電子文件檔案化管理的新思維

劉莉

摘 要：從世界的角度上看，第三次工業(yè)革命后，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)開始進(jìn)入人們的生活中，從我國(guó)的角度看，改革開放以后，計(jì)算機(jī)相關(guān)行業(yè)發(fā)展開始快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到各種行業(yè)，計(jì)算機(jī)的逐漸普及，使辦公室實(shí)現(xiàn)了無紙辦公，傳送文件或者檔案直接使用電子化，管理模式新穎，方面快捷。電子文件的檔案化管理是在信息時(shí)代大背景下產(chǎn)生的，一種新型的管理模式，它對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；文件檔案電子化；新穎

辦公室是各單位處理事務(wù)的場(chǎng)所，辦公室工作協(xié)調(diào)和管理個(gè)部門并執(zhí)行決策，是行政事務(wù)管理工作的起始，所有事務(wù)管理都需要通過辦公室系列化來完成。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，是我國(guó)辦公室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，人們開始逐漸適應(yīng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)辦公，同時(shí)減輕了辦公負(fù)擔(dān)，在傳統(tǒng)的辦公中，很多事務(wù)需要人工處理，任務(wù)繁雜，流程多，而現(xiàn)在的電子化辦公減少人力負(fù)擔(dān)，傳送文件依靠計(jì)算機(jī)，這就產(chǎn)生了數(shù)量龐大的電子文件，而這些電子文件如何管理就需要我們解決，本文主要描述了電子文件的一些特點(diǎn)和問題，以及運(yùn)用新思維的方式進(jìn)行電子文件檔案化管理。

1 電子文件的特點(diǎn)與問題

1.1 電子文件和傳統(tǒng)文件的相同點(diǎn)

在實(shí)際意義上來講，電子文件和普通文件一樣，都是辦公中需要的文件，電子文件在形成的過程中和普通文件也是一樣的，都是經(jīng)過編寫形成，管理，儲(chǔ)存三個(gè)階段，都是由專門的管理部門進(jìn)行管理。

1.2 電子文件和傳統(tǒng)文件的不同點(diǎn)

1.2.1 電子文件是依靠計(jì)算機(jī)編寫完成，普通文件依靠紙張完成。

1.2.2 在查閱文件上看，電子文件查閱方便，速度快，時(shí)間少，傳統(tǒng)文件查閱不便，需要很長(zhǎng)時(shí)間才能查閱。

1.2.3 電子問價(jià)在存儲(chǔ)和查閱的過程中都需要編碼解碼，傳統(tǒng)文件不需要。

1.3 電子文件管理問題

電子文件數(shù)量大，增長(zhǎng)速度快，雖然計(jì)算機(jī)功能齊全，但是很難保存全部的文件，生成文件的軟件樣式多，且更新速度快，這樣會(huì)造成保存的文件和文件生成軟件不兼容，也直接導(dǎo)致文件無法讀取，這也加重了文件管理工作負(fù)擔(dān)，工作人員要尋找格式和文件想兼容的軟件，并對(duì)無法讀取的電子文件重新編輯，這也消耗了大量的人力和物力，因此，為了解決問題，把電子文件交給正規(guī)的保存管理部門是有必要的。

2 電子文件檔案化管理的新思維

電子文件的出現(xiàn)是一場(chǎng)文化革命，它意味著現(xiàn)代檔案工作正在發(fā)生根本性的變革，我國(guó)長(zhǎng)期以來檔案管理是以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)，建立的思想、管理原則、管理體制、管理方法，電子檔案的出現(xiàn)，給這一局面帶來了挑戰(zhàn)，電子文件的變革是通過科學(xué)技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行保存、處理、傳播、搜索，加快文件利用效率，但是不改變文件的本質(zhì)，是電子文件具有傳統(tǒng)文件同樣的功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息合理利用和開發(fā)。在電子計(jì)算機(jī)發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)文件面對(duì)這樣的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理通過形式，技術(shù)，管理，體制，理論等進(jìn)行創(chuàng)新，在檔案管理的發(fā)展下也要有新的思維方式。

2.1 戰(zhàn)略性思維

每一件事情在開展前都會(huì)有一定的規(guī)劃，制定目標(biāo)，方法和發(fā)展過程，檔案管理也一樣，對(duì)于電子檔案而言，他在記錄歷史，傳遞信息等方面有著巨大優(yōu)勢(shì)，方面快捷簡(jiǎn)單，是現(xiàn)代信息化的產(chǎn)物，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，但是電子檔案管理的戰(zhàn)略性思維還有不足，人們的關(guān)注點(diǎn)有局限，在檔案信息的電子文件有關(guān)注，并出書搞學(xué)術(shù)研究，其他方面如電子商務(wù)以及電子政務(wù)等方面發(fā)展空間少，因此要拓展思維。

2.2 策略性思維

策略思維是思考怎么能把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的更快更好，策略正確，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的快，策略錯(cuò)誤，目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)，電子文件管理內(nèi)容復(fù)雜，涉及范圍廣，國(guó)外電子文件檔案發(fā)展早，規(guī)模以及方式基本成型，而我國(guó)還停留在探索階段，因此，我國(guó)的電子文件檔案不能只靠自身的熱情和想象，而是把理論和實(shí)際結(jié)合起來，講究策略使發(fā)展目標(biāo)更具有可行性，注重思維創(chuàng)新。

2.2.1 向外“突圍”的策略

從檔案工作“收集”、“保管”、“利用”三個(gè)環(huán)節(jié)看，歸檔電子文件的來源和服務(wù)對(duì)象都是社會(huì)各領(lǐng)域的信息化系統(tǒng)，可謂“兩頭在外，中間在內(nèi)”。而傳統(tǒng)的檔案管理觀念和模式封閉性強(qiáng)，開放性弱，檔案工作與外界溝通交流渠道不暢，這是長(zhǎng)期來檔案工作收集難、利用率低的主要原因。信息化技術(shù)為檔案工作的開放提供得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，然而，沖破長(zhǎng)期封閉的格局，需要有強(qiáng)烈的“突圍”意識(shí)和務(wù)實(shí)的“突圍”策略。

2.2.1.1 爭(zhēng)取知情權(quán)。努力做到對(duì)電子文件信息資源的來源和流轉(zhuǎn)情況知情；對(duì)各領(lǐng)域信息化系統(tǒng)建設(shè)情況知情；對(duì)社會(huì)信息資源開發(fā)和利用需求知情，努力將社會(huì)信息化中遇到的數(shù)字鴻溝、信息孤島、資源不足、質(zhì)量欠缺等難點(diǎn)作為檔案科研工作的重點(diǎn)，由此更好地發(fā)揮檔案專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)信息化工作排憂解難，保駕護(hù)航。

2.2.1.2 爭(zhēng)取話語(yǔ)權(quán)。努力建立和拓寬與各領(lǐng)域信息化專業(yè)部門的溝通渠道，充分表達(dá)檔案專業(yè)對(duì)電子文件管理的目標(biāo)、和要求，增強(qiáng)社會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作的理解和支持。表達(dá)要善于設(shè)身處地、換位思考，善于使用有關(guān)管理和技術(shù)的專業(yè)語(yǔ)言，并講究表達(dá)方式，使外界心悅誠(chéng)服地理解和支持我們的工作。

2.2.1.3 爭(zhēng)取參與權(quán)。在方案規(guī)劃以及制定法規(guī)的時(shí)候積極參與，把檔案管理滲透到各領(lǐng)域中去，通過建設(shè)社會(huì)信息化中，是檔案管理的工作人員能合法，合理的工作。

2.2.1.4 爭(zhēng)取監(jiān)督權(quán)。在參與過程中，各領(lǐng)域人員要相互溝通交流，爭(zhēng)取檔案電子化管理建設(shè)中的爭(zhēng)取監(jiān)督權(quán)，通過監(jiān)督電子文件信息的來源、整理、歸檔、控制質(zhì)量，真正落實(shí)電子文件管理工作。

2.2.2 對(duì)內(nèi)“整合”的策略

在信息化環(huán)境下形成的電子文件，由于其來源的廣泛、內(nèi)容的豐富、聯(lián)系的復(fù)雜，給資源整合帶來棘手的難題。電子文件管理之道就是整合之道，所謂“整合”就是通過行政、法制、技術(shù)等手段將電子文件信息進(jìn)行科學(xué)的整理和組合，實(shí)現(xiàn)信息資源結(jié)構(gòu)和配置的優(yōu)化，以滿足信息資源開發(fā)利用的需要。為此，檔案專業(yè)要強(qiáng)化資源整合的意識(shí)，明確資源整合的目標(biāo)，掌握資源整合的技術(shù)和方法，使歸檔電子文件真正成為跨越時(shí)空，經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)的優(yōu)質(zhì)資源，使人類的數(shù)字化記憶得到有效的延續(xù)。

結(jié)束語(yǔ)

電子文件的檔案化對(duì)電子文件的生成部門還是對(duì)檔案的管理部門來說，都有現(xiàn)實(shí)意義。只有對(duì)檔案的法制管理意識(shí)增強(qiáng)了，電子文件檔案化管理才能得到普及，電子文件的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化和網(wǎng)絡(luò)化才能實(shí)現(xiàn)。建立完善的電子文件檔案化管理機(jī)制，令電子信息資源的使用更安全、更高效，這是已經(jīng)到來的電子信息時(shí)代的必然發(fā)展方向，是電子信息專業(yè)化與大眾化的必然結(jié)果。■

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