檔案管理中條碼技術(shù)的運(yùn)用分析

范暉

【摘要】在現(xiàn)代化的檔案管理中，一些先進(jìn)的管理方法逐漸得到了廣泛的應(yīng)用，不過這些技術(shù)的使用也存在一些問題需要進(jìn)一步改善，檔案管理機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案的后臺(tái)數(shù)據(jù)處理水平比較高，為檔案部門的發(fā)展提供了更多有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，但是在管理系統(tǒng)的前端，對(duì)數(shù)據(jù)的采集、整理以及利用方面的手段還比較落后，造成了人力、物力的浪費(fèi)，也降低了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，條碼技術(shù)的運(yùn)用可以較好地解決這一問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；條碼技術(shù)；運(yùn)用

條碼技術(shù)的應(yīng)用在數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)以及數(shù)據(jù)的自動(dòng)輸入工作中屬于一種有效的手段，條碼是一組根據(jù)編碼規(guī)則排列的條、空的符號(hào)組合，以此來表示特定的字符、數(shù)字與符號(hào)組成形成的信息。檔案管理工作需要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，不斷引進(jìn)新技術(shù)、新理念去實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理中存在的問題與矛盾進(jìn)行解決，條碼技術(shù)就是一項(xiàng)新型技術(shù)，在檔案管理中有較大的應(yīng)用前景。

一、條碼技術(shù)的特點(diǎn)分析

條形碼技術(shù)包括條形碼編制規(guī)則、條形碼譯碼技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)等，屬于一門綜合技術(shù)，任何條形碼都是依據(jù)預(yù)先規(guī)定的條形碼編碼規(guī)則及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，由條和空構(gòu)成的。條碼中條與空組合之后能夠傳達(dá)特定的信息，用相應(yīng)的設(shè)備對(duì)其進(jìn)行讀取，然后轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢耘c計(jì)算機(jī)兼容的二進(jìn)制或者十進(jìn)制的信息內(nèi)容。

在條碼技術(shù)的應(yīng)用中主要具備幾個(gè)方面的特點(diǎn)，第一就是準(zhǔn)確性特點(diǎn)，使用鍵盤輸入每三百個(gè)字符就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)錯(cuò)誤，但是使用條碼輸入每一萬五千個(gè)字符才會(huì)出現(xiàn)一個(gè)錯(cuò)誤，大大降低了信息輸入的出錯(cuò)率。第二就是提高了輸入速度，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)使用條碼輸入比鍵盤輸入速度快5倍之多。第三就是應(yīng)用的實(shí)惠性，條碼技術(shù)的應(yīng)用與推廣比其他類型的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的費(fèi)用更加低，能夠起到節(jié)省資金的效果。第四是靈活性特點(diǎn)，對(duì)條碼符號(hào)可以進(jìn)行獨(dú)立的識(shí)別，也可以與其他設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行連接達(dá)到自動(dòng)化的識(shí)別，也能夠與相應(yīng)的控制設(shè)施相結(jié)合形成系統(tǒng)化的自動(dòng)管理。第五是自由度大，條碼標(biāo)簽與識(shí)別設(shè)備的相對(duì)位置具有較大的自由度，比OCR使用方便，如果條碼出現(xiàn)缺損還可以使用相同的條碼完成信息輸入。并且識(shí)別條碼的相關(guān)設(shè)備具有比較簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)，操作方便，不需要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，條碼標(biāo)簽?zāi)軌蛑苯舆M(jìn)行印刷，制作過程非常簡(jiǎn)便。

二、檔案管理中條碼技術(shù)應(yīng)用的問題

條碼在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的時(shí)間還不長(zhǎng)，一部分工作還處于起步與摸索的階段，其具備的功效也還沒有完全顯現(xiàn)出來，從實(shí)際工作來看主要存在3個(gè)方面的不足：第一就是條碼技術(shù)的相關(guān)軟件應(yīng)用不規(guī)范，在檔案管理中對(duì)一維條碼技術(shù)進(jìn)行的數(shù)據(jù)檢索以及制作有著嚴(yán)格的要求，條碼技術(shù)的使用單位具備較為明確的規(guī)范，在檔案術(shù)語中也能夠統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)項(xiàng)，但是在實(shí)際檔案管理中，會(huì)因?yàn)檐浖_發(fā)主體以及主體具備實(shí)力的差別，再加上檔案管理人員參與度的不同，會(huì)使得軟件產(chǎn)品在項(xiàng)目設(shè)置以及文件標(biāo)識(shí)設(shè)置等方面存在很大的差異。

第二就是檔案對(duì)著錄信息的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與精準(zhǔn)化，條碼技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值主要體現(xiàn)在它存儲(chǔ)的重要數(shù)據(jù)信息上，在文件查詢或者檔案檢索工作中，實(shí)行的組合檢索方式，其標(biāo)題與主題詞是最常使用的檢索項(xiàng)，比如有的單位在設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)公文一維條碼系統(tǒng)時(shí)，可能會(huì)將文件標(biāo)題這一檢索項(xiàng)設(shè)置為“可選項(xiàng)”，在實(shí)際的檔案管理中可選項(xiàng)通常是不被著錄的內(nèi)容，進(jìn)而就會(huì)對(duì)其進(jìn)行忽略，最終這部分的信息就會(huì)存在著錄不全或者著錄困難的問題。

三、檔案管理中條碼技術(shù)應(yīng)用的改進(jìn)策略

為了提高檔案管理中條碼技術(shù)的應(yīng)用水平，需要注意實(shí)施幾個(gè)方面的改進(jìn)策略：其一就是形成正確的軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，用戶會(huì)根據(jù)自身的需求去要求計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)人員開發(fā)相關(guān)的應(yīng)用軟件，如果在設(shè)計(jì)中存在溝通不充分的情況，就會(huì)降低軟件的實(shí)用性及先進(jìn)性特點(diǎn)，使得用戶得到滿意度比較低的產(chǎn)品，所以在檔案管理中需要做好相關(guān)技術(shù)的設(shè)計(jì)溝通，還應(yīng)該重視用戶的反饋以及軟件的實(shí)際性能。

其二需要對(duì)條碼的制作中涉及到的數(shù)據(jù)項(xiàng)的著錄進(jìn)行嚴(yán)格的管理，在檔案管理工作中，檔案每年的收集數(shù)量都是以千為單位計(jì)數(shù)的，登記其中的一項(xiàng)就會(huì)占據(jù)管理人員大量的工作時(shí)間，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)項(xiàng)不完整的情況還會(huì)額外增加登記工作的難度。有效的檔案信息對(duì)于檔案的查找以及統(tǒng)計(jì)等工作是非常有利的，要想使條碼技術(shù)的作用得到充分的發(fā)揮，就需要形成對(duì)檔案信息的規(guī)范、精準(zhǔn)的管理。在檔案管理中應(yīng)用條碼技術(shù)還需要強(qiáng)化介入意識(shí)，對(duì)檔案形成階段的條碼制作工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，一維條碼有著一次錄入、多次輸出的性質(zhì)，使用這一條碼技術(shù)能夠顯著減少檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)錄入的工作量，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展是非常有利的。所以，在日常的檔案管理中應(yīng)該不斷增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案形成階段的制作條碼的相關(guān)工作，使得條碼技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理工作的完善作出更大的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)束語

在檔案管理中人們對(duì)現(xiàn)代化的管理手段更加關(guān)注，條碼技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用也對(duì)檔案管理改革提供了技術(shù)上的支持，條碼的類型比較多樣化，具備不同的特點(diǎn)，在實(shí)際的條碼技術(shù)的應(yīng)用中需要依照條碼在檔案管理中發(fā)揮的作用以及經(jīng)費(fèi)等狀況去進(jìn)行條碼類型的挑選，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展，使得檔案的自動(dòng)化管理更上一層樓。

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