自動化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設計

彭 勰

(云南經濟管理學院 云南 昆明 650106)

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自動化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設計

彭 勰

(云南經濟管理學院 云南 昆明 650106)

隨著社會的發(fā)展進步，科學水平的不斷提高，互聯(lián)網帶人們進入了信息化的時代。計算機網絡技術給人們生活的吃、穿、住、行等帶來了很多便利。與此同時，校園辦公系統(tǒng)也逐漸實現網絡化，自動化系統(tǒng)的應用越來越廣泛。校園辦公自動化系統(tǒng)將多種硬件和軟件結合，使用云計算以及SOA技術等，不僅優(yōu)化了校園網絡結構,還提高了信息管理的現代化建設水平。但是，計算機網絡是把雙刃劍，因為其自身的眾多不安全因素，自動化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設計還面臨著許多亟需解決的問題。本文將闡明自動化系統(tǒng)的應用意義，論述自動化系統(tǒng)開發(fā)設計功能，以及總結自動化系統(tǒng)存在的問題以及解決措施。

校園辦公；自動化系統(tǒng)；開發(fā)設計；問題；研究

引言

計算機的出現，網絡信息技術飛速發(fā)展，自動化系統(tǒng)的網絡化、信息化已經成為校園辦公的必然趨勢。校園辦公自動化系統(tǒng)從學校的實際情況出發(fā)設計研究，有效地利用了信息資源，高效快捷地解決了行政和教學辦公問題，減輕了信息管理工作人員的工作負擔，提高了辦事效率、推進學?，F代化建設。

一、自動化系統(tǒng)應用的意義

(一)優(yōu)化信息資源配置，提高辦事效率

首先，自動化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設計突破了傳統(tǒng)紙質模式的限制，運用計算機技術進行文檔處理，節(jié)約了辦公時間，提高了辦公效率和質量；其次，有利于優(yōu)化信息資源配置，實現資源整合。減少文件丟失、檔案損壞、管理分散致使查找信息不方便等的現象發(fā)生，實現各類資源的再利用。

(二)減少校園辦公的成本

首先節(jié)約了硬件設備的費用支出，自動化系統(tǒng)使打印機、傳真機等設備實現共享，大大節(jié)省了設備費用；其次，自動化系統(tǒng)的開發(fā)應用使文件、通知等信息資源通過校園網傳達給各級領導、教師和學生，不用通過印刷紙張下達通知，節(jié)省了購買紙張的費用以及印刷的費用；最后，節(jié)約了通訊費用，電子郵件技術與自動化系統(tǒng)整合，接受信息者通過電腦就可以獲知各種信息。[1]

(三)加強了信息傳遞溝通，促進各個部門協(xié)調工作

在自動化系統(tǒng)的辦公模式下，信息傳遞更加順暢，突破了時間、距離的限制，各種文件以電子文檔的形式儲存在電腦上，通過內部通訊和信息發(fā)布，用戶可以隨時隨地上網查閱信息，加強了信息的聯(lián)絡與溝通，提高信息的時效性。

同時，自動化系統(tǒng)的應用幫助校園每個部門明確自己的辦公職責，杜絕工作脫節(jié)、工作推脫、工作延誤錯辦等現象的發(fā)生，促進各部門加強信息共享協(xié)作，提高整體效率和管理水平。學校領導可以通過自動化系統(tǒng)綜合各個信息、了解校園事務、加強工作監(jiān)督，制定適合學校發(fā)展的戰(zhàn)略決策。[2]

二、自動化系統(tǒng)的整體設計以及校園辦公開發(fā)的功能

(一)自動化系統(tǒng)的整體設計

校園的辦公系統(tǒng)一般設立在辦公室、行政局、圖書館等設施中。學校通常根據實際情況，將教學樓的網絡連接在一起，建立多級網絡結構。自動化系統(tǒng)涉及學校的各個辦公部門，根據部門不同的工作性質分為獨立的自動化管理系統(tǒng)子模板，有利于提高各個部門的工作效率并促使各部門相互監(jiān)督，協(xié)調工作。

在硬件和軟件配置方面，學校從學生的角度出發(fā)多方位考慮，選擇較高的服務器配置。內存較大，硬盤容量充足，并給各個工作站分配 100M 網卡來共享資源。現階段大部分學校的自動化操作系統(tǒng)配備了 Windows8或者 Windows10系統(tǒng)，保障網絡的穩(wěn)定性和網速的流暢性。[2]

(二)自動化系統(tǒng)校園辦公開發(fā)設計的功能

1.日常行政辦公。自動化系統(tǒng)可以幫助學校處理日常事務，比如行政部門的人力資源管理工作，記錄學校里所有人員的人事信息，如教工人員、學生、其他工作人員的基本信息，教工人員的任職年限、工資獎金信息，學生有無記過處分等等。將各類信息匯總集合上交至行政處進行保管，工作人員可以通過自動化系統(tǒng)對信息進行必要的修改、刪除操作，相關用戶也可以上網查詢相關信息，認證學籍、進行評教工作等等。

2.教學工作管理。學校要根據自身實際教學情況開發(fā)設計自動化系統(tǒng)，對教學工作進行系統(tǒng)的分類和管理,學科的教學目標以及學生要重點掌握的知識點。

3.通知、文件的傳達。校園辦公開發(fā)設計的自動化系統(tǒng)具有發(fā)布通知、保存文件的功能。用戶可以根據自己的權限查詢相應上報的文件和上級辦公室發(fā)布的信息，及時了解校園資訊。上報的文件除了系統(tǒng)管理人員外不允許其他人員修改，一定程度上保障了文件的安全性。[3]

4.學生事務管理工作。校園辦公自動化系統(tǒng)儲存學生各方面的資料，包括學生的獎罰情況、學習檔案、考試成績記錄、綜合測評等等。相關技術人員在使用自動化系統(tǒng)進行學生事務管理工作這方面時要記錄好信息來源，整理各項數據,提高學校的管理水平。

5.記錄學校教室使用情況。自動化系統(tǒng)開發(fā)教室管理功能，包括教室使用管理、考場管理、會議室管理、辦公室管理等等。系統(tǒng)中存放學校內部和外部的會議記錄、考場安排記錄、教師任職記錄,并由系統(tǒng)管理員進行日常的維護與管理,系統(tǒng)管理員應該由學院辦公室相關負責人擔任。各用戶可以在用戶端査看到各會議室、教室的使用情況、預定情況等；學生可以查閱哪個教室在哪一時間點上課，進行課程的學習或者查閱教師所在辦公室號、教工號，對相應教師進行評教工作。

6.記錄學校的資產情況。自動化系統(tǒng)可以管理學校的資產，通過計算機減少人員清算的差錯。學校要利用自動化系統(tǒng)對學校固定資產的信息進行嚴格保密，并對信息進行分類匯總，資產評估，保持收支平衡。

三、自動化系統(tǒng)存在的問題以及解決措施

(一)自動化系統(tǒng)存在的問題

首先，學校缺乏自動化系統(tǒng)的管理人才，不能很好的從技術上解決支持信息的網絡安全問題。許多學校還沒能意識到網絡因素的不穩(wěn)定性會給計算機信息安全造成威脅。他們只注重自動化系統(tǒng)的開發(fā)建設，而不注意進行保護。其次，計算機本身就是一個復雜的操作系統(tǒng)，它的程序類型眾多，經常出現操作系統(tǒng)漏洞、黑客入侵、木馬程序、賬號入侵等問題。給檔案文件信息的保存帶來了嚴重危害。

(二)自動化系統(tǒng)問題的解決措施

首先，學校要加強自動化系統(tǒng)工作人員的信息安全意識、提高信息管理的素質水平。人才是自動化系統(tǒng)網絡安全的保障和基礎。學校應定期組織管理人員進行培訓，學習計算機可能存在的安全隱患以及應對的措施、自動化系統(tǒng)開發(fā)研究的功能等等。以培養(yǎng)更多的適應互聯(lián)網時代下，自動化系統(tǒng)管理工作需要的人才。其次，學校要增強計算機網絡安全保障技術，比如防火墻技術、訪問控制、入侵檢測技術、數據加密、信息備份與恢復技術等。同時，也可以使用一些網絡產品，比如DG圖文檔加密、VPN系統(tǒng)、安全管理中心、電子簽證等產品。

四、結語

綜上所述，自動化系統(tǒng)的開發(fā)設計對校園辦公起到至關重要的作用，是學校提高科學化管理水平的重要途徑，促進國家教育事業(yè)的發(fā)展。但是現階段自動化系統(tǒng)的開發(fā)設計仍然面臨著許多問題，需要相關工作人員的積極努力、學校的全力配合。相信在不久的將來，學校將會完善自動化系統(tǒng)，將信息管理水平提升一個新的檔次。

[1]徐海峰，周建良.校園辦公自動化系統(tǒng)的設計與開發(fā)[J].辦公自動化,2008,04:35.

[2]王飛.校園辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)設計[J].軟件導刊,2010,06:179.

[3]肖海涵.自動化系統(tǒng)在校園辦公系統(tǒng)的開發(fā)和設計[J].信息記錄材料,2016,10:192—193.

彭勰，云南經濟管理學院，研究方向：計算機信息管理。