資金投入，完善基本設(shè)備，配備先進(jìn)的錄音、攝像等工具，保證口述歷史檔案信息的快速收集和提取，加強(qiáng)口述歷史檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使口述檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使得歷史檔案信息得以有效儲(chǔ)存利用。要堅(jiān)持全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，統(tǒng)籌安排好各環(huán)節(jié)工作，正確處理好各方面關(guān)系，進(jìn)一步加強(qiáng)口述歷史檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，拓展歷史檔案的服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案信息的使用效率，保證檔案事業(yè)發(fā)展的整體性、均衡性和連續(xù)性。

3.健全口述歷史檔案信息化管理制度。在檔案管理工作中，行政管理部門應(yīng)以相關(guān)的規(guī)范制度為依據(jù)，并作為提高檔案行政效率的必要條件。健全口述歷史檔案管理的規(guī)范制度，為整個(gè)歷史檔案工作提供組織保證。在確定了“口述歷史檔案”采集標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，再制訂“口述歷史檔案接收范圍”“口述歷史檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)”“口述歷史檔案的保管期限”“口述歷史檔案開發(fā)與不開放的范圍”“口述歷史檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式”“口述歷史檔案目錄采集方案”等具體實(shí)施細(xì)則。此外，建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，加大建設(shè)力度。把加強(qiáng)口述歷史檔案的職業(yè)道德建設(shè)列入議事日程；建立教育機(jī)制，增強(qiáng)建設(shè)保證。對(duì)各級(jí)檔案從業(yè)人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，組織參加有關(guān)培訓(xùn)研討班，或外出參觀學(xué)習(xí)，不斷提高其政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)；建立考核標(biāo)準(zhǔn)，定量定性評(píng)分。

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