科技檔案專業(yè)化管理對策探析

文/張金秀

科技檔案專業(yè)化管理對策探析

文/張金秀

科技檔案是科研單位知識生產(chǎn)的重要表現(xiàn)形態(tài)，必須要提高資源的重復(fù)利用率，夯實(shí)知識功底，加強(qiáng)實(shí)際利用，從而為后期工作的進(jìn)行提供一定的理論基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國正處于一個(gè)信息科技化時(shí)代，科研單位對知識的需求日益旺盛，而且呈現(xiàn)出多元化的趨勢發(fā)展，對知識的豐富程度也提高了要求。檔案工作者承擔(dān)的壓力會越來越大，他不僅要對相關(guān)的資料和文獻(xiàn)進(jìn)行整理和歸類，而且還要健全和完善檔案信息管理體系，總而言之，只有采用科學(xué)的戰(zhàn)略方案才可以提高科研單位對知識資源的利用價(jià)值，從而維護(hù)相關(guān)利益者的權(quán)益，這對于現(xiàn)實(shí)社會的發(fā)展具有較強(qiáng)的分析研究意義。

科技檔案；專業(yè)化管理管理；檔案利用

當(dāng)前，科研單位需要解決的重點(diǎn)問題是：到底該采取何種措施和制度，從而提高科研單位的知識生產(chǎn)力，將合理利用檔案信息資源，將檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最高程度。健全和完善科技檔案知識管理體系，是科研單位提高知識資源開發(fā)和利用的前提和基礎(chǔ)。同時(shí)，在這個(gè)體系的基礎(chǔ)上，必須要根據(jù)我國檔案管理機(jī)構(gòu)的最高指示和要求，對相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行科學(xué)的整理和開發(fā)，從而更好的促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1 科技檔案資源管理平臺搭建

“知識管理平臺”不僅有利于促進(jìn)知識信息數(shù)據(jù)的交流，相關(guān)工作人員的溝通互動，優(yōu)化知識資源配置，而且還可以降低其管理的成本和費(fèi)用。本文以中國科學(xué)技術(shù)信息研究的內(nèi)容為實(shí)際案例，建立了科技檔案資源知識管理平臺，它由“科技檔案知識資源庫”、“科技檔案知識資源整合系統(tǒng)”、“科技檔案知識資源服務(wù)系統(tǒng)”三部分組成。

1．1 科技檔案知識資源庫的建設(shè)

科技檔案一般通過光盤，照片等載體來進(jìn)行儲存和管理，反映同一個(gè)課題任務(wù)的檔案資料可能分居于“文件庫”、“圖紙庫”、“光盤庫”、“照片庫”等不同庫房，通過掃描、存儲等方式，將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、實(shí)體化、精準(zhǔn)化，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)將各種載體轉(zhuǎn)化成數(shù)字信號，最后都保存在特定的數(shù)據(jù)庫中。由于軟件開發(fā)的環(huán)境和數(shù)據(jù)管理體系存在較大的區(qū)別，所以，一般對科技檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的過程中，以實(shí)際需要的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)社會的需求為進(jìn)行規(guī)范調(diào)改。

1．2 搭建知識整合系統(tǒng)

由于當(dāng)前人們對檔案檢索的要求更加嚴(yán)格，致使越來越多的領(lǐng)域?qū)n案需求的程度更加深入。一方面，在需求方式上由分散式逐漸轉(zhuǎn)變成集中式。對需求的用戶來說，他們希望可以通過一個(gè)通道，來爭取、獲得所需的相關(guān)資源，從而滿足自身的多元化需求。另一方面，在需求內(nèi)容上，從信息化需求轉(zhuǎn)變?yōu)橹R性需求，用戶希望可以在較多的資料中迅速找到自己所需要的信息，而且可以辯證的分析出知識之間存在的緊密聯(lián)系。根據(jù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的要求，簡單檢索和二次檢索已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的潮流，當(dāng)前，比較流行的方式是設(shè)置鏈接，關(guān)鍵詞搜索，主題詞，作者等，在使用這些檢索方式的基礎(chǔ)上，能夠在最短時(shí)間內(nèi)獲取相關(guān)的信息，得到相關(guān)數(shù)據(jù)資料，使用戶的個(gè)性化和多元化需求得以充分滿足。

2 基于科技檔案專業(yè)化知識資源管理的支持服務(wù)

中國科學(xué)技術(shù)信息研究所在生產(chǎn)制造，科研技術(shù)，工程建設(shè)等方面已經(jīng)完善了相關(guān)的科技檔案管理體系，包括了圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等。這就為社會生產(chǎn)和科技的研發(fā)提供了保證，而且科學(xué)技術(shù)檔案蘊(yùn)藏著巨大的信息資源管理價(jià)值，只有充分的開發(fā)并使用，才可以促進(jìn)社會的進(jìn)步，幫助管理者制定科學(xué)的戰(zhàn)略決策。

2．1 科研誠信決策支持服務(wù)

科研誠信，也可稱為科學(xué)誠信或?qū)W術(shù)誠信，指科研工作者必須要以誠信為基礎(chǔ)，以行業(yè)道德規(guī)范為行為的最高準(zhǔn)則，繼承和發(fā)揚(yáng)上一輩科學(xué)家的精神和先進(jìn)理念。美國學(xué)術(shù)誠信研究中心將學(xué)術(shù)誠信定義為：雖然身處于一個(gè)惡劣的環(huán)境中，仍然堅(jiān)持社會主義核心價(jià)值觀。中國科學(xué)技術(shù)信息研究所的科技檔案有很多關(guān)于科研誠信的實(shí)力記載，在以誠信為主題的前提下，我們搜集了大量的資料和數(shù)據(jù)，在社會上展開了一系列的專題活動，大力傳播誠信知識，并且根據(jù)現(xiàn)實(shí)社會的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，達(dá)到提高員工的綜合素質(zhì)的需要。

2．2 制訂中長期業(yè)務(wù)規(guī)劃的決策支持服務(wù)

在堅(jiān)持實(shí)施中長期業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃的戰(zhàn)略方案下，展示了我國相關(guān)組織機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)力。縱觀國內(nèi)外很多國家的發(fā)展現(xiàn)狀可以看出，要想制定科學(xué)的科研戰(zhàn)略方案，就必須要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)和信息的分析。當(dāng)前，科研檔案管理呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢，這就要求檔案管理部門必須要提高技術(shù)管理水平。在中國科學(xué)技術(shù)信息研究的不同時(shí)期，我國檔案部門要打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，提高服務(wù)的質(zhì)量和水平，檔案工作人員在制定業(yè)務(wù)規(guī)劃的過程中必須要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，從而提高其檔案資源的利用效率，節(jié)約管理的成本，為社會發(fā)展提供相關(guān)的理論基礎(chǔ)。

3 結(jié) 語

由于當(dāng)前世界正處于信息科技化時(shí)代，科技檔案知識化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，也是順應(yīng)時(shí)代潮流的內(nèi)在要求?？萍紮n案需要較高的技術(shù)水平，提高信息管理的質(zhì)量和水平，健全和完善科技檔案管理體系，實(shí)施數(shù)字化管理模式，從而為文檔一體化建設(shè)創(chuàng)造有利的環(huán)境。檔案數(shù)字化管理及決策支持系統(tǒng)在一定程度上促進(jìn)了文檔體系的完善，除此以外，還需要科技檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)管理模式，提高自主創(chuàng)新能力。充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)、工具與專家協(xié)同決策的決策方式，在科技決策中有效利用科技檔案，發(fā)揮科技檔案的知識資產(chǎn)作用。

[1] 曹麗輝．專業(yè)化高校科技檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J]．蘭臺內(nèi)外,2013(05)．

[2] 張靜怡．信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D]．云南大學(xué),2013．

作者單位
上海飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院