從現(xiàn)實案例看中小企業(yè)檔案管理

王君秋

檔案管理是單位業(yè)務(wù)建設(shè)和工作拓展的基本依據(jù)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基本保障。因此，中小企業(yè)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。本文以案例試述中小企業(yè)檔案管理的基本工作程序。

【案例】某建筑公司初創(chuàng)時，領(lǐng)導(dǎo)不太關(guān)心檔案工作，僅指派一名年事已高又體弱多病的人管理，公司的檔案管理處于無檔可查、無據(jù)可尋的狀態(tài)。

近年來，由于公司的業(yè)務(wù)量大增，人力資源、勘察測繪以及建筑施工等檔案的基本信息資料也不斷增加，檔案管理與公司的發(fā)展極不協(xié)調(diào)。于是，單位招聘了13名檔案專業(yè)人員，分設(shè)數(shù)據(jù)、音像、人事和綜合4個類別的檔案室，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。至此，單位的檔案管理才有了新起色。

【點評】檔案機構(gòu)的合理設(shè)置，是檔案工作的組織基礎(chǔ)，它直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率。中小企業(yè)一定要考慮自身特點，根據(jù)需要建立適宜的檔案工作機構(gòu)。在此，筆者針對現(xiàn)實中存在的問題，結(jié)合工作實際，就中小企業(yè)檔案管理，從中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責(zé)、中小企業(yè)檔案工作的管理體制、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序等四個方面進(jìn)行探索。

一、中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責(zé)

企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)，是單位檔案工作的主要承擔(dān)者。主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規(guī)章制度；統(tǒng)一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案機構(gòu)的設(shè)置既要依據(jù)相關(guān)的法規(guī)，還要考慮單位實際和檔案工作現(xiàn)狀、發(fā)展和檔案管理成本。

二、中小企業(yè)檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業(yè)檔案工作的管理體制是指機構(gòu)設(shè)置及隸屬關(guān)系、行政職權(quán)的劃分及運行等各種相關(guān)制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進(jìn)行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務(wù)的轉(zhuǎn)移機構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運行方式等內(nèi)容。而中小企業(yè)的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進(jìn)行管理的內(nèi)部體制，包括檔案的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、檔案工作機構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)、檔案工作人員的配備等內(nèi)容。

三、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法

由于企業(yè)規(guī)模大小不一、性質(zhì)不同，檔案管理分類方法也有區(qū)別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。

2.組織機構(gòu)分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔較準(zhǔn)確，共同內(nèi)容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內(nèi)部機構(gòu)較穩(wěn)定的中小企業(yè)單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，集中同性質(zhì)的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。

四、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序

為確保檔案內(nèi)容詳細(xì)、檔案保存完整、檔案有效保密，從而使檔案管理工作發(fā)揮其最大最有效的價值，一方面，相關(guān)人員要分析單位的基本情況。充分考慮單位的大小、內(nèi)部組織機構(gòu)的穩(wěn)定狀況和組織機構(gòu)界限的清晰程度。如本單位的性質(zhì)、規(guī)模、人員構(gòu)成、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和資金條件等。同時還要考慮本單位的未來發(fā)展方向，了解本單位檔案的種類、內(nèi)容、數(shù)量、整理和保管等情況。只有在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，工作才更有意義和效果。另一方面，要熟悉不同類型檔案工作機構(gòu)的特點。了解分立檔案工作機構(gòu)和負(fù)責(zé)管理單位某一門類的檔案機構(gòu)。要在單位內(nèi)部設(shè)置若干不相統(tǒng)屬、各司其職的檔案工作機構(gòu)，各自管理不同類別的檔案。

分立型檔案工作機構(gòu)，是在檔案工作內(nèi)容較單一、涉及的檔案類型不多、利用要求不高的情況下形成的。分立型檔案工作機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系各不相同，機構(gòu)之間缺乏業(yè)務(wù)上的聯(lián)系和交流，在檔案的歸屬上容易產(chǎn)生矛盾，難以提供綜合性信息，不便查找利用，不便統(tǒng)籌規(guī)劃。同時，應(yīng)根據(jù)單位的職權(quán)范圍和工作職能以及文件的實際情況設(shè)類。這既利于檔案工作職能的發(fā)揮，也利于檔案工作人、財、物的保障，更利于檔案工作的業(yè)務(wù)開展。

（作者單位：山東省威海市人力資源公共服務(wù)中心）