建筑工程簽證資料管理與利用

曹 紅 霞

(銅陵長(zhǎng)江公路大橋管理處，安徽 銅陵　244011)

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建筑工程簽證資料管理與利用

曹 紅 霞

(銅陵長(zhǎng)江公路大橋管理處，安徽 銅陵244011)

通過(guò)對(duì)建筑施工簽證資料管理中存在問(wèn)題的分析，提出了加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)簽證資料歸檔管理的對(duì)策及措施，指出建筑工程簽證資料是建筑工程資料管理中的重要環(huán)節(jié)，它對(duì)工程價(jià)款核算起著重要的作用。

建筑工程，現(xiàn)場(chǎng)簽證，資料管理

0　引言

建筑工程簽證是工程在實(shí)施過(guò)程中，涉及工程發(fā)包方與承包方之間費(fèi)用確認(rèn)的一種憑證，是工程合同的補(bǔ)充文件，與工程合同具有同等法律效力的文件[1]。對(duì)于一項(xiàng)工程來(lái)講，建筑工程簽證雖然涉及到承發(fā)包雙方的利益，但是，主要涉及到發(fā)包方費(fèi)用的增加。因此，在實(shí)際工作中，加強(qiáng)建筑工程現(xiàn)場(chǎng)簽證資料的管理，減少施工過(guò)程中的簽證現(xiàn)象的發(fā)生，有利于加強(qiáng)工程項(xiàng)目資金的管理，合理降低工程項(xiàng)目的造價(jià)，提高工程項(xiàng)目的投資效益。

1　建筑工程簽證資料作用

建筑工程現(xiàn)場(chǎng)簽證是工程建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生的具有工程支付與存檔的重要資料，它是施工合同中未包含，卻在施工中又實(shí)際發(fā)生的，按照合同約定需要承發(fā)包雙方認(rèn)可的支付工程費(fèi)用的文件，它主要涉及非承包方原因?qū)е鹿て谘娱L(zhǎng)、費(fèi)用增加等方面，一般包括施工費(fèi)用、設(shè)計(jì)變更、工期、隱蔽工程等四個(gè)方面的簽證，其作用如下：

1)工程簽證一經(jīng)承發(fā)包雙方確認(rèn)，就視同工程施工合同的補(bǔ)充部分，與施工承包合同具有同等法律效力，對(duì)承發(fā)包各方都具有約束力；

2)工程簽證涉及工程參建方的各方利益，一旦確認(rèn)，將是承包方的工程結(jié)算憑證，將會(huì)增加業(yè)主的費(fèi)用；

3)工程簽證是工程施工過(guò)程中，經(jīng)常性發(fā)生的一種客觀情況，主要體現(xiàn)在施工過(guò)程中與設(shè)計(jì)文件不一致需要雙方確認(rèn)的書(shū)面文件，是工程資料存檔的重要組成部分。

2　工程簽證資料管理存在的問(wèn)題

在實(shí)際施工過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生施工情況與設(shè)計(jì)文件及合同條款不一致的情況，因此承包方會(huì)采取各種手段和方法，增加工程簽證數(shù)量，以達(dá)到增加工程費(fèi)用，其主要問(wèn)題表現(xiàn)如下：

1)發(fā)包方管理不到位。

在施工管理過(guò)程中，當(dāng)工程項(xiàng)目業(yè)主代表缺乏管理責(zé)任時(shí)，就會(huì)對(duì)施工過(guò)程中的現(xiàn)場(chǎng)簽證工作不重視，導(dǎo)致實(shí)際工作中時(shí)常發(fā)生未經(jīng)核實(shí)就隨意簽證，所簽工程量大于實(shí)際工程量以及重復(fù)計(jì)量的現(xiàn)象；有時(shí)業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)代表不及時(shí)辦理現(xiàn)場(chǎng)簽證，事后補(bǔ)辦，更有甚者在，有些簽證工作在工程項(xiàng)目結(jié)束后再補(bǔ)辦簽證材料，這些都會(huì)導(dǎo)致工程簽證項(xiàng)目過(guò)多、簽證內(nèi)容不真實(shí)的現(xiàn)象發(fā)生。

2)施工單位采取不正當(dāng)手段辦理簽證。

工程施工過(guò)程中往往會(huì)發(fā)生設(shè)計(jì)變更、進(jìn)度加快、施工條件變化等情況，從而影響工期和造價(jià)。因此，有的施工企業(yè)采取一些不正當(dāng)?shù)氖侄?，高估冒算，虛增工程量，巧立名目?lái)增加簽證量，或者利用隱蔽工程簽證，多計(jì)工程量，以獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，施工單位也利用投標(biāo)時(shí)發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)圖紙中的瑕疵或缺陷以及分部分項(xiàng)工程量清單的情況，采取投標(biāo)技巧、設(shè)計(jì)變更等方式最終達(dá)到增加利潤(rùn)目的。

3)施工單位采取先干后補(bǔ)方式獲得簽證資料。

當(dāng)某些工程需要加快進(jìn)度，或者隱蔽工程需要及時(shí)處理時(shí)，施工企業(yè)根據(jù)業(yè)主的要求，往往采取先干事，后補(bǔ)辦的方式，對(duì)簽證工程量進(jìn)行夸大，導(dǎo)致工程簽證內(nèi)容與實(shí)際不符，實(shí)際差距較大，導(dǎo)致發(fā)包方建安費(fèi)大幅增加。

4)簽證日期與實(shí)際不符。

施工現(xiàn)場(chǎng)簽證的目的就是保證工程簽證內(nèi)容真實(shí)，雙方意見(jiàn)統(tǒng)一，所以要求簽證必須現(xiàn)場(chǎng)簽字。但是，施工企業(yè)為了達(dá)到增加施工費(fèi)用的目的，往往事后補(bǔ)辦，造成簽證日期與實(shí)際發(fā)生日期不符的現(xiàn)象發(fā)生。

5)簽證資料內(nèi)容不規(guī)范。

實(shí)際工作中常會(huì)發(fā)生承發(fā)包雙方代表簽字蓋章不全，內(nèi)容有空缺，手續(xù)不完整等現(xiàn)象，簽證資料不符合資料歸檔要求[2]。

3　工程簽證資料的管理與服務(wù)

工程簽證資料的管理好壞直接影響到一個(gè)工程項(xiàng)目的建筑安裝費(fèi)用，因此，我們要從以下幾個(gè)方面做好工程簽證工作，以提高建設(shè)工程項(xiàng)目的投資效益。

3.1制訂工程簽證資料管理制度

為了減少施工過(guò)程及結(jié)算中因變更、簽證不當(dāng)引起的糾紛和爭(zhēng)議，規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)簽證工作流程，有效的控制工程造價(jià)，確保工程質(zhì)量和工程進(jìn)度，必須在工程建設(shè)開(kāi)工前，制訂工程簽證資料管理制度，嚴(yán)格按照工程建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)的要求，做好建設(shè)工程簽證資料的收集與整理工作。

3.2明確工程簽證流程

施工現(xiàn)場(chǎng)需要辦理簽證時(shí)，施工單位應(yīng)先上報(bào)簽證需求審批單，按簽證需求審批單所批復(fù)內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)施工，待工程施工完畢，再填寫(xiě)簽證，明確所簽內(nèi)容、工程量和總價(jià)并附相應(yīng)的施工前后照片和附圖簽，施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位等相關(guān)單位負(fù)責(zé)人及現(xiàn)場(chǎng)工作人員根據(jù)施工合同的約定及時(shí)簽字，再按建設(shè)工程簽證審批程序報(bào)批。

3.3把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好簽證工作

1)簽證資料與施工過(guò)程同步。

在施工過(guò)程中對(duì)需要簽證工作事項(xiàng)，施工單位應(yīng)當(dāng)做到一個(gè)事項(xiàng)一次辦理簽證，對(duì)于突出事件要會(huì)同施工、監(jiān)理、業(yè)主代表等有關(guān)單位研究并及時(shí)處理，及時(shí)簽證，杜絕在施工過(guò)程中不及時(shí)辦理簽證的現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)于隱蔽工程的簽證，要根據(jù)事項(xiàng)的施工特點(diǎn)，在簽證資料中應(yīng)明確處理事件的時(shí)間、發(fā)生的部位以及處理的理由，同時(shí)簽證資料應(yīng)附相應(yīng)的簡(jiǎn)圖和照片(或錄像)，而后及時(shí)根據(jù)合同的規(guī)定，明確結(jié)算方式、工程量及計(jì)算單價(jià)，及時(shí)歸檔所簽的原始資料。

2)確保簽證資料真實(shí)性。

在施工過(guò)程中，由于會(huì)經(jīng)常發(fā)生簽證事件，因此，我們要本著實(shí)事求是的原則，嚴(yán)格把控簽證工作，做到所簽工作內(nèi)容、數(shù)量與實(shí)際相符。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)需要簽證的工程數(shù)量，應(yīng)經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)后填寫(xiě)，確保簽證的項(xiàng)目、施工內(nèi)容、時(shí)間與工程數(shù)量與實(shí)際相符，避免出現(xiàn)虛報(bào)或假報(bào)現(xiàn)象。同時(shí)要注意簽證單上的內(nèi)容與設(shè)計(jì)文件、工程量清單等所包含的內(nèi)容是否有重復(fù)，對(duì)重復(fù)內(nèi)容不得再計(jì)算簽證費(fèi)用。對(duì)于簽證費(fèi)用數(shù)額較大事項(xiàng)，在簽證涉及的工程內(nèi)容實(shí)施之前，承包單位應(yīng)與監(jiān)理工程師及造價(jià)審核人員一同到現(xiàn)場(chǎng)察看。對(duì)于沒(méi)有按合同規(guī)定的簽證程序執(zhí)行，其所簽證資料一律視為無(wú)效簽證。

3)加強(qiáng)變更項(xiàng)目的管理。

由于建筑工程具有一定的復(fù)雜性，其實(shí)際工作中由于設(shè)計(jì)深度、地質(zhì)條件變化等諸多因素的影響，時(shí)常會(huì)發(fā)生工程變更現(xiàn)象，同時(shí)在施工過(guò)程中也由于建設(shè)單位有特殊新的要求也會(huì)發(fā)生變更事項(xiàng)。而這些變更事項(xiàng)又都會(huì)增加工程項(xiàng)目的建安費(fèi)用。因此，在實(shí)際工作中，我們須嚴(yán)格控制工程項(xiàng)目的造價(jià)，要嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目變更管理的程序規(guī)定，把控工程變更事項(xiàng)，并對(duì)變更事項(xiàng)的工程量和工程單價(jià)進(jìn)行嚴(yán)格管理。無(wú)論其由工程建設(shè)何方和何種原因提出的工程變更，都必需先經(jīng)過(guò)建設(shè)方和總監(jiān)理工程師的審核同意后才能實(shí)施，并及時(shí)辦理簽證手續(xù)，明確變更單價(jià)。其次，我們要嚴(yán)禁通過(guò)以擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模，提高設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)方式增加工程項(xiàng)目的變更事項(xiàng)。第三要認(rèn)真對(duì)待設(shè)計(jì)變更的工作事項(xiàng)，對(duì)涉及必須變更的設(shè)計(jì)，其建筑安裝費(fèi)用原則上不得增加，如要增加建安費(fèi)用，必須先經(jīng)業(yè)主同意后，再按變更程序辦理手續(xù)方可有效。

3.4做好簽證檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

建筑工程簽證資料是工程建設(shè)過(guò)程中的重要工程檔案資料，其核心涉及到工程建設(shè)造價(jià)問(wèn)題，因此，要認(rèn)真抓好工程簽證資料的管理。

1)重視工程簽證資料檔案管理工作。

在工程建設(shè)過(guò)程中，業(yè)主要派資料檔案管理人員深入工程建設(shè)中，跟蹤施工資料的管理與監(jiān)督，積極發(fā)揮檔案管理人員在工程簽證資料管理中的作用。

2)簽證工作是我們實(shí)際工程項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)重要工作，因此，工程建設(shè)各方應(yīng)當(dāng)委派具有一定的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，加強(qiáng)簽證資料的管理，同時(shí)要求工作人員必須增強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)簽證的重要性意識(shí)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)教育，提高現(xiàn)場(chǎng)簽證人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，把好簽證資料關(guān)。

3)加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)簽證資料的收集管理。

按照建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[3]的規(guī)定要求，對(duì)簽證資料進(jìn)行收集與整理。對(duì)于業(yè)主或監(jiān)理工程師的臨時(shí)決定、口頭變更、往來(lái)文件等都要整理成文字資料保存，并按《工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)規(guī)程》的要求完善簽證單的內(nèi)容和手續(xù)。

4)充分發(fā)揮檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

工程簽證資料是結(jié)算審核時(shí)的依據(jù)，因此，在實(shí)際工作中，現(xiàn)場(chǎng)檔案管理人員要將大量的第一手簽證資料及時(shí)收集與整理，按分部分項(xiàng)工程進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)施工中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)做好記錄，寫(xiě)清詳細(xì)情況，并取得相關(guān)資料。在規(guī)范簽證資料的同時(shí)，注重對(duì)簽證檔案資料的開(kāi)發(fā)、管理與利用，充分發(fā)揮簽證資料在經(jīng)濟(jì)審計(jì)中的作用，使簽證檔案材料在其工程建設(shè)工作中發(fā)揮重要作用。

4　結(jié)語(yǔ)

在建設(shè)施工管理中，重視簽證資料檔案管理工作，嚴(yán)格建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范的要求對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證檔案進(jìn)行收集、整理和使用，使簽證檔案材料在其工程建設(shè)工作中發(fā)揮重要作用。

[1]杜紅琳.淺談如何加強(qiáng)設(shè)計(jì)變更和工程簽證的管理工作[J].中國(guó)工程咨詢(xún)，2003(12)：31-32.

[2]邱妍紅.淺談施工現(xiàn)場(chǎng)身份證工作的管理和完善[J].福建建材，2013(11)：84-85.

[3]GB/T 50328—2014,建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

Management and utilization of construction project visa

Cao Hongxia

(TonglingYangtzeRiverHighwayBridgeManagementOffice,Tongling244011,China)

Through the analysis of the problems existing in the management of building construction visa data, the countermeasures and measures of strengthening the management of the construction site visa data are put forward, point out construction project visa information is an important part of the construction project information management, it plays an important role in the project cost accounting.

architectural engineering, site visa, data management

1009-6825(2016)21-0243-02

2016-05-13

曹紅霞(1976- )，女，館員

TU712

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