大型煤化工項(xiàng)目的檔案信息化管理淺析

【摘要】隨著煤化工項(xiàng)目的不斷建設(shè)成功，相應(yīng)的檔案的移交也在進(jìn)行，并且國(guó)家對(duì)于數(shù)字檔案館這一目標(biāo)的提出，使得檔案信息化就逐步成為每一個(gè)煤化工檔案人員要面臨的問(wèn)題，基于這個(gè)問(wèn)題本文展開(kāi)討論，并根據(jù)日常工作的點(diǎn)滴感受與大家交流。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；煤化工；電子檔案管理系統(tǒng)

隨著煤化工項(xiàng)目的不斷建設(shè)成功，相應(yīng)的檔案的移交也在進(jìn)行，并且國(guó)家對(duì)于數(shù)字檔案館這一目標(biāo)的提出，使得檔案信息化就逐步成為每一個(gè)煤化工檔案人員要面臨的問(wèn)題。但是煤化工行業(yè)有自己的特點(diǎn)：涉及專(zhuān)業(yè)的廣泛性、綜合性，承包形式的多樣性。種種問(wèn)題擺在我們的面前。并且數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)的整體性，在這種情況怎么去實(shí)現(xiàn)，成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。承包形式的多樣性在要做到文檔一體化的時(shí)候怎么解決，也需要我們?nèi)ニ伎肌?/p>

1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵

定義：所謂檔案信息化，就是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

內(nèi)涵：檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受到各種侵害，且因無(wú)備份，而又為每年不得不為有的文檔損失擔(dān)憂，從而每年產(chǎn)生大量投入文檔的保管及維護(hù)經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。但是在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。以上問(wèn)題在工程公司中得到最大化的體現(xiàn)，如何最快的將可利用文件及數(shù)據(jù)傳達(dá)到需要的人手里成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類(lèi)生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件及檔案利用的快速途徑。由此可見(jiàn)，信息化是檔案工作的必然選擇 。并且檔案信息化正逐漸成為檔案工作的重要工作內(nèi)容一部分。

由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是大勢(shì)所趨。并且在一些成熟的工程公司重視并開(kāi)展此項(xiàng)工作已經(jīng)很久，并形成自己較為獨(dú)立的管理體系。隨著公司項(xiàng)目的逐步增多，對(duì)于信息共享的要求也將會(huì)越來(lái)越高。隨之而來(lái)檔案信息化也就成為公司需要重視的一項(xiàng)工作。并且此項(xiàng)工作作為《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》的戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，也被明確了相關(guān)的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

3、檔案信息化實(shí)施方法

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室中計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度及穩(wěn)定性，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定運(yùn)行，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

3.2從檔案信息資源建設(shè)上來(lái)講主要需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其中包括對(duì)檔案本身的電子化（即對(duì)現(xiàn)有檔案轉(zhuǎn)換或掃描為電子版）和檔案自身信息的電子化。

（2）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。

3.3煤化工檔案信息化

綜合以上情況，煤化工公司根據(jù)自身情況將原有C/S（客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的電子檔案館管理系統(tǒng)升級(jí)為B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的電子檔案管理系統(tǒng)，大大增強(qiáng)了檔案利用的快捷性及高效性。并在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)部分模塊進(jìn)行加工，使之更符合現(xiàn)今工作要求。并使系統(tǒng)最終具備了下列特征：

4、采納前端控制和全程管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案在線實(shí)時(shí)歸檔

通過(guò)前端控制的方式對(duì)歸檔文件在形成之初，進(jìn)行控制和管理，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)用戶歸檔業(yè)務(wù)流程的定制，控制各業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔范圍、統(tǒng)一整理規(guī)則、控制管理移交接收過(guò)程、明確歸檔責(zé)任，使得各業(yè)務(wù)部門(mén)在文件的產(chǎn)生之前即可明確需要?dú)w檔的內(nèi)容和責(zé)任，真正實(shí)現(xiàn)同步建檔、隨辦隨歸、前端控制，工程項(xiàng)目可通過(guò)分類(lèi)表和歸檔模板實(shí)現(xiàn)多個(gè)參建單位的收集整理流程控制，并可在離線狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)控制管理。系統(tǒng)針對(duì)不同檔案類(lèi)型支持分散整理和集中整理兩種模式，支持通過(guò)部門(mén)移交和跨全宗（單位）的移交，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)審核和實(shí)體移交歸檔管理。

5、實(shí)現(xiàn)公司檔案信息資源集成管理

通過(guò)電子文件歸檔技術(shù)規(guī)范實(shí)現(xiàn)與公司其它應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集接口，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)無(wú)縫鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。系統(tǒng)不僅可以管理神華煤制油傳統(tǒng)的文書(shū)、科技、工程、設(shè)備、產(chǎn)品、科研、會(huì)計(jì)、合同、員工、實(shí)物、照片、音像等各類(lèi)檔案類(lèi)型，而且可以管理各單位所需要的各種文件、資料和數(shù)據(jù)，可以將檔案管理內(nèi)容根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展。

系統(tǒng)滿足板塊公司多全宗、二級(jí)管理、大集中方式的檔案信息管理要求，既適應(yīng)“大集中”的模式，又能適應(yīng)“區(qū)域中心適度集中或分布”模式，從系統(tǒng)架構(gòu)到應(yīng)用軟件都可隨時(shí)從“區(qū)域中心適度集中或分布”模式過(guò)渡到“大集中”的模式，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)貫通，滿足大型集團(tuán)單位檔案集中統(tǒng)一管理需求。

6、提供面向集團(tuán)公司的知識(shí)服務(wù)，促進(jìn)學(xué)習(xí)型企業(yè)創(chuàng)新管理。

系統(tǒng)可將經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)嵌入或固化于系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)通過(guò)積累知識(shí)，系統(tǒng)內(nèi)置全文檢索技術(shù)，可自動(dòng)對(duì)電子文件識(shí)別建立全文檢索索引庫(kù)，也可集成其它成熟智能搜索系統(tǒng)，充分運(yùn)用其智能化功能實(shí)現(xiàn)信息資源構(gòu)造的知識(shí)化（如分類(lèi)、聚類(lèi)、自動(dòng)摘要等技術(shù)），以及在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)中充分考慮從信息資源的關(guān)聯(lián)性、知識(shí)性以及查詢(xún)利用的角度去構(gòu)造信息資源，不是事后從一堆無(wú)序資料中分析出知識(shí)。系統(tǒng)可通過(guò)自動(dòng)的動(dòng)態(tài)編研庫(kù)以及靜態(tài)編研庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的編研工作，并可定制網(wǎng)站的欄目，隨時(shí)發(fā)布編研成果和開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)。

7、遵從相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保障電子文件長(zhǎng)期永久保存。

系統(tǒng)為板塊公司下設(shè)所有子公司解決了電子文件永久、安全的存儲(chǔ)問(wèn)題，使得各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)中或日常工作中產(chǎn)生的具有價(jià)值的電子文件和紙介質(zhì)文件有了通過(guò)數(shù)字方式長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)的歸宿。

（1）系統(tǒng)在檔案元數(shù)據(jù)上遵循OAIS參考模型和歐盟MoReq關(guān)于文件元數(shù)據(jù)的通用要求，使得系統(tǒng)管理的電子文件元數(shù)據(jù)信息在符合神華煤制油需求的前提下做到完整、規(guī)范；

（2）通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了各類(lèi)電子文件格式轉(zhuǎn)換為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的、適合檔案存儲(chǔ)規(guī)范化格式進(jìn)行存儲(chǔ)，解決了公司數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存、利用、交換和安全控制等一系列問(wèn)題；

（3）通過(guò)內(nèi)置國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)代碼表和強(qiáng)大的業(yè)務(wù)定制功能使得系統(tǒng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、煤化工行業(yè)規(guī)范和公司檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范；

（4）系統(tǒng)通過(guò)先進(jìn)、成熟的技術(shù)手段保障檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全、可靠，不僅支持對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及各類(lèi)歸檔文件形式（如文字、語(yǔ)音、視頻、圖形、圖像、網(wǎng)頁(yè)、郵件等）的管理，而且在提供電子文件屬性元數(shù)據(jù)管理的同時(shí)對(duì)電子文件本身采用了最合理的管理方式：使得歸檔的電子文件可自動(dòng)形成規(guī)范瀏覽格式（PDF）、原始格式（用于下載利用）和縮略圖三種方式存儲(chǔ)，并可通過(guò)系統(tǒng)控制對(duì)不同類(lèi)別電子文件的訪問(wèn)權(quán)限（正文、附件、發(fā)文稿/收文單、底稿），可實(shí)現(xiàn)流媒體文件的在線播放。

8、切實(shí)保障電子檔案安全存儲(chǔ)

系統(tǒng)在符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，借鑒和采納國(guó)際公認(rèn)的法規(guī)，從系統(tǒng)架構(gòu)、管理和應(yīng)用三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的安全先進(jìn)。

（1）系統(tǒng)通過(guò)簡(jiǎn)單方便的權(quán)限管理可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄、正文、附件、流轉(zhuǎn)記錄、辦文單、底稿的瀏覽、下載、打印的控制；

（2）系統(tǒng)對(duì)登錄、定制操作、業(yè)務(wù)功能操作和數(shù)據(jù)操作使用都有詳細(xì)的日志記錄；

（3）系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的展示做了非常好的約束，各歸檔部門(mén)、項(xiàng)目參建單位及檔案管理員看到的數(shù)據(jù)都是不同的，看到的目錄樹(shù)、分類(lèi)表都做了約束，使得歸檔責(zé)任明確、數(shù)據(jù)一目了然，各部門(mén)、各單位、個(gè)人根據(jù)權(quán)限和職責(zé)只能看到所需的數(shù)據(jù)；

（4）規(guī)范、開(kāi)放的結(jié)構(gòu)使得系統(tǒng)可以與經(jīng)過(guò)國(guó)家認(rèn)證的加密系統(tǒng)、IRM數(shù)字版權(quán)管理系統(tǒng)、各類(lèi)數(shù)字簽名、水印和電子印章技術(shù)以及用戶已有的認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行集成，達(dá)到對(duì)用戶身份認(rèn)證、電子文件存儲(chǔ)、傳輸、瀏覽和使用安全的控制。

9、根據(jù)公司自身情況重新打造，具有化工和能源檔案管理特色

此系統(tǒng)最初采用基礎(chǔ)平臺(tái)的設(shè)計(jì)思想實(shí)現(xiàn)，針對(duì)公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行了相關(guān)業(yè)務(wù)定制，使得公司的業(yè)務(wù)管理規(guī)范與系統(tǒng)低耦合。

此系統(tǒng)目前集成了：全文檢索技術(shù)、OCR技術(shù)、電子文件轉(zhuǎn)換處理技術(shù)、WEB報(bào)表技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)等多種先進(jìn)成熟的技術(shù)；并且其現(xiàn)有的開(kāi)放型架構(gòu)可在將來(lái)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要與各類(lèi)內(nèi)容管理平臺(tái)、智能搜索系統(tǒng)、IRM數(shù)字版權(quán)系統(tǒng)、數(shù)字印章和水印系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行替換和集成，可以與條碼系統(tǒng)、庫(kù)房智能文件柜系統(tǒng)進(jìn)行集成以方便實(shí)體管理。

此系統(tǒng)相關(guān)配套的工程檔案離線錄入軟件、電子文件批量掛接、光盤(pán)導(dǎo)出、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、分類(lèi)表和模板編輯器、報(bào)表目錄編輯器、電子文件圖像處理軟件等工具使得系統(tǒng)的維護(hù)及使用更加方便快捷，并適應(yīng)了各種實(shí)際應(yīng)用環(huán)境。

具體系統(tǒng)模塊圖，如下圖所示：

在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為使系統(tǒng)更好的為檔案工作服務(wù)及為將來(lái)數(shù)字檔案館打下較為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以在系統(tǒng)定制時(shí)增加了一個(gè)新的功能模塊——部門(mén)文件庫(kù)。

部門(mén)文件庫(kù)的最初目的：

文件是檔案的源頭，而文件的收集是檔案整理的最初始階段，如果初始階段工作沒(méi)有做好的話，后面的一切又從何談起。為了從一開(kāi)始做好此項(xiàng)工作，特設(shè)立部門(mén)文件庫(kù)。

同時(shí)工程公司中人員流動(dòng)及信息流動(dòng)的頻率比較高，往往在人員流動(dòng)的過(guò)程會(huì)造成個(gè)人手中資料的流失，但是當(dāng)員工根據(jù)相關(guān)規(guī)定將個(gè)人手中資料及時(shí)的錄入到系統(tǒng)中部門(mén)文件庫(kù)，使文件（信息）的共享性達(dá)到最大化，并且將使對(duì)公司的信息得到最大化的保存。

對(duì)于要進(jìn)行歸檔的文件，在部門(mén)文件庫(kù)中可以直接進(jìn)行操作，大大減少了文件到檔案之間的轉(zhuǎn)換時(shí)間，真正做到文件歸檔的及時(shí)性。同時(shí)已歸檔的文件仍能在部門(mén)文件庫(kù)中的全部卡片或已歸檔卡片中看到，減少了相關(guān)的檢索時(shí)間，大大提高了利用效率。

部門(mén)文件庫(kù)的設(shè)立增強(qiáng)了信息的流動(dòng)性，單純的檔案管理系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)已歸檔的文件的查閱，增加部門(mén)文件庫(kù)之后使查閱范圍可無(wú)限擴(kuò)大至整個(gè)公司所有具有利用價(jià)值的文件。增大了系統(tǒng)中信息的容量，更加有利服務(wù)于工程公司移動(dòng)辦公的工作形式。

部門(mén)文件庫(kù)的增加使系統(tǒng)由原來(lái)單一的檔案管理系統(tǒng)逐步轉(zhuǎn)變文件檔案一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件與檔案之間的無(wú)縫轉(zhuǎn)換。從而使文件在日常流轉(zhuǎn)過(guò)程中就成為一種文件收集的過(guò)程。大大的提高了從文件到檔案之間的轉(zhuǎn)換效率。

為更好有效的使用系統(tǒng)，并且避免一些誤操作，系統(tǒng)設(shè)置了三種用戶角色：檔案管理員、兼職檔案管理員及普通用戶。三種角色所面對(duì)界面的模塊也不相同。這樣作保證后臺(tái)的數(shù)據(jù)的安全性。具體電子檔案工作業(yè)務(wù)流程如下圖所示：

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后隨之而來(lái)就是檔案信息安全的問(wèn)題，檔案信息使用安全一直屬于檔案信息安全的重要組成部分。國(guó)外很多專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)也進(jìn)行了相關(guān)研究。對(duì)于一些高科技的信息盜竊手段，我們只能是處于一種被動(dòng)的防御狀態(tài)。但是在檔案信息使用安全方面可以通過(guò)一定的權(quán)限審批流程進(jìn)行控制?；谝陨锨闆r，并考慮煤化工自身情況，在原系統(tǒng)的權(quán)限管理系統(tǒng)上進(jìn)行調(diào)整，使之達(dá)到公司要求。

參考文獻(xiàn)：

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