美術(shù)作品背后的故事——北京畫院美術(shù)藏品普查工作側(cè)記

□ 張 蕾、陳 倩、黃 戈（北京畫院藝術(shù)部）

美術(shù)作品背后的故事——北京畫院美術(shù)藏品普查工作側(cè)記

□ 張 蕾、陳 倩、黃 戈（北京畫院藝術(shù)部）

美術(shù)館作為藝術(shù)類博物館，承擔著對于國家近現(xiàn)代以來視覺文化成果的研究梳理、收藏展示、公共教育的重要職責，它承載著國家的文化積累的使命?？傮w來看，我國美術(shù)館事業(yè)仍處在起步階段，尤其是在藏品管理方面還存在有待改進的地方，在文化行政主管部門日常管理及相關(guān)統(tǒng)計資料的基礎上，文化部進行了全國美術(shù)館藏品普查工作的調(diào)查，并確定了開展普查工作的政策依據(jù)。

由文化部組織開展的全國美術(shù)館藏品普查工作，是一項以摸清全國美術(shù)館藏品家底情況、提高美術(shù)館專業(yè)化水平為基本目標，以調(diào)查國有美術(shù)館藏品資源、采集藏品信息為基本形式，以數(shù)字化的影像采集技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)為基本手段的工作。國家文化財產(chǎn)的清查工程，美術(shù)館業(yè)務能力的提升工程和數(shù)字文化資源建設的基礎工程，對于加強美術(shù)館行業(yè)管理，提升美術(shù)館公共文化服務功能，推動美術(shù)事業(yè)的繁榮發(fā)展都具有重要意義。

開展美術(shù)館藏品普查，是一項復雜的系統(tǒng)工程，工作任務繁重，需要大批具備專業(yè)知識并經(jīng)過專門培訓的普查工作人員。此次普查使數(shù)據(jù)采集工作初具規(guī)模，標準體系初步形成，信息系統(tǒng)初成架構(gòu)，人才培養(yǎng)初顯成效，數(shù)據(jù)應用初步探索。此次普查工作歷時一年半，期間遇到了種種的困難。

大部分試點美術(shù)館開展了普查數(shù)據(jù)采集工作，由于缺少實踐經(jīng)驗，在實際工作中難免存在一些問題。北京畫院藏品多，工作量大，工作內(nèi)容繁雜。此次普查需要普查隊伍對藏品編碼、藏品登記號、藏品名稱、原名、類別、入藏日期、來源、創(chuàng)作年代、作者、質(zhì)地、工藝技法、形態(tài)形制、主題、題識和印鑒、實際數(shù)量、尺寸、質(zhì)量、完殘程度、完殘狀況、保存狀態(tài)、藏品著作歸屬權(quán)、藏品影像文件名、拍攝角度及規(guī)格等31個基本信息指標進行細致認真的核查和錄入。普查中，調(diào)出藏品要通過入庫、提用、出庫三個環(huán)節(jié)，歷時一年半的普查工作，經(jīng)歷了嚴冬酷暑。在普查工作中，每次都需要從庫里調(diào)進調(diào)出藏品，工作的強度可想而知。

《全國美術(shù)館藏品普查工作規(guī)程》要求：所有參與普查工作的普查員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)管理員均應參加普查機構(gòu)組織的專業(yè)培訓，掌握普查工作的技術(shù)和規(guī)范，取得專門的普查培訓證書。而在這方面的人才匱乏一直是我國美術(shù)館行業(yè)所面臨的實際問題，也是制約普查工作正常開展的瓶頸。目前，美術(shù)館藏品管理人才隊伍與普查工作的任務及時間要求具有較大差距，這就對普查人員培訓工作提出了較高的要求。在普查工作前，普查隊伍中的普查員都要經(jīng)過嚴格的培訓，積極閱讀大量關(guān)于普查工作內(nèi)容的知識，例如藏品的工藝技法、形態(tài)形制等。

文字普查員要具有一定的藏品知識與工作經(jīng)驗，能夠熟練操作計算機，熟悉采集軟件的應用。影像信息采集人員需要有一定的攝影技能與藏品知識，能夠熟練操作攝影器材及計算機圖像處理軟件。數(shù)據(jù)管理員需要對藏品信息之間的邏輯關(guān)系進行核實，檢查藏品作者與創(chuàng)作年代是否相符。普查隊伍要多次閱讀《全國美術(shù)館藏品普查工作手冊》里面的工作重點問題，普查工作人員都具有一定的技術(shù)基礎，確保實現(xiàn)工作的無誤差。

普查工作進行前，普查隊伍要先對已拍過的2600件藏品的反轉(zhuǎn)片進行掃描，避免藏品重復出入庫對藏品帶來的損傷，之后再對未掃描的藏品進行拍攝。在普查過程中也要嚴格遵守《北京畫院藏品、藏品檔案及藏品畫庫管理規(guī)定》，對畫院藏品設立專庫，專庫鑰匙由3名人員分別保管。在提用藏品時，經(jīng)部門領導批準方能進入畫庫，嚴格執(zhí)行3人同進庫、同出庫的規(guī)定，出入庫環(huán)節(jié)完整，如實填寫提用憑證，嚴格履行批準手續(xù)，以確保藏品的安全及普查工作的順利進行，杜絕隱患的發(fā)生。

在普查過程中，采集藏品的影像信息是全國美術(shù)館普查工作的一項重點工作內(nèi)容。影像是藏品本體的重要信息載體，是普查檔案的重要組成部分，是藏品信息數(shù)據(jù)的價值所在。這次普查，我們共拍攝了三萬多幅作品，在準備工作上也下足了工夫。拍攝人員閱讀了很多的拍攝知識，對于附屬設備的準備，也是按照《全國美術(shù)館藏品普查工作手冊》上所要求的，例如，在選擇背景紙顏色這一點上選擇了灰色。同時拍攝小型立體藏品也使用了拍攝架，以保證藏品的穩(wěn)定、牢固，以保障藏品的安全。在場地的選擇上，我們也選擇了封閉、不透光，便于布光的地方，在燈光方面也采取了色溫標準，功率大且穩(wěn)定的設備。同時也要確保拍攝場地無障礙。

在采集信息過程中，普查隊伍嚴格采集藏品的信息，做到信息完整準確，不重不漏。所謂“不重”就是每件（套）藏品不重復登記。“不漏”則指凡是美術(shù)館正式收藏的藏品，都要登記，不得遺漏。按照標準，認真填表；摘錄信息，忠于總賬；注重關(guān)聯(lián)，鉤稽正確；詳細準確，避免空項。做到與影像文本正確關(guān)聯(lián)。

此次普查工作共采集藏品7251條，并且多完成77件藏品的上傳工作。

此次普查工作，普查隊伍工作量大，人手少，但普查隊伍的工作并沒有因為人少而松懈，努力做好普查工作的每一步。

在數(shù)據(jù)審核過程中，按照《成本管理體系術(shù)語》給出的定義——審核是對記錄以及事實陳述等信息進行客觀評價的過程進行審核。根據(jù)美術(shù)藏品普查工作的要求，數(shù)據(jù)審核分為文字審核、影像審核、內(nèi)容審核和關(guān)聯(lián)審核。每個普查人員都要嚴格遵守《全國美術(shù)館藏品普查工作手冊》的規(guī)范要求進行操作。

為了保證美術(shù)藏品普查采集工作進度和數(shù)據(jù)質(zhì)量，需要調(diào)配與之相應的數(shù)據(jù)審核員。數(shù)據(jù)審核員要熟悉美術(shù)藏品情況，熟練運用計算機，掌握美術(shù)藏品普查相關(guān)標準等。在普查工作之前，普查隊伍中的數(shù)據(jù)審核員要做好相應的準備工作。

在藏品信息采集過程中，進行藏品信息的錄入成表。普查隊伍對每一件藏品信息嚴格檢查，對七千多件藏品的信息進行逐個認真對查，對藏品的31個基本信息進行3次核查，以確保信息的完整準確，并對以往沒有完整信息的數(shù)據(jù)進行補充和完善。整個藏品普查數(shù)據(jù)的形成是按標準、守規(guī)則的，并且滿足了實體信息和點子數(shù)據(jù)的雙重特性。

在普查工作過程中，普查人員要在兼顧其他工作的同時，還要在預計的時間內(nèi)完成對于七千多件美術(shù)藏品的普查工作，實屬不易。

開展美術(shù)館藏品普查工作有利于保障國家文化財產(chǎn)安全，充分發(fā)揮美術(shù)館藏品價值和作用，對于構(gòu)建和完善現(xiàn)代公共文化服務體系、普及美術(shù)文化具有重要意義。

北京畫院是全國美術(shù)館藏品普查工作的試點單位之一，進入全面普查階段后，除了完成日常工作，面對館藏的七千余件藏品，任務可謂艱巨。北京畫院典藏部工作人員是此次普查工作的主力，并另外聘請普查助理人員協(xié)助其工作。整個團隊劃分為4組：攝影組負責采集藏品影像；庫房組負責安排作品出入庫到攝影組拍照，并采集藏品的文字信息，將文字信息與圖片信息整合錄入采集軟件；協(xié)調(diào)兼圖片管理小組主要負責協(xié)調(diào)人員、調(diào)配設備、跟蹤進度、把控質(zhì)量、問題匯總等；審核組負責審核采集信息并上傳至全國美術(shù)館藏品普查辦公室信息系統(tǒng)。

在硬件設備上，北京畫院為普查工作專門配備了4套大型專業(yè)影像采集設備以及專門用于普查工作的電腦，建立了由服務器、NAS網(wǎng)絡存儲、大容量存儲硬盤組成的藏品普查數(shù)據(jù)保存和系統(tǒng)備份，以滿足“大型作品”“民間藝術(shù)”“國畫、油畫、雕塑”和“版畫及綜合藝術(shù)”4大類作品的信息采集工作。

此外，北京畫院為確保藏品安全和信息安全，面對不同類型、不同體量、不同年代、不同質(zhì)量的藏品，溫濕度、光線等因素在普查過程中都必須考慮，以往我們說典藏人員要養(yǎng)成“慢性子”，就是要對藏品高度負責，每個過程都要認真細致地操作。盡管時間緊、工作量大，面對巨量的珍貴藏品，仍必須慎之又慎。

在時間緊，任務重，人員、場地有限的現(xiàn)實條件面前，北京畫院典藏部主任經(jīng)常掛在嘴邊的是“安全”二字，每個普查團隊人員都以認真的態(tài)度對待每一件藏品。

從普查工作的流程表上可以看到，團隊工作流程大致分為：庫房采集文字信息→作品出庫拍照→拍照后安全回庫→圖片小組進行圖片處理→處理后的圖片返回庫房與文字信息整合錄入→審核員審核→上傳至全國美術(shù)館藏品普查辦公室信息系統(tǒng)幾個步驟。除了藏品自身的安全最為重要外，在普查過程中，我們也極為重視藏品信息的準確和安全。為了確保信息準確性，要求參與相關(guān)工作的人員做到對標準的理解及操作認識的統(tǒng)一。相關(guān)人員在普查工作過程中遇到問題必須記錄下來，在討論會上將自己遇到的問題提出來，商定統(tǒng)一解決辦法，防止因理解的不同造成解決方法的偏差。而對于信息安全，畫院主任曾說過，藏品信息屬于重要的信息資源，在沒有制定完善的發(fā)布及使用辦法前不能泄露。為此，北京畫院和外聘的工作人員簽訂了保密協(xié)議，與協(xié)作單位也簽訂了將信息安全作為重要內(nèi)容的合作協(xié)議。

典藏部日常工作十分繁重，不僅承擔著策劃、實施藏品陳列展及日常出入庫、新收作品交接整理等工作，還要滿足日益增多的圖片和作品外借需求。日常工作加上緊張的普查工作，整個典藏部工作人員一直處在高負荷的工作狀態(tài)中?；诖耍瑸榱颂岣咂詹樾?，普查團隊根據(jù)工作特點，將同類庫房的工作人員兩兩組合，一組在庫房，一組在拍照，既保證工作人員有時間進行日常工作，又能保證普查工作的正常進度。

第三階段是普查驗收匯總階段，主要任務是進行普查資料的整理、匯總、驗收、評估、總結(jié)、數(shù)據(jù)庫建設和公布普查成果。畫院普查團隊每個人都有著強烈的責任感，真正做到“嚴而又實”，按照標準仔細填寫。根據(jù)“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一平臺、館為單元、控制質(zhì)量、交互共享”的原則展開工作。

通過此次普查工作的開展，普查隊伍對普查的標準和規(guī)程有了更加深入的理解。普查人員將以此為契機，把此次的普查經(jīng)驗運用到北京畫院的日后工作實踐中，確保按時按質(zhì)完成任務。