事業(yè)單位檔案信息化管理問題探討

馬敏

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的傳統(tǒng)的檔案管理方式開始不斷向現(xiàn)代信息化方向轉(zhuǎn)變。如何加強事業(yè)單位的檔案信息化管理，成為了人們共同關(guān)注的課題。本文闡述事業(yè)單位檔案實現(xiàn)信息化管理的優(yōu)越性，分析當(dāng)前國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，理清發(fā)展方向，提出了進一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的具體策略，具有一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

我國的檔案管理，已經(jīng)隨著不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的引入，變得更加現(xiàn)代化。在事業(yè)單位的檔案管理信息化工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料、管理模式和相關(guān)處理的手段都逐漸被信息化模式所取代。事實已經(jīng)證明，要提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)對檔案收集、編排、整理、加工、匯總等各環(huán)節(jié)的具體管理，只有不斷加強檔案管理的信息化建設(shè)才能有更大突破。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)越性

現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理，較之傳統(tǒng)的檔案管理有了顯著的優(yōu)越性，具體如下：

（一）檔案資料的存放安全性提高

信息化的檔案一旦建立，資料都被輸入到計算機服務(wù)器中存儲，處于較高安全級別的保存狀態(tài)，不會出現(xiàn)重要信息丟失的現(xiàn)象。同時與紙質(zhì)檔案相比，電子化信息并不需要考慮潮濕等不利環(huán)境的影響，保存期限延長，實現(xiàn)永久保存。這樣的存放模式，無疑提高了檔案資料的安全性，也有效地提高了存儲空間的使用效率。

（二）檔案管理的流程簡化，操作便捷

傳統(tǒng)的檔案管理，需要工作人員對大量的資料進行具體的查閱、整理、歸類、校正等工作，任務(wù)量較大且程序繁瑣。有時還會出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致工作效率降低。檔案信息化管理的普及，能夠極大緩解復(fù)雜流程所帶來的不利影響。只需要在計算機上輸入相關(guān)口令，就能迅速取得想要的資料和信息，操作便捷。

（三）延伸了檔案的應(yīng)用職能

信息化管理的實施，使得越來越多的檔案通過電子錄入的方式迅速將信息輸送至網(wǎng)絡(luò)管理平臺，延伸了檔案的應(yīng)用職能，逐漸演變?yōu)樾畔⒘鞯牟杉?存儲、管理及其他相關(guān)服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題

當(dāng)前，我國有些地區(qū)的事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作時，并沒有對相關(guān)事項足夠的重視，存在很多不理想的問題，影響事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)無法順利完成。

（一）信息化管理平臺的建設(shè)力度不足

目前國內(nèi)眾多事業(yè)單位相繼建立起單位內(nèi)部職工的檔案信息管理系統(tǒng)。但在實際運行中，管理平臺的建設(shè)和維護并沒有得到更多重視。網(wǎng)絡(luò)平臺中許多版面內(nèi)容或模塊信息并沒有及時更新，內(nèi)部存儲的職工檔案并不能反映最新的動態(tài)管理變化情況，不利于事業(yè)單位的工作開展。

（二）檔案管理的信息化手段運用不多

有些事業(yè)單位，沒有意識到使用檔案管理信息化平臺的使用對管理成本和日常管理工作的影響程度，針對檔案管理所建立的管理平臺和系統(tǒng)雖然功能強大，但是往往沒有形成常態(tài)化應(yīng)用。無法有效提高檔案管理的高效性。

（三）參與檔案管理的人員素質(zhì)不達標

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，需要工作人員既掌握本單位本崗位的工作標準和相關(guān)技能，同時要有扎實的計算機網(wǎng)絡(luò)方面的知識積累。當(dāng)前，許多管理人員并沒有專業(yè)的標準技能，綜合素質(zhì)較低，嚴重制約了檔案管理信息化的高效開展。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理的具體策略

（一）夯實檔案管理信息化平臺建設(shè)的硬件基礎(chǔ)

事業(yè)單位的檔案管理，離不開選購性能可靠，抗外界破壞能力強的硬件基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)該加大物力和財力投資，建設(shè)有效的硬件組合，全面推動信息化管理的工作不斷取得實效。積極尋找融合先進技術(shù)的產(chǎn)品，考察選用能夠發(fā)揮更大功效的電子器件，提高信息化平臺的資料存儲能力，擴大存儲空間，保持信息平臺正常的資料錄入和讀取。

（二）完善檔案管理的適用性軟件的開發(fā)

在硬件設(shè)施不斷完善的同時，相匹配的軟件開發(fā)也必須引入重視。能夠根據(jù)不同階段的檔案管理需求，開發(fā)出有明確使用目標的軟件，不斷結(jié)合實踐工作積極調(diào)試，使得事業(yè)單位的檔案管理能夠在硬件支撐和軟件服務(wù)下，更加高效便捷的開展。

（三）加強專業(yè)技能培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

檔案管理的信息化，既需要管理人員對于檔案管理的基礎(chǔ)技能的掌握，也需要人員不斷提升自身的計算機技術(shù)水平。只有工作技能和網(wǎng)絡(luò)技能結(jié)合應(yīng)用的人員，才能適應(yīng)檔案管理的信息化節(jié)奏。同時，要提高檔案管理人員重視檔案工作的程度，武裝思想，理清思路，確保信息的安全性。要建立一定的考核機制，用于人員綜合表現(xiàn)的監(jiān)督和考核。

（四）開展事業(yè)單位檔案管理信息化的靈活規(guī)劃

為事業(yè)單位要注重檔案管理的信息化平臺的建設(shè)，積極制定更具擴展性和靈活性的總體規(guī)劃，推動檔案管理各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。努力創(chuàng)新，打造適應(yīng)時代發(fā)展需求的管理模式，積極考慮事業(yè)單位在人才建設(shè)方面的信息需要。

（五）重新構(gòu)建立實用型的檔案管理信息網(wǎng)站

檔案管理信息網(wǎng)站應(yīng)該作為事業(yè)單位的重要信息站點，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展助力。確保網(wǎng)站能夠?qū)ο嚓P(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，包括對檔案庫內(nèi)的信息進行合法的瀏覽、咨詢、搜查、電子歸檔、下載等服務(wù)。與眾多軟、硬件廠商保持技術(shù)聯(lián)系，積極實現(xiàn)行業(yè)間的資源共享，為構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)站提供有效幫助，保障檔案信息化管理的正常運行。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案信息化管理，對于提高事業(yè)單位工作質(zhì)量、增強組織建設(shè)具有重大的作用和意義。事業(yè)單位檔案管理信息化在一定程度上成為了社會進步的直觀表現(xiàn)。檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)該貫穿于事業(yè)單位的各個工作環(huán)節(jié)方面。文中通過分析當(dāng)前信息化管理的問題提出了相應(yīng)的改善策略，有力的推動了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

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