信息化對軌道工程行業(yè)檔案歸集的應用探討

文｜洪學鉗

信息化對軌道工程行業(yè)檔案歸集的應用探討

文｜洪學鉗

一、前言

隨著城市現(xiàn)代化進程的逐漸加快，城市軌道交通的建設日趨緊迫。城市軌道交通是一個城市最重要的交通工具，它不僅為市民的交通生活帶來了便利，而且從一定程度上優(yōu)化了城市的空間布局、對社會經(jīng)濟發(fā)展起到了重要的推動作用。軌道交通建設為龐大、復雜、多專業(yè)融合的系統(tǒng)工程。一個典型的軌道交通項目包括以下過程：項目審批、項目可行性分析、現(xiàn)場勘察、項目前期設計、項目施工調(diào)試、項目竣工驗收。工程檔案作為工程項目驗收的重要依據(jù)，需要對整個工程中涉及到的文字、圖紙、表格、影像等資料進行詳細的存檔記錄。因此，如何利用信息化的管理手段對工程建設中的檔案進行管理，使之完整且真實地記錄工程建設的全過程，從而為后期工程移交、驗收及運營管理提供便利，是目前軌道交通行業(yè)檔案管理中存在且迫切需要解決的問題。

二、檔案歸集管理的現(xiàn)狀及問題

在軌道交通工程的實施過程中，檔案業(yè)務部門需要對大量的各標段參建單位所提供的工程檔案資料進行管理。在檔案業(yè)務部門的工作過程中，很多制約軌道交通行業(yè)檔案歸集的因素都凸顯出來，例如，檔案歸集工作難度大、需要提供眾多的人力、耗費大量的時間等，從而效率低下。具體分析如下：

1. 檔案信息來源廣，歸集工作難度大

軌道交通項目參建單位眾多，有近百家單位參與其中。其中不僅包括設計、施工、監(jiān)理等單位，而且還有數(shù)百家設備系統(tǒng)供應商。檔案信息來源既有國內(nèi)單位，還有國外供貨商，這無疑加大了檔案歸集的難度。

2. 檔案歸集持續(xù)時間長，歷史檔案難追溯

軌道交通工程一般時間跨度長，管理難度大。通常，軌道交通項目結束時移交建設單位和城建檔案館的文件多為紙質文件，一般由施工單位進行收集和整理。由于建筑工地辦公場所的簡陋且不定時變更，經(jīng)常容易造成檔案的遺失和破損。除此之外，軌道交通項目檔案種類多、數(shù)量大等特點也會給后期資產(chǎn)移交、運營管理中查詢歷史檔案等工作帶來諸多不便。為了避免這些問題，我們可以對建設過程中的文件進行持續(xù)細致的監(jiān)控和歸集；在條件允許的情況下，還可以按紙質和電子文件的雙軌制進行管理，從而實時了解分散在整個項目過程中各文件的保存狀態(tài)，確保檔案歸集的完整性，也有利于后期運營管理過程中的檔案查閱。

3. 檔案歸集檢查力度低，整編過程不規(guī)范

在檔案歸集的實際工作過程中，大部分檔案員的檔案管理工作只是對過程產(chǎn)物進行簡單存檔。他們并不了解施工技術規(guī)范和要求，對資料員形成的技術資料也只是被動接收，不注重對工程資料進行規(guī)范化管理，從而對檔案的檢查缺乏一定的判斷力，檢查力度低。另外，檔案員在進行檔案的歸檔整編過程中，也缺少用系統(tǒng)規(guī)范的方法，對檔案的諸如著錄項信息、電子文件信息、案卷組卷信息、排序、格式內(nèi)容、數(shù)量對應、電子和紙質對應的準確性進行詳細的逐一檢查。為了滿足軌道交通工程檔案資料高質量和高標準的要求，確保后期移交順利，必須對整編過程進行詳細的檢查、細致的核對、規(guī)范的歸檔、嚴格的整編。

4. 檔案查詢方式單一，無法滿足多維度查詢需要

目前已有的工程檔案系統(tǒng)能夠提供簡單的查詢利用功能，但是還不能夠滿足用戶對檔案的個性化查詢需求。例如，現(xiàn)有的檔案查詢系統(tǒng)缺少按檔案分類查詢、項目/合同維度查詢等功能。工程檔案的整編管理需要以多維度的方式來呈現(xiàn)工程文件的組織和結構，這樣才能確保工程檔案整編過程中的高效性、完整性、可控性。

軌道交通項目建設的復雜性對檔案歸集在“人”和“工具”方面提出了更高的要求。如何才能打破人才限制壁壘，優(yōu)化和精簡檔案歸集工作，如何將與檔案相關的各個參建單位有機地結合起來，從而搭建一套合理且高效的檔案系統(tǒng)，是軌道交通項目對檔案進行全生命周期管理過程中需重視的問題。

三、檔案歸集的信息化管理思路及方案

信息化在工程檔案歸集方面的適時運用為解決如上問題提供了思路。檔案歸集系統(tǒng)具有對檔案的收集整編、歸納統(tǒng)計、檢索查詢等功能，它可實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化方式的歸集管理，使得用戶日常的檔案歸集工作變得規(guī)范、標準、便捷。除此之外，還可根據(jù)用戶的個性化需求，多維化地展現(xiàn)檔案內(nèi)容，為城市軌道交通公司后期的運營管理、維修擴建、法規(guī)要求等各方面需求提供依據(jù)?；谌缟戏N種現(xiàn)狀，檔案歸集信息化管理過程中的管理思路和解決方案如下：

1. 檔案信息收集工作的自動化

思路：在工程檔案的收集中，由于檔案的來源隨業(yè)務應用系統(tǒng)的不同而不同，檔案的提交方式隨工程建設過程的特殊性而多種多樣。另外，在檔案的管理過程中，可能還會存在按照紙質和電子文件進行雙軌制管理的需求。因此，在保證檔案數(shù)據(jù)收集全面性的同時，還要考慮檔案收集工作的效率提升。

方案：為了完成電子文件的自動收集，檔案歸集系統(tǒng)應具備采集接口、在線提交、關聯(lián)各相關業(yè)務系統(tǒng)的功能，以實現(xiàn)各類文件的在線提交和動態(tài)處理，從而幫助項目參建方、業(yè)務部門和業(yè)務人員能夠及時、有效、全面的完成數(shù)據(jù)采集。另外，檔案歸集系統(tǒng)應提供靈活的檔案收集與規(guī)則檢查功能，以便于參建方按照檔案管理和收集整理的規(guī)范要求來進行檔案數(shù)據(jù)的整理和提交，以減輕相關人員的整理工作量。

2. 檔案整編過程的規(guī)范化

思路：工程檔案管理系統(tǒng)需要對所提供的檔案、資料及相關標準等進行歸檔整編。這些檔案來源于工程項目過程中的文檔資料，其中還涉及使用人員與組織結構信息、工程項目信息、工程項目的參建單位信息、相關資料描述的字典數(shù)據(jù)信息（如專業(yè)、文件資料分類等）等，因此，整編需逐一排查檔案屬性信息、業(yè)務規(guī)則等，整編完成后需形成封面、目錄、標簽、條碼等關聯(lián)信息，形成移交清單，方便檔案移交。

方案：檔案歸集系統(tǒng)提供以工程方式整編管理的功能界面，進入以工程階段或提交單位為分類的樹形檔案整編界面進行檔案編輯、檢查及其他相應的工作。另外，可通過提供豐富、精細的在線整編管理功能來滿足檔案整編管理人員在線進行檔案整編的各種工作需求，以提高檔案整編的效率。

3. 檔案信息查詢方式的個性化

思路：在工程檔案管理過程中。工程類型不同，檔案的類型有所不同，相應的著錄信息也會有所不同；針對不同的人員角色，在檔案資料的提交、整編、查詢等不同階段，需要看到的信息有所不同；不同的參建單位，能夠提交和查看的檔案數(shù)據(jù)也有所不同。因此，需要針對工程檔案管理過程中的信息展現(xiàn)方面，以工程的階段、建設單位、文檔性質、專業(yè)等進行檔案的多維度整理，從而提供個性化的自定義查詢功能，用以滿足工程檔案管理過程中的個性化信息查詢和授權等方面的要求。

方案：系統(tǒng)提供真正的全文檢索功能和按照項目區(qū)分的展示功能。全文檢索功能可以按照用戶的身份權限進行管理，同時在搜索結果中還可以進行進一步細化分類，從而使用戶的查詢工作快捷高效。按項目區(qū)分的展示功能不僅可以實現(xiàn)按照傳統(tǒng)的分類方式進行展示、按項目區(qū)分進行展示等功能，還可以提供按自定義目錄樹等方式進行展示，以便于相關人員進行檔案查詢。

四、結束語

隨著我國城市現(xiàn)代化進程的不斷加深推進，交通阻塞問題已成為城市發(fā)展的瓶頸。如果不能合理地進行城市空間布局，妥善解決城市交阻塞通問題，將從很大程度上給城市的可持續(xù)發(fā)展帶來隱患和挑戰(zhàn)。城市軌道交通以其節(jié)能、便捷、舒適的特性逐漸被居民所喜愛，擴大城市軌道交通規(guī)模的需求也日趨緊迫。工程檔案是反映工程建設從可行性分析到工程竣工驗收一系列真實過程的重要依據(jù)之一，是確保后期項目移交的重要保障。對于城市軌道交通工程建設而言，如何科學合理地對種類多、數(shù)量大的工程檔案進行歸集，其重要性不言而喻。目前，檔案歸集信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢。一個完善的信息化檔案歸集系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)檔案查閱的方便快捷，而且還為企業(yè)節(jié)省大量的人力物力，企業(yè)在提升了自身經(jīng)濟效益的同時也為社會創(chuàng)造更多的財富和價值。

作者單位：廣州地鐵集團有限公司