檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

姚翠艷

【摘要】為了適應(yīng)檔案信息化管理的發(fā)展，特種設(shè)備檢驗(yàn)所必須肩負(fù)起特種設(shè)備檢驗(yàn)質(zhì)量與安全，保障企業(yè)、人身和財(cái)產(chǎn)安全，為人民服務(wù)等時(shí)代重任，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，優(yōu)化服務(wù)模式。本文結(jié)合云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所的實(shí)際工作，探究了特種設(shè)備檔案信息化管理和行業(yè)服務(wù)模式的新思路。

【關(guān)鍵詞】特種設(shè)備；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所承擔(dān)本行政區(qū)域內(nèi)在用鍋爐、壓力容器、壓力管道的定期檢驗(yàn)；承擔(dān)鍋爐、壓力容器、壓力管道制造駐廠監(jiān)檢和安裝監(jiān)檢；協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行事故調(diào)查，開展檢驗(yàn)技術(shù)研究；對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的電梯、起重機(jī)械、廠內(nèi)機(jī)動(dòng)車輛等特種設(shè)備的質(zhì)量、安裝、使用進(jìn)行安全檢驗(yàn)；統(tǒng)計(jì)、上報(bào)有關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)；參與特種設(shè)備質(zhì)量、安全事故調(diào)查、分析，提出技術(shù)報(bào)告；對(duì)企業(yè)的檢測(cè)檢驗(yàn)工作進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)；對(duì)特種設(shè)備用戶、安裝、保養(yǎng)單位提出的關(guān)于特種設(shè)備質(zhì)量、安全方面投訴，進(jìn)行技術(shù)分析或技術(shù)檢驗(yàn)；開展檢驗(yàn)、檢測(cè)技術(shù)研究；承擔(dān)特種設(shè)備安全監(jiān)察部門交辦工作。

一、云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所的現(xiàn)有配置

（一）人員配置。成立了檔案目標(biāo)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，所長任組長，辦公室主任負(fù)責(zé)落實(shí)具體工作，本所綜合檔案室歸口辦公室管理，設(shè)有專責(zé)檔案員、兼職檔案管理員和資料管理員6人，負(fù)責(zé)收集各部門檔案并向綜合檔案室提供文件和資料，網(wǎng)絡(luò)覆蓋全所各個(gè)部門。

（二）設(shè)備配置。綜合檔案室總使用面積78m2，其中辦公閱覽室24m2，庫房面積54m2。檔案室現(xiàn)有設(shè)備：密集架9列，電腦、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、照相機(jī)、電風(fēng)扇、各1臺(tái)，鐵柜13套、圖書柜5個(gè)、目錄柜1個(gè)、溫濕度計(jì)1套、干粉滅火器2個(gè)。

（三）室藏。綜合檔案室現(xiàn)有文書、基建、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、聲像、專門、實(shí)物等8類檔案共計(jì)2843卷（冊(cè)）、50007件，圖書資料697冊(cè)。設(shè)備儀器檔案114卷，包括辦公和檢測(cè)設(shè)備儀器檔案。2000-2015年會(huì)計(jì)檔案731卷，主要收錄云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所、云浮市隆盛特種設(shè)備技術(shù)服務(wù)部、云浮市粵科特種設(shè)備服務(wù)部、云浮市特種設(shè)備協(xié)會(huì)從2000年到2015年報(bào)表、帳簿、憑證。照片檔案5冊(cè)106張。主要有組織沿革類、會(huì)議業(yè)務(wù)類、宣教文體類、榮譽(yù)實(shí)物類四個(gè)小類。實(shí)物檔案32件，光盤1冊(cè)9張，包括本單位獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、字畫、紀(jì)念品、錦旗、花瓶及工藝品等的榮譽(yù)實(shí)物。

二、特檢所實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）創(chuàng)新是檔案管理工作的客觀需求。自我所于2010年獲“省特級(jí)檔案綜合管理目標(biāo)單位”以來，我所一直重視檔案的管理與創(chuàng)新工作。近年，隨著技術(shù)機(jī)構(gòu)的改革發(fā)展，特種設(shè)備管理體系也不斷更新?lián)Q代，只有實(shí)現(xiàn)特種設(shè)備檔案管理的創(chuàng)新，促進(jìn)管理工作水平的進(jìn)一步提高，才能實(shí)現(xiàn)技術(shù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在特種設(shè)備檢驗(yàn)所檔案管理方式不斷改革的同時(shí)，管理模式和服務(wù)方式逐漸向多樣化發(fā)展，特種設(shè)備檔案的作用越來越突出，同時(shí)對(duì)服務(wù)模式的要求也逐漸提高。面臨這些重要的變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然不能滿足要求，因此創(chuàng)新工作勢(shì)在必行。

（二）創(chuàng)新促進(jìn)檔案服務(wù)方式變革。有一部分特種設(shè)備檔案管理仍然應(yīng)用傳統(tǒng)手工檢索的方法，工作效率難以提高，為了改變這一現(xiàn)狀，必須重點(diǎn)優(yōu)化檔案管理的服務(wù)方式，適應(yīng)特種設(shè)備檔案管理的價(jià)值需求。傳統(tǒng)的檔案管理方法表現(xiàn)出較強(qiáng)的被動(dòng)型，不能實(shí)現(xiàn)信息化社會(huì)的需求，因此必須創(chuàng)新服務(wù)模式和管理模式。

三、創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式的重要策略

（一）健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化的根本，需要以行業(yè)規(guī)定為基礎(chǔ)，加強(qiáng)設(shè)備檢驗(yàn)、檔案收集、保密和利用等方面的工作，制定科學(xué)詳細(xì)的管理制度。

在這一工作中，我所制定了《廣東省云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所檔案管理辦法》《云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所關(guān)于檔案保管期限的暫行規(guī)定》等一系列的檔案管理制度，形成了《廣東省云浮市特種設(shè)備檢驗(yàn)所檔案管理制度匯編》，規(guī)定了檔案的立卷歸檔要求、分類方案、保管期限、保密、借閱、移交、鑒定、銷毀制度，明確了檔案室的職能和檔案管理人員的職責(zé)。通過會(huì)議傳達(dá)、印成小冊(cè)子發(fā)放到各部門等辦法，要求廣大員工在工作中認(rèn)真貫徹落實(shí)，自覺遵守檔案管理制度，有效利用檔案，讓檔案更好地為特種設(shè)備檢驗(yàn)工作服務(wù)，提高工作效率。

（二）克服經(jīng)費(fèi)困難，提高軟硬件配置。在資金緊張的情況下，我所加大投入管理設(shè)備、設(shè)施的力度，按照檔案目標(biāo)管理的要求，完善閱覽室與檔案室的辦公環(huán)境，配置了專門電腦、更新檔案密集架目錄條，并為庫房安裝了防盜鐵門、鐵窗，加強(qiáng)了檔案資料的安全性，保證了“三鐵”“八防”措施的落實(shí)，為“省特級(jí)檔案綜合管理目標(biāo)單位”的管理再上高檔次、再上新水平提供了可靠的物質(zhì)保障。

另外，借助先進(jìn)的信息技術(shù)開展管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過渡到信息資源管理中，將檔案資料進(jìn)行合理的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在磁盤中便于及時(shí)查詢，重要資料做好備份。值得注意的是，在信息化管理方面，必須不斷提高管理人員的技能，降低錯(cuò)誤率。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高管理水平。為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，我所選配責(zé)任心強(qiáng)、懂業(yè)務(wù)、熟悉電腦操作的同志管理檔案。定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，管理人員及時(shí)參與到市檔案局和省檔案局組織的培訓(xùn)工作中。（下轉(zhuǎn)第92頁）（上接第80頁）在內(nèi)部管理方面，本所組織學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等相關(guān)內(nèi)容，定期到市檔案館、上級(jí)主管部門和市質(zhì)量計(jì)量監(jiān)督檢測(cè)所參觀學(xué)習(xí)。在組卷、歸檔工作中，及時(shí)將不明確的問題記錄下來，及時(shí)向市檔案局請(qǐng)教。通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的方法提高了檔案管理人員的綜合素質(zhì)，很大程度上促進(jìn)了檔案管理水平的提高。

（四）科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，合理部署。為了實(shí)現(xiàn)特種設(shè)備檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和高質(zhì)量管理，我所成立了所長任組長、辦公室主任為副組長，不同的科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。辦公室主任負(fù)責(zé)具體工作，檔案室歸口辦公室統(tǒng)一管理，為檔案辦公室配備專責(zé)檔案管理人員1名，各部門指定一名資料管理員及兼職檔案管理員，分工負(fù)責(zé)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成上下結(jié)合、左右協(xié)調(diào)的綜合管理體系。

為了進(jìn)一步抓好檔案管理質(zhì)量，積極組織工作人員，在市檔案局多年的悉心指導(dǎo)下，不斷完善特種設(shè)備的檔案管理分類編號(hào)、保管范圍和保管期限表等，全面搜集已有的檢驗(yàn)檢測(cè)檔案和相關(guān)的存檔資料，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一管理。

（五）提高檔案利用率、提高服務(wù)質(zhì)量。結(jié)合實(shí)際工作的需求，充分應(yīng)用檔案管理軟件編制專題目錄和編研材料，例如《大事記》《組織沿革》《檔案管理制度匯編》《全宗指南》《檔案利用實(shí)例》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《歷年文書檔案歸檔說明》等。同時(shí)對(duì)不同檔案檢索工具、密集架標(biāo)簽、檔案存放位置示意圖等進(jìn)行優(yōu)化，將所有文書檔案存入電腦，提高查詢效率，為質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，檔案管理人員樹立為人民服務(wù)的進(jìn)步觀念，在完善檔案管理工作的同時(shí)，對(duì)已有的服務(wù)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。下一步，我所將高度貫徹落實(shí)檔案管理及評(píng)估工作的相關(guān)政策與要求，結(jié)合行業(yè)的實(shí)際情況，探索建立檔案服務(wù)網(wǎng)站，使得網(wǎng)上業(yè)務(wù)得到擴(kuò)展，同時(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子文件的高效管理和應(yīng)用，加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。特種設(shè)備檔案為社會(huì)服務(wù)，將為特種設(shè)備的應(yīng)用和維護(hù)提供嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，為特種設(shè)備的管理和應(yīng)用提供指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過程的安全管理，為城市建設(shè)貢獻(xiàn)更大的力量。

四、結(jié)束語

在完善特種設(shè)備檔案管理的過程中，需要不斷研讀與貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案管理的相關(guān)政策與指示精神，不斷結(jié)合特種設(shè)備檔案管理的專業(yè)特點(diǎn)，健全檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加快信息化建設(shè)進(jìn)度，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。只有不斷提高管理水平，才能保證特種設(shè)備檔案發(fā)揮真正的功能，為社會(huì)生產(chǎn)提供指導(dǎo)。

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