信息化條件下檔案管理工作改革的途徑與方法

信息化條件下檔案管理工作改革的途徑與方法

陳博

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)云計算為檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機會，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)。適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，推進(jìn)理論創(chuàng)新，改進(jìn)檔案管理模式，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，探索符合信息化特點的檔案管理新思路、新方法，以適應(yīng)信息化條件下檔案管理工作的需要。

信息化、檔案管理、效率、發(fā)展

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)云計算為檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機會，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢，需要樹立與信息時代相適應(yīng)的檔案管理工作新理念，以信息化建設(shè)推動檔案管理工作發(fā)展。

檔案信息化管理中存在的不足

1.側(cè)重于具體的檔案實體管理

現(xiàn)代信息技術(shù)在提高管理工作水平中發(fā)揮著極其重要的作用，是現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，檔案管理工作若仍停留在“以紙質(zhì)檔案為主”的狀態(tài)下，僅僅側(cè)重于具體的檔案實體管理，則與時代的要求及事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)。

2.信息處理設(shè)備軟硬件更新不足

由于信息處理設(shè)備軟硬件的更新不足，檔案信息資源的格式相容性不夠高，一些電子文件得不到適當(dāng)處理，導(dǎo)致檔案信息資源的流失。數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠立體，有的僅限于數(shù)字化錄入和歸檔，信息資源分散，檢索途徑單一，勢必影響工作效率。

3.檔案信息化管理安全隱患

信息時代下，由于計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性、黑客及病毒的威脅，如果不及時提高安全意識，疏于管理，檔案的安全保密工作方面就存在一定的安全隱患，如檔案數(shù)據(jù)的丟失、檔案資料遭到非法訪問等。

4.信息化技術(shù)應(yīng)用能力有所欠缺

檔案管理人員尚未全部掌握相關(guān)的信息化技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)有待進(jìn)一步更新，對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力有所欠缺，不利于檔案管理工作快速發(fā)展。

關(guān)于改進(jìn)措施的建議

檔案信息化管理中存在的不足，迫切需要加以改進(jìn)。如何采取改進(jìn)措施，以適應(yīng)信息化條件下檔案管理工作的需要，是檔案管理人員面對的新課題。以下是關(guān)于改進(jìn)措施的一些建議：

1.積極推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)變

隨著社會的發(fā)展，檔案信息的數(shù)據(jù)不斷增加，規(guī)模也越來越大，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，可能無法完全適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求。因此，應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，使檔案管理工作朝信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，推動經(jīng)濟社會發(fā)展。檔案信息化要求檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變。積極推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案管理以手工為主的傳統(tǒng)手段，向采用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)管理手段過渡。

檔案管理工作不能只停留在“以紙質(zhì)檔案為主”的狀態(tài)，僅僅側(cè)重于具體的檔案實體管理。要結(jié)合具體需求和信息化發(fā)展要求，積極改變傳統(tǒng)檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結(jié)合，要從檔案的形成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

2.進(jìn)行信息處理設(shè)備軟硬件更新

為實現(xiàn)檔案管理信息化，需要進(jìn)行信息處理設(shè)備軟硬件更新。

建立更為有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)。改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使其更加適應(yīng)信息化的需要。著力于檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)相容，豐富檢索手段，改善檢索效果，檔案信息能夠迅速自動完成登記、匯編、檢索、補充等多項工作。能夠建立起相應(yīng)的管理平臺，各個不同科室的檔案人員也能夠在安全登錄相應(yīng)的用戶名之后，進(jìn)入檔案管理計算機信息系統(tǒng)，對于檔案信息數(shù)據(jù)的調(diào)用也更加方便，不僅為檔案信息的使用提供了更大的便利，還使檔案信息使用率得到提高。

在檔案存儲設(shè)備的選用方面，做到及時升級更新，保持硬件設(shè)備的適用性和先進(jìn)性，保障檔案的完整性、可靠性、真實性，更加有利于檔案管理信息化的實現(xiàn)。

同時，加強行業(yè)及部門間的溝通，積極促進(jìn)實現(xiàn)彼此的資源共享，促進(jìn)信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。

通過對信息處理設(shè)備軟硬件更新，加強電子檔案信息系統(tǒng)維護(hù)和管理，優(yōu)化管理過程和管理體系。積極改變原本局部的、封閉的信息資源，轉(zhuǎn)變成為真正意義上的信息化檔案管理，達(dá)到充分、合理、安全地為檔案服務(wù)利用，改善了檔案管理過程，檔案利用率提高，檔案管理工作整體效率也進(jìn)一步提升。

3.檔案信息化管理安全保障

遵循嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則，強化安全防范過程。

制定落實相應(yīng)的安全管理守則，切實提高檔案管理人員的安全防范意識，增強檔案管理人員的安全防護(hù)能力，守住檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。

注重軟硬件日常安全管理，制定實施身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)制度。管理人員及時通過相應(yīng)的管理平臺，針對所上傳的數(shù)據(jù)來掌握當(dāng)前設(shè)備運行的狀態(tài)，并且對各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)采用科學(xué)的計算方式進(jìn)行分析，確保分析結(jié)果更加精確、客觀。在加強軟硬件的日常維護(hù)管理當(dāng)中，充分做好數(shù)據(jù)保護(hù)、備份、更新工作，保障軟硬件安全運行，消除檔案信息化管理安全隱患。

4.提高檔案管理人員信息化管理技能

信息化條件下檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，需要更新檔案管理人員的觀念與知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員信息化管理技能。

檔案管理人員需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，同時也應(yīng)當(dāng)具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，增加知識儲備，不斷積極主動地學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)文化和管理等有關(guān)知識。

檔案管理人員應(yīng)培養(yǎng)和增強信息化技術(shù)的應(yīng)用能力。更新觀念，充實信息化技術(shù)知識，提升計算機應(yīng)用等相關(guān)技能，不斷增強信息技術(shù)應(yīng)用能力。養(yǎng)成良好的應(yīng)用習(xí)慣，認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極思考，勇于探索，將信息技術(shù)融入檔案管理工作等各個環(huán)節(jié)，在學(xué)習(xí)和實踐中提升信息技術(shù)應(yīng)用能力，為全面推動檔案信息化管理奠定堅實基礎(chǔ)。

繼續(xù)堅持對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，有計劃地選送檔案管理人員進(jìn)行深造，鼓勵檔案人員參加繼續(xù)教育，增強信息化管理技能。

繼續(xù)開展學(xué)術(shù)交流活動，保持良好的科研氛圍，促進(jìn)檔案學(xué)術(shù)研究與檔案業(yè)務(wù)探討。檔案管理人員應(yīng)積極探討檔案管理工作，理論指導(dǎo)實踐，提高信息化條件下檔案管理工作效率。

加強對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，深化學(xué)術(shù)交流，使檔案管理人員及時掌握檔案信息化管理的新規(guī)定、新理念、新技能，保持思想理念和管理技能的與時俱進(jìn)。鼓勵檔案人員發(fā)揚鉆研精神、創(chuàng)新精神，加強檔案理論研究。同時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，堅持積極探索、學(xué)習(xí)熟練運用信息化技術(shù)，創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，提升信息化條件下檔案管理工作水平，為優(yōu)質(zhì)高效地完成工作任務(wù)奠定堅實的基礎(chǔ)。

小結(jié)

檔案作為人類社會活動的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。信息化的不斷發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn),也帶來新的機遇。發(fā)現(xiàn)信息化條件下檔案管理工作中的不足，正視所存在的問題，充分認(rèn)識檔案信息化管理工作的重要性和迫切性，切實做到積極改進(jìn)，才能促進(jìn)檔案管理工作的與時俱進(jìn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供強有力的支撐和保障。

丁耀琪，朱曄.“檔案信息化行政監(jiān)管系統(tǒng)”研發(fā)動因（之一）.中國檔案，2016（5）：32—34.

（作者單位：黃河檔案館）