事業(yè)單位人力資源檔案管理新探

陳娜

【摘要】人力資源檔案是單位管理的重要組成部分，在分析事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，如何加強檔案管理展開討論、提出時策，通過不斷加強人力資源檔案管理，確保在單位人才戰(zhàn)略中充分發(fā)揮重要作用。

【關鍵詞】事業(yè)單位；人力資源檔案；管理

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。它為事業(yè)單位選人用人提供重要的信息和依據(jù)。充分認識事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析其現(xiàn)狀，探討持續(xù)改進的措施，將會極大的推動事業(yè)單位管理改革，從而對事業(yè)單位管理的創(chuàng)新和發(fā)展將會發(fā)揮重要作用。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的特點

（一）檔案材料內容單一，形式缺乏特性。事業(yè)單位是知識分子聚焦地，所有技術人才的專業(yè)性和學術性，決定了事業(yè)單位職工大都是受過專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個性，目前人力資源檔案的采集與記載不能突出這種獨立的個性特征。職工的科研成果、學習進程等資料收集整理極為分散，缺乏有效持續(xù)的歸納，職工的才能和特長并不能真切地從檔案中一目了然。

（二）檔案利用服務低下，創(chuàng)新意識淡薄。事業(yè)單位人力資源檔案管理長期被認為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發(fā)利用。由于沒有對人力資源檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成事業(yè)單位人才數(shù)據(jù)庫的不完善，更談不上為事業(yè)單位領導決策層準確地提供后備人才支持。

（三）管理手段方法陳舊，設備設施落后?，F(xiàn)階段一些基層事業(yè)單位，人力資源檔案仍然采取傳統(tǒng)的手工化操作，方法繁瑣，操作困難，缺乏現(xiàn)代化的管理方式及手段，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。有些事業(yè)單位運用檔案軟件，只是簡單錄入職工個人基本情況、檔案目錄等基礎材料，職工的科研成果、著作、再教育等資料都沒有收集，導致人力資源檔案實用性不強。

（四）管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務水平不高。人力資源檔案管理專業(yè)性較強，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但事業(yè)單位檔案管理者并非來自檔案專業(yè)，大多是從其它崗位上因年齡偏大轉崗而來，部分還是兼職檔案工作，檔案管理人員更換頻繁，對于數(shù)字化背景下的電子檔案歸檔等新技術不能熟練掌握，現(xiàn)學現(xiàn)賣的狀況特別普遍。

二、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

（一）有利于促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位人力資源檔案管理，對事業(yè)單位的發(fā)展有著較大的影響，其可以幫助管理者充分掌握公司職員的基本情況，可以為管理者制定發(fā)展策略以及規(guī)劃提供必要參考。只有最大限度地利用人力資源，才能提高企業(yè)的競爭力，才能做到才盡其用。充分利用人力資源檔案，可以了解員工的特長，可以將其安排到適合的崗位中，充分發(fā)揮員工的聰明才干。

（二）有利于挖掘出員工身上更大的潛力。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，管理者為了提高企業(yè)的經濟效益，必須對人力資源進行最大化利用，在調動工作時，一定要考慮員工的業(yè)務能力以及性格特點。人力資源檔案管理對員工的工作情況有著真實的記錄，在員工的職業(yè)生涯中，人力資源檔案有著重要的地位，加強人力資源檔案管理，是管理者重要的工作，人力資源檔案中還記錄著員工職稱的評定情況以及工資調整情況，對于特殊職稱的人員，需要對其工齡材料進行合理確認。

三、事業(yè)單位人力資源檔案管理的措施探討

（一）健全管理制度，改善硬件設施。健全的、規(guī)范化的人力資源檔案制度是檔案管理者工作的依據(jù)。人力資源檔案管理工作繁復雜，要求有一套完整的規(guī)章制度來規(guī)范檔案的接收、保管、查閱等具體細節(jié)，確保人力資源檔案工作逐漸程序化、規(guī)范化和標準化。同時，積極創(chuàng)造條件應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人力資源檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人力資源檔案的動態(tài)管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準確性。加大資金投入，改善檔案管理的硬件設施，建設專用檔案庫房，分開設立檔案查閱室、檔案庫房和檔案人員辦公室，為人力資源檔案管理者營造一個良好的工作環(huán)境。

（二）豐富檔案內容，提高利用價值。根據(jù)事業(yè)單位聘用崗位的多重性，及時更新調整人力資源檔案收集類目，著重收集反映醫(yī)務人員臨床教學科研能力的原始記錄和影像資料，對不同醫(yī)療技術人員以專業(yè)技能、知識水平、項目成果以及病患的滿意評價率等為內容，分別有針對性地收集和管理，形成系統(tǒng)的人力資源檔案管理體系，盡量發(fā)揮人才配置的最大作用，確保事業(yè)單位人力資源檔案更具全面的實用價值。

（三）優(yōu)化管理隊伍，轉變服務觀念。加強人力資源檔案管理者思想教育，促使檔案管理者不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)技能。積極吸納檔案管理專業(yè)人員，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理隊伍，為事業(yè)單位人力資源檔案管理注入新鮮活力。并相應提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，不斷為事業(yè)單位其他各項工作的開展夯實基礎。同時，事業(yè)單位人力資源檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發(fā)揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發(fā)利用中去，積極為事業(yè)單位選人用人、政績評審等工作發(fā)揮強大作用。

總之，做好事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，是優(yōu)化事業(yè)單位人力資源的重要保障，是配合事業(yè)單位人事制度改革的關鍵。在事業(yè)單位管理不斷加快的前提下，充分發(fā)揮人力資源檔案管理的優(yōu)勢和潛在價值，將會對促進事業(yè)單位體制改革發(fā)揮重要而深遠影響。

【參考文獻】

[1]王新亞.解析當前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業(yè)務，201l（10）.