加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架

褚玉美

【摘要】檔案管理工作的有效開展，可以為辦公室的管理決策提供科學(xué)的依據(jù)，有利于對于發(fā)展中的一系列問題進(jìn)行分析和解決。本文首先說明了辦公室檔案管理的基本原則，然后分析了辦公室檔案管理工作中存在的不足，最后詳細(xì)闡述了加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；創(chuàng)新；人才；信息技術(shù)

一、辦公室檔案管理的基本原則

（一）規(guī)范、靈活的統(tǒng)一原則。眾所周知，事業(yè)單位的工作制度是完全按照國家的標(biāo)準(zhǔn)來制定與執(zhí)行的，這也說明，事業(yè)單位的管理工作必須體現(xiàn)出一定的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）職責(zé)和權(quán)益兼顧的原則。在制定事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，要首先明確工作職責(zé)與范圍。針對辦公室檔案管理工作而言，必須首先明白和清楚檔案管理工作的工作目標(biāo)與任務(wù)，適當(dāng)對檔案進(jìn)行定期和不定期的指導(dǎo)和檢查等。

二、辦公室檔案管理工作中存在的不足

第一，對檔案管理工作缺乏足夠的重視。部分辦公室在開展內(nèi)部管理工作中，對于檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，相對于行政工作來說，檔案管理工作的開展上過于放松。這種思想意識上的不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作的開展中缺乏足夠的支持和監(jiān)管，檔案管理工作質(zhì)量和效果難以得到很好的保障。

第二，檔案管理的條件十分有限。檔案管理工作的開展具有一定的系統(tǒng)性，并且是一個規(guī)模較大、耗時較長的長期性工作，對于相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的需求較高，管理工作的開展難度較大，需要一個完備的基礎(chǔ)設(shè)施作為支持和保障。但是，部分辦公室的檔案管理?xiàng)l件較為有限，相關(guān)投入不足，不具備完善的檔案管理?xiàng)l件，檔案管理過程較為混亂，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料的損壞和丟失，這對于檔案管理工作的開展來說是非常不利的。

第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不足。辦公室的檔案管理工作囊括了多方面的內(nèi)容，其對于管理者自身的管理水平有著很高的要求。一部分基層辦公室檔案管理隊(duì)伍普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調(diào)任職，或是未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，對檔案管理工作流程不熟悉，對相關(guān)法律法規(guī)了解有限，并且部分檔案管理人員是身兼多職，檔案管理工作的開展缺乏一個良好的人力資源基礎(chǔ)保障。

三、加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）提高對辦公室檔案管理工作的重視程度。辦公室管理者要對檔案管理工作的重要性予以正確的認(rèn)識，對于檔案管理工作的開展需求進(jìn)行持續(xù)的滿足和配合。只有從思想意識角度，提高對檔案管理工作的認(rèn)識程度，檔案管理工作的開展效果才能得到最大化的保障。在檔案管理工作開展的過程中，有關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化自身的使命感和責(zé)任感，積極地對國家的政策方針進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自身的服務(wù)意識，讓檔案管理工作的開展更加主動、高效。

（二）自覺完善相關(guān)檔案信息監(jiān)管制度體系。快速制定實(shí)施全新樣式的檔案信息管理制度，盡快搭建起良性的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，可以說是提升現(xiàn)代檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵。作為檔案管理機(jī)構(gòu)上級領(lǐng)導(dǎo)人員，需要對相應(yīng)的法律規(guī)章制度進(jìn)行修訂，確保及時在日常檔案管理實(shí)踐中產(chǎn)生預(yù)設(shè)的制度約束和政策導(dǎo)向能效。對于辦公室來講，想要完善檔案管理對應(yīng)工作內(nèi)容，就必須盡快實(shí)施檔案管理工作責(zé)任制，指導(dǎo)內(nèi)部工作人員依靠職稱評定、業(yè)務(wù)績效綜合考核、表彰獎勵、責(zé)任追究等途徑，時刻激活干部職工日常管理工作的積極、主動、創(chuàng)造特性。

（三）加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。辦公室檔案管理工作的開展，需要一支高水平的檔案管理隊(duì)伍來執(zhí)行和落實(shí)。針對當(dāng)前辦公室內(nèi)部檔案管理人員自身素質(zhì)水平不高的問題，辦公室內(nèi)部要定期組織相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提高在崗人員的專業(yè)知識技能水平，并且通過交流，提高管理人員的創(chuàng)新學(xué)習(xí)意識，更好地汲取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，對于國內(nèi)外先進(jìn)的管理理論和技能進(jìn)行全面的了解和掌握，從而更好地提高檔案管理工作的開展效果，更加有效地應(yīng)對新時期單調(diào)的管理工作的挑戰(zhàn)。

（四）利用新媒體信息技術(shù)。一是夯實(shí)檔案管理信息建設(shè)的物資基礎(chǔ)。根據(jù)新媒體技術(shù)下檔案管理信息建設(shè)的新要求，著力完善改進(jìn)和優(yōu)化各種設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)的物資保障。同時加強(qiáng)檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)及軟件系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)軟件升級優(yōu)化，增強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的軟件系統(tǒng)支持。二是注重網(wǎng)絡(luò)查詢優(yōu)勢。加強(qiáng)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，構(gòu)建權(quán)威的、互動的、便民的專業(yè)化數(shù)字檔案館，這樣可以極大地方便用戶查詢所需要的檔案信息，以此讓人們感受到檔案管理信息化帶來的方便，提升檔案工作在群眾心中的地位。三是發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)宣傳優(yōu)勢。通過網(wǎng)站、手機(jī)等媒介，利用微信公眾號、QQ、微博等新媒體，加強(qiáng)對檔案管理工作的一系列宣傳，如可以宣傳檔案工作動態(tài)、進(jìn)展、成果，讓更多的群眾了解檔案工作的意義、作用，提升檔案管理在社會上的知名度和影響力。還可以利用這些新媒體開展系列互動活動，以群眾喜聞樂見的方式，讓檔案管理工作真正入眼、入耳、入腦、入心。

四、結(jié)語

綜上，我國辦公室檔案管理工作的開展中，很多問題是客觀存在的。在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)體系下，辦公室的檔案管理工作需要與時俱進(jìn)地創(chuàng)新和改進(jìn)，對于既有問題針對性地解決，更好地將檔案管理工作的效能充分進(jìn)行發(fā)揮，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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