運用現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進高校學(xué)生檔案管理

（漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 漯河 462000）

隨著我國經(jīng)濟建設(shè)步伐不斷加快，我國高等教育事業(yè)不斷深化發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到高等教育的方方面面。信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)生檔案管理中，極大的提升了檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮了信息技術(shù)的優(yōu)勢，突破時間和空間等因素的限制。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，高校學(xué)生檔案管理模式、管理方法發(fā)生了顯著的改變，從而導(dǎo)致了檔案管理工作從信息收集到整理等過程發(fā)生了顯著的變化。這就需要我們重視信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用方法和程序，保證學(xué)生檔案管理科學(xué)有效。

一、高校學(xué)生檔案管理的重要性分析

高校學(xué)生檔案管理體系是教育單位必不可少的重要組成部分，其對于學(xué)校的管理體系來說十分重要?，F(xiàn)階段，教育體系科學(xué)技術(shù)應(yīng)用程度不斷提升，過去人工檔案管理存在的各種弊端暴露出來，人工檔案管理效率低下，保密性差，在長時間的管理和保存過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和文件材料，這對于查閱相關(guān)檔案，更新檔案信息帶來了不少困難。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的需求。作為信息技術(shù)系統(tǒng)中一個重要的組成部分，將計算機應(yīng)用到高校學(xué)生檔案管理中，具有人工管理無法比擬的優(yōu)點。利用信息技術(shù)檢索速度快，查閱方便，檔案質(zhì)量有保證，儲存量大，保密性能好，存放時間長，成本低，而且能夠?qū)崿F(xiàn)及時更新和維護學(xué)生檔案，這些優(yōu)點能夠極大的提高學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，在計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，儲存技術(shù)和檢索手段呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，使得保存和利用各種信息變得簡單易行，從而實現(xiàn)了學(xué)生檔案有效保存和充分利用，從而最大程度的發(fā)揮了檔案信息查閱和傳承的功能。

二、高校學(xué)生檔案信息管理存在的問題分析

1.檔案管理方式比較落后

當(dāng)前隨著我國各大高校擴大招生，高校學(xué)生的數(shù)量不斷提升，這就導(dǎo)致高校檔案部門學(xué)生檔案數(shù)量顯著增加。面對檔案數(shù)量增加，雖然很多高校都積極應(yīng)用計算機對檔案進行輔助管理，但是計算機功能也只限于檔案檢索和查詢等。還不能實現(xiàn)無紙化檔案管理，不能利用文字、聲音和音像等模式對檔案進行科學(xué)管理，檔案管理效率低。此外，隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，高校部門在辦公過程中，利用計算機等電子設(shè)備形成了大量的文字、圖標、音像、視頻等不同形式的電子檔案，面對這些檔案在大大增加了管理人員工作難度的同時，也大大增加管理人員的工作量。

2.學(xué)生檔案信息記錄過于簡單，檔案價值不高

大學(xué)校園中，對學(xué)生個人信息的記錄主要包括以下幾個方面：姓名、性別、個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職務(wù)、成績、興趣愛好和家庭成員等幾方面信息。檔案中補充信息主要包含了每學(xué)期期末考試成績、受獎勵情況、導(dǎo)員評語等幾方面內(nèi)容?，F(xiàn)階段，高校專業(yè)教師的教學(xué)任務(wù)十分繁重，輔導(dǎo)員又肩負多重管理任務(wù)，幾乎沒有時間將學(xué)生整個大學(xué)階段學(xué)習(xí)和成長所經(jīng)歷的有價值信息記錄到檔案中，只是在每學(xué)期末對學(xué)生進行一個總結(jié)。而這些單調(diào)的評語根本無法概括學(xué)生在整個受教育階段豐富的成長歷程，不能很好的展現(xiàn)出學(xué)生的實際心理發(fā)展過程。在當(dāng)今變化多樣的現(xiàn)實社會中，無法很好穩(wěn)定學(xué)生的情緒，無法讓學(xué)生全身心的投入其中，也無法提高高校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。

3.學(xué)生檔案缺失現(xiàn)象十分普遍

由于學(xué)生檔案缺少專人管理，沒有建立科學(xué)的規(guī)章制度，不能保證電子檔案的真實性、可靠性和完整性。最近幾年，雖然進行了一些實驗性的研究，但是由于經(jīng)費投入問題，導(dǎo)致研究缺乏持續(xù)性。現(xiàn)階段，電子檔案格式、制作方法還未得到有效的統(tǒng)一，電子文件的適應(yīng)性較差，大多數(shù)是形成機構(gòu)執(zhí)行管理和處置?，F(xiàn)今的學(xué)生檔案電子化依然是一個可有可無的事情，高校的重視程度不足。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用途徑分析

1.現(xiàn)代信息技術(shù)硬件技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

采用計算機設(shè)備、打印機、掃描儀以及微縮硬件設(shè)備幫助完整高校檔案管理工作，可以顯著提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在過去傳統(tǒng)的檔案管理都是依靠人工操作來獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，并對這些數(shù)據(jù)進行處理和加工，檔案管理人員的工作量很大，并且效率也不高。此外，人工檔案管理常常因為檔案信息量過大而導(dǎo)致檢索困難，再加上接觸學(xué)生檔案人員較多，因此很難保證檔案嚴密完好。隨著信息技術(shù)不斷應(yīng)用和發(fā)展，大部分高校的檔案管理部門都配備了電腦、掃描儀、打印機等現(xiàn)代硬件設(shè)備，檔案工作人員可以利用這些設(shè)備，根據(jù)不同階段從網(wǎng)絡(luò)上獲取相應(yīng)信息，對于需要保存和收集的材料應(yīng)該將其轉(zhuǎn)化為電子資源，從而實現(xiàn)了材料的數(shù)字化保存。電子文件不同于紙質(zhì)文件，其保存簡單，占據(jù)空間小，給高校學(xué)生檔案管理工作提供了極大的便利。再加上最近幾年以光學(xué)材料和磁性材料為信息載體的電子檔案逐漸有取代紙質(zhì)檔案的趨勢。

2.現(xiàn)代信息技術(shù)軟件技術(shù)的應(yīng)用

首先，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用。最近幾年，很多高校逐漸實現(xiàn)檔案電子化管理，但是由于數(shù)據(jù)共享和信息檢索存在一定難題，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進程發(fā)展緩慢。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，為了進一步提高電子文檔管理效率，建立數(shù)據(jù)庫成為檔案電子化發(fā)展的趨勢。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，可以很容易的完成信息冗余清理和信息檢索和儲存，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享。在全國高校建立統(tǒng)一的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了電子檔案格式的統(tǒng)一，在提高學(xué)生檔案信息保密性的同時，還能夠大大提升檔案管理的工作效率；其次，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是一項全球性的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是由不同規(guī)模大小的計算機網(wǎng)絡(luò)組成。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使得資源不受空間和時間限制，讓共享成為可能?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收和收集，并且還能夠極大的提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，幫助高校節(jié)省更多的人力、物力和財力。

結(jié)語

總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展和進步，其會逐漸應(yīng)用到高校辦學(xué)的各個領(lǐng)域中。高校學(xué)生檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)，可以顯著提升檔案管理人員的工作效率，通過建設(shè)高效的數(shù)據(jù)庫，利用好信息技術(shù)硬件設(shè)備和軟件技術(shù)，大大提升高校學(xué)生檔案管理工作效率，促進高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量提升。