新形勢下行政辦公室工作改革創(chuàng)新設(shè)想

申能集團(tuán)　王偕勇

新形勢下行政辦公室工作改革創(chuàng)新設(shè)想

申能集團(tuán)王偕勇

申能集團(tuán)走過了近30年的飛速發(fā)展歷程，從最初的電力投資，逐步發(fā)展成為集電力、燃?xì)?、金融投資與資產(chǎn)管理、節(jié)能環(huán)保與能源貿(mào)易四大業(yè)務(wù)板塊的國有獨(dú)資企業(yè)集團(tuán)。站在“十三五”發(fā)展的新起點(diǎn)，面對新一輪創(chuàng)新發(fā)展的新征程，展望未來，集團(tuán)辦公室工作如何更好地適應(yīng)新形勢、找準(zhǔn)定位、服務(wù)發(fā)展，為申能集團(tuán)建設(shè)成為“立足上海、走向全國、面向海外發(fā)展的綜合性能源企業(yè)集團(tuán)”，本文結(jié)合目前辦公室工作的現(xiàn)狀，進(jìn)行了一些探索和研究。

1　當(dāng)前集團(tuán)辦公室工作的現(xiàn)狀分析

辦公室應(yīng)該是單位綜合協(xié)調(diào)的“中樞”和對外服務(wù)接待的“窗口”，是溝通上下的“咽喉”，聯(lián)系左右的“紐帶”，是公司各項(xiàng)工作的推進(jìn)器、決策的參謀者、內(nèi)外溝通的大橋梁，其地位之重要不言而喻，其工作的好與壞直接影響著企業(yè)各項(xiàng)工作的開展。但在目前實(shí)際工作中，集團(tuán)辦公室的工作定位不高、作用發(fā)揮不夠充分，主要表現(xiàn)在：

一是由于公司管理體制及機(jī)構(gòu)職能劃分緣故，辦公室在履行參謀和助手職能方面較弱，主要集中在后勤保障等事務(wù)性服務(wù)方面，對企業(yè)的參謀決策、管理提升及公司治理等決策建議較少；

二是由于辦公室工作涉及面廣、事務(wù)繁雜、任務(wù)繁重，且人員配備精簡，日常工作中多忙于應(yīng)付，少沉靜思考，主動(dòng)服務(wù)不夠；

三是對上服務(wù)多、對下服務(wù)指導(dǎo)少，更多的是做好公司領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)本部各部室的綜合協(xié)調(diào)和保障服務(wù)，而對系統(tǒng)企業(yè)專業(yè)指導(dǎo)少；

四是規(guī)范化執(zhí)行、信息化程度不夠，工作效能還有待提高。多年來，公司在制度建設(shè)、工作流程建設(shè)等方面取得了長足的進(jìn)步，但在規(guī)范操作、管理信息化等建設(shè)方面，還需進(jìn)一步加強(qiáng)和提高。

2　新形勢下辦公室工作的職能和定位

按照上海國資國企改革精神及要求，申能集團(tuán)正在醞釀進(jìn)一步深化改革工作方案，并貫徹落實(shí)“十三五”總體發(fā)展戰(zhàn)略。

伴隨現(xiàn)代企業(yè)治企理念、管理制度、治理結(jié)構(gòu)、決策流程、管理手段、運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制、組織體系、集團(tuán)化管控等一系列變化，給辦公室工作提出了更高更新的要求。

在新形勢下，企業(yè)辦公室工作必須適應(yīng)新形勢、新要求，不斷創(chuàng)新，強(qiáng)化職能。“十三五”期間集團(tuán)辦公室職能主要有：

2.1集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

參謀角色和助手作用，是辦公室的首要職能，工作的重中之重。辦公室要提升站位、發(fā)揮作用，必須要立足不斷發(fā)展變化的新情況和出現(xiàn)的新問題，多動(dòng)腦筋、想辦法、出主意，不斷提高輔助決策的能力和參謀助手的高度。工作中，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和解決問題的需要，及時(shí)調(diào)查收集包括企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營動(dòng)態(tài)和外部經(jīng)營環(huán)境變化的數(shù)據(jù)等的相關(guān)材料和信息，分類整理、篩選處理，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考；作為“參謀”要積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做到既能發(fā)現(xiàn)問題，又善于提出解決問題的辦法和建議；同時(shí)要注意方式方法，敢于進(jìn)言、多謀善斷，做到“獻(xiàn)計(jì)不決策”。

2.2企業(yè)內(nèi)務(wù)的組織與協(xié)調(diào)

集團(tuán)辦公室承擔(dān)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)全局的重要職能，要具有較強(qiáng)的執(zhí)行力，及時(shí)敏銳地發(fā)現(xiàn)、洞悉、溝通和協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，在涉及企業(yè)內(nèi)外，內(nèi)部不同層面、不同管理層級(jí)、不同管理過程中掌控全局、銜接溝通，把上級(jí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)組織貫徹落實(shí)到位。切實(shí)履行協(xié)調(diào)職能，著力提高綜合協(xié)調(diào)能力，正確處理好對上與對下的關(guān)系、對內(nèi)與對外的關(guān)系。對內(nèi)綜合協(xié)調(diào)，統(tǒng)一步調(diào)，形成工作合力。對外強(qiáng)化與政府、社會(huì)公眾、媒體、合作伙伴、供應(yīng)商、消費(fèi)者等各方面的溝通，搭建順暢的溝通渠道和溝通機(jī)制，消除企業(yè)中社會(huì)公眾的不良印象，建立與外界的良好關(guān)系。如此以來，內(nèi)部合力，外部和諧，為公司發(fā)展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。

2.3重要任務(wù)的執(zhí)行與督辦

辦公室工作中，工作人員每天大部分時(shí)間都在處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種任務(wù)和程序性的工作，是任務(wù)的督辦者、執(zhí)行者與落實(shí)者，只有狠抓落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的決策才是有用的決策；也只有狠抓落實(shí)，辦公室才算做到盡職盡責(zé)。因此，辦公室必需要不斷提高督辦督查工作的實(shí)效性，確保上級(jí)部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)的重要決策落得快、落得準(zhǔn)、落得實(shí)，確保各項(xiàng)工作按時(shí)順利完成。

2.4對外工作的聯(lián)絡(luò)與服務(wù)

工作中，辦公室還要充當(dāng)對外的聯(lián)絡(luò)員和服務(wù)者的角色。工作中，既有對上級(jí)部門的聯(lián)絡(luò)和服務(wù)，也有對兄弟單位、商業(yè)合作伙伴等平行部門和下屬單位的聯(lián)絡(luò)和交流，既要認(rèn)真履行工作職責(zé)，圓滿完成主管部門布置的各項(xiàng)任務(wù)，又要做好公司層面及部門層面對外商務(wù)談判、工作銜接、人員接待等方面的協(xié)同配合，為其他部門提供便利和服務(wù)。對外聯(lián)絡(luò)工作中，要按照公司發(fā)展需求和階段性工作要求，有禮有節(jié)、注重取舍，既保證渠道暢通，對外交流廣泛，樹立良好的對外形象，又能服務(wù)公司發(fā)展大局和工作需要。

3　創(chuàng)新辦公室工作的目標(biāo)及方向

針對公司“十三五”發(fā)展要求及辦公室工作現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室職能定位和目標(biāo)要求，目前申能集團(tuán)辦公室工作提升和努力的方向應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

3.1管理規(guī)范化

作為集團(tuán)層面的工作部門，辦公室人員極為精簡，而辦公室工作又千頭萬緒，面對人少事多、瑣碎繁雜的工作局面，辦公室要根據(jù)工作內(nèi)容、性質(zhì)、特點(diǎn)，總結(jié)工作規(guī)律、建立工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，形成一整套工作流程、工作方法、質(zhì)量要求及完成期限，并明確各流程相關(guān)人員的責(zé)任與權(quán)限，強(qiáng)化執(zhí)行過程的嚴(yán)肅性和工作效率。同時(shí)，對于工作中出現(xiàn)的一些突發(fā)性的、難以預(yù)測的新問題、新情況，設(shè)計(jì)相應(yīng)預(yù)案，未雨綢繆，防患于未然。

3.2執(zhí)行制度化

注意用制度規(guī)范行為，促進(jìn)公司改革工作的深入推進(jìn)。逐步建立和完善辦公室文秘綜合、信息督查、機(jī)要保密、公務(wù)接待、車輛配置及管理等規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)及系統(tǒng)辦文、辦公、辦事制度性規(guī)定；配合有關(guān)部門，按照集團(tuán)改革發(fā)展的新戰(zhàn)略、新要求，梳理完善集團(tuán)化管控的規(guī)章制度，促使集團(tuán)改革發(fā)展等工作走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。通過一整套科學(xué)的內(nèi)部管理體制，來規(guī)范員工的行為，有章可循、按章辦事，提高工作效率。

3.3工作信息化

針對目前集團(tuán)信息化水平，急需進(jìn)行集團(tuán)信息化的全面改造，從而實(shí)現(xiàn)申能集團(tuán)兩級(jí)用戶和應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)同，提高辦公效率；按照“全申能集團(tuán)一套系統(tǒng)、一個(gè)平臺(tái)、一個(gè)門戶、二級(jí)應(yīng)用”的總體建設(shè)思路，構(gòu)建一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的、電子一體化的、覆蓋申能集團(tuán)信息產(chǎn)業(yè)的、統(tǒng)一的現(xiàn)代化辦公協(xié)同平臺(tái)和企業(yè)信息門戶，滿足申能集團(tuán)跨時(shí)間、跨區(qū)域、跨部門的集團(tuán)化協(xié)同辦公要求，實(shí)現(xiàn)“六個(gè)統(tǒng)一”的信息化目標(biāo)(統(tǒng)一集成工作平臺(tái)、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺(tái)、統(tǒng)一實(shí)時(shí)通信平臺(tái)、統(tǒng)一流程整合平臺(tái)、統(tǒng)一信息集成平臺(tái)、統(tǒng)一知識(shí)管理平臺(tái))，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息靈敏、反應(yīng)快捷、優(yōu)質(zhì)高效的辦公室工作機(jī)制，創(chuàng)造性地利用好現(xiàn)代高科技手段，如互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)等來為中心工作服務(wù)。

3.4服務(wù)專業(yè)化

打造一支專業(yè)化的隊(duì)伍是提升辦公室工作水平的重要保障。要提升站位、發(fā)揮好參謀助手作用，需要專業(yè)化、高素質(zhì)人才作支撐。

一是要具備較高的政治理論素質(zhì)。正確理解掌握有關(guān)國家的大政方針政策對企業(yè)改革發(fā)展和經(jīng)營決策的影響，從而更高、更好地為企業(yè)發(fā)展出謀劃策。

二是要具備較好的業(yè)務(wù)綜合能力。要掌握本行業(yè)的業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)，具有一定的文字寫作基礎(chǔ)；還要學(xué)習(xí)和掌握企業(yè)經(jīng)營管理等方面知識(shí)，拓寬視野、統(tǒng)領(lǐng)全局，做到考慮問題更周全、細(xì)致和深入。

三是要有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。在工作實(shí)踐中還要注意個(gè)人形象的塑造，辦事要沉穩(wěn)干練，待人接物要大方禮讓，談吐舉止要自然和諧。

4　提升辦公室工作水平的具體舉措

面對新情況、新問題要勤于思考、善于總結(jié)，推進(jìn)工作方式創(chuàng)新，切實(shí)發(fā)揮好辦公室的職能作用，使辦公室工作有聲有色，富有成效。

4.1圍繞中心善謀工作

集團(tuán)辦公室工作的職能和定位，決定了辦公室工作人員要緊緊圍繞企業(yè)中心工作和階段性工作重點(diǎn)，按照公司整體部署和戰(zhàn)略安排，積極主動(dòng)地做好決策服務(wù)。

一要超前運(yùn)作。在決策前要提前介入，深入實(shí)際，先行調(diào)研，認(rèn)真總結(jié)，提出有用的建議和意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考；決策中，要注意了解員工動(dòng)向，及時(shí)反饋信息，確保決策客觀可行。

二要敢于諫言。作為“參謀”要積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做到既能發(fā)現(xiàn)問題，又善于提出解決問題的辦法和建議。

三要有前瞻性。給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，必須要有超前意識(shí)，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所謀，領(lǐng)導(dǎo)未聞?dòng)兴?，領(lǐng)導(dǎo)未示有所行。把信息調(diào)研提供在公司研究之前，把工作預(yù)案擬定在會(huì)議決策之前，把督促檢查做在決策落實(shí)之前。只有這樣，才能參得上、參得準(zhǔn)。

4.2注重方法主動(dòng)出擊

要善于在時(shí)間上爭主動(dòng)，在參謀上爭主動(dòng)，在“補(bǔ)位”上爭主動(dòng)。主動(dòng)出擊要注意把握好：

一是把握規(guī)律性。辦公室工作中常規(guī)性的和有一定規(guī)律的工作不少。因此，不要消極等待領(lǐng)導(dǎo)安排，而應(yīng)主動(dòng)著手，提前介入，早做準(zhǔn)備。

二是把握靈活性。要善于抓主要矛盾，工作中分清主次和輕重緩急；同時(shí)，要善于抓突破口，對領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、處理應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性的工作，要有靈活應(yīng)變能力。

4.3改變作風(fēng)規(guī)范操作

隨著國資國企改革的深入推進(jìn)，以及“中央八項(xiàng)規(guī)定”要求，辦公室要適應(yīng)新形勢，對完成新任務(wù)要有新作風(fēng)。

一是協(xié)調(diào)合作的工作作風(fēng)。要發(fā)揮辦公室“總管”職能，與集團(tuán)各職能部門積極配合、團(tuán)結(jié)協(xié)作、相互支持和幫助，切實(shí)把集團(tuán)各項(xiàng)改革任務(wù)落實(shí)好、完成好；

二是進(jìn)取的工作作風(fēng)。為適應(yīng)改革發(fā)展的快節(jié)奏、高效率的要求，要常思進(jìn)取、打破常規(guī)，尋找不足點(diǎn)，善于總結(jié)和完善，從不足處加強(qiáng)工作。

三是有序的工作作風(fēng)。辦公室工作任務(wù)重，頭緒多，辦文辦會(huì)辦事，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，容易產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象。因此，要進(jìn)一步規(guī)范有序，加強(qiáng)工作督辦，將各項(xiàng)改革措施落到實(shí)處，做到遇事不推、不拖、不漏，從而形成忙而不亂的工作局面，為深化改革各項(xiàng)工作奠定良好的基礎(chǔ)。

5　結(jié)語

在申能集團(tuán)進(jìn)一步深化改革發(fā)展的新形勢下，辦公室要緊緊圍繞“十三五”發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)中心工作，準(zhǔn)確理解和把握辦公室工作的角色和定位，緊貼領(lǐng)導(dǎo)思路，優(yōu)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)實(shí)效，解放思想、敢于擔(dān)當(dāng)、樹立正氣、雷厲風(fēng)行、協(xié)調(diào)服務(wù)上爭做典范，充分發(fā)揮辦公室工作的重要性和基礎(chǔ)性作用，不斷提高辦公室整體工作水平，適應(yīng)并推動(dòng)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。