淺談水電設(shè)備檔案管理

韓 小 麗，　曹 紅 旺，　劉 知 雨

(四川大川電力有限公司，四川 雅安　625605)

淺談水電設(shè)備檔案管理

韓 小 麗，曹 紅 旺，劉 知 雨

(四川大川電力有限公司，四川 雅安625605)

摘要：水力發(fā)電企業(yè)由于其生產(chǎn)特點，對水電設(shè)備的檔案管理有著特殊的要求。水電設(shè)備檔案管理是水電設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞，將直接影響到電站的發(fā)電質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟效益和社會效益，但水電設(shè)備檔案管理工作卻常常被設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，從而影響設(shè)備發(fā)揮其應(yīng)有的作用。大川電廠在日常檔案工作中總結(jié)出了一套卓有成效的水電設(shè)備檔案管理的措施，在企業(yè)年度機組大小修、設(shè)備改造、生產(chǎn)經(jīng)營及解決維穩(wěn)工作等方面發(fā)揮了建設(shè)性的作用。

關(guān)鍵詞：水電設(shè)備；檔案管理；必要的條件；管理制度

0引言

水電設(shè)備檔案是在水電站和水電設(shè)備科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。水電企業(yè)不僅有大壩、引水發(fā)電系統(tǒng)、泄洪系統(tǒng)及發(fā)電廠房等電站樞紐工程主建筑物，而且還有機械電氣設(shè)備、消防設(shè)備、金屬結(jié)構(gòu)及自動化元件等設(shè)備，設(shè)備種類繁多，而且專業(yè)性強。因此，要想做好水電企業(yè)科技檔案的管理與開發(fā)工作，檔案從業(yè)人員不僅要具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)熟悉一定的水力發(fā)電相關(guān)專業(yè)知識，掌握相關(guān)的水電科技檔案管理技能，只有這樣，才能在復(fù)雜的文件材料收集中分清檔案資料的特性和種類，才能做好前期的文件材料的歸檔和后期的設(shè)備檔案的有效管理。

1提供檔案管理的必要條件

檔案管理工作是設(shè)備管理的基礎(chǔ)工作，基礎(chǔ)不扎實，設(shè)備管理目標(biāo)難以完成。有的水電站在這方面因重視程度不夠，工作做得相對不到位，技術(shù)資料保管不齊全，致使設(shè)備出現(xiàn)故障后，找不到技術(shù)資料，設(shè)備不能及時得到維修，檔案資料的作用得不到發(fā)揮，或者因運行記錄缺失而難與對設(shè)備作出正確的評估?，F(xiàn)在的設(shè)備，特別是以電子技術(shù)為主的高新技術(shù)設(shè)備，技術(shù)更新很快，一款新產(chǎn)品出來，過幾年后就不再生產(chǎn)了，加之設(shè)備廠家人員變動大，廠家就算有技術(shù)支持也力不從心，如果不重視其技術(shù)資料的記錄與保存，設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，很難對故障設(shè)備做出正確評價，維修人員也很難發(fā)揮作用，勢必降低了設(shè)備的利用率。近幾年來大川電廠從廠長到主管設(shè)備的領(lǐng)導(dǎo)，再到檔案管理各環(huán)節(jié)的工作人員都很重視設(shè)備檔案的管理工作，在制定設(shè)備管理工作計劃，布置管理工作任務(wù)時都經(jīng)常將檔案工作作為一項重要內(nèi)容納入其中，從設(shè)備的采購、安裝調(diào)試、運行使用、維護保養(yǎng)、檔案歸管等不同環(huán)節(jié)都做了相應(yīng)的規(guī)定和要求，并由辦公室檔案管理員負責(zé)保管設(shè)備檔案分類、整理、裝訂、上架和管理，并配備設(shè)備檔案專柜。

有了對水電設(shè)備資料一系列環(huán)節(jié)的重視后，檔案室硬件設(shè)施也是重點，檔案室設(shè)施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬件的總稱。主要包括檔案用房、檔案柜架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉及計算機、網(wǎng)絡(luò)、儲存設(shè)備都要配置，且符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，及專業(yè)人員的配備更使其水電設(shè)備檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化管理。

2建立和完善水電設(shè)備檔案管理制度

利用電廠召開的各種會議及時將設(shè)備管理文件分發(fā)給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合水電設(shè)備管理工作的進行。大川電廠由廠長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實行廠、部室、操作人員三級管理，已制定部分相關(guān)制度并逐步完善?？紤]制定監(jiān)督檢查機制，利用制定的監(jiān)督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室綜合質(zhì)量考核，出現(xiàn)問題及時擬報整改措施。并準(zhǔn)備將水電設(shè)備檔案信息利用設(shè)備管理軟件系統(tǒng)實行計算機輔助管理，將日常收集到的信息錄入、掃描計算機，如果這一設(shè)想得到實行，對日后查閱資料會非常方便，甚至對水電設(shè)備的管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，也不怕水電設(shè)備檔案因年久時長、意外災(zāi)害等情況或過程中損壞而發(fā)愁。大川電廠己對每一臺設(shè)備逐一編號登記在冊且張貼標(biāo)簽，每半年對全廠設(shè)備進行一次清查，下一步計劃將列入水電設(shè)備管理臺賬中，在臺賬注明“連接”該水電設(shè)備存放位置(檔案室號、柜號、盒號)。實現(xiàn)水電設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)管理“超連接”，目前全廠正在向形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)邁進。

3文件材料歸檔要及時完整

水電廠設(shè)備檔案包括：論證采購資料、設(shè)備出廠隨機相關(guān)資料、證件、設(shè)備運行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料(如：運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設(shè)備的相關(guān)合格證)、統(tǒng)計分析資料等。在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等每個工作環(huán)節(jié)都必須認真進行資料收集、整理和歸檔。參與設(shè)備采購的人員，將獲得的信息資料、談判文字資料及時歸檔。參與設(shè)備的安裝與驗收的工作人員，注意向廠家或銷售方索取相關(guān)證件等資料，將收集的相關(guān)資料及時建立檔案(如：說明書、隨機光盤、圖紙等)，只有相關(guān)資料齊全、手續(xù)完備后方可通過驗收。

科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。在設(shè)備運行期間設(shè)備管理員或操作人員做好運行記錄，維護人員應(yīng)及時填寫維護記錄。檔案室管理員應(yīng)及時將歸案資料進行歸總、編號造冊，借閱資料要按照相關(guān)手續(xù)辦理，并及時登記。檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購到設(shè)備報廢的整個工作過程，設(shè)備檔案的收集、整理和歸案是一項很繁雜的工作，檔案管理人員要熱愛本職工作，要以主動、積極、周到的服務(wù)來收集相關(guān)信息資料。

4水電設(shè)備檔案管理要實現(xiàn)規(guī)范化和信息化

水電設(shè)備檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好企業(yè)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要基礎(chǔ)。對非涉密科技檔案及圖紙資料進行掃描并上傳檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理，為檔案高效利用提供便捷條件。另外還要通過企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，生產(chǎn)部門的技術(shù)人員可在自己的電腦上能夠瀏覽到權(quán)限范圍內(nèi)所需的檔案、圖紙資料等，減少借閱環(huán)節(jié)，縮短查詢時間，提高檔案的查閱效率。工作實踐表明，水電設(shè)備檔案對公司、電廠長遠發(fā)展有深遠的意義，應(yīng)充分發(fā)揮其應(yīng)有作用，促進電廠在經(jīng)濟效益和社會效益上獲得雙贏。

5結(jié)語

水力發(fā)電企業(yè)由于其生產(chǎn)特點，對水電設(shè)備的檔案管理有著特殊的要求。水電設(shè)備檔案管理是水電設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞，將直接影響到電站的發(fā)電質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟效益和社會效益，但水電設(shè)備檔案管理工作卻常常被設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，從而影響設(shè)備發(fā)揮其應(yīng)有的作用。大川電廠在日常檔案工作中總結(jié)出了一套卓有成效的水電設(shè)備檔案管理的措施，在企業(yè)年度機組大小修、設(shè)備改造、生產(chǎn)經(jīng)營及解決維穩(wěn)工作等方面發(fā)揮了建設(shè)性的作用。

參考文獻:

[1]王芳編. 檔案分理學(xué)新論，中國人民大學(xué)出版社，P50.

[2]賀真編. 科技檔案編研的原理與方法，中國國際廣播出版社，P49.

收稿日期:2016-05-04

中圖分類號:TV73；G271

文獻標(biāo)識碼:B

文章編號:1001-2184(2016)03-0139-02

作者簡介:

韓小麗(1986-)，女，四川蘆山人，畢業(yè)于四川農(nóng)業(yè)大學(xué)文秘與檔案管理專業(yè)，現(xiàn)于四川大川電力有限公司大川電廠從事辦公室(辦公、后勤、檔案、勞資、人事、會議等辦公日常事務(wù))管理工作；

曹紅旺(1975-)，男，內(nèi)蒙古武川人，畢業(yè)于沈陽電力高等?？茖W(xué)校熱工自動化專業(yè)，高級工程師，總工程師，目前從事水電生產(chǎn)管理工作；

劉知雨(1989-)，男，遼寧昌圖人，畢業(yè)于三峽大學(xué)科技學(xué)院水利水電工程專業(yè)，助理工程師，從事水電生產(chǎn)經(jīng)營管理工作.

(責(zé)任編輯：卓政昌)