“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校行政秘書信息工作的“三快”要求

戴奕

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng) + ”的時代特征對高校行政秘書工作產(chǎn)生了深刻影響。本文以“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校信息工作量劇增為切入點，提出并闡述了快速反應(yīng)、快速應(yīng)對、快速求變這三個高校行政秘書信息工作的全新要求。

【關(guān)鍵詞】】互聯(lián)網(wǎng)+；信息；高校行政秘書

“互聯(lián)網(wǎng)+”是互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)融合發(fā)展的新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，最早是由于揚在2012年11月的易觀第五屆移動互聯(lián)網(wǎng)博覽會的發(fā)言中提出，隨后國務(wù)院總理李克強(qiáng)在2015年政府工作報告中提出了制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，推動移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代制造業(yè)結(jié)合，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融（ITFIN）健康發(fā)展，引導(dǎo)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)拓展國際市場。不可否認(rèn)的，“互聯(lián)網(wǎng)+”是當(dāng)前信息化發(fā)展的核心特征之一，當(dāng)其與高等教育產(chǎn)生聯(lián)系時，深刻地影響了當(dāng)前高校行政工作，具體到高校行政秘書的信息工作當(dāng)中，則要求行政秘書能主動接受，主動改變，筆者認(rèn)為具體可用“三快”來予以概括，即快速反應(yīng)、快速應(yīng)對、快速求變。

一、快速反應(yīng)

傳統(tǒng)的高校行政秘書工作基本圍繞著講話稿、文件、記錄等書面信息工作展開，但“當(dāng)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使得信息源由傳統(tǒng)的印刷型向網(wǎng)絡(luò)型過渡”，網(wǎng)絡(luò)報紙期刊、電子圖書等逐漸成為行政秘書接受外界信息的途徑之一。而在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+這一空前開放的信息社會中，其內(nèi)容不再是簡單的辦公自動化或網(wǎng)絡(luò)管理所能涵蓋的。信息噴井式的爆炸增長，首先決定了高校行政秘書活動的視野和范圍已經(jīng)不再也無法局限在領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部了，大量信息在校辦公室中匯集轉(zhuǎn)移決定了高校行政秘書不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，更多的要服務(wù)于全校師生；不僅要為行政工作服務(wù)，更多的要服務(wù)于全校教學(xué)工作，甚至是區(qū)域發(fā)展；不僅要為校內(nèi)職能部門、二級學(xué)院服務(wù)、也要為一切校外與高校發(fā)生聯(lián)系的單位或個人服務(wù)，這些屬于信息接受范圍的擴(kuò)大。其次，傳遞媒介也在不斷擴(kuò)大。紙質(zhì)紅頭文件傳遞已經(jīng)是少數(shù)，大多數(shù)情況下，信息的上傳下達(dá)已由之前的通過電話、傳真等形式擴(kuò)大到通過QQ、電子郵件、短信，而隨著手機(jī)微信、在線視頻的崛起，傳遞媒介進(jìn)一步擴(kuò)大，高校行政秘書所需要掌握的信息工具更多，這屬于信息傳遞途徑的多樣化。

繁蕪多變、來源復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)信息決定了高校行政秘書的工作必須及時更新對自身的角色要求認(rèn)識，積極提升對信息的認(rèn)知水平，對每一條從任一途徑收集接受到信息，作為高校的行政秘書都要有著積極敏銳的感受和洞察，以便進(jìn)一步做出快速妥善安排和處理。高校行政秘書要從過去傳統(tǒng)被動的信息接受或傳遞者轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥男畔⒖焖俳邮芎头答佌?，甚至成為信息的提供者，加?qiáng)同時處理多條信息的能力，從而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景中有條不紊地做好各項學(xué)校服務(wù)。

二、快速應(yīng)對

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校發(fā)展的區(qū)域環(huán)境瞬息變化，新的上級文件要求，政策意見層出不窮。對有效信息快速地做出應(yīng)對，已經(jīng)成為衡量高校行政秘書工作能力的新標(biāo)準(zhǔn)和要求。

雖然現(xiàn)在高校行政秘書的現(xiàn)階段呈現(xiàn)一種多層次、全方位、立體式的服務(wù)，但無論在什么背景下，秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手這一基本性質(zhì)不會發(fā)生改變，而校領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)是有效信息，而這部分的信息基本都由行政秘書提供，因此，行政秘書面對大量信息時，其“龐雜性要求秘書具有清晰的思路和較強(qiáng)的甄別能力”，從繁多的信息中洞察有效信息，并主動挖掘、搜集相關(guān)信息提供給校領(lǐng)導(dǎo)以供決策正是當(dāng)下秘書參謀職能的充分發(fā)揮，如2015年11月，習(xí)近平總書記提出了“供給側(cè)改革”，作為高校的行政秘書應(yīng)第一時間捕捉到這一關(guān)鍵信息并研究其與高等教育的聯(lián)系點，為校領(lǐng)導(dǎo)提供教育層面的供給側(cè)改革方案或設(shè)想，使高校的運轉(zhuǎn)能第一時間接軌國家政策。這種在信息量陡增的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代快速為領(lǐng)導(dǎo)提供有效深入的信息尤為關(guān)鍵。

三、快速求變

傳統(tǒng)的高校行政秘書的工作框架基本在高校內(nèi)部呈現(xiàn)“辦文—辦會—辦事”的三角結(jié)構(gòu)，當(dāng)“互聯(lián)網(wǎng)+”介入到高校行政秘書的工作中時，這種原有的穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)被打破。在處理文、會、事三者已經(jīng)成為秘書基本但最主要的工作職能。相反，高校行政信息工作變得活躍且重要，行政秘書圍繞信息展開工作并不斷快速地創(chuàng)新工作理念和工作方法手段。

故步自封的工作風(fēng)格已不適應(yīng)當(dāng)下的高校工作，互聯(lián)網(wǎng)倒逼高校的發(fā)展必須要有超前意識，先于市場需求的運作才能使得高校得以發(fā)展，這就決定了行政秘書在工作中最重要的素質(zhì)是具有超前意識，提前為校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供預(yù)測信息，從而在專業(yè)設(shè)置等方面做出提前調(diào)整。其次“互聯(lián)網(wǎng)+”深刻影響了高校行政秘書的工作方式方法，其中最突出的就是要求其面對大量的信息工作快速建立動態(tài)的信息處理聯(lián)動機(jī)制。行政秘書單憑個人能力已完全無法應(yīng)對龐大的網(wǎng)絡(luò)信息資源，原來的秘書群體要求在短時間內(nèi)向秘書團(tuán)隊完成轉(zhuǎn)換，高校行政秘書不僅要加強(qiáng)與校內(nèi)二級學(xué)院教學(xué)秘書的聯(lián)系，甚至要將范圍擴(kuò)大到其他學(xué)校的秘書，已便快速建立起一個廣角度的信息收集網(wǎng)，從而使得“互聯(lián)網(wǎng)+”下秘書團(tuán)隊的“耳目”功能得到最大化地發(fā)揮。

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