論高校檔案工作在信息化時代背景下的創(chuàng)新

金明輝

【摘要】高校檔案全面、系統(tǒng)地記載和保存著學(xué)校及師生的重要信息和資料。創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化管理模式，是許多高校檔案管理工作的建設(shè)目標(biāo)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，為高校檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了機遇，但也帶來了新的挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作在信息化的時代背景下如何發(fā)展與創(chuàng)新，是現(xiàn)階段高校檔案工作所面臨的重要課題。本文以分析高校檔案信息化建設(shè)的原則為出發(fā)點，對當(dāng)前信息化時代背景下，創(chuàng)新與發(fā)展高校檔案工作提出了相應(yīng)措施。

【關(guān)鍵詞】高校檔案工作；信息化時代

高校檔案準(zhǔn)確、客觀、全面、系統(tǒng)地記載著學(xué)校發(fā)展歷程中的重大事件、辦學(xué)特色和輝煌歷史等重要信息，為學(xué)校各項工作的發(fā)展提供著信息服務(wù)保障。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，使高校檔案管理模式從實體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變成為了必然趨勢，為高校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展提供了重要機遇。這就需要高校管理者要轉(zhuǎn)變思想觀念，積極引入先進的信息化管理模式，提升檔案工作水平，更好地服務(wù)于廣大師生和學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展。

一、高校建設(shè)檔案信息化管理模式的原則

在信息化時代背景下，高校轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式并非一蹴而就，而要在全面剖析并解決信息化管理模式中面臨問題的基礎(chǔ)上，遵循檔案信息化管理的相關(guān)原則，才能得以實現(xiàn)。高校在檔案信息化管理模式建設(shè)中，應(yīng)該遵循以下原則：

（一）堅持切實可行原則。高校檔案工作的信息化建設(shè)受多方面客觀條件的影響，在建設(shè)時要以學(xué)校的實際情況為主，量力而行。一是要首先考慮高校的經(jīng)費狀況。由于檔案工作的信息化建設(shè)要以大量硬件和資金的投入為前提，這就需要在制定信息化建設(shè)方案時充分結(jié)合學(xué)校的財政預(yù)算，使投入的資金實現(xiàn)最佳利用率。二是要考慮檔案管理人員的能力素質(zhì)。管理人員業(yè)務(wù)能力強、素質(zhì)高是實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，管理人員素質(zhì)低、專業(yè)技能差根本無法實現(xiàn)檔案信息化管理。所以，高校的檔案工作的信息化建設(shè)要從學(xué)校的經(jīng)費、人員等基本條件出發(fā)，制定切實可行的建設(shè)方案。

（二）堅持服務(wù)用戶原則。高校檔案建設(shè)的目標(biāo)就是為學(xué)校和師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障。因此，高校檔案工作信息化建設(shè)要以服務(wù)用戶最大化為原則。在制定方案過程中要以用戶的需求和輕重緩急為標(biāo)準(zhǔn)，不斷優(yōu)化建設(shè)方案和員工考核機制，充分激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性，從根本上促進信息化建設(shè)，適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求。

（三）堅持安全保密原則。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，病毒、黑客等潛在危險因素給高校檔案工作信息化建設(shè)帶來了不利影響。這就需要學(xué)校強化檔案數(shù)字化管理的安全維護工作，避免出現(xiàn)信息丟失、泄密等問題。學(xué)校應(yīng)該通過設(shè)置系統(tǒng)密碼、訪問權(quán)限、訪問規(guī)則等方式，加強對檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全維護工作。

二、創(chuàng)新高校檔案工作信息化建設(shè)的措施

（一）實現(xiàn)高校文本類檔案系統(tǒng)的數(shù)字化管理。所謂數(shù)字化管理模式就是在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，把文本類檔案運用掃描等技術(shù)手段進行數(shù)據(jù)采集，通過服務(wù)器將分散采集的數(shù)據(jù)整合為信息資源，便于信息管理和利用。近年來，這一模式被廣泛使用，它能夠用先進的計算機智能管理系統(tǒng)完全代替復(fù)雜的人工管理模式，從而實現(xiàn)文本類檔案應(yīng)用和管理的信息化。這種創(chuàng)新的信息化管理模式，有利于實現(xiàn)學(xué)校各類檔案信息資源的整合、共享和利用。

（二）創(chuàng)新管理方法，促進檔案信息建設(shè)一體化。在完成裝檔和登記材料時，檔案管理人員要及時更新各類檔案的變動信息，以確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。充分利用計算機技術(shù)進行高效的管理工作，在全面調(diào)研學(xué)校檔案資源利用率的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，實現(xiàn)信息渠道一體化的建設(shè)，為用戶方便、快捷地提供全方位的數(shù)據(jù)資源。同時，還要對傳統(tǒng)的工作流程進行優(yōu)化，在數(shù)據(jù)庫技術(shù)和軟件技術(shù)的支持下，優(yōu)化檔案工作信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，充分履行檔案管理工作的服務(wù)保障職能。

（三）創(chuàng)新檔案自動化、信息化管理模式，提升檔案管理水平。我國當(dāng)前處于信息飛速發(fā)展的時代，先進的信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)模式相比較而言，在服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量方面都發(fā)生了巨大變化，面臨廣闊的發(fā)展前景。加強對檔案數(shù)據(jù)管理自動化和智能化系統(tǒng)的建設(shè)，使計算機系統(tǒng)能夠在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)的幫助下自動運轉(zhuǎn)，既有利于優(yōu)化檔案管理數(shù)據(jù)庫房的工作環(huán)境，又降低了人為錯誤操作和干擾的風(fēng)險，減輕了管理人員的工作量。信息化管理模式便于檔案信息資源的自動更新，使高校檔案工作適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)，提高檔案工作服務(wù)水平。這就要求所有的檔案管理者，要敢于面對信息化建設(shè)所帶來的挑戰(zhàn)，積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識和計算機技術(shù)，通過自身工作能力和水平的提高，推進高校檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。

總而言之，加強信息化建設(shè)、創(chuàng)新管理模式，已成為信息化時代背景下高校檔案工作的發(fā)展趨勢，但這一發(fā)展歷程仍需較長時間去摸索和實踐。因此，作為高校管理者要緊跟時代步伐，不斷加強對檔案信息化建設(shè)的探索和研究，實現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，從而推動檔案管理工作和學(xué)校各項事業(yè)的健康發(fā)展。

【參考文獻】

[1]王萍.信息化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）.