關于高校檔案管理現(xiàn)代化研究的探討

胡濱

【摘要】檔案管理作為高校各項管理工作當中十分重要的內容之一，在社會逐漸現(xiàn)代化的驅使下，亦逐步實現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化。為了對高校檔案管理現(xiàn)代化特點進行探討，本文首先對檔案管理現(xiàn)代化的內涵進行了闡述，其次從多個方面細致分析了目前我國高校檔案管理現(xiàn)代化的特點。

【關鍵詞】高校；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著科學技術日新月異的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術已經(jīng)得到了快速的推動和普及。各個行業(yè)現(xiàn)今均幾乎實現(xiàn)了讓辦公管理的自動化。高校檔案管理工作亦屬于辦公室管理工作內容之一，目前亦已經(jīng)展開了對計算機網(wǎng)絡技術的運用，基本實現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化。通過高校檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，將能夠深切反映出計算機網(wǎng)絡等科學技術對人們生活與工作的重大影響。本文將通過對高校檔案管理現(xiàn)代化特點的探討，為高校師生以及社會公眾展現(xiàn)科學技術發(fā)展的重要性與魅力。

一、檔案管理現(xiàn)代化內涵

檔案管理現(xiàn)代化的內涵比較豐富。首先，檔案管理現(xiàn)代化需要具備現(xiàn)代化的管理思想。高校檔案管理人員必須對自身傳統(tǒng)的管理思想進行改變，并且能夠主動接受現(xiàn)代化管理的理念。在逐步強化高校檔案管理人員現(xiàn)代化意識后，其將為高校的發(fā)展提供更加與時俱進的檔案管理服務。其次，高校檔案管理現(xiàn)代化需要現(xiàn)代化的管理人才。作為現(xiàn)代化的管理人才必須能夠充分地掌握現(xiàn)代化管理的專業(yè)知識，能夠熟練運用多種現(xiàn)代化管理技術。再次，高校檔案管理現(xiàn)代化需要具備現(xiàn)代化的管理方法。該管理方法主要是指在檔案管理中依據(jù)現(xiàn)代化的手段建立相應的管理規(guī)章制度，以便利用現(xiàn)代化理念進行管理。最后，高校檔案管理現(xiàn)代化需要利用現(xiàn)代化管理的手段。檔案管理人員必須能夠對現(xiàn)代化的設備與軟件等熟練進行運用。由此提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的主要特點

第一，高校檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的儲存量比較大、信息處理比較迅速、檔案查閱比較方便。現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)主要能夠利用計算機技術對文字進行處理，并且能夠通過圖形以及表格等對所有檔案進行科學的分類，進而組成比較完整的管理系統(tǒng)。此外，通過現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員以及高校師生能夠便利地進行檔案查詢、閱讀與修改。同時，所有檔案在計算機系統(tǒng)當中均能夠被重復使用。

第二，高校檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的操作人員均為高素質、專業(yè)性強的管理人員。高校的檔案管理部門主要為高校師生提供檔案服務。由于高校專業(yè)比較復雜，產(chǎn)生的檔案亦比較多樣化。此時，對于檔案管理者而言，必須具備多方面的知識，能夠按照不同的知識內容依據(jù)現(xiàn)代化的管理技術創(chuàng)建不同的檔案管理模塊，最終實現(xiàn)統(tǒng)一的管理。與此同時，高校建立的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)具備一定的準確性和系統(tǒng)性。此時，檔案的管理人員便能夠運用其比較認真、細致的工作態(tài)度，對檔案的內容進行準確的管理。在今后的高校檔案現(xiàn)代化管理中，檔案管理人員仍舊需要不斷提升個人管理能力，由此方能夠提供更高質量的檔案服務。

第三，雖然現(xiàn)今各大高校的檔案管理已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了現(xiàn)代化，但是其現(xiàn)代化的管理當中存在著諸多不足，亟待加以改進。首先，計算機技術現(xiàn)今已經(jīng)得到了普及，各項工作當中均會見到計算機的身影。高校檔案管理現(xiàn)代化在依靠計算機技術的同時，亦產(chǎn)生了大量的電子文件。傳統(tǒng)的筆寫文字記錄方式亦已經(jīng)轉變?yōu)楝F(xiàn)今的機器識別或者電子存儲形式。我國在該方面并未建立相關的法律規(guī)定對電子文件的歸檔與管理進行標準的設定。因此，電子檔案極易被修改和拷貝。由此，高校檔案的真實性、完整性、原始性等便受到了威脅。其次，高校檔案現(xiàn)代化管理當中，必須注重對檔案進行鑒定、拷貝、審核與歸檔檢驗，盡量保證檔案的有效性和完整性。最后，高校檔案現(xiàn)代化管理，在實現(xiàn)檔案信息資源共享與定位方面必須要予以重視。

三、結論

綜上所述，在現(xiàn)今現(xiàn)代化快速發(fā)展、計算機技術逐漸普及的大環(huán)境下，高校檔案管理必須實現(xiàn)依靠現(xiàn)代化技術與方法進行恰當?shù)毓芾?。目前，我國諸多高校的檔案現(xiàn)代化管理中，均能夠建立相對健全的管理系統(tǒng)，選用高素質、高能力的專業(yè)現(xiàn)代化管理人才。同時能夠適用現(xiàn)代化的設備與軟件，依靠現(xiàn)代化的技術與方法進行恰當?shù)臋n案管理。但是，面對科學技術日新月異的發(fā)展速度，高校檔案管理必須重視在未來的現(xiàn)代化管理當中保證檔案的真實性、完整性、準確性與安全性。此外，在未來的檔案管理中，爭取通過現(xiàn)代化手段實現(xiàn)檔案資源的共享與定位。

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