OA系統(tǒng)應(yīng)用及其檔案管理的探索

譚卓斌

【摘要】OA辦公系統(tǒng)是自動化建設(shè)的重要組成部分，它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷，不但加強(qiáng)了工作中的交流、溝通，還實現(xiàn)了信息采集、處理的高效性和準(zhǔn)確性，提高了辦公的效率和管理水平。本文就OA 辦公系統(tǒng)的應(yīng)用和檔案管理展開了具體的分析，希望可以給實際的檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】OA 辦公系統(tǒng)；檔案管理；應(yīng)用

一、OA 環(huán)境下檔案管理概述

在傳統(tǒng)辦公中，紙質(zhì)文件是最為常用的信息記錄載體，對它們進(jìn)行相應(yīng)的整理和歸檔便可生成紙質(zhì)檔案。而通過辦公自動化方式生成的檔案屬于一種電子文件，這類電子文件需要借助某些現(xiàn)代化工具才能讀取，同時它們的載體也突破了紙質(zhì)載體的限制，而是以化學(xué)磁性材料為載體，如磁盤或者光盤。相較紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用屬于一種革命性的變化，一方面顛覆了檔案工作的對象，另一方面也改變了檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、OA 系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上。現(xiàn)階段，絕大多數(shù)OA系統(tǒng)的應(yīng)用是建立在以辦公事務(wù)為目標(biāo)對象的計算機(jī)自動化管理這一基礎(chǔ)之上的，其主要應(yīng)用領(lǐng)域如下：文件處理；事務(wù)處理；文字處理；檔案處理；日程處理；郵件收發(fā)；收文發(fā)文；出差出勤；文件轉(zhuǎn)流；電子報表；會議管理；車輛管理等。由OA的應(yīng)用領(lǐng)域可以看出，OA具有廣泛的適用性，但實際應(yīng)用并非想象中那么簡單，在應(yīng)用過程中應(yīng)結(jié)合管理的思想及技術(shù)，使 OA 系統(tǒng)能夠為管理提供更為高效的服務(wù)。

（二）與工作管理相結(jié)合。對諸多辦公活動過程分析發(fā)現(xiàn)，其實現(xiàn)的過程是一個由“人通過工作”來實現(xiàn)的過程，所以，對于OA系統(tǒng)而言，工作管理屬于一個基本組成單元，將該類問題更好地解決掉有助于促進(jìn) OA 系統(tǒng)得以更好地應(yīng)用。在設(shè)計 OA 系統(tǒng)的過程中，應(yīng)堅持“以人為本”的思想，同時結(jié)合兼顧三大管理工作，即：個人工作管理；組織工作管理；項目工作管理。

（三）采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管。對OA系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計和開發(fā)時，通常會遇到各種各樣的矛盾或者問題。這不僅是軟件編制的問題，同時也需要管理監(jiān)督的介入和保證。當(dāng)OA系統(tǒng)的諸項需求得到確定之后，接下來便需要進(jìn)入到編程環(huán)節(jié)，此時，應(yīng)予以必要且適度的監(jiān)督，從而保證編程工作得以高效開展。這要求相關(guān)管理人員善于工作的綜合規(guī)劃，要保證實際工作進(jìn)度，滿足“量”的實際要求，同時還應(yīng)該保證編程質(zhì)量，滿足“質(zhì)”的的實際要求。

三、應(yīng)用OA系統(tǒng)完善檔案管理的策略

（一）注重軟硬件升級，提高安全性應(yīng)用。OA系統(tǒng)對電子檔案予以管理的過程中，經(jīng)常會遇到不兼容的問題，又或者是各類安全風(fēng)險問題，所以，有必要促進(jìn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)一步整合、統(tǒng)一，以實現(xiàn)對系統(tǒng)的有效升級，同時予以理想的安全檢查。應(yīng)每隔一段時間便對OA系統(tǒng)所涉及的軟硬件展開相應(yīng)的檢查工作、更新工作、升級工作以及維修工作，從而為OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行、高效運(yùn)行營造一個有利的環(huán)境。

（二）綜合利用檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)是長期堅持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合、集成應(yīng)用是檔案管理的特點。就電子文檔而言，時至今日，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存它的風(fēng)險一點也不比其他介質(zhì)少。保存電子文檔風(fēng)險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。電子數(shù)據(jù)能否有效地長期保存還有待時間的檢驗，所以在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)、積極構(gòu)建電子檔案時必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。由于人們對真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對意義。縮微技術(shù)等都是永不會消亡的檔案管理應(yīng)用技術(shù)。

（三）完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程。應(yīng)結(jié)合電子檔案本身特點，建立并完善相應(yīng)的制度，從而降低電子檔案及其管理系統(tǒng)的風(fēng)險系數(shù)。總之，不僅要建立健全與之相應(yīng)的管理制度，還需要不斷完善其操作標(biāo)準(zhǔn)，使其制度化、流程化，對各個部門提出統(tǒng)一要求，如儲存格式以及處理方式、對保管環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)以及收集環(huán)節(jié)所涉及的標(biāo)準(zhǔn)予以進(jìn)一步完善，從而防止實踐操作環(huán)節(jié)發(fā)生問題。

（四）注重檔案數(shù)據(jù)積累。應(yīng)重視并做好文書檔案數(shù)據(jù)的不斷積累工作，這是一個長期且繁雜的工作，需要較大的時間和毅力。在致力于現(xiàn)代化檔案管理的過程中，通過分步推進(jìn)的方式，有步驟、有程序地促成紙質(zhì)檔案到電子檔案的有效轉(zhuǎn)換，有目的、有計劃地對電子檔案及其內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富和完善，從而推動檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。同時，應(yīng)強(qiáng)化電子檔案的服務(wù)意識，在不斷積累數(shù)據(jù)資料的過程中，做好一系列檔案信息服務(wù)的開發(fā)工作。

（五）文檔一體化。OA系統(tǒng)需要協(xié)調(diào)好文書工作與檔案工作之間的關(guān)系。簡單地說，現(xiàn)行工作的最終表現(xiàn)形式大多是文件信息和行業(yè)信息，而文件、行業(yè)信息的延伸是檔案，檔案又是現(xiàn)行工作的信息源?，F(xiàn)行工作信息與檔案信息兩者既是相對分離的，又是相互統(tǒng)一的。因此，一個 OA 系統(tǒng)，必須考慮文檔一體化問題。

OA系統(tǒng)在辦公中的應(yīng)用有效地促進(jìn)了辦公自動化，簡化了工作程序，提高了工作效率，使檔案管理工作不斷完善。實際生產(chǎn)中要不斷對OA系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，在實踐中探索新的方式和方法，以進(jìn)一步提高工作效率，保障檔案資料的安全性。

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