企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

王洋

（中國電建集團租賃有限公司，北京 100048）

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

王洋

（中國電建集團租賃有限公司，北京 100048）

在了解當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，界定了在信息化時代企業(yè)檔案信息化的含義，分析了目前企業(yè)檔案信息化存在的問題，針對當(dāng)前存在的一些不足，提出了可行性的對策。

檔案信息化；信息技術(shù)；企業(yè)檔案

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用的飛速發(fā)展，加快了數(shù)據(jù)開發(fā)、分析、云存儲等信息技術(shù)的迅速崛起，這些如雨后春筍般飛速增長的數(shù)據(jù)其存在形態(tài)變得更加豐富，面對日益激烈的市場競爭，如何良好地開發(fā)企業(yè)的信息資源對企業(yè)發(fā)展有重大的意義，這就對企業(yè)的檔案信息管理工作提出了更高的要求。因此企業(yè)必須要改變原有的模式，打破常規(guī)，進行創(chuàng)新，實行信息化管理，提高企業(yè)檔案信息化管理效率，提供一個優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)環(huán)境，進行信息批量管理，進而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和實現(xiàn)社會效益。檔案信息化作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分之一，在推動檔案管理工作中具有決定性的作用，在滿足企業(yè)管理需求的同時推動生產(chǎn)的發(fā)展，這也能提高企業(yè)的檔案服務(wù)能力。

1　企業(yè)檔案信息化的概念

企業(yè)檔案信息化建設(shè)由以下幾個關(guān)鍵詞組成：分別是企業(yè)檔案、檔案的信息化、企業(yè)檔案的信息化，通過對三個關(guān)鍵詞的解釋，可使企業(yè)檔案信息化的概念界定更加清晰。

1.1企業(yè)檔案

在企業(yè)的運營過程中形成的關(guān)于企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理、銷售等直接整合而成的信息，包括文字、圖像聲音等不同的形式，是一種具有憑證作用的檔案材料。

1.2檔案的信息化

檔案的信息化就是在部門統(tǒng)一管理下，進行組織和規(guī)劃，利用先進的信息技術(shù)，對所獲取的信息資源進行處理，以實體的文件資料為基礎(chǔ)，讓現(xiàn)有的檔案管理模式向數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變，向社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3企業(yè)檔案的信息化

企業(yè)檔案的信息化，是指企業(yè)運用科學(xué)的組織管理辦法，在符合市場需求的前提下，利用先進的技術(shù)、設(shè)備，對企業(yè)的實體文件資料進行挖掘、整合，實現(xiàn)信息從獲取、傳輸再到應(yīng)用上的數(shù)字化，最終達到企業(yè)內(nèi)部資源的共享，進而提高企業(yè)檔案信息的利用率，帶動企業(yè)整體物流的轉(zhuǎn)動，實現(xiàn)企業(yè)科學(xué)化的管理，實現(xiàn)企業(yè)自動化的生產(chǎn)流程，在提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和生產(chǎn)效益的同時，為企業(yè)和社會的發(fā)展做出貢獻。

2　企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

在社會信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為其經(jīng)營成功或失敗的關(guān)鍵，這也要求企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作必須做出相應(yīng)的變革才能適應(yīng)時代發(fā)展的要求，雖然大眾的信息觀念逐漸深厚，某些企業(yè)已經(jīng)跟隨時代的潮流將檔案的信息化建設(shè)定為企業(yè)長期發(fā)展的目標(biāo)，并且取得了不錯的成效，但是在我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的長期發(fā)展過程中，優(yōu)秀的企業(yè)雖然做了表率作用，但企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的過程中依然存在較多尚未解決的問題，對檔案信息資源的利用率有待加強。

2.1企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

首先是大企業(yè)與小企業(yè)的差異，擁有雄厚的資金背景的大企業(yè)，具備充足的實力，在對企業(yè)檔案信息化建設(shè)上的投入比重較大，而那些實力相對不足的小企業(yè)沒有足夠的背景去支撐企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，因此對檔案信息化建設(shè)上的投入相對不足。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要先進的技術(shù)，更需要專業(yè)的人才，以及相配套的服務(wù)設(shè)備才能建立一個完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，才能將實體的文件資料數(shù)字化，但無論是軟件的開發(fā)還是硬件的要求，或者是企業(yè)整體上的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都需要企業(yè)投入大量的資金，只有這樣才能實現(xiàn)企業(yè)檔案信息管理的實質(zhì)飛躍，才能提高企業(yè)檔案管理工作的效率和規(guī)范性，為企業(yè)和社會帶來更多的效益。但是目前的很多中小型企業(yè)還未擁有這樣的實力去進行完善的企業(yè)檔案信息化建設(shè)，甚至有的企業(yè)連生存都岌岌可危，根本沒有精力去顧及企業(yè)檔案的管理工作。

2.2企業(yè)檔案信息化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃

很多企業(yè)在檔案建設(shè)之始沒有初步的規(guī)劃，缺乏統(tǒng)一的管理，沒有從實際出發(fā)引進適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，使企業(yè)的檔案信息管理工作處于一種尷尬的境地，已有的檔案信息管理工作無法符合實際的生產(chǎn)工作，導(dǎo)致整個企業(yè)的工作效率降低，企業(yè)的各個系統(tǒng)無法融合，對整體資源的把控能力不夠，導(dǎo)致了很多機會的流逝。

2.3企業(yè)的檔案管理人員能力不足

由于信息技術(shù)的大量使用，大多企業(yè)開始實現(xiàn)了辦公設(shè)備的自動化，企業(yè)文件將會被越來越多形式的載體呈現(xiàn)出來，不同類型的檔案資源不斷涌現(xiàn)。這些客觀條件的變化導(dǎo)致對檔案管理工作人員的要求越來越高，檔案管理人員的技術(shù)能力、知識儲備都必須更新。但是在如今的企業(yè)中，檔案管理工作一般都交給計算機工作人員操作，他們只是把檔案管理工作當(dāng)成一種機械化的操作，這就與企業(yè)對檔案信息管理的初衷相背離。檔案管理工作人員不僅要有技術(shù)上的能力，還需要具備信息處理和管理能力。

2.4企業(yè)檔案信息化缺乏有效的安全保障

企業(yè)檔案信息化建設(shè)最終是要形成一個完整而又統(tǒng)一的檔案管理工作模式，由于當(dāng)前企業(yè)的紙質(zhì)檔案本身就出現(xiàn)質(zhì)量上的問題，導(dǎo)致數(shù)字化之后的企業(yè)檔案也存在缺陷和不足，檔案信息化的管理工作更是缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案在網(wǎng)絡(luò)化過程中受到不同程度的制約。而且企業(yè)檔案中不僅記錄了整個企業(yè)的成長歷史，更是包含很多企業(yè)的機密文件和客戶隱私，這種帶有私密性的檔案本身就有使用的限制，一旦電腦受到黑客的攻擊，很容易造成文件的丟失、損壞，造成企業(yè)的私密信息泄露；企業(yè)內(nèi)部的工作人員要是不具備該有的安全意識，在進行電腦操作的過程中也會很容易造成企業(yè)信息的泄露。在這個網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時代，一旦出現(xiàn)信息的泄露，會對企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。

3　企業(yè)檔案信息化建設(shè)的可行性對策

3.1強化企業(yè)信息管理，構(gòu)建檔案信息化建設(shè)模式

為了實現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化，提高企業(yè)的信息技術(shù)水平，就必須要加強對硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，充分發(fā)揮計算機的功能，建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要及時進行各項系統(tǒng)的更新，在分析紙質(zhì)版檔案記錄的弊端上，利用先進的信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高度共享。實力不同的企業(yè)更要學(xué)會充分利用現(xiàn)有的多媒體設(shè)備，中小型企業(yè)雖然無法投入大量的資金進行企業(yè)檔案信息的建設(shè)，但可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際，配置相應(yīng)的計算機，優(yōu)化處理企業(yè)現(xiàn)有的信息資料，根據(jù)材料的特點將文件進行分類整理。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)可以在現(xiàn)有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養(yǎng)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源的網(wǎng)絡(luò)性和共享性，適時地整理企業(yè)的重要信息資源這是一個企業(yè)長期發(fā)展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業(yè)發(fā)展所需要借鑒的方式。

3.2加強企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

時代的發(fā)展要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善，在加強相應(yīng)的規(guī)章制度建設(shè)的同時，促進企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，保證企業(yè)檔案管理工作的有效開展。企業(yè)在加強信息技術(shù)的投入之時還需要有一個標(biāo)準(zhǔn)來銜接檔案工作中的各項業(yè)務(wù)和流程的開展，為企業(yè)的良好發(fā)展打下基礎(chǔ)。與此同時，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性也是一個企業(yè)所必需得，規(guī)范化的制度才能保證整個管理工作的正常運營，這也是一個企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提。

3.3強化企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會的進步，擁有技術(shù)性的人才也越來越多，但是單純擁有技術(shù)的工作人員還不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，技術(shù)型人才的綜合素質(zhì)也應(yīng)該列入企業(yè)選擇員工的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅僅需要一個檔案信息的守護者，更需要一個善于發(fā)掘信息的管理者，只有這樣才能最終實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。因此，企業(yè)可以通過開展培訓(xùn)、講座、研討會等形式提高技術(shù)人員的能力，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)技術(shù)人員的創(chuàng)新意識，為企業(yè)未來的檔案信息管理工作的創(chuàng)新儲備資源，只有一支擁有創(chuàng)新意識的信息化人才隊伍才是符合企業(yè)發(fā)展潮流的真正力量。

3.4加強企業(yè)檔案信息的安全性

信息安全一直是企業(yè)管理工作中必須考慮的重點問題之一，信息技術(shù)的發(fā)展伴隨著信息安全的問題受到更多人的關(guān)注。一般來說，企業(yè)的信息化檔案管理中都會增加安全軟件來確保企業(yè)信息的安全，但是這還不能解決企業(yè)的信息仍然存在信息安全的問題，企業(yè)必須尋求更多的方式來提高系統(tǒng)的安全性能。

4　結(jié)語

信息技術(shù)時代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作依然很艱巨。要實現(xiàn)對企業(yè)現(xiàn)有信息資源的高效利用，企業(yè)不僅要在結(jié)合實際發(fā)展問題的基礎(chǔ)上提高信息技術(shù)，更需要在所確立的目標(biāo)上進行整體的規(guī)劃，增強企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，在系統(tǒng)地整合現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代化的手段，提高工作人員的綜合素質(zhì)，改變舊有的檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理工作的方法和手段，提高整個企業(yè)的工作效率，為其他企業(yè)的發(fā)展提供借鑒的依據(jù)，進而推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

［1］劉耿生等.檔案開發(fā)與利用教程［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2010.

［2］傅露霞，路立龍.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考［J］.機電兵船檔案，2010（3）∶68-69.

［3］葛紅.試論公路路基的施工方法與要點［J］.檔案學(xué)通訊，2011 （1）∶92-94.

（責(zé)任編輯趙其芬）

G27

B

1009-6159（2016）-04-0018-03

2015-12-20

王洋（1981—），女，館員