關(guān)于國有企業(yè)辦公室參謀助手職能的研究與思考

劉東興

作為國有企業(yè)辦公室而言，其主要職能是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌工作，并負有辦文、辦事、辦會之任務(wù)，可以說是各業(yè)務(wù)部門緊密結(jié)合的橋梁和紐帶，其作為信息節(jié)點既傳遞著管理信息，又將上級領(lǐng)導(dǎo)思路轉(zhuǎn)換成管理行為予以落實，直接參與到企業(yè)管理實踐。

一、辦公室參謀助手作用分析

在企業(yè)管理過程中，辦公室將上級指令轉(zhuǎn)換成下級工作指南，其中有信息收集、指令發(fā)布、方案制定以及執(zhí)行指令等內(nèi)容，加之效果跟蹤和反思總結(jié)，構(gòu)成了包括計劃、執(zhí)行及檢查和行動在內(nèi)的循環(huán)，這在很大程度上帶動了企業(yè)的管理優(yōu)化升級。

（一）辦公室職能使企業(yè)管理更加流暢

辦公室工作中需對各類信息進行收集、報送和處理，以工作總結(jié)、工作簡報發(fā)布，從而取得上通下效之效果。國有企業(yè)因管理范圍比較大，各部門之間的溝通均需辦公室來實現(xiàn)。辦公室掌握大量的信息資料，在資料對比、分析基礎(chǔ)上，去偽存真，從而為領(lǐng)導(dǎo)層提供真實、全面以及準確和客觀的企業(yè)現(xiàn)狀分析資料，這在很大程度上提高了領(lǐng)導(dǎo)層制定科學(xué)、高效管理方針的參考依據(jù)。從實踐來看，該種工作是辦公室擬定管理方案的基本雛形，同時也體現(xiàn)了辦公室參謀助手作用。

（二）辦公室職能可將管理思路更加清晰

辦公室辦文，多以領(lǐng)導(dǎo)報告或講話稿為主，領(lǐng)導(dǎo)做工作報告、講話時，即最高管理權(quán)限的行使，屬于管理流程中的指令發(fā)布階段，這是辦公室參謀助手作用得以發(fā)揮的重要途徑。

第一，辦公室撰文經(jīng)過了充分的研究。從上層面來看，辦公室秘書經(jīng)常參加各種會議，因此比較了解領(lǐng)導(dǎo)的思路和準確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖。從外層面來看，因經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出調(diào)研，收集了大量的單位信息，所以可以全面了解新的管理方法?；谏鲜鰧用嫔钊胨伎?，便成為秘書撰文的根本。

第二，辦文、辦會可有效解讀管理方法。領(lǐng)導(dǎo)的報告發(fā)言一方面賦予了權(quán)威性，另一方面也被強制要求必須具備準確性和嚴肅性。對于多數(shù)管理方法而言，為方便記憶，采用簡單的敘述名稱，為確保其準確性、嚴謹性，需在報告中對其進行準確解讀。

第三，文件核稿對最高權(quán)力進行監(jiān)督。因文件具有最高權(quán)威性以及不可抗拒性特點，多數(shù)情況下企業(yè)以文件形式來發(fā)布指令。在此過程中，辦公室核稿職能起到了“內(nèi)控”作用，其在管理層面上要求杜絕管理目標沖突和矛盾問題。

（三）辦公室職能可使企業(yè)管理過程可控

國有企業(yè)管理過程中，尤其是能源型生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)，多強調(diào)過程管控，即下級工作按照上級管理指令進行，使其實施過程中不出現(xiàn)偏差；同時，通過對工作進行階段效果優(yōu)化調(diào)整，實現(xiàn)管理過程可控。

第一，督辦工作有效分解可明確目標。通過工作分解，可明確各具體管理目標，發(fā)揮各部門集成效應(yīng)。對于國有企業(yè)而言，辦公室分解的目標優(yōu)勢體現(xiàn)在因其可以最為準確地理解領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖；目標分解過程中，能夠給各部門準確分配工作，使工作朝著同一目標進行，避免重復(fù)。

第二，進程跟蹤和效果分析可服務(wù)決策。督辦必須要確保工作跟蹤的公正性、連續(xù)性以及客觀性，辦公室對工作階段目標的完成督導(dǎo)，可提示各部門加強思想重視，并反映出工作中的問題與不足，對于領(lǐng)導(dǎo)層及時調(diào)整決策，具有非常重要的作用。

二、有效發(fā)揮辦公室參謀助手職能作用的策略

要想充分發(fā)揮國有企業(yè)辦公室職能作用，服務(wù)企業(yè)發(fā)展，可從以下幾個方面著手：

（一）加強思想重視，進一步轉(zhuǎn)變服務(wù)思路

基于辦公自動化發(fā)展進程，國有企業(yè)辦公室管理過程中存在著很多的問題與機遇。對于服務(wù)工作而言，其質(zhì)量好壞是以服務(wù)對象的滿意度為衡量標準的，所以應(yīng)當加強思想重視，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和思路，積極圍繞重點開展調(diào)研工作，并且合理、高效地收集信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。要從大局出發(fā)，著眼于全過程，科學(xué)統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)有序，細致做好全方位的跟蹤與分析，將相關(guān)信息及時反饋到領(lǐng)導(dǎo)處，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供切實可行的信息支持。

（二）加強遵章執(zhí)紀，建立和完善運行機制

辦公室管理機制制定過程中，應(yīng)當突出科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。其中，科學(xué)性即辦公室管理機制能夠準確反映新形勢下辦公室工作規(guī)律和要求，使其具有權(quán)威性；對于規(guī)范性而言，即通過制度使辦公室人員的行為、工作程序以及工作內(nèi)容標準化；對于系統(tǒng)性而言，即對辦公室工作涉及到的日常工作內(nèi)容建立行之有效的規(guī)章制度，只有這樣才能做到有章可循、明確職責和目標，從而提高工作效率和管理水平。

（三）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升整體素質(zhì)

辦公室工作就像是輔助決策的“外腦”，若不及時對其充電，則會失去服務(wù)基礎(chǔ)，無法與決策人員“同頻共振”?；诖?，辦公室工作人員應(yīng)當具備較寬的知識面，通過開展多種形式和內(nèi)容的培訓(xùn)，全面提高整體素質(zhì)，提高專業(yè)水平和胸懷全局的思維；身在兵位，心為帥謀，只有這樣才能更好的找準發(fā)展立足點，準確把握辦公室工作的關(guān)鍵所在，從而以點帶面，積極開展好各項工作。

總之，辦公室作為企業(yè)的服務(wù)、信息以及參謀和指揮中心，在企業(yè)管理與發(fā)展過程中起著非常重要的作用，任何環(huán)節(jié)的疏漏，都可能會對企業(yè)產(chǎn)生較大的影響。在新的歷史形勢下，國有企業(yè)辦公室應(yīng)當立足實際、與時俱進，其工作任重而道遠。