人事檔案管理信息化過程中的問題及對策

郄波　王兆欣

【摘要】本文從基層人才交流服務(wù)中心檔案管理的實際情況出發(fā)，分析了檔案管理信息化的優(yōu)勢，闡述了人事檔案管理信息化建設(shè)過程中遇到的幾個問題，并提出了建議和措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；信息化；問題；對策

當(dāng)前社會各個行業(yè)都在提倡信息化，人事檔案管理也不例外。早在2002年，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中就指出：把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局。檔案管理信息化，指得是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案資源進行存儲、管理、開發(fā)等，達到為社會發(fā)展提供服務(wù)的目的，主要包括檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化。與紙質(zhì)檔案相比，檔案管理實現(xiàn)信息化的優(yōu)勢在于：減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作效率；檢索簡便，準(zhǔn)確率高，便于檔案的遠程管理查詢，更高效地實現(xiàn)人才的開發(fā)和利用；使用掃描儀等設(shè)備對原文進行掃描，保持了檔案文件的歷史原貌，同時也避免了由于自然災(zāi)害等原因造成的紙質(zhì)檔案的損毀或丟失。人事檔案信息化管理能夠為用人單位提供及時、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，是新形勢下檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。

一、 檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題

人事檔案信息化管理成為信息時代各級人才交流中心實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，檔案管理信息化建設(shè)可以間接帶來長遠而巨大的經(jīng)濟和社會效益。但也暴露出一些問題：

（一）檔案存儲數(shù)量大，數(shù)據(jù)錄入工作艱巨。檔案管理信息化的前提是檔案的數(shù)據(jù)化，人才交流中心存儲著大量用人單位委托存放的個人檔案，數(shù)據(jù)錄入將是一項龐大而艱巨的工程。檔案數(shù)據(jù)錄入不僅需要對計算機設(shè)備的熟練使用，更要求數(shù)據(jù)的正確、完整和規(guī)范，基層人才交流服務(wù)中心人手的不足和專業(yè)的限制是影響數(shù)據(jù)錄入工作的瓶頸。

（二）資金缺口大，軟、硬件配備不足。許多基層人才交流服務(wù)中心沒有足夠的資金購置性能優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)備，計算機硬件設(shè)備落后，檔案管理軟件不到位，甚至許多服務(wù)中心都沒有聯(lián)網(wǎng)，計算機僅僅用于檔案的檢索與查詢，即便是已經(jīng)開展了檔案管理信息化，計算機及其輸入設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機等）型號各異，檔次參差不齊，數(shù)據(jù)、圖片格式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范；使用的軟件系統(tǒng)五花八門，功能單一，致使數(shù)據(jù)不完整，這些都直接影響著檔案信息化建設(shè)的進程。

（三）工作人員技術(shù)陳舊，專業(yè)人才缺乏?；鶎尤瞬沤涣鞣?wù)中心檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)背景，甚至有一些是兼職或臨時工。他們對傳統(tǒng)的檔案管理模式“輕車熟路”，對信息化建設(shè)并不熱衷，甚至從心底里難以接受，產(chǎn)生抵觸心理。目前的狀況是軟件開發(fā)、硬件維護及檔案管理人員是互不相干的人在操作，對于計算機信息技術(shù)和檔案管理均能精通的人員更是少之又少，這在很大程度上嚴(yán)重地制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

（四）信息安全問題。檔案管理的信息化使我們使用和調(diào)動檔案更加便利，但同時也增加了檔案安全工作的難度。人們在工作變動時只需要登陸管理系統(tǒng)，提交檔案轉(zhuǎn)移申請，人才交流中心的工作人員就可以在網(wǎng)上將個人檔案調(diào)入新單位，用人單位也可以進入管理系統(tǒng)查詢員工的檔案信息，這也增加了個人信息泄露的危險。另外，非法登陸、篡改數(shù)據(jù)、電腦病毒、黑客攻擊等因素，也給檔案信息安全帶來了嚴(yán)重威脅。

二、建議與措施

（一）初期錄入工作分流，后續(xù)變動實行動態(tài)性管理。針對數(shù)據(jù)量巨大的前期錄入工作，部分人才交流中心采取的方法是把工作下發(fā)到各個存檔單位人事部門，錄入完成后核對無誤再提交。初期錄入完成后，每年還會有新的考核材料、工資調(diào)整或培訓(xùn)經(jīng)歷等資料的變動，對于這些后續(xù)變動要實行動態(tài)性管理，及時收集和添加，并定期對檔案進行審核，去除無保存價值的內(nèi)容，實現(xiàn)個人檔案內(nèi)容的及時更新，為用人單位提供更準(zhǔn)確翔實的資料。

（二）完善相關(guān)政策及標(biāo)準(zhǔn)，增加資金投入。加大人事檔案信息化管理的宣傳力度，以引起各基層單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，促進相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)的盡快完善，可通過政府撥款、社會專項基金、自籌等渠道籌集資金，資金充足、標(biāo)準(zhǔn)一致是檔案管理實現(xiàn)信息化的前提和有力保證?？墒紫冉⒁粋€區(qū)（縣）范圍的人事檔案管理信息庫，隨著條件的成熟，逐步擴大至市級、省級，再建立全國性的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)跨地域的檔案流通與共享。

（三）組織培訓(xùn)與引進人才并行。人才交流中心設(shè)置專門的信息中心，負責(zé)技術(shù)指導(dǎo)和支持工作。通過講座、研討等方式，組織開展設(shè)備維護、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)庫建立等多種培訓(xùn)課程對現(xiàn)有工作人員進行信息技術(shù)的培訓(xùn)，促進他們知識結(jié)構(gòu)的更新與調(diào)整；提高薪酬待遇，引進既精通信息技術(shù)軟、硬件又熟悉檔案管理工作的復(fù)合型人才。

（四）明確責(zé)任，確保信息安全。遵循安全性原則，保證檔案信息存儲安全和利用安全。使用性能穩(wěn)定的服務(wù)器和有安全保障的軟件系統(tǒng)，安裝防火墻和入侵防御系統(tǒng)，采用加密技術(shù)，及時消除計算機系統(tǒng)中的安全隱患，避免系統(tǒng)漏洞和黑客攻擊。對于工作人員制定嚴(yán)格的管理制度，明確責(zé)任，提高他們的責(zé)任心，培養(yǎng)敏銳的安全意識，防止非法用戶登陸和數(shù)據(jù)篡改；對存檔人員和單位實行授權(quán)和分等級開放，這些措施都能大大提高檔案信息存儲和使用的安全性。

三、 結(jié)束語

計算機和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展為檔案管理提供了更為廣闊的發(fā)展空間，科學(xué)的信息化檔案管理必然會取代復(fù)雜、繁瑣的人工式管理，它作為一個新生事物，需要我們每一個基層檔案工作者積極探索、研究，積累經(jīng)驗，找出問題，改正不足，推進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。只有這樣才能做好新時期新形勢下人才交流服務(wù)中心的管理工作，實現(xiàn)對人才充分的開發(fā)和選拔，促進我國人才交流中心檔案管理水平的提升，更好地向社會提供更為有效的服務(wù)。

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