淺談房管檔案信息化建設(shè)

孔祥武　煙臺(tái)市開(kāi)發(fā)區(qū)住房和建設(shè)管理局

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淺談房管檔案信息化建設(shè)

孔祥武煙臺(tái)市開(kāi)發(fā)區(qū)住房和建設(shè)管理局

摘要：近年來(lái)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、房產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房管檔案工作要跟上國(guó)家信息化建設(shè)的步伐，政府、社會(huì)對(duì)房管檔案信息化的要求日益迫切，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)同步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：房管檔案信息房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化信息網(wǎng)絡(luò)管理網(wǎng)絡(luò)實(shí)體檔案

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都處于數(shù)字化信息社會(huì)的環(huán)境之中。電子文件的大量出現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及其方法面對(duì)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。黨的“十六大”也強(qiáng)調(diào)，信息化建設(shè)是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。近年來(lái)，隨著城市化進(jìn)程的加快和住房保障體系的建設(shè)完善，房管檔案數(shù)量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露處效率低下、查閱不方便、共享困難的弊端，舊的檔案管理模式已不能適應(yīng)房管工作的發(fā)展需要。應(yīng)逐步把房管檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向信息化、現(xiàn)代化傾斜，以最大限度的提高房管檔案的利用率。從另一方面看，房管檔案工作必須跟上國(guó)家信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)需要同步發(fā)展，筆者就房管檔案信息化建設(shè)談?wù)劥譁\的認(rèn)識(shí)。

一、房管檔案信息資源建設(shè)

房管檔案資源信息化的核心內(nèi)容即檔案信息資源的建設(shè)，而檔案資源信息化的對(duì)象主要是檔案資源。因此，房管檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開(kāi)發(fā)和利用程度。首先，房管檔案信息化離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。無(wú)論是檔案資源加工的數(shù)字化，還是檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，都是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及相關(guān)信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)基礎(chǔ)的，檔案資源信息化離不開(kāi)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。房管檔案信息化建設(shè)通常所用到的信息技術(shù)主要包括數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字通信技術(shù)、數(shù)字信息存儲(chǔ)技術(shù)等；其次，信息設(shè)備是實(shí)現(xiàn)房管檔案信息化的物質(zhì)支持，基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字加工的輸入、輸出、存儲(chǔ)、傳輸及其他設(shè)備；最后，充足的高質(zhì)量的房管信息資源是信息化的基礎(chǔ)。檔案的信息化建設(shè)，檔案部門對(duì)本單位的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分工協(xié)調(diào)，形成檔案信息資源庫(kù)，以有效提供房管檔案信息。只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫(kù)，才能有效地實(shí)現(xiàn)房管檔案共享。

二、加強(qiáng)房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)

房管檔案專業(yè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是制訂、修訂各種類別、各種層次的檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并將其付諸實(shí)施的過(guò)程。必須認(rèn)真組織力量，深入探索，把握房管檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)和規(guī)律，加速推進(jìn)房管檔案信息化建設(shè)。要建章立制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)和制度規(guī)范，制定和完善房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和管理的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范有序的發(fā)展軌道。

三、房管檔案信息安全保障系統(tǒng)建設(shè)

實(shí)施檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理必須努力確保檔案信息的安全。與一般信息相比，房管檔案信息材料對(duì)安全、保密等方面要求更為嚴(yán)格，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、集成性、共享性等特點(diǎn)，又使上網(wǎng)檔案信息的安全受到一定的威脅。因此，實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理必須努力確保房管檔案信息的安全。首先，必須對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，分清開(kāi)放檔案信息和非開(kāi)放檔案信息，確定非開(kāi)放檔案信息的保密程度以及對(duì)不同利用者的限制范圍；其次，制定嚴(yán)格的安全管理制度。應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理、監(jiān)督管理等幾個(gè)方面著手維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。再次，用戶分類，設(shè)置權(quán)限。既要保證有權(quán)用戶對(duì)房管檔案信息的有效利用，又要限制用戶的使用權(quán)限，保障檔案信息的安全可靠；最后，數(shù)據(jù)備份，防止電子文檔信息的丟失或失真。

四、對(duì)房管檔案信息建設(shè)的建議

房管檔案信息建設(shè)可以從幾方面入手：1.夯實(shí)實(shí)體檔案管理。夯實(shí)實(shí)體檔案管理，就是加強(qiáng)檔案的收集、整理和保管工作，從制度建設(shè)、整理方法、庫(kù)房管理等方面入手，逐步實(shí)現(xiàn)房管檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。加強(qiáng)實(shí)體房管檔案管理，認(rèn)真把好檔案的歸檔關(guān)，嚴(yán)格房管檔案收集、分類、整理、立卷、保管等規(guī)范操作，做到收集齊全、整理規(guī)范、編號(hào)科學(xué)、保管安全。2.建立信息化管理機(jī)制。必須從實(shí)際出發(fā)，建立規(guī)范的信息化系統(tǒng)，既要按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，又要根據(jù)房管系統(tǒng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和自身需求來(lái)制定相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。3.分步實(shí)施信息化建設(shè)。在實(shí)施房管檔案信息化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有條件，有計(jì)劃、分步驟地實(shí)施。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，再繼續(xù)推薦房管檔案信息數(shù)字化，規(guī)范數(shù)字化的流程和標(biāo)準(zhǔn)。建成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上推進(jìn)實(shí)體檔案的統(tǒng)一管理。4.重視系統(tǒng)安全管理。房管檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了工作方式的現(xiàn)代化，進(jìn)一步規(guī)范了工作的流程，提高了工作效率，促進(jìn)了檔案信息資源的共享與互通，但同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全管理提出了更高的要求，這包括信息系統(tǒng)、硬件、軟件、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)各方面的安全。因此，要制定詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度，完善系統(tǒng)，做好服務(wù)器的配置，制定全面的安全措施。只有保證系統(tǒng)的安全順利進(jìn)行，房管檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能實(shí)現(xiàn)。5.提高檔案人員的素質(zhì)。房管檔案涉及到個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密和國(guó)家機(jī)密，需要檔案管理人員具有良好的政治方向和良好的職業(yè)道德。因此，需要房管檔案管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)教育培訓(xùn)，通過(guò)崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、房產(chǎn)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等技能。此外，房管檔案管理人員隊(duì)伍應(yīng)加大新鮮血液的加入，吸納既懂房管檔案管理工作有熟悉掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)房管檔案信息化建設(shè)的需要。

總之，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動(dòng)搖了檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，為房管檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個(gè)良好的平臺(tái)。只有在加強(qiáng)房管檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息安全保障系統(tǒng)的建設(shè)等多方面多下功夫，不斷摸索和積累經(jīng)驗(yàn)，我們的房管檔案管理工作才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，且可獲得自身的持續(xù)健康快速發(fā)展。