規(guī)范公文管理創(chuàng)新服務(wù)模式建立保密工作的長(zhǎng)效機(jī)制

鄭琳

【摘要】新時(shí)期，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了公文處理效率的飛躍和低碳環(huán)保的功能，同時(shí)涉密載體的多元化也對(duì)涉密文件處理的專業(yè)化提出了新要求，高校應(yīng)規(guī)范公文管理，創(chuàng)新服務(wù)模式，建立保密工作的長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)高校公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】涉密公文；公文管理；長(zhǎng)效機(jī)制

新時(shí)期，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了公文處理效率的飛躍和低碳環(huán)保的功能，同時(shí)涉密載體的多元化也對(duì)涉密文件處理的專業(yè)化提出了新要求。因此，日常的文件流轉(zhuǎn)、管理以及現(xiàn)代無紙化辦公的技能、監(jiān)督和檢查工作，都應(yīng)進(jìn)一步提高保密意識(shí)、增強(qiáng)保密預(yù)防能力。

一、高度重視，著力把握，充分認(rèn)識(shí)高校公文保密工作的必要性

首先，作為高校依法治校的重要依據(jù)，公文往往涉及到黨和國(guó)家的重大決策、國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展、穩(wěn)定和統(tǒng)戰(zhàn)工作等，保證其規(guī)范、安全、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)和管理是高校辦公室的重要職能。其次，作為國(guó)家科學(xué)技術(shù)研究和哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究的重要基地，高校承擔(dān)著涉及國(guó)家重大科研項(xiàng)目，擔(dān)負(fù)著知識(shí)創(chuàng)新、高精尖技術(shù)創(chuàng)新、國(guó)防科技創(chuàng)新、區(qū)域創(chuàng)新和文化傳承創(chuàng)新，涉密范圍廣、程度深。因此做好高校公文的保密工作，確保國(guó)家秘密安全，是高校辦公室至關(guān)重要的使命。

二、夯實(shí)基礎(chǔ)，突出重點(diǎn)，積極應(yīng)對(duì)高校公文保密工作的新挑戰(zhàn)

（一）高校社會(huì)服務(wù)功能的日臻完善使得激增的涉密公文帶來了運(yùn)轉(zhuǎn)管理的新挑戰(zhàn)。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)科技的依賴日趨增強(qiáng)，高校的科技研發(fā)、社會(huì)服務(wù)等方面涉密文件的數(shù)量及拓展范圍與日俱增，為管理與保密工作帶來了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的迅速發(fā)展和多元化的傳輸手段帶來了網(wǎng)絡(luò)安全的新挑戰(zhàn)。信息時(shí)代將高校公文管理工作不斷推向信息化管理，有效地提高了辦文效率，節(jié)省了大量成本，加強(qiáng)了規(guī)范力度。但“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，要求公文管理人員有很強(qiáng)的辨別能力和應(yīng)變能力，大大增加了工作的專業(yè)性。

（三）現(xiàn)代化辦學(xué)理念和創(chuàng)新性辦學(xué)模式帶來多校園開放環(huán)境集中管理的新挑戰(zhàn)。全方位開放式辦學(xué)理念，與以往概念中相對(duì)封閉的“象牙塔”科研機(jī)構(gòu)有著顯著的差別，給構(gòu)建內(nèi)部統(tǒng)一涉密網(wǎng)絡(luò)以及公文的流轉(zhuǎn)和管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（四）現(xiàn)代信息化技術(shù)的飛躍帶來提升涉密人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的新挑戰(zhàn)。電子時(shí)代網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的興起，以紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤以及半導(dǎo)體介質(zhì)等多種形式傳遞的涉密信息，應(yīng)樹立起堅(jiān)實(shí)的保密防護(hù)體系，對(duì)公文管理人員的智力支撐提出了更高維度的要求。

三、規(guī)范管理，創(chuàng)新模式，科學(xué)建立公文保密工作的長(zhǎng)效機(jī)制

（一）完善保密工作制度，確保文件流轉(zhuǎn)和管理的規(guī)范化。結(jié)合2012新頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第一章《總則》第五條規(guī)定，公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。高校辦公室應(yīng)結(jié)合自身情況，科學(xué)建章立制，規(guī)范地落實(shí)公文流轉(zhuǎn)和保存兩大環(huán)節(jié)：第一，公文流轉(zhuǎn)。高校的涉密文件包括密級(jí)文件與密碼電報(bào)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，確保當(dāng)天收發(fā)、專文專夾。如果當(dāng)日不能處理，應(yīng)及時(shí)收回入保密柜，擇日再閱；要建立借閱文件登記簿，確定借閱時(shí)間、借閱者、歸還時(shí)間，做到誰借閱誰簽字，誰簽字誰歸還。同時(shí)要注意涉密文件的密級(jí)和保密期限；重點(diǎn)要害部門領(lǐng)導(dǎo)閱辦的文件。第二，公文保存。應(yīng)著重管理地師級(jí)以上密級(jí)文件與電報(bào)，嚴(yán)格遵守存儲(chǔ)規(guī)范：通常情況下分開存放秘密公文和一般公文，按照密級(jí)分別存放絕密級(jí)、地師級(jí)文件以及其他秘密公文，保證管理公文的安全性。

（二）加強(qiáng)保密隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平的專業(yè)化。高校作為科研技術(shù)領(lǐng)域革新的首要陣地，應(yīng)著力發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，自主研發(fā)信息保密與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)“以項(xiàng)定崗、以崗定人”的原則，重點(diǎn)抓好涉密人員管理，重視保密教育，注意對(duì)保密人員離崗后的脫密期管理，著力培養(yǎng)一批懂技術(shù)、善管理的業(yè)務(wù)干部，主動(dòng)吸納新知識(shí)，掌握新技術(shù)，熟練新內(nèi)容，不斷更新和完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高公文保密工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，為做好公文保密工作提供可靠的智力保障。

（三）深入開展保密宣傳，建立全員保密意識(shí)的堅(jiān)固防線。作為公文管理的主體，高校辦公室秘書特別是機(jī)要秘書應(yīng)具有高度警惕、居安思危的保密責(zé)任意識(shí)。值得注意的是，公文管理的過程包括公文的傳閱、借閱、利用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，其保密工作涉及到各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，因此保守公文秘密需要全員共同負(fù)責(zé)、互相配合、相互監(jiān)督，形成群體保密的意識(shí)。高校應(yīng)按照“六五”保密普法規(guī)劃，以學(xué)習(xí)、掌握《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》為重點(diǎn)，因材施教，因崗施教，為做好公文保密工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化落實(shí)監(jiān)督檢查，創(chuàng)建保密工作責(zé)任制的有效途徑。為了保證公文保密工作的嚴(yán)肅性，應(yīng)建立從校級(jí)到院級(jí)、到相關(guān)課題組，校級(jí)到職能部門、到科室的保密工作責(zé)任制，定期開展保密檢查，強(qiáng)化落實(shí)監(jiān)督職能，堅(jiān)持內(nèi)外有制，層層簽訂公文保密管理責(zé)任狀，執(zhí)行崗位目標(biāo)責(zé)任制，做到流程清晰、責(zé)任明確、賞罰嚴(yán)明，確保公文安全性。不僅如此，還應(yīng)把公文處理規(guī)范化列為學(xué)校辦公室收發(fā)文人員工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容予以考核，樹立典型。

高校公文保密工作是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的任務(wù)，認(rèn)真研究高校公文保密工作新思路、新措施，積極應(yīng)對(duì)高校公文保密工作存在的問題，促進(jìn)高校公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化，為學(xué)校建設(shè)高水平研究型大學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有力保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14號(hào).