淺談水利工程建設項目檔案管理

查燕（陜西省水利工程建設監(jiān)理有限責任公司陜西西安710032）

淺談水利工程建設項目檔案管理

查燕
（陜西省水利工程建設監(jiān)理有限責任公司陜西西安710032）

水利工程檔案管理工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。本文通過分析水利工程檔案的基本概念及特點，對水利工程檔案的驗收與保管的工作特點進行了總結(jié)，并對水利工程檔案管理工作提出了相應的建議，以期為水利工程檔案管理工作提供依據(jù)。

水利工程；項目檔案；管理

1　水利工程檔案的基本概念及特點

水利工程是指防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程（包括新建、擴建、改建、加固、修復）及其配套和附屬工程的統(tǒng)稱，其具有規(guī)模較大，技術(shù)條件和施工條件較為復雜，工程項目周期較長等特點。

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它包含從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產(chǎn)準備、驗收等工程全過程及政府參與單位、建設單位、咨詢設計單位、監(jiān)理單位、施工單位、采購單位和運行單位等工程參與者的全方位資料文獻的收集、整理、歸檔、移交、驗收與保管等工作。它除一般檔案資料的成套性、專業(yè)性及真實性等特點外，還具有工程資料收集的廣泛性、設計及施工的整編復雜性、整體項目資料的周期較長等特點。

水利工程檔案工作貫穿于水利工程建設程序的全過程。工程建設實施主體單位必須對水利工程檔案工作負總責，要認真學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定，安排專職檔案管理人員具體負責檔案管理工作，做好檔案的收集、整理、保管工作，并加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。

2　水利工程檔案的收集與整理

2.1水利工程檔案的收集

水利工程檔案的收集工作的要點在于及時準確完整。水利工程建設項目的檔案工作要與水利工程項目建設進程相同步，項目申請立項時，即安排專職檔案管理人員開始進行文件材料的積累、整理、審查工作。隨著工程實施進展，參建單位逐漸增加，資料收集的量大幅度提升，各參建單位都應安排專職檔案管理人員負責本單位的工程資料的收集，特別是在工程進入具體實施階段時，工程建設的信息流通量將成為最大值，各種的建設信息開始在參建單位來往來流通，各單位的資料管理人員應將各種工程信息資料收集起來，而此時的管理工作要點就在于及時準確完整的資料收集，就是工程檔案收集的重中之重，嚴格意義上說檔案的收集過程不允許資料人員隨意更換。如不能及時準確完整的收集資料，將會造成工程資料的缺失性或不準確性，甚至是錯誤性，這樣會對整體工程建設造成延誤或者錯誤。因此工程檔案的收集貴在及時準確完整。

2.2水利工程檔案的整理

檔案的整理工作要點是條理有序分類管理。檔案的收集過程可以說是簡單的勞力過程，而檔案的整理則具是一個具有智慧的結(jié)晶的腦力過程。工程建設過程中大量的信息錯綜復雜，如何將大量無序龐雜的信息繪制成條理清楚的工程資料，就需要檔案管理人員根據(jù)自身單位的特點，結(jié)合工程建設的特性，條理有序的將收集來的資料進行分類整理。在工程施工高峰期時，工程資料往來頻繁，沒有條理有序的分類管理，工程建設的管理者人員不能準確查找信息資料，就如大海撈針一樣，不能作出合理的指導意見，無法推動工程建設的順利實施，甚至有可能造成工程上的損失，只有經(jīng)過檔案管理人員的條理有序的分類管理工程資料，才能給工程實施提供準確可靠的技術(shù)資料保障，最大限度的滿足工程進展要求，促使工程向著高效有序的方向順利邁進。因此，條理有序分類的管理工作就是工程檔案的整理工作重點所在。

3　水利工程檔案的歸檔與移交

3.1水利工程檔案的歸檔

水利工程檔案的歸檔工作的要點在于規(guī)范性。水利工程檔案的保管年限分為永久、長期、短期三種。工程建設的參建各單位對工程檔案的歸檔工作應嚴格按照《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的原則規(guī)定執(zhí)行，確保工程檔案資料符合規(guī)范要求。特別是工程竣工圖紙歸檔應符合《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求，進行統(tǒng)一折疊。對于電子文件的整理、歸檔應當參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。如果水利工程檔案不能按照規(guī)范化實施，水利工程檔案就無法進行統(tǒng)一管理，更談不上水利工程檔案的驗收。只有加強水利工程檔案歸檔的規(guī)范性，才能便于檔案管理工作有效實施，才能進行統(tǒng)一水利工程檔案的管理工作，最終形成規(guī)范的水利工程檔案。因此，水利工程檔案的歸檔在于規(guī)范性。

3.2水利工程檔案的移交

水利工程檔案的移交重點在于認真細致。建設單位應與設計、監(jiān)理、施工、采購單位等相關(guān)單位簽訂合同或協(xié)議時，應設立檔案管理專門條款，明確檔案移交內(nèi)容、載體形式、移交套數(shù)和時間等要求。水利工程檔案交接時，交接雙方必須認真細致地核對目錄與實物，并由經(jīng)檔案管理人員簽字，同時加蓋工程單位公章予以確認。在工程檔案資料移交后，工程檔案資料將完全由建設單位予以管理，如果在交接過程中，因麻痹大意造成工程資料的遺漏，將很難予以發(fā)現(xiàn)補充；只有經(jīng)過檔案人員的認真細致的核對，才能避免犯低級錯誤，才能實施水利工程檔案的驗收工作。因此，水利工程的移交重在認真細致。

4　水利工程檔案的驗收與保管

4.1水利工程檔案的驗收

水利檔案驗收的要點就是程序性。水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，必須其納入工程建設的質(zhì)量管理程序。工程建設的質(zhì)量管理部門應按照建設管理程序，認真把好檔案的質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，檔案驗收由項目竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責組織。水利工程檔案驗收前，建設單位基本實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案驗收依據(jù)《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》，完成了自檢工作，并達到規(guī)定的合格以上分數(shù)。而后提出驗收申請，申請驗收包括建設單位開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分數(shù)、自檢結(jié)論等內(nèi)容，并將建設單位的檔案自檢工作報告和監(jiān)理單位專項審核報告附后。最終，檔案驗收的組織單位應會同國家或地方檔案行政管理部門成立檔案驗收組進行驗收，形成驗收意見，并報國家或省級檔案行政管理部門備案。只有檔案驗收通過后，才能進行或通過竣工驗收，而檔案驗收的關(guān)鍵在于工程建設程序，嚴格按照工程建設程序，才能搞好檔案驗收工作。

4.2水利工程檔案的保管

水利工程檔案保管的重點在于標準化配置及保密性。水利工程的檔案的檔案資料繁多的特點，建設與運行單位應充分考慮檔案資料的存放條件，配置適宜安全保存檔案的專門庫房，室內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設施，定期檢查電器設備、消防器材等設施，保證安全可靠實用，檔案室里柜櫥要按類、按序編號排列整齊，便于通風順暢。根據(jù)國家檔案局指定的永久保管檔案分一級、二級、三級管理的標準與管理辦法，結(jié)合水利工程特性，水利工程檔案也應分級管理，對于專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，嚴格按照保密制度辦理，杜絕一切人為因素造成的泄密事件，確保水利工程檔案的保管正常進行。

5　水利工程檔案的作用與建議

水利檔案的作用在于工程建設前期，能及時提供給建設管理者以明確的指導意見；在工程建設過程中，對工程建設中需解決的問題及時提供解決方案；在工程建設后期，能對存在的工程缺陷及時予以修補；在工程運行期，對工程建設能提供有力的證據(jù)，總結(jié)工程經(jīng)驗，確保工程順利運行實施。

針對水利工程檔案的在工程建設全過程中的重要作用，本人就現(xiàn)行檔案管理工作提出幾點建議：

（1）水利檔案工作是政府參與單位、建設單位、咨詢設計單位、監(jiān)理單位、施工單位、采購單位和運行單位等工程參與者的全方位資料管理的過程。因此參建的各單位應當增加檔案管理人員的培訓力度，特別是在重大水利工程建設過程中應配有專業(yè)化的檔案管理人員從事或指導工程檔案的管理工作，從根本上解決檔案管理工作中出現(xiàn)的低級、幼稚的失誤，減少因檔案管理失職而造成的工程建設過程的反復或錯誤，杜絕工程出現(xiàn)重大事故，使工程建設安全穩(wěn)妥的順利實施。

（2）水利工程檔案從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產(chǎn)準備、驗收等建設周期較長的管理過程，應當加大檔案管理的資金投入，特別是在存放工程檔案資料保管條件、資源配置等方面，應該嚴格按照檔案管理存放的標準化要求進行配置，減少因存放條件不到位造成保管的資料缺損，甚至發(fā)生不可挽回的資料損失，同時要求管理人員嚴格執(zhí)行保密制度，嚴防因泄露造成的影響水利工程建設的直接損失，使工程建設高效有序的實施完成。

（3）隨著科技的不斷發(fā)展創(chuàng)新，水利工程檔案的管理也應與時俱進，結(jié)合科技發(fā)展的步伐，水利工程建設管理中增設電子檔案的管理，這樣不僅僅節(jié)約大量的人力與財力，而且為工程建設更為高效的運轉(zhuǎn)提供了有利的工作平臺。同時電子文檔必須采取足夠的防攻擊檢測、安裝放火墻、防病毒軟件、防磁、物理隔離等安全措施保證電子文件的真實可靠，防止文檔的破壞及篡改，切實做到真實可信，并與文書文檔同時予以保存，以便后期的查證。

6　結(jié)語

水利工程項目檔案資料管理不僅是工程項目正常運行最基本保障，而且完善的水利工程檔案資料，能促使運行單位在運行管理中，盡快熟悉整個工程的施工狀況，作好工程運行期間的的維護改造，確保運行管理有序高效，使工程項目發(fā)揮其最大效益。陜西水利

（責任編輯：李蕊）

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