淺談水利工程設(shè)計單位科技文件管理要求

李琳

淺談水利工程設(shè)計單位科技文件管理要求

李琳

水利工程檔案工作貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段，產(chǎn)生于多方參建單位。其中設(shè)計單位的科技檔案管理工作是水利工程項目檔案管理中重要的組成部分，所有的科技檔案凝聚著設(shè)計人員的智慧和心血，設(shè)計單位要注重設(shè)計科技文件的收集、整理和歸檔工作，保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

水利工程 設(shè)計科技文件 管理 要求

水利工程是我國重要的基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，是一項復(fù)雜的綜合性工程，具有參建單位多、涉及專業(yè)多、施工程序復(fù)雜以及工程質(zhì)量影響因素多等特點。水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，產(chǎn)生于建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、監(jiān)理單位以及施工單位等多方參建單位，是工程管理、竣工驗收、運行與維護不可缺少的重要條件。

水利工程設(shè)計文件是隨著工程項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理以及驗收等工程建設(shè)逐漸形成的，這些項目文件一旦形成，其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，要保持這種客觀性，從工程項目提出建設(shè)開始，就要注意文件材料的形成、積累工作，同時有效防止文件材料的散失，確保檔案資料的完整和安全。然后對這些信息材料進行有條理的整理，形成水利工程設(shè)計科技檔案，從而實現(xiàn)對水利工程相關(guān)信息的科學(xué)掌握。

1 水利工程設(shè)計科技檔案工作的意義

水利工程設(shè)計科技檔案是在水利工程項目建設(shè)活動中直接形成的，經(jīng)過鑒定整理并歸檔的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表以及聲像等形式的科技文件材料，是最真實的原始的記錄,是對客觀事實的具體反映。檔案記錄的信息真實地反映著客觀事實，為水利工程的具體實施提供了可靠的科學(xué)依據(jù)。科技檔案不僅可以為工程的進行提供具有實踐意義和指導(dǎo)意義的數(shù)據(jù)記錄，而且對企業(yè)的發(fā)展也具有重要的作用，水利工程企業(yè)的每一份科技檔案都是企業(yè)經(jīng)驗的積累和文化的積淀。在這些科技檔案中，蘊含著企業(yè)工作的經(jīng)驗和問題，在日后的工程中，企業(yè)可以繼續(xù)積累經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，為工程的進行打下一個良好的基礎(chǔ)，并可以使科技檔案更加豐富。由此看來，做好水利工程設(shè)計科技檔案工作是相當(dāng)重要的。

2 設(shè)計單位科技文件管理要求

2.1 科技文件管理職責(zé)與要求

在工程項目科技文件的管理過程中，設(shè)計單位首先要將項目科技文件的管理列入項目計劃和相關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。完成職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。負責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工同步進行，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

設(shè)計科技文件應(yīng)符合國家、水利行業(yè)有關(guān)工程建設(shè)法規(guī)、工程勘測設(shè)計技術(shù)規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)和合同的要求；設(shè)計依據(jù)的基本資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、可靠和設(shè)計論證充分，計算成果可靠；設(shè)計文件的深度應(yīng)滿足相應(yīng)設(shè)計階段有關(guān)規(guī)定要求，設(shè)計質(zhì)量必須滿足工程質(zhì)量、安全需要并符合設(shè)計規(guī)范的要求。

2.2 設(shè)計科技文件的形成和積累

設(shè)計科技文件形成者應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式形成設(shè)計文件，辦理完畢、有保存價值的文件應(yīng)及時交本部門或項目負責(zé)人保管。設(shè)計單位各部門及工程項目文件形成者應(yīng)負責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負責(zé)。

2.3 設(shè)計科技文件的收集和整理

設(shè)計科技文件遵循 “誰形成、誰收集、誰整理”的原則，設(shè)計單位各部門或工程項目負責(zé)人應(yīng)依據(jù)不同項目設(shè)計文件的形成特點，區(qū)別不同情況，制定相應(yīng)的收集辦法，以保證檔案的完整性。工程項目歸檔人員負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé)；設(shè)計單位各部門及工程項目負責(zé)人對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。

2.3.1 歸檔科技文件材料的整理

（1）科技文件案卷封面、簽署頁等按照單位管理體系文件格式要求，采用統(tǒng)一的科技文件格式。

（2）簽署頁和圖簽內(nèi)署名簽字必須齊全 （包括署名、年、月、日）。

（3）科技文件材料要求從文件正文開始編寫頁碼，已有頁號的文件可不重新編寫頁號。

（4）科技文件膠裝，裝訂前去除文件材料上的金屬物和塑料制品，破損的應(yīng)修復(fù)。

2.3.2 圖紙的整理

透明圖紙要求沒有折痕、破損，線軋圖邊。藍圖圖紙幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存，每套圖紙都要附相應(yīng)的圖紙目錄。藍圖折疊具體要求為：

（1）折疊時圖面朝里，減少對圖樣的磨損，避免在重要的圖樣處有折痕。

（2）不裝訂成冊的圖紙折疊成A4的規(guī)格，標(biāo)題欄露在外面。

（3）裝訂成冊的圖紙折疊成A3的規(guī)格，標(biāo)題欄露在外面，裝訂時要在裝訂處加一定數(shù)量的充墊紙板，達到裝訂的平整和保護圖紙的作用。加裝封面封底，圖冊厚度不超過23 mm。

2.3.3 電子文件的收集和整理

設(shè)計單位在管理紙質(zhì)檔案的同時，要做好電子檔案的收集和整理，需要注意以下幾點原則：

（1）應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

（2）應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)以及檢測數(shù)據(jù)等要求以及保證歸檔電子文件的質(zhì)量。

（3）歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形成的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

（4）具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。

2.4 設(shè)計科技文件的歸檔

根據(jù)設(shè)計單位檔案管理部門相關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的科技文件材料由科技文件形成部門或工程項目負責(zé)人收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案管理部門集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

歸檔時由歸檔人準(zhǔn)確填寫科技文件歸檔清冊，檔案接收人員按照歸檔清冊對歸檔文件的質(zhì)量和數(shù)量逐一進行核對驗收，驗收核對無誤后，雙方在歸檔清冊上簽字，對不符合案卷質(zhì)量要求的，不予接收?？萍嘉募男纬刹块T或工程項目負責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。

3 設(shè)計科技檔案在管理過程中應(yīng)該注意的幾點問題

3.1 正確區(qū)分科技檔案與科技資料

科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同，正確區(qū)分二者的關(guān)系，不僅有利于本單位科技檔案的收集、保管與保密，也有利于加強對相關(guān)科技資料的收集與管理。要正確區(qū)分科技檔案與科技資料，主要從下列幾方面進行區(qū)分：

（1）來源：科技檔案主要是本工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的科技文件材料?？萍假Y料是通過交流、復(fù)制和購買而得到的。

（2）整理和管理方法：在整理時科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系和成套性，科技資料的材料之間沒有有機聯(lián)系的管理要求。

（3）作用：科技檔案具有工作考查和歷史憑證作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無法彌補，而科技資料是復(fù)制來的資料，損失后尚可收集復(fù)制。

3.2 加強利用信息化手段對檔案的管理

檔案工作是水利工程整個生命周期中各個專業(yè)技術(shù)部門工作的真實記錄，通過信息化建設(shè)加強對檔案全生命周期的管理是檔案管理工作的重要內(nèi)容，水利工程設(shè)計單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強以下幾個方面：

（1）檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

（2）檔案管理軟件的配置要滿足實際工作需要，并適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

（3）各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生產(chǎn)非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

（4）檔案部門根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。

（5）做好檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理與備份，涉密檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開。

4 結(jié)語

水利工程設(shè)計科技檔案是水利設(shè)計單位形成的直接成果，它凝聚著設(shè)計人員的智慧和心血，是水利工程項目檔案的重要組成部分，是水利現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和信息資源。文件質(zhì)量是關(guān)鍵，積累是基礎(chǔ)，要有專人對檔案工作進行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，堅持檔案工作與工程建設(shè)同步管理，保證歸檔文件的 “完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”。

[1]丁紅娟,王平,黃水清.加強水利工程勘測設(shè)計科技檔案管理的思考.水利規(guī)劃與設(shè)計,2011（1）：48-50，78.

[2]水利部辦公廳.水利檔案工作指南 [M].北京：國防工業(yè)出版社，2012.

李 琳 女 館員 中水北方勘測設(shè)計研究有限責(zé)任公司天津 300222

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