高職院?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

溫秀環(huán)

【摘要】本文針對(duì)高職院?？蒲袡n案的分類方法和組卷存在的問題進(jìn)行分析，并根據(jù)我?？蒲袡n案的分類和組卷進(jìn)行拋磚引玉，希望能對(duì)各高校檔案整理方面的能力提升帶來一些幫助。

【關(guān)鍵詞】高職院校；科研檔案；分類；組卷

一、 高職院?？蒲袡n案現(xiàn)狀

隨著高職科研項(xiàng)目、專利授權(quán)數(shù)量的逐年上升，擺在高職院校檔案管理工作人員面前的一個(gè)首要問題就是如何建立、健全學(xué)校承擔(dān)的科研檔案的科學(xué)分類表和規(guī)范的組卷方式、制度，確?？蒲谢顒?dòng)形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的每一項(xiàng)科研活動(dòng)材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地科學(xué)分類，規(guī)范地組卷。目前從本地區(qū)高職院校了解的實(shí)際情況看，科研工作和建檔基本不同步，檔案普遍存在不歸檔或部分歸檔，更沒有獨(dú)立的科研檔案分類表及針對(duì)學(xué)校特色的規(guī)范組卷方式、制度。主要問題有：

（一）科研人員檔案意識(shí)薄弱。一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題所形成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案，是科學(xué)技術(shù)的一種形式，是學(xué)?？蒲械男畔①Y源，是學(xué)校乃至國家的寶貴財(cái)富?？蒲腥藛T對(duì)“三納入”思想和“四同步”管理（即下達(dá)科技任務(wù)與提出科技文件材料的歸檔要求同步進(jìn)行；檢查科技計(jì)劃任務(wù)與檢查科技文件材料的形成情況同步進(jìn)行；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步）認(rèn)識(shí)不深。不清楚科研項(xiàng)目檔案必須歸檔，而且歸檔材料必須齊整、規(guī)范等，造成科研部門收集科研檔案歸檔工作難開展，科研部門要檔案，他們擠牙膏式地給一點(diǎn)，以應(yīng)付為主，科技檔案材料殘缺不全和“缺胳膊少腿”的現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量。

（二）對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是國家的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用。科研人員對(duì)科研檔案的重要性和社會(huì)功能不太明確，對(duì)科研檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要作用缺乏認(rèn)識(shí)，尤其是在經(jīng)濟(jì)和科研領(lǐng)域，科研檔案有不可替代的法律效應(yīng)，利用科研檔案可獲得直接和間接的經(jīng)濟(jì)效益。他們僅僅把科研檔案工作理解為繁瑣的行政事務(wù)，更認(rèn)識(shí)不到建立科研檔案是科研人員完成科研工作必不可少的一項(xiàng)工作，是其分內(nèi)工作之一。對(duì)科研進(jìn)程的積累形成的原始記錄、過程材料、計(jì)算數(shù)據(jù)、不逐一保存，隨處擺放，造成課題材料流失，歸檔不全等現(xiàn)象發(fā)生。造成科研人員的勞動(dòng)成果被竊取，浪費(fèi)了科研人員的勞動(dòng)成果，且在法律面前有又無材料證據(jù)，只能吃啞巴虧。所以，加強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)實(shí)在必行。

（三）缺乏工作與材料收集的同步意識(shí)，組卷不規(guī)范?？蒲腥藛T對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的科研材料缺乏了解，對(duì)科研各階段的材料歸檔范圍不明確，普遍存在重兩頭輕中間的現(xiàn)象，把研究實(shí)驗(yàn)階段的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)圖文件、圖紙、技術(shù)文件等關(guān)鍵的過程材料忽視了。尤其是立項(xiàng)周期3-5年較長(zhǎng)周期的科研，期間材料多，數(shù)量大，結(jié)題時(shí)，任務(wù)完成了，檔案寥寥無幾，從頭做起，浪費(fèi)人力物力，也降低了檔案的利用價(jià)值。檔案移交時(shí)不完整，組卷不規(guī)范，嚴(yán)重影響科研檔案利用效果。

二、做好高職院?？蒲袡n案的對(duì)策

（一）提高科研檔案利用與科研課題知識(shí)產(chǎn)權(quán)的意識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，學(xué)校科研人員課題的數(shù)量、水平、經(jīng)費(fèi)與教師的切身利益直接掛鉤，科學(xué)的分類，規(guī)范科研課題檔案，可以避免科研人員對(duì)科研檔案歸檔的盲目性及應(yīng)付性，也可避免造成科研檔案虛化、簡(jiǎn)化或核心內(nèi)容不全，科研檔案留下知識(shí)產(chǎn)權(quán)的隱患，給科研人員以及學(xué)校造成不必要的損失。所以，提高科研人員對(duì)科研檔案的重要性和社會(huì)功能的認(rèn)識(shí)以及對(duì)科研檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要作用的認(rèn)識(shí)，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的科研檔案，不但便于開發(fā)利用，也有利于科研課題知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。高職院校應(yīng)建立科研成果平臺(tái)信息庫，將學(xué)校的優(yōu)勢(shì)科研專業(yè)信息完整、規(guī)范地分類發(fā)布在平臺(tái)上，企業(yè)可以通過科研平臺(tái)信息庫，針對(duì)院?？蒲袃?yōu)勢(shì)、服務(wù)內(nèi)容及專利信息結(jié)合企業(yè)的需求，主動(dòng)聯(lián)系校方，以便達(dá)成合作意向，科研平臺(tái)信息信息庫也是科研無形的法律依據(jù)。

（二）科學(xué)分類，規(guī)范組卷。提高科研檔案的信息化利用與保管，根據(jù)學(xué)?？蒲姓n題特點(diǎn)，科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行科研檔案的收集、分類、整理，有利于實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案利用作用。科研人員在查找科研項(xiàng)目資料時(shí)，總是習(xí)慣于按學(xué)科類別去檢索，了解此學(xué)科的發(fā)展，取其精華，去其糟粕?？茖W(xué)的分類原則有利于學(xué)科師生檔案查找利用，科學(xué)的分類同時(shí)可以為后來的科研人員提供重要的信息資源，也是檔案保管進(jìn)一步規(guī)范的重要基礎(chǔ)。

所以一些高職院校為了達(dá)到查閱科研檔案時(shí)一目了然的效果，才開始堅(jiān)持以學(xué)科為基礎(chǔ)，結(jié)合課題進(jìn)行分類，即應(yīng)按課題立卷，依學(xué)科分類；學(xué)科帶課題，課題體現(xiàn)學(xué)科；應(yīng)通過課題集中反映學(xué)科，而不是把學(xué)科埋沒在課題之中。目前，高職院校一般都是在采用學(xué)科設(shè)置二級(jí)類目，再按課題設(shè)置三級(jí)類目的方法。只有這樣，科研檔案的分類才能顯得更加清晰明了，查閱起來才更加方便。

（三）對(duì)科研檔案的組卷原則的認(rèn)識(shí)要到位。其一是編頁號(hào)。為案卷內(nèi)每頁文件編制順序號(hào)，以便固定案卷內(nèi)科研文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科研文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：（1）凡是有文字的頁面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注。（2）單面的在右下角編號(hào)；單反面的，正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)。（3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號(hào)。某些科研文件，如成套圖樣、說明書、計(jì)算書等，在編制時(shí)已有頁號(hào)，不必另行編號(hào)。只有在案卷內(nèi)科研文件沒有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí)，才需要編頁號(hào)或重新編頁號(hào)。

其二是填制卷內(nèi)科研文件目錄。案卷內(nèi)科研文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科研文件形成時(shí)沒有編制目錄，或原有目錄不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科研文件的目錄需要填制的信息有序號(hào)、題名、編號(hào)、責(zé)任者、日期、備注以及頁次。序號(hào)，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào)；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）；編號(hào)，指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào)；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個(gè)人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期?？傊韮?nèi)文件目錄應(yīng)根據(jù)文件排列順序和編號(hào)逐份填寫。文字材料每份文件或每種記錄（每種表格）為一件，圖紙每張一件。每件材料應(yīng)逐項(xiàng)編順序號(hào)、文圖號(hào)、題名、形成時(shí)間及張（頁）號(hào)等，以便計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入。

其三是填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科研文件基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個(gè)部分：一部分是對(duì)組織案卷時(shí)，卷內(nèi)科研文件基本情況的有關(guān)記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對(duì)卷內(nèi)科研文件完整、準(zhǔn)確情況的說明。另一部分是科研文件被送去組卷后，在科研檔案管理工作過程中，針對(duì)有關(guān)該案卷變化情況的記載和說明，要由科技檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。謹(jǐn)記備考表必須要排列在案卷內(nèi)科研主題內(nèi)容之后。

其四是填寫封面。案卷的封面，就是指在一定的格式里填寫上與卷內(nèi)相關(guān)信息相符的簡(jiǎn)述。它既起到一目了然的效果，還對(duì)案卷內(nèi)的科研文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平至關(guān)重要，對(duì)科研檔案著錄和檢索工具的編制和科研檔案的管理和開發(fā)利用都有很大的影響。所以，填制案卷封面在案卷編目中是重中之重。封面的內(nèi)容設(shè)置，主要由三部分組成：（1）案卷題名。就是案卷的名字，是案卷內(nèi)科研件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科研檔案的向?qū)А０妇眍}名在結(jié)構(gòu)上一般由3個(gè)部分組成：一是課題名稱，即案卷內(nèi)科研文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科研文件的內(nèi)容特征，如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分（結(jié)構(gòu)特征），工程設(shè)計(jì)某設(shè)計(jì)階段（階段特征）或某專業(yè)（專業(yè)特征）的科技文件，等等。三是科研文件名稱特征，如圖樣、說明書、計(jì)算書、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報(bào)告等。對(duì)于案卷題名的擬定，一定要注意概括性，做到言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)準(zhǔn)確，不可繁雜冗長(zhǎng)，防止卷內(nèi)科研文件名稱和簡(jiǎn)單羅列；同時(shí)要注意完整性，能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分，避免不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化。（2）案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目。這一部分包括：編制學(xué)院（責(zé)任者）——指案卷內(nèi)科研文件是由何人、何院編制的；編制日期——指案卷內(nèi)科研文件形成日期或起止日期；保管期限——填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級(jí)--根據(jù)保密規(guī)定填寫。（3）檔號(hào)項(xiàng)。包括檔號(hào)，即本案卷的科研檔案號(hào)，由分類號(hào)和案卷排列順序號(hào)組成；科研檔案號(hào)是以科研檔案案卷為單位編制的，是反映科研檔案內(nèi)容特征和管理特征的編號(hào)。檔案館（室）號(hào)，即填寫國家給定的本檔案館（室）的編號(hào)；縮微號(hào)，即填寫縮微時(shí)給定的本案卷的編號(hào)。需要說明的是，在編制檔號(hào)時(shí)，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)表，然后進(jìn)行具體編制。每卷文件材料，應(yīng)依排列順序逐頁編制順序號(hào)。文字材料，凡有書寫內(nèi)容的正反面都應(yīng)編號(hào)；圖紙按張編順序號(hào)。編號(hào)統(tǒng)一編制在右上角，用號(hào)碼機(jī)加黑色印油編制，要求清晰、整潔。譬如某高職院校根據(jù)檔案特點(diǎn)，采用了學(xué)科-課題分類法，而且在組卷時(shí)采用分類式科研檔案號(hào)。將每個(gè)案卷編制檔號(hào)，明確了排列順序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。

其五是編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)。

四、結(jié)語

總而言之，隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)和科研規(guī)模的不斷擴(kuò)大和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，對(duì)科研檔案信息的需求與日俱增。要想將科研檔案發(fā)揮它的作用，就要加強(qiáng)科研檔案建設(shè)納入重要議事日程上來，及營(yíng)造科研檔案建設(shè)的良好氛圍，加強(qiáng)科研檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。除此之外，還要建立科研檔案管理制度，建立規(guī)范的建檔程序，建立多方密切協(xié)作關(guān)系。一定要注重科研檔案的分類方法與組卷原則。對(duì)于提高高職院?？蒲袡n案整體管理水平，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。

【參考文獻(xiàn)】

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