水利工程內(nèi)業(yè)資料整理存在問題及對策

靳 芳

（盤錦市河務(wù)管理處，遼寧盤錦124010）

?

水利工程內(nèi)業(yè)資料整理存在問題及對策

靳 芳

（盤錦市河務(wù)管理處，遼寧盤錦124010）

摘要：本文立足水利工程內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔現(xiàn)狀，分析了一些水利工程建設(shè)管理中內(nèi)業(yè)資料整理存在的問題并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能夠更好的推動水利事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水利工程；資料整理；策略

水利工程檔案資料是伴隨水利工程建設(shè)而形成的內(nèi)業(yè)資料，是水利工程建設(shè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)的歷史記錄，內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量及驗(yàn)收的重要依據(jù)，是事故處理的重要參考，對于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造具有不可替代的作用，因此確保資料的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性是十分必要的。本文立足于當(dāng)前水利工程內(nèi)業(yè)資料的現(xiàn)狀，對出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)對策，希望能給水利工程的內(nèi)業(yè)資料管理工作帶來一定的促進(jìn)作用。

1　水利工程內(nèi)業(yè)資料整理存在主要問題

隨著近些年國家對水利工程投入的增加，水利工程的質(zhì)量管理逐漸規(guī)范，相關(guān)政策、規(guī)范進(jìn)一步更新完善，內(nèi)業(yè)資料工作正逐步走向科學(xué)化和規(guī)范化，但在一些中小型水利工程建設(shè)中，由于疏于管理及意識淡薄，內(nèi)業(yè)資料的整理仍然存在著不規(guī)范、不及時(shí)、弄虛作假、后補(bǔ)內(nèi)業(yè)等一系列問題。

1.1 內(nèi)業(yè)資料形成不真實(shí)、不及時(shí)、不規(guī)范

工程開工前，施工單位所報(bào)驗(yàn)的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)相關(guān)人員證件與實(shí)際施工人員不符；施工過程中，對入場（鋼筋、水泥、砂、碎石等）材料送檢不及時(shí)、試驗(yàn)報(bào)告弄虛作假；施工質(zhì)量評定表未按照規(guī)范進(jìn)行填寫，如：需用文字描述的檢查結(jié)果只填寫了數(shù)據(jù)；需填寫的數(shù)據(jù)未按照規(guī)定要求保留小數(shù)點(diǎn)位數(shù)；所填數(shù)據(jù)并不是實(shí)際測量數(shù)據(jù)，而是根據(jù)設(shè)計(jì)尺寸和允許誤差進(jìn)行隨意填寫，誤差較大；資料整編人員不了解施工過程及施工方法，填評定表過程中沒有翻閱相關(guān)施工規(guī)范規(guī)程，沒有認(rèn)真熟悉施工圖紙、設(shè)計(jì)說明，沒有仔細(xì)閱讀施工質(zhì)量評定與驗(yàn)收規(guī)程；有的工程施工已結(jié)束，內(nèi)業(yè)資料卻還沒有整理，與施工不同步，里面需要簽字蓋章部分由于缺少原始現(xiàn)場資料記載，相關(guān)責(zé)任人不簽字蓋章，滋生冒簽、替簽現(xiàn)象，逃避責(zé)任；蓋章部位用一些軟件進(jìn)行復(fù)制造假或私刻印章。種種造成內(nèi)業(yè)資料無法真實(shí)反映施工質(zhì)量，給工程質(zhì)量帶來隱患，后果不堪設(shè)想［1］。

1.2 影音、聲像資料整理不及時(shí)，歸檔不規(guī)范

建設(shè)、監(jiān)理、施工單位沒有從工程的開工前、施工、完工后的各個(gè)階段對與工程建設(shè)有關(guān)的會議情況進(jìn)行拍攝，或?qū)ε臄z的影音資料整理不及時(shí)，或有的內(nèi)業(yè)資料管理人員離職，連同資料一同帶走。由此造成影像資料殘缺，時(shí)間一長，沒有人能說清當(dāng)時(shí)會議的時(shí)間、內(nèi)容、參加人員等情況，給日后歸檔驗(yàn)收、翻閱利用帶來很大麻煩。由于影像資料保存費(fèi)用較高，相關(guān)參加單位未對其進(jìn)行歸檔整理［2］。

1.3 管理意識淡薄，制度不完善，信息化建設(shè)滯后

近幾年，相關(guān)部門出臺、修訂了一些水利工程檔案內(nèi)業(yè)資料管理規(guī)范，然而在實(shí)踐中，其可操作性完全受到制約，各參建單位檔案內(nèi)業(yè)資料管理制度不健全，有的雖建立了檔案管理制度，但缺乏有效運(yùn)行機(jī)制，相關(guān)責(zé)任單位沒有對其進(jìn)行有效的監(jiān)督檢查，造成檔案管理制度形同虛設(shè)，影響內(nèi)業(yè)資料歸檔質(zhì)量，對今后驗(yàn)收及查閱帶來一定影響。目前在一些中小型水利工程建設(shè)過程中，各參建單位只重視工程施工過程，趕工期，而未對施工內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行及時(shí)記錄、整理或?qū)?nèi)業(yè)資料整理工作投入不足，缺少專業(yè)資料員及相關(guān)檔案資料管理培訓(xùn)。目前水利檔案資料大多仍使用紙質(zhì)編目打碼記錄方式，查閱繁瑣，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不能滿足當(dāng)前信息化建設(shè)的需要，無紙化、信息化的檔案內(nèi)業(yè)資料管理模式亟需建立［3］。

2　水利工程內(nèi)業(yè)資料整理策略

2.1 各參建單位培養(yǎng)專業(yè)資料人員

（1）建設(shè)單位。制定適用于本工程的檔案管理規(guī)章制度和規(guī)范并按此嚴(yán)格執(zhí)行，定期對資料進(jìn)行審查，設(shè)立專業(yè)檔案資料管理機(jī)構(gòu)及人員，相關(guān)工作人員參加檔案資料歸檔專業(yè)培訓(xùn)并持證上崗，對施工現(xiàn)場及施工程序有一定了解。嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，仔細(xì)審查各類工程檔案資料［4］。

（2）監(jiān)理單位。作為內(nèi)業(yè)資料原始數(shù)據(jù)的監(jiān)督方，對內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性、規(guī)范性有著至關(guān)重要的作用，監(jiān)理單位應(yīng)熟悉施工質(zhì)量評定表的填寫規(guī)范、施工過程及計(jì)量測量方法，確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量。施工隊(duì)伍入場前，嚴(yán)格審查施工單位的人員證書與實(shí)際進(jìn)場施工人員是否相符，對入場機(jī)械設(shè)備進(jìn)行試運(yùn)行，檢查并核實(shí)入場原材料的出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告的真實(shí)性，督促施工單位對原材料按照規(guī)范規(guī)定進(jìn)行送檢；施工中，監(jiān)理單位應(yīng)盡職盡責(zé)，確保施工日志、監(jiān)理日志、施工月報(bào)、監(jiān)理月報(bào)、測量方法及計(jì)量數(shù)據(jù)、原材料出廠合格證、隱蔽工程和關(guān)鍵部位的原始記錄數(shù)據(jù)及時(shí)、詳盡、真實(shí)、準(zhǔn)確，確保簽字人名與實(shí)際現(xiàn)場施工人員相符，蓋章及時(shí)、真實(shí)。當(dāng)天的事情當(dāng)天處理完畢，及時(shí)蓋章簽字，防止冒簽、替簽、蓋假章等現(xiàn)象。各參建單位應(yīng)按規(guī)范、規(guī)章制度要求，將當(dāng)天形成的內(nèi)業(yè)資料及時(shí)整理歸檔，確保歸檔進(jìn)度與實(shí)際施工進(jìn)度相符［5］。

（3）施工單位。選派有水利專業(yè)技能、較強(qiáng)責(zé)任心的人員作為本工程的內(nèi)業(yè)資料整理人員，持證上崗，熟悉內(nèi)業(yè)資料填寫規(guī)范，深入施工現(xiàn)場，熟悉施工程序；并對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，講解施工過程及方法，使其更加專業(yè)化［6］。

2.2 聲像資料及時(shí)歸檔、刻錄整理

（1）專人負(fù)責(zé)。如每次工程會議，會議現(xiàn)場進(jìn)行錄音、錄像，各個(gè)參建單位檔案資料負(fù)責(zé)人員通過錄音及視頻內(nèi)容，及時(shí)對會議內(nèi)容進(jìn)行謄寫，形成會議紀(jì)要，相關(guān)人員簽字確認(rèn)，形成永久內(nèi)業(yè)資料。各參建單位根據(jù)規(guī)范要求及實(shí)際需要進(jìn)行歸檔。在施工現(xiàn)場，應(yīng)對土方開挖前、開挖后、重要部位及隱蔽工程、外觀、施工中出現(xiàn)問題的部位等進(jìn)行拍照取證，并對所拍攝照片進(jìn)行整理、說明、歸檔［7］。

（2）必要經(jīng)費(fèi)投入。給相關(guān)檔案管理人員添置移動硬盤、光盤刻錄機(jī)，對影像資料進(jìn)行整理歸檔，使其便于查閱、保存［8］。

2.3 建立健全制度，推進(jìn)水利內(nèi)業(yè)資料信息化建設(shè)

（1）建立健全完善的工作制度，形成完整的內(nèi)業(yè)工作程序，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作。各參建單位（建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工）由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及成員組成完整的管理部門，專門負(fù)責(zé)與工程施工同步的檔案資料收集、整理、歸檔工作，使得檔案資料的歸檔整理完全融入到施工建設(shè)當(dāng)中，形成有序的內(nèi)業(yè)資料歸檔制度［9］。

（2）將文件材料收集歸檔，轉(zhuǎn)化為電子檔案信息資源。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子版本登記歸檔，并對其進(jìn)行整理、編號，利用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)調(diào)閱，減少對紙質(zhì)檔案的查閱，省時(shí)省力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動化［10］。

3　結(jié)語

通過分析水利工程內(nèi)業(yè)資料形成與歸檔整理過程中存在的問題得出，要切實(shí)做到工程資料的收集歸檔工作與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，充分發(fā)揮出內(nèi)業(yè)資料價(jià)值，更好地促進(jìn)現(xiàn)代化水利工程建設(shè)的發(fā)展，建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)和施工單位應(yīng)培養(yǎng)一批專業(yè)性強(qiáng)、具有良好意志品質(zhì)和高度責(zé)任心的檔案管理人員，使內(nèi)業(yè)資料在施工及管理維護(hù)中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

［1］丁紅娟，王平，黃水清.加強(qiáng)水利工程勘測設(shè)計(jì)科技檔案管理的思考［J］.水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2011（01）：48-50 +78.

［2］王英菊.淺談工程竣工資料管理的規(guī)范化［J］.水利技術(shù)監(jiān)督，1998（05）：24-25.

［3］袁敏，鄒冠聞.水利工程歲修項(xiàng)目安全管理問題與對策［J］.水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2015（06）：74-75.

［4］鄒明勇.從工程實(shí)例看水利工程竣工資料的歸檔整理［J］.廣東水利水電，2004（02）：85-86.

［5］張亞紅.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作［J］.科技信息，2009（21）：349.

［6］聶丹萍.試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施［J］.水利技術(shù)監(jiān)督，2013（06）：27-28.

［7］蔣云波.項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與對策［J］.云南檔案，2001 （02）：23-24.

［8］王麗.淺談檔案管理工作的重要性［J］.科技信息，2010（23）：242 +220.

［9］楊昕馨.水利工程檔案管理工作芻議［J］.水利技術(shù)監(jiān)督，2013 （01）：64-65.

［10］楊麗君.提高人員素質(zhì)做好檔案管理工作［J］.蘭臺世界，2013（S3）：18.

作者簡介：靳 芳（1983年—），女，工程師。

DOI：10.3969 /j.issn.1672-2469.2016.02.021

收稿日期：2015-09-23

中圖分類號：TV698

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1672-2469（2016）02-0056-03