探析教育檔案管理存在的問題及解決措施

姜海龍

（四平市教育科學(xué)研究所，吉林四平 136000）

探析教育檔案管理存在的問題及解決措施

姜海龍

（四平市教育科學(xué)研究所，吉林四平 136000）

隨著電子信息化的不斷發(fā)展，為了適應(yīng)社會的發(fā)展和需要，電子檔案也成為了新時代收集個人信息的新形式，由于電子檔案傳送比較方便，易保存，方便檔案的轉(zhuǎn)接，所以電子檔案在教育行業(yè)就顯得更加方便，但是由于學(xué)校對于教育的不重視、檔案管理系統(tǒng)的不完善等各方面原因造成了教育檔案的管理存在著很多問題。

教育檔案管理；檔案數(shù)字化；解決措施

教育檔案在我國高等教育事業(yè)中占據(jù)著不可缺少的地位，因為教育檔案不僅可以記錄學(xué)生的教育信息，還記錄了學(xué)生的在校表現(xiàn)情況，而且，隨著電子計算機(jī)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)也在逐步滲透到各個領(lǐng)域，對于檔案管理來說，是一個新的機(jī)遇，但是如何才能在信息數(shù)字化的新形勢下做好教育檔案的數(shù)字化管理上是一個需要解決的問題，下面筆者從個人角度簡單談一下對于現(xiàn)在教育檔案管理的一些認(rèn)識。

1 簡析教育檔案管理存在的一些問題

（1）教育檔案管理系統(tǒng)的不完善。當(dāng)下社會計算機(jī)行業(yè)飛速發(fā)展，各種系統(tǒng)如雨后春筍般紛紛呈現(xiàn)，可以說，只要有需要，與之相關(guān)的信息系統(tǒng)就可以很快被推出并應(yīng)用于實際中，但是在運用相關(guān)系統(tǒng)的過程中，又逐漸有更好更完美的系統(tǒng)不斷被研究出來，對于教育檔案這種連續(xù)性比較強(qiáng)的檔案來說，相關(guān)系統(tǒng)被更新，或者是在接受繼續(xù)教育過程中，由于所使用的教育管理檔案系統(tǒng)不同，可能造成以往信息被丟失，或者是由于以往信息錄入不太完善而造成一些多余的麻煩。

（2）信息采集和信息錄入人員的素質(zhì)并不統(tǒng)一。檔案采集是一個技術(shù)性、系統(tǒng)性的工作，由于檔案采集人員的素質(zhì)不同，錄入結(jié)果也有很大的差別。譬如，在一些高校的教育檔案管理上，學(xué)校沒有專門的檔案采集錄入的部門，學(xué)校要求學(xué)生登錄相關(guān)信息采集系統(tǒng)自己填寫相關(guān)的個人信息和教育信息，由于對該方面技術(shù)的不了解，很容易造成信息填寫錯誤或者信息填寫不完善。當(dāng)然，作為專業(yè)的信息錄入人員也并沒有認(rèn)識到專業(yè)的精髓，學(xué)習(xí)到其中的精華，對于檔案信息采集和錄入，相關(guān)人員對其認(rèn)識還僅僅停留在簡單的打字輸入上，并沒有將計算機(jī)真正的運用到檔案管理上。對于教育檔案的管理具有連續(xù)性，但是由于教育檔案的轉(zhuǎn)接和信息采集人員的更換，很容易造成信息丟失或者是信息錄入不完善。

（3）教育檔案采集系統(tǒng)不盡相同，對于紙質(zhì)版的檔案管理認(rèn)識不全。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，教育檔案管理系統(tǒng)也在不斷更新，這在很大程度上給教育檔案信息管理帶來了很大的困難。在信息系統(tǒng)不斷更新的狀況下，紙質(zhì)版的信息采集保留就給管理人員帶來了可查找和考證的方向，但是現(xiàn)在的檔案管理人員并不重視紙質(zhì)版信息的保留，認(rèn)為紙質(zhì)版信息的保留查找不方便，而且會造成空間的占用。在學(xué)生接受繼續(xù)教育的過程中，學(xué)生更換學(xué)校的同時，可能會因為學(xué)校所用信息錄入系統(tǒng)的不同，需要重新錄入自己的一些相關(guān)信息，或者是將以往的教育檔案重新規(guī)整，對于學(xué)生以往教育檔案的重新整理增加了一定的困難。

2 教育檔案管理所應(yīng)采取的工作措施

（1）教育檔案管理應(yīng)該要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)在許多學(xué)校對于教育檔案的管理還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方法上，將學(xué)生的個人信息用紙質(zhì)版文件的方式讓學(xué)生自己填寫，然后將學(xué)生的檔案放在一個地方，沒有分類整理學(xué)生的檔案，而且學(xué)校對學(xué)生教育檔案的保存也十分粗糙，對檔案不進(jìn)行分類和加密保存，導(dǎo)致學(xué)生的教育檔案丟失，學(xué)生檔案不完善，所以就要求學(xué)校對于學(xué)生教育檔案管理要有一個規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，對學(xué)生的教育檔案進(jìn)行分類整理、加密保存。

隨著信息化的不斷發(fā)展，教育檔案數(shù)字化也在慢慢普及，這就需要電子教育檔案的管理也應(yīng)該要趨于規(guī)范化，對于檔案開發(fā)要遵循教育檔案管理的特點和要求，教育檔案采集系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)該與之相對應(yīng)、相適應(yīng)，設(shè)計出一個實用性強(qiáng)、操作比較簡捷的教育檔案管理系統(tǒng)。因為在教育檔案管理上，對于成人來說，教育檔案是對于過去所接受教育的一個規(guī)整，對于還在接受教學(xué)的學(xué)生來說，它就是你在下一個學(xué)校繼續(xù)接受教育必須要有的一個信息檔案，所以，教育檔案管理應(yīng)該要采取規(guī)范化管理，這樣不僅方便了教育檔案的轉(zhuǎn)接，對于以后教育檔案的整理和更新也大大的減少了困難。早在 1979 年國務(wù)院頒發(fā)的《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化條例》中就明確指出標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，標(biāo)準(zhǔn)化的管理是提高工作質(zhì)量，提高工作效率，實現(xiàn)教育檔案管理專業(yè)化的重要基礎(chǔ)。所以，要實現(xiàn)教育檔案管理的完善化，就要加強(qiáng)教育檔案管理的基礎(chǔ)工作，規(guī)范教育檔案管理的模板和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)文件管理的質(zhì)量，嚴(yán)格打擊低質(zhì)量文件。對于學(xué)校來說，學(xué)校需要設(shè)計專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，然后聘請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，對于教育檔案管理人員來說，也要采取規(guī)范化的管理，制定相關(guān)專業(yè)的教育檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，提高教育檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。對其相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，也要注重及時對他們進(jìn)行知識結(jié)構(gòu)的更新，使相關(guān)人員的信息知識與社會的發(fā)展相適應(yīng)，做到管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使檔案管理更加有序。

（2）設(shè)立教育檔案管理部門，提高檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)。學(xué)校要想進(jìn)一步完善教育檔案管理建設(shè)，首先要設(shè)立一個學(xué)生教育檔案管理的部門，專門管理學(xué)校所有的教育檔案，建立一套完善的教育檔案管理制度，由于學(xué)生的教育檔案包含很多學(xué)生的個人信息，涉及到學(xué)生的個人隱私，所以學(xué)校對于學(xué)生教育檔案的保存要有一定的保密性。一般情況下，學(xué)生的檔案不可以私自外借，或者是隨便供人查閱，如果是出于某種需要，需要查閱學(xué)生的個人教育檔案，要有相關(guān)部門開具的證明，才可以被查閱，而且查閱的時候只能是在檔案室進(jìn)行查閱，不能帶出檔案室。對于檔案管理者，學(xué)校也要重視對管理隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，從檔案采集到檔案的保存都要有一定的保密性和嚴(yán)謹(jǐn)性，每個人都要各司其職，做好自己的本職工作，認(rèn)真仔細(xì)做好檔案的分類管理，保留好學(xué)生的教育檔案。隨著信息化的飛速發(fā)展，對于學(xué)生教育檔案的管理也越來越趨于數(shù)字化，很多高校也都采取網(wǎng)上信息采集的方式來對學(xué)生的教育信息進(jìn)行采集，這就要求檔案管理人員有一定的計算機(jī)基礎(chǔ)，學(xué)會將學(xué)生的教育檔案規(guī)整起來，而不是僅僅停留在信息錄入上，有一個高素質(zhì)的檔案管理隊伍對于檔案管理會更加方便。

3 結(jié)語

隨著我國信息化的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的不斷更新，教育檔案的保存和管理也在趨于數(shù)字化，而教育檔案的管理直接影響到我國教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，所以就需要教育部門加強(qiáng)對學(xué)校教育檔案管理的監(jiān)督，完善教育檔案管理人員的素質(zhì)，正確處理好傳統(tǒng)紙質(zhì)版的教育檔案和電子檔案的關(guān)系，做好從傳統(tǒng)紙質(zhì)版教育檔案的保存到電子檔案的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)教育檔案的信息化管理，對我國教育事業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

［1］王茂林.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，為教學(xué)提供服務(wù)［J］.科教文匯，2008，（6）.

［2］孫麗蘭.學(xué)校人事檔案管理工作的對策及思考［J］.學(xué)周刊，2011，（30）：93-93.

［3］梁彥芳.談學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化［J］.山西檔案，2011，（s1）：89.

Exloration on Problems in Educational Archives Management and Solutions

JIANG Hai-long
（Siping City Education Science R esearch Institute，Siping，Jilin 136000，China）

With the continuous development of electronic information，in order to adapt to the social development and needs，electronic archives have become a new form of personal information collection in the new era.Because the electronic archives are easy to transfer and store，the electronic archives become more and more convenient in education.However，ignorance of school education and imperfect archives management system have caused a lot of problems in the educational archives management.

educational archives management；archives digitization；solutions

G647.24

A

2095-980X（2016）12-0126-01

2016- 10-20

姜海龍（1983-），男，吉林四平人，大學(xué)本科，助理館員。