淺談水利工程建設(shè)項目檔案管理

查燕（陜西省水利工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司陜西西安710032）

淺談水利工程建設(shè)項目檔案管理

查燕
（陜西省水利工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司陜西西安710032）

水利工程檔案管理工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。本文通過分析水利工程檔案的基本概念及特點，對水利工程檔案的驗收與保管的工作特點進(jìn)行了總結(jié)，并對水利工程檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為水利工程檔案管理工作提供依據(jù)。

水利工程；項目檔案；管理

1　水利工程檔案的基本概念及特點

水利工程是指防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護(hù)等工程（包括新建、擴(kuò)建、改建、加固、修復(fù)）及其配套和附屬工程的統(tǒng)稱，其具有規(guī)模較大，技術(shù)條件和施工條件較為復(fù)雜，工程項目周期較長等特點。

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它包含從工程項目提出、立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、驗收等工程全過程及政府參與單位、建設(shè)單位、咨詢設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、采購單位和運(yùn)行單位等工程參與者的全方位資料文獻(xiàn)的收集、整理、歸檔、移交、驗收與保管等工作。它除一般檔案資料的成套性、專業(yè)性及真實性等特點外，還具有工程資料收集的廣泛性、設(shè)計及施工的整編復(fù)雜性、整體項目資料的周期較長等特點。

水利工程檔案工作貫穿于水利工程建設(shè)程序的全過程。工程建設(shè)實施主體單位必須對水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，安排專職檔案管理人員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，做好檔案的收集、整理、保管工作，并加強(qiáng)對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2　水利工程檔案的收集與整理

2.1水利工程檔案的收集

水利工程檔案的收集工作的要點在于及時準(zhǔn)確完整。水利工程建設(shè)項目的檔案工作要與水利工程項目建設(shè)進(jìn)程相同步，項目申請立項時，即安排專職檔案管理人員開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作。隨著工程實施進(jìn)展，參建單位逐漸增加，資料收集的量大幅度提升，各參建單位都應(yīng)安排專職檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位的工程資料的收集，特別是在工程進(jìn)入具體實施階段時，工程建設(shè)的信息流通量將成為最大值，各種的建設(shè)信息開始在參建單位來往來流通，各單位的資料管理人員應(yīng)將各種工程信息資料收集起來，而此時的管理工作要點就在于及時準(zhǔn)確完整的資料收集，就是工程檔案收集的重中之重，嚴(yán)格意義上說檔案的收集過程不允許資料人員隨意更換。如不能及時準(zhǔn)確完整的收集資料，將會造成工程資料的缺失性或不準(zhǔn)確性，甚至是錯誤性，這樣會對整體工程建設(shè)造成延誤或者錯誤。因此工程檔案的收集貴在及時準(zhǔn)確完整。

2.2水利工程檔案的整理

檔案的整理工作要點是條理有序分類管理。檔案的收集過程可以說是簡單的勞力過程，而檔案的整理則具是一個具有智慧的結(jié)晶的腦力過程。工程建設(shè)過程中大量的信息錯綜復(fù)雜，如何將大量無序龐雜的信息繪制成條理清楚的工程資料，就需要檔案管理人員根據(jù)自身單位的特點，結(jié)合工程建設(shè)的特性，條理有序的將收集來的資料進(jìn)行分類整理。在工程施工高峰期時，工程資料往來頻繁，沒有條理有序的分類管理，工程建設(shè)的管理者人員不能準(zhǔn)確查找信息資料，就如大海撈針一樣，不能作出合理的指導(dǎo)意見，無法推動工程建設(shè)的順利實施，甚至有可能造成工程上的損失，只有經(jīng)過檔案管理人員的條理有序的分類管理工程資料，才能給工程實施提供準(zhǔn)確可靠的技術(shù)資料保障，最大限度的滿足工程進(jìn)展要求，促使工程向著高效有序的方向順利邁進(jìn)。因此，條理有序分類的管理工作就是工程檔案的整理工作重點所在。

3　水利工程檔案的歸檔與移交

3.1水利工程檔案的歸檔

水利工程檔案的歸檔工作的要點在于規(guī)范性。水利工程檔案的保管年限分為永久、長期、短期三種。工程建設(shè)的參建各單位對工程檔案的歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的原則規(guī)定執(zhí)行，確保工程檔案資料符合規(guī)范要求。特別是工程竣工圖紙歸檔應(yīng)符合《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求，進(jìn)行統(tǒng)一折疊。對于電子文件的整理、歸檔應(yīng)當(dāng)參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。如果水利工程檔案不能按照規(guī)范化實施，水利工程檔案就無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，更談不上水利工程檔案的驗收。只有加強(qiáng)水利工程檔案歸檔的規(guī)范性，才能便于檔案管理工作有效實施，才能進(jìn)行統(tǒng)一水利工程檔案的管理工作，最終形成規(guī)范的水利工程檔案。因此，水利工程檔案的歸檔在于規(guī)范性。

3.2水利工程檔案的移交

水利工程檔案的移交重點在于認(rèn)真細(xì)致。建設(shè)單位應(yīng)與設(shè)計、監(jiān)理、施工、采購單位等相關(guān)單位簽訂合同或協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立檔案管理專門條款，明確檔案移交內(nèi)容、載體形式、移交套數(shù)和時間等要求。水利工程檔案交接時，交接雙方必須認(rèn)真細(xì)致地核對目錄與實物，并由經(jīng)檔案管理人員簽字，同時加蓋工程單位公章予以確認(rèn)。在工程檔案資料移交后，工程檔案資料將完全由建設(shè)單位予以管理，如果在交接過程中，因麻痹大意造成工程資料的遺漏，將很難予以發(fā)現(xiàn)補(bǔ)充；只有經(jīng)過檔案人員的認(rèn)真細(xì)致的核對，才能避免犯低級錯誤，才能實施水利工程檔案的驗收工作。因此，水利工程的移交重在認(rèn)真細(xì)致。

4　水利工程檔案的驗收與保管

4.1水利工程檔案的驗收

水利檔案驗收的要點就是程序性。水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，必須其納入工程建設(shè)的質(zhì)量管理程序。工程建設(shè)的質(zhì)量管理部門應(yīng)按照建設(shè)管理程序，認(rèn)真把好檔案的質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，檔案驗收由項目竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。水利工程檔案驗收前，建設(shè)單位基本實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案驗收依據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標(biāo)準(zhǔn)》，完成了自檢工作，并達(dá)到規(guī)定的合格以上分?jǐn)?shù)。而后提出驗收申請，申請驗收包括建設(shè)單位開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分?jǐn)?shù)、自檢結(jié)論等內(nèi)容，并將建設(shè)單位的檔案自檢工作報告和監(jiān)理單位專項審核報告附后。最終，檔案驗收的組織單位應(yīng)會同國家或地方檔案行政管理部門成立檔案驗收組進(jìn)行驗收，形成驗收意見，并報國家或省級檔案行政管理部門備案。只有檔案驗收通過后，才能進(jìn)行或通過竣工驗收，而檔案驗收的關(guān)鍵在于工程建設(shè)程序，嚴(yán)格按照工程建設(shè)程序，才能搞好檔案驗收工作。

4.2水利工程檔案的保管

水利工程檔案保管的重點在于標(biāo)準(zhǔn)化配置及保密性。水利工程的檔案的檔案資料繁多的特點，建設(shè)與運(yùn)行單位應(yīng)充分考慮檔案資料的存放條件，配置適宜安全保存檔案的專門庫房，室內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，定期檢查電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠實用，檔案室里柜櫥要按類、按序編號排列整齊，便于通風(fēng)順暢。根據(jù)國家檔案局指定的永久保管檔案分一級、二級、三級管理的標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法，結(jié)合水利工程特性，水利工程檔案也應(yīng)分級管理，對于專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，嚴(yán)格按照保密制度辦理，杜絕一切人為因素造成的泄密事件，確保水利工程檔案的保管正常進(jìn)行。

5　水利工程檔案的作用與建議

水利檔案的作用在于工程建設(shè)前期，能及時提供給建設(shè)管理者以明確的指導(dǎo)意見；在工程建設(shè)過程中，對工程建設(shè)中需解決的問題及時提供解決方案；在工程建設(shè)后期，能對存在的工程缺陷及時予以修補(bǔ)；在工程運(yùn)行期，對工程建設(shè)能提供有力的證據(jù)，總結(jié)工程經(jīng)驗，確保工程順利運(yùn)行實施。

針對水利工程檔案的在工程建設(shè)全過程中的重要作用，本人就現(xiàn)行檔案管理工作提出幾點建議：

（1）水利檔案工作是政府參與單位、建設(shè)單位、咨詢設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、采購單位和運(yùn)行單位等工程參與者的全方位資料管理的過程。因此參建的各單位應(yīng)當(dāng)增加檔案管理人員的培訓(xùn)力度，特別是在重大水利工程建設(shè)過程中應(yīng)配有專業(yè)化的檔案管理人員從事或指導(dǎo)工程檔案的管理工作，從根本上解決檔案管理工作中出現(xiàn)的低級、幼稚的失誤，減少因檔案管理失職而造成的工程建設(shè)過程的反復(fù)或錯誤，杜絕工程出現(xiàn)重大事故，使工程建設(shè)安全穩(wěn)妥的順利實施。

（2）水利工程檔案從工程項目提出、立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、驗收等建設(shè)周期較長的管理過程，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理的資金投入，特別是在存放工程檔案資料保管條件、資源配置等方面，應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理存放的標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行配置，減少因存放條件不到位造成保管的資料缺損，甚至發(fā)生不可挽回的資料損失，同時要求管理人員嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，嚴(yán)防因泄露造成的影響水利工程建設(shè)的直接損失，使工程建設(shè)高效有序的實施完成。

（3）隨著科技的不斷發(fā)展創(chuàng)新，水利工程檔案的管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，結(jié)合科技發(fā)展的步伐，水利工程建設(shè)管理中增設(shè)電子檔案的管理，這樣不僅僅節(jié)約大量的人力與財力，而且為工程建設(shè)更為高效的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了有利的工作平臺。同時電子文檔必須采取足夠的防攻擊檢測、安裝放火墻、防病毒軟件、防磁、物理隔離等安全措施保證電子文件的真實可靠，防止文檔的破壞及篡改，切實做到真實可信，并與文書文檔同時予以保存，以便后期的查證。

6　結(jié)語

水利工程項目檔案資料管理不僅是工程項目正常運(yùn)行最基本保障，而且完善的水利工程檔案資料，能促使運(yùn)行單位在運(yùn)行管理中，盡快熟悉整個工程的施工狀況，作好工程運(yùn)行期間的的維護(hù)改造，確保運(yùn)行管理有序高效，使工程項目發(fā)揮其最大效益。陜西水利

（責(zé)任編輯：李蕊）

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