對(duì)新時(shí)期基層檔案室社會(huì)服務(wù)職能的思考

馮笑

【摘要】檔案的收集整理利用是檔案管理工作的重要構(gòu)成部分，檔案管理工作的創(chuàng)新有助于相關(guān)工作的順利開展，通過對(duì)檔案的分析利用，能夠使得相關(guān)部門不斷完善自己的工作方式，提高工作效率以及質(zhì)量。新時(shí)期下，檔案管理工作存在機(jī)遇也存在挑戰(zhàn)，工作人員應(yīng)該從檔案管理工作的實(shí)際狀況出發(fā)，制定合理有效的措施，才能不斷完善檔案的服務(wù)職能。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；方式創(chuàng)新；服務(wù)智能

在社會(huì)的發(fā)展過程中，人們?cè)跐撘庾R(shí)中對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理工作不存在一定的技術(shù)性，不需要進(jìn)行創(chuàng)新。社會(huì)形式發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理工作與也越來越重視。但是， 目前我國檔案管理工作中依舊存在一些問題，嚴(yán)重影響了相關(guān)工作的開展，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的問題分析

通過相關(guān)的調(diào)查顯示，我國檔案管理工作中存在問題主要表現(xiàn)在：1.檔案管理工作人員在對(duì)于一些非公有制經(jīng)濟(jì)組織中員工的檔案收集管理過程中，不具備完善的責(zé)任管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作具有一定的滯后性。對(duì)于一些需要進(jìn)行管理的檔案不予重視，導(dǎo)致檔案信息不全面。2.檔案管理機(jī)制落后，一些員工在離職以后，該單位依舊保留著該員工的個(gè)人檔案信息，導(dǎo)致檔案管理部門和檔案信息人員失去聯(lián)系，從而造成了嚴(yán)重的檔案丟棄現(xiàn)象。3.某些私人單位對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)存在一定的局限性，對(duì)于人事檔案不進(jìn)行裝訂、不整理，十分容易出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，不僅嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案泄露現(xiàn)象。

二、檔案管理工作方式的創(chuàng)新

（一）檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。在檔案管理工作中，只有積極從檔案管理理念方面入手，才能從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量。 基層檔案管理工作中，應(yīng)該積極進(jìn)行檔案管理工作觀念的轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)“封閉式”管理方式，采用“開放性”的管理方式，明確檔案管理的重要性，不斷地進(jìn)行研究，積極進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理工作的效率以及良好的業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

（二）明確檔案管理工作重心。在新時(shí)期下，基層檔案管理工作人員應(yīng)該積極進(jìn)取，不斷吸收我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及時(shí)代發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，保證檔案管理重心能夠適應(yīng)發(fā)展的速度。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)該注重領(lǐng)導(dǎo)的決策，把握好工作重心，才能提高工作質(zhì)量。工作過程中，工作人員不僅要繼續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，積極對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸納整理，保證其完整性，同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案、聲像檔案等進(jìn)行整理，才能使得檔案管理工作的能夠滿足實(shí)際發(fā)展需求。

（三）積極提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。新時(shí)期下，檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的利用，依據(jù)自身的特點(diǎn)，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行開發(fā)，構(gòu)建信息資源管理體系。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案二次加工與開發(fā)編輯，對(duì)其進(jìn)行獨(dú)立管理，能夠有效提高檔案信息的利用效率以及服務(wù)層次和效果。

（四）構(gòu)建檔案管理信息化方式。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，積極構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)是目前檔案管理工作中應(yīng)用較為廣泛的一種檔案管理方式，有效提高了基層檔案管理的工作質(zhì)量。在實(shí)際的檔案管理過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作的完整性。例如：在電子檔案管理過程中，工作人員首先應(yīng)該明確電子檔案整理的方式以及準(zhǔn)則，然后積極地對(duì)其進(jìn)行整理，同時(shí)，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行標(biāo)注。最后，再進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，制定合理的儲(chǔ)存管理方式，保證了檔案信息管理的安全性、完整性、真實(shí)性。另一方面，在實(shí)際的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員應(yīng)該制定合理的人事檔案管理機(jī)制，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的共享。

（五）健全檔案管理反饋機(jī)制，提高工作能力。在實(shí)際的工作過程中積極構(gòu)建完善檔案管理反饋機(jī)制十分重要，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，同時(shí)，還能提高對(duì)檔案信息的利用效率。制度制定過程中，相關(guān)工作部門應(yīng)該積極制定檔案反饋制度，保證相關(guān)工作開展的有序性。另外，檔案管理部門還要積極對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要原因是檔案管理人員的工作能力已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段工作的需求。實(shí)際培訓(xùn)工作主要包括了兩個(gè)方面：一方面，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，不斷強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)，從思想上改變工作人員的心態(tài)，使其能夠端正工作態(tài)度，積極投入到工作中，提高檔案管理工作的質(zhì)量。另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作意義以及重要性的宣傳力度，使得檔案管理意識(shí)深入人心，才能提高對(duì)檔案信息的利用效率，完成從靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案管理的轉(zhuǎn)變，有效地提高了檔案信息管理的作用以及意義。

三、總結(jié)

綜上所述，積極地進(jìn)行基層檔案管理工作方式創(chuàng)新具有重要意義，能夠有效地提高工作效率以及工作質(zhì)量。工作人員應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，不僅要滿足實(shí)際需求，還要與時(shí)俱進(jìn)， 只有這樣才能推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

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