教學(xué)秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力初探

趙霞 李昊

教學(xué)秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力初探

趙霞 李昊

本課題以云師大文理學(xué)院為例，針對(duì)對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的現(xiàn)狀、相關(guān)部門(mén)工作銜接的要求及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的要求進(jìn)行調(diào)查分析后，提出在目前信息化時(shí)代的大背景下，具備現(xiàn)代化的管理方法與手段對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位工作能力的要求，進(jìn)而提出獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)和崗位工作能力，試圖在今后提高教學(xué)秘書(shū)自身素養(yǎng)、崗位工作主動(dòng)性及工作效率上有一定的幫助。

獨(dú)立學(xué)院 教學(xué)秘書(shū) 教學(xué)管理

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理工作的基層實(shí)踐者、管理者、組織者和服務(wù)者，同時(shí)也是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在教學(xué)管理工作環(huán)節(jié)中起著非常重要的作用，其職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力直接影響著其工作效率，影響到教學(xué)工作的正常開(kāi)展和教學(xué)秩序的有序運(yùn)行。因此，建立一支能夠滿足院校教學(xué)管理需求，同時(shí)具備良好職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，就成為了學(xué)院加強(qiáng)教學(xué)管理、推進(jìn)教學(xué)改革工作的當(dāng)務(wù)之急。

一.信息化時(shí)代下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀分析

信息化時(shí)代下，教學(xué)秘書(shū)的工作方式和以往的傳統(tǒng)工作方式發(fā)生了比較大的變化，不僅為教學(xué)秘書(shū)在工作過(guò)程中解放了大量的人力物力，將繁瑣復(fù)雜的工作通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行串聯(lián)和系統(tǒng)化，還能夠利用系統(tǒng)對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。并且還為信息使用者查詢相關(guān)信息時(shí)，做到了信息查詢的準(zhǔn)確性。

針對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作效果，筆者以訪談的形式對(duì)學(xué)院的部分專職老師以及學(xué)生進(jìn)行了解。教師以及學(xué)生屬于信息關(guān)注者，對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作中所涉及到的相關(guān)信息有多角度的需求。同時(shí)，對(duì)于我學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，目前，我學(xué)院教學(xué)秘書(shū)在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，教學(xué)秘書(shū)群體中70%所學(xué)專業(yè)與現(xiàn)有工作崗位關(guān)系不大。秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)相對(duì)難以滿足現(xiàn)代教學(xué)管理對(duì)教學(xué)秘書(shū)的要求，嚴(yán)重制約了教學(xué)管理水平的提高。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)在科研能力方面也比較忽視，對(duì)于教學(xué)管理相關(guān)課題，有73%的人并沒(méi)有申請(qǐng)過(guò)，6%的人申請(qǐng)并未通過(guò)審核，6%的人申請(qǐng)到了課題，15%的人申請(qǐng)了課題在等待審核階段。但是100%的教學(xué)秘書(shū)認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)參與教學(xué)管理方面研究創(chuàng)新，有利于提高教學(xué)管理水平。由此可見(jiàn)，教學(xué)秘書(shū)在科研能力方面有意向去申請(qǐng)，但是又苦于專業(yè)知識(shí)水平以及學(xué)院重視程度的限制。在對(duì)教學(xué)秘書(shū)的問(wèn)卷調(diào)查中也涉及了教學(xué)秘書(shū)對(duì)目前教學(xué)秘書(shū)工作滿意度的調(diào)查，調(diào)查中47%的人對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作感覺(jué)一般，40%的人對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作感到滿意，13%的人對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作感到不滿意，0人對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作感到非常滿意，而在對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行分析后，大部分原因?yàn)椋航虒W(xué)秘書(shū)工作較為繁重。教學(xué)秘書(shū)在工作中有較大的壓力。

二.信息現(xiàn)代化對(duì)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作方式的影響

1.工作思路的轉(zhuǎn)變。在以往的傳統(tǒng)的教學(xué)秘書(shū)工作中，往往會(huì)將工作重心放在繁雜的事務(wù)處理上。而利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，可以將教學(xué)秘書(shū)從繁瑣的事務(wù)中相對(duì)解放出來(lái)，可以有更多的時(shí)間對(duì)工作進(jìn)行反思總結(jié)和規(guī)范。

2.工作方式的轉(zhuǎn)變。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)以往耗時(shí)較長(zhǎng)的排課、課表制作、期末考試安排、補(bǔ)考名單生成等工作有了較大的工作方式的轉(zhuǎn)變。

三.信息化時(shí)代下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

1.思想政治意識(shí)。在工作中，教學(xué)秘書(shū)直接參與教學(xué)管理全過(guò)程，并會(huì)相應(yīng)的給出一些教學(xué)意見(jiàn)。同時(shí)，還承擔(dān)著對(duì)教學(xué)檔案的管理工作，而教學(xué)檔案又是任課教師多年積累的非常重要的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)及成果，若沒(méi)有過(guò)硬的政治素質(zhì)是無(wú)法勝任這項(xiàng)工作的。因此，教學(xué)秘書(shū)較高的政治覺(jué)悟、過(guò)硬的政治素質(zhì)是非常有必要的。

2.服務(wù)敬業(yè)意識(shí)。教學(xué)秘書(shū)的工作是圍繞著為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)而開(kāi)展的，因此，教學(xué)秘書(shū)要將服務(wù)意識(shí)作為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

3.統(tǒng)籌管理能力。由于學(xué)院的性質(zhì)，讓教學(xué)秘書(shū)除了承擔(dān)教學(xué)管理相關(guān)工作外，還承擔(dān)的其他的行政事務(wù)，工作頭緒繁多，既有經(jīng)常性的有規(guī)律的程序性工作，也有不可預(yù)測(cè)的無(wú)規(guī)律的突發(fā)事件，工作范圍幾乎涉及教學(xué)管理工作的各個(gè)方面。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)工作具有規(guī)范性和時(shí)限性的特點(diǎn)。這就要求教學(xué)秘書(shū)具備統(tǒng)籌管理的能力，分清事情的輕重緩急，合理安排工作完成時(shí)間，對(duì)有關(guān)工作早考慮、早準(zhǔn)備，突出工作的計(jì)劃性、主動(dòng)性、超前性和針對(duì)性，使教學(xué)管理工作的水平在實(shí)踐中不斷提升。

4.實(shí)踐創(chuàng)新能力。目前，根據(jù)高校轉(zhuǎn)型的要求以及學(xué)院人才培養(yǎng)的定位，培養(yǎng)和造就有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)人才已成為當(dāng)前高等院校的根本任務(wù)，高校加大教育教學(xué)改革力度，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。這就要求教學(xué)秘書(shū)要有實(shí)踐創(chuàng)新能力，不斷拓寬視野，積極配合改革不合理的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)方法，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新教學(xué)管理方式，善于發(fā)現(xiàn)和吸收新知識(shí)、新觀念、新信息，積極參與開(kāi)展人才培養(yǎng)模式、教學(xué)內(nèi)容、課程體系及教學(xué)方法的教改研究和學(xué)術(shù)研究，在教學(xué)秘書(shū)工作崗位上創(chuàng)新實(shí)踐，朝著管理規(guī)范化、信息化目標(biāo)努力，探索總結(jié)出適應(yīng)高校人才培養(yǎng)需要的科學(xué)管理方法。

（作者單位：云南師范大學(xué)文理學(xué)院）