淺談建筑工程管理中施工文件檔案管理

王宜平

摘 要：社會(huì)建筑行業(yè)的快速發(fā)展，推動(dòng)了建筑施工企業(yè)內(nèi)部管理工作的完善和進(jìn)步，施工文件檔案管理作為建筑工程管理工作中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，對其進(jìn)行有效的管理能夠提升建筑工程管理工作效率和質(zhì)量的提升，因此在管理建筑工程中，要加強(qiáng)對施工文件檔案的管理。由于各種因素的影響，建筑工程管理中施工文件檔案管理還存在不足和缺陷，影響著檔案管理的水平，因此需要建筑企業(yè)采取有效的措施進(jìn)行處理和結(jié)局，從而保證建筑工程的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：建筑工程；施工文件；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

隨著城市化和工業(yè)化進(jìn)程的加快，我國城市的規(guī)模越來越大，高層建筑的戶數(shù)量越來越多，促使建筑企業(yè)對建筑工程中施工文件檔案管理工作加強(qiáng)重視，而不僅僅將關(guān)注點(diǎn)放在建筑工程的施工管理階段。對于施工單位的改建、維修和管理等方面，施工文件檔案管理具有重要的作用，其還能夠保證施工的質(zhì)量，進(jìn)而保證工程的質(zhì)量。由此可見，建筑工程中施工文件檔案管理具有重要的意義，因此建筑企業(yè)要采取有效的措施做好建筑工程中施工文件檔案的管理。

1 建筑工程管理中施工文件檔案的內(nèi)容特點(diǎn)

在建筑工程管理中，施工文件檔案的管理內(nèi)容一般包括基建文件、工程監(jiān)理資料、施工資料等。其中，基建文件主要有勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件，工程開工、竣工文件和決策立項(xiàng)文件、商務(wù)文件等幾種；工程監(jiān)理資料有監(jiān)理合同文件、記錄和驗(yàn)收資料等；施工資料一般是指施工技術(shù)、物資、測量、驗(yàn)收記錄等方面的資料。從建筑工程的施工文件檔案管理的特點(diǎn)來看，由于工程項(xiàng)目的周期相對較長，致使施工文件檔案管理普遍存在著分散性、復(fù)雜性、實(shí)效性等特點(diǎn)。同時(shí)，從文件檔案本身對各種工程項(xiàng)目的參考借鑒來看，還表現(xiàn)出文件檔案管理的繼承性特點(diǎn)。

2 建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題

2.1 文件檔案資料的收集較為困難

一般情況下，建筑工程的施工管理周期是比較長的，建筑施工現(xiàn)場作業(yè)情況能夠直接反應(yīng)施工技術(shù)管理水平的高低，這樣一來，建筑企業(yè)的管理重點(diǎn)全都放在建筑工程的施工現(xiàn)場，往往會(huì)忽視建筑工程中施工文件檔案的管理。同時(shí)，由于施工人員的工作量比較大，其的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)也不是很高，對于檔案管理工作的落實(shí)并不很配合，認(rèn)為施工文件檔案管理工作沒有什么必要，所以表現(xiàn)出排斥的態(tài)度，因此，檔案管理人員在收集施工文件的過程中受到各種各樣的阻力。另外，在建筑工程施工的收尾階段，很多的施工人員已經(jīng)離開了施工限現(xiàn)場，并投入到其它的施工現(xiàn)場中，這樣一來，施工文件的整理也會(huì)受到阻礙，不利保證施工文件檔案管理工作質(zhì)量的提高，從而影響到建筑工程的管理質(zhì)量。

2.2 文件檔案管理混亂

從現(xiàn)階段的施工文件檔案管理現(xiàn)狀來看，施工文件檔案管理在建筑工程管理過程中并沒有收到足夠的重視，管理混亂的現(xiàn)象還普遍的存在。施工資源隨處可見和施工材料的散亂堆放等是這種情況的主要表現(xiàn)。還存在這個(gè)一種狀況，施工人員在使用施工文件之后，就將其水散落各處，還有施工人員會(huì)將施工文件帶到施工現(xiàn)場進(jìn)行施工作業(yè)的指導(dǎo)，種種情況表現(xiàn)出不重視的態(tài)度，造成大量的施工文件損壞和丟失的問題，對施工文件檔案管理造成不利的影響。

2.3 存在嚴(yán)重的應(yīng)付現(xiàn)象

明顯的應(yīng)付現(xiàn)象在建筑工程施工文件檔案的日常管理中。施工文件檔案管理人員并沒有嚴(yán)格按照相相關(guān)的管理制度進(jìn)行施工文件的收集和整理，加之，在檔案管理中廣泛的存在填寫格式不規(guī)范的情況，馬虎填寫的情況要也廣泛存在。檔案管理人員也沒有核實(shí)施工文件的真假，這樣一來，施工文件是否完全屬實(shí)是不明確的。對于施工文件材料的記錄，記錄人員也沒有及時(shí)有效的記錄下來，有的還是在施工完成之后才進(jìn)行記錄的，這樣的話，對施工文件檔案管理的有效性造成了嚴(yán)重的影響。

3 建筑工程管理中施工文件檔案的現(xiàn)代化管理

3.1 完善施工文件檔案管理相關(guān)制度

施工企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國家及地方的法律法規(guī)、條例等對施工文件檔案管理的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真完善施工文件檔案管理制度。包括：（1）對檔案管理人員的執(zhí)業(yè)資格、崗位職責(zé)、施工資料管理流程等的規(guī)范，要求施工文件檔案管理須持證上崗，確保施工資料的管理嚴(yán)格遵循制度執(zhí)行；（2）結(jié)合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行施工文件檔案管理制度的完善。規(guī)范在施工資料的編輯、整理、收集、調(diào)用和管理等各個(gè)方面的工作。

3.2 重視培養(yǎng)施工文件檔案管理的專業(yè)人才

在加強(qiáng)施工單位的施工文件檔案管理過程中，還應(yīng)重視對檔案管理的專業(yè)人才的培養(yǎng)。通常來講，施工單位可以從以下四個(gè)方面著手進(jìn)行。包括：（1）成立施工文件檔案管理小組，專門負(fù)責(zé)各種施工資料的管理，且不能隨意調(diào)動(dòng)、更換檔案管理小組成員；同時(shí)，小組人員必須分工明確，分別負(fù)責(zé)施工文件檔案的收集、整理、核實(shí)等工作，最后由小組組長進(jìn)行審核通過，妥善存放。形成一支強(qiáng)有力的施工文件檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。（2）定期組織施工資料管理的專業(yè)知識培訓(xùn)及演習(xí)，為新、老檔案管理人員提供交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓新檔案管理人員盡快熟悉施工文件檔案管理工作的各個(gè)流程安排，并規(guī)范原有檔案管理人員的填寫、收集工作。

3.3 加強(qiáng)電子信息技術(shù)與施工文件檔案管理的結(jié)合

信息化是現(xiàn)代社會(huì)主要的發(fā)展趨勢，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，并取得了較好的效果，因此在建筑工程管理中施工文件檔案管理也要實(shí)現(xiàn)信息化的管理，也就是說在管理施工文件檔案的過程中使用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，從而使施工文件資料的收集和整理能夠較快完成，節(jié)省了工作人員的工作量，有利于促進(jìn)施工文件檔案管理水平的提高，從而能夠提升建筑工程的管理質(zhì)量。具體的做法是在加強(qiáng)施工文件檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注重與電子信息技術(shù)的相結(jié)合。通過建立施工文件檔案管理系統(tǒng)，將整理后的施工資料錄入計(jì)算機(jī)，制作成電子文檔，并上傳到施工文件檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。通過系統(tǒng)對各種施工資料的分類、整理，并建立起相應(yīng)模塊，不但能夠方便檔案管理人員對以往施工單位的各個(gè)工程項(xiàng)目資料的查詢和檢索，解決了以往施工資料易于丟失和損毀，以及存放困難等問題。

結(jié)束語

綜上所述，施工文件檔案管理是建筑工程管理過程中一個(gè)重要的內(nèi)容，對建筑工程管理的質(zhì)量具有較大的影響，因此，建筑企業(yè)在管理建筑工程過程中應(yīng)該加強(qiáng)對施工文件檔案管理的重視。管理人員要熟練掌握檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，采取有效的措施處理存在施工文件檔案管理中的問題，從而提高施工文件檔案管理的效率，進(jìn)而提升建筑工程的管理質(zhì)量，促進(jìn)建筑行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?！?/p>

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