新時期檔案管理工作淺談

張紅文（貴州省沿河土家族自治縣檔案局，貴州　沿河　565300）

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□圖情研究

新時期檔案管理工作淺談

張紅文
（貴州省沿河土家族自治縣檔案局，貴州沿河565300）

［摘要］檔案管理工作，旨在為檔案管檔、為國守史、為民服務(wù)。這里對新時期檔案及檔案管理工作存在的普遍問題進(jìn)行了分析，并就新形勢下如何創(chuàng)新檔案管理工作方法進(jìn)行了探究，以期廣大檔案工作者在具體的檔案管理與提供檔案查閱利用的工作實踐中，揚長避短，最大限度地做好檔案管理工作并提供社會各方面利用，達(dá)到便民利民的目的。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；存在問題分析；創(chuàng)新方法探究

“創(chuàng)新、共享”理念已成為 “十三五”規(guī)劃綱要中提出的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基本理念。在我國全面建成小康社會、加快推進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)的決勝階段，檔案管理工作也要立足現(xiàn)實，探尋改革創(chuàng)新的路子，實現(xiàn)檔案資源共享，使各級各類檔案館 （室）真正踐行 “為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”宗旨，讓綜合檔案館、機(jī)關(guān)檔案室 （館）檔案資源充分地發(fā)揮其為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的功效。同時，在新時期，隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展形勢的變化，文化大發(fā)展大繁榮景象前所未有，廣大人民群眾對檔案（特別是民生檔案）查閱利用需求日趨增大。這對檔案管理與提供利用工作來說，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，如何做好檔案管理工作并提供社會各方面利用，做到便民利民，最大程度地適應(yīng)廣大人民群眾需要，是新時期檔案管理工作的重要任務(wù)。

一、檔案工作存在的主要問題

2014年初，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳出臺了 《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā) 〔2014〕15號）文件，各省、市、縣已結(jié)合各自的實際，相應(yīng)地出臺了貫徹執(zhí)行的文件。中辦發(fā)〔2014〕15號文件，無疑是新形勢下做好檔案工作的綱領(lǐng)性文件，為今后一段時期檔案事業(yè)及檔案管理工作進(jìn)行了 “頂層設(shè)計”，描繪了宏偉藍(lán)圖，提供了更加廣闊的空間。然而，我們通過館際交流、電話詢訪、QQ微信征詢等多種方式，對所在地區(qū)周邊縣市幾家縣級綜合檔案館、本縣部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)和機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前部分綜合檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和機(jī)關(guān)檔案室在檔案管理工作中存在著這樣或那樣的問題，而且有些問題亟待解決。

（一）檔案意識普遍淡薄

《檔案工作基本術(shù)語》（中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T1-2000）指出：“檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！睓n案管理工作是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用8項工作；或者劃分為6個環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案及檔案管理工作與國家、社會、個人密切相關(guān)，功在當(dāng)代，利及子孫。中華人民共和國成立以后，歷任黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人都對檔案工作作過重要的指示，特別是 《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，表明了我們國家依法治檔的決心。但是，就西部地區(qū)特別是貧困地區(qū)來說，檔案意識非常淡薄，就連大部分基層檔案館 （室）工作人員，也缺乏檔案安全保管意識和管好檔案為民服務(wù)的態(tài)度，這嚴(yán)重地阻礙著檔案事業(yè)的發(fā)展，與現(xiàn)代化建設(shè)的需要很不適應(yīng)。這主要表現(xiàn)在：很多人甚至國家機(jī)關(guān)工作人員時至今日對檔案及檔案管理工作的內(nèi)容不甚了解；部分人員不關(guān)注檔案，認(rèn)為檔案及檔案管理工作是檔案部門的事，與自己的工作和生活距離較遠(yuǎn)；部分機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人不重視檔案及檔案管理工作，任由檔案管理人員 （部分是兼職或直接是辦公室主任）擺布其單位的檔案資料；部分檔案收集不全不齊；一些立檔檔案不能按期向綜合檔案館移交到期檔案，導(dǎo)致一些重要檔案遺失或損毀。不過，近年來通過每年的 “6·9國際檔案日”等特殊日子，各級各類檔案部門通過多渠道、多形式以 “檔案在我心中”“走進(jìn)檔案”“檔案與你相伴”等主題，對檔案及檔案管理工作加大宣傳力度，提升社會檔案意識，人們開始走近檔案，社會檔案意識開始逐步地提高。

（二）檔案資源結(jié)構(gòu)亟待優(yōu)化

通過對周邊縣市綜合檔案館及部分機(jī)關(guān)檔案室的抽樣調(diào)查，發(fā)現(xiàn)目前大部分檔案館 （室）保存的檔案都不同程度的存在著結(jié)構(gòu)不合理的問題，主要表現(xiàn)在：綜合檔案館所存檔案多數(shù)是以黨和政府的行政機(jī)關(guān)檔案為主，機(jī)關(guān)檔案室所存檔案則主要是以該立檔單位的文書檔案為主，對于普通老百姓來說這些檔案距離遙遠(yuǎn)；真正涉及民生的檔案不多，導(dǎo)致檔案利用人次偏低。以貴州沿河土家族自治縣檔案館為例，該館2015年有密集柜700km3多，館藏檔案共209個全宗，紙質(zhì)檔案124 176卷，照片檔案2 486張，錄音磁帶、錄像磁帶影片檔案62張，底圖80張，印模檔案215枚。其中有民生檔案19 112卷：退伍軍人檔案7 512卷、二輪土地延包檔案3 714卷、民事訴訟檔案4 084卷、公證檔案786卷、離退休 （退職）檔案2 884卷、土地征用專題目錄檔案132件。該館2015年順利通過國家一級檔案館測評驗收，是貴州省目前唯一一家市縣級國家一級綜合檔案館。然而，在該館館藏檔案中，黨和政府的行政機(jī)關(guān)檔案所占比例在80%以上，“紅頭文件”又為主要；涉及的民生檔案所占比例僅為15%左右，種類少且不齊全；像醫(yī)療改革、社會保險、下崗再就業(yè)、退耕還林等與人民群眾生活密切聯(lián)系的檔案內(nèi)容極少。

（三）檔案資源共享度不高

檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分，能否實現(xiàn)檔案信息資源共享，是檔案及檔案管理工作主動適應(yīng)新常態(tài)的重要舉措。然而，各級各類檔案館 （室）檔案資源數(shù)字化、信息化工作量大，而且專項經(jīng)費缺口也大，導(dǎo)致館 （室）存量檔案在信息化工作中舉步維艱，館 （室）增量檔案信息化工作任重道遠(yuǎn)。貴州省檔案局在2013年全省檔案地方志工作會議上提出了與貴州同步小康相適應(yīng)的檔案工作奮斗目標(biāo)：到2020年，全國省、市、縣三級綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化率要分別達(dá)到館藏檔案總量的35%、25%和20%。信息化工作目標(biāo)已明確，然而實施起來困難重重。我們對貴州沿河土家族自治縣檔案館進(jìn)行調(diào)研獲悉，該館信息化工作從2010年起步，2011-2013年投入檔案信息化建設(shè)工作經(jīng)費30萬元，共掃描4個全宗1 817卷20多萬頁，共輸入目錄總量40多萬條，從而建立了專門性的電子檔案庫，2014 年4月通過了貴州省檔案局 “縣級檔案館檔案資源數(shù)據(jù)庫示范點”驗收。2014-2015年，又將館藏檔案30多萬頁進(jìn)行數(shù)字化掃描，并實現(xiàn)了與目錄接掛。盡管如此，該館存量檔案數(shù)字化率截至2015年底才達(dá)到10%左右。存量檔案信息化進(jìn)度緩慢，直接地影響著檔案信息資源網(wǎng)上共享。再加上部分檔案資源涉密，不能在互聯(lián)網(wǎng)上共享，所以檔案資源信息共享度的提高還有待時日。

（四）檔案安全保管條件不達(dá)標(biāo)

目前，大多數(shù)縣級以上國家綜合檔案館將安全工作擺在重中之重的位置，按照 《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，檔案庫房基本實現(xiàn)了 “八防”即防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火，“人防、物防、技防”水平逐年地提高。然而，我們在檔案行政執(zhí)法檢查時發(fā)現(xiàn)，大部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館 （室）存在諸的多問題，主要體現(xiàn)為：其一是硬件條件不達(dá)標(biāo)，存在著檔案館 （室）沒有防盜裝置、未配備消防設(shè)施等，檔案管理條件簡陋，防霉防蟲設(shè)備不配套，未嚴(yán)格按照 “八防”要求對檔案資料進(jìn)行保管保護(hù)；其二是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，很多立檔單位沒有成立檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，沒有制定完善的檔案保管措施，平時很少召開涉及檔案保管與保護(hù)工作的會議，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地認(rèn)為是將每年的文件材料收集起來，裝訂成卷就可以了，很少從檔案管理長遠(yuǎn)規(guī)劃和技術(shù)層面去考慮；其三是檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)未跟上要求，很多機(jī)關(guān)檔案室沒有配備專職檔案人員，僅有的兼職檔案人員未能全身心地投入到保管保護(hù)檔案工作中去，就算有心投入，業(yè)務(wù)水平又未跟上，導(dǎo)致該歸檔的未能歸檔，專門檔案未能及時歸檔，需要搶救修復(fù)的檔案缺少相關(guān)的專業(yè)技術(shù)維護(hù)；其四是檔案管理人員的意識不到位，有的檔案管理人員在檔案室起居，將一些生活用品如煙、酒和蔬菜等長期存放在檔案室，平時經(jīng)常有非檔案管理人員進(jìn)出檔案室；其五是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)代化幾乎為零，數(shù)字化建設(shè)工作尚未啟動，完全只有紙質(zhì)文書檔案。

二、新時期檔案管理工作方法探究

檔案作為國家和社會特有的資源，不僅具有憑證作用，還具有廣泛的參考作用。為了能更好地讓檔案為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為廣大人民群眾提供更為有效的服務(wù)，檔案管理工作必須探索一些適合自身特點的工作方法。

（一）優(yōu)化檔案資源、加大開發(fā)力度

要使各級各類檔案館 （室）的檔案資源得到優(yōu)化配置，務(wù)必要將已鑒定的對國家和社會有保存、開發(fā)利用價值的全部檔案，統(tǒng)一集中起來，由所屬地綜合檔案館或?qū)ｉT檔案館進(jìn)行有序地管理。通過優(yōu)化配置，建立門類齊全、資源豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系，才能實現(xiàn)檔案資源社會共享的終級目的。但是，目前各級各類檔案館 （室）所藏檔案，在結(jié)構(gòu)單一的同時，同類檔案也不齊全。經(jīng)我們調(diào)研，發(fā)現(xiàn)各個地區(qū)，一些國家級重點檔案仍然沒有集中地收集起來，而是散存于各機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，更有一部分在民間。2012-2015年，我們通過對貴州沿河土家族自治縣國家級重點檔案普查時發(fā)現(xiàn)，該縣綜合檔案館館藏民國檔案僅2 445卷，縣公安局有民國檔案6 327卷、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)存民國檔案427卷、革命歷史檔案272卷、老區(qū)公所遺留珍貴檔案974卷。在已普查發(fā)現(xiàn)的國家級重點檔案共計10 445卷中，收集進(jìn)館的僅占23.4%。截止到2015年，該縣檔案館已完成館藏國家級重點檔案搶救任務(wù)1 201卷，還有9 244卷國家級重點檔案亟待收集進(jìn)館和陸續(xù)搶救。面對檔案信息資源相對分散保存未能實現(xiàn)共享的具體情況，各級綜合檔案館要摸清自己所在屬地各類檔案的家底，提高對專業(yè)檔案接收和征集工作的力度，對不按時向綜合檔案館移交到期檔案的立檔單位，要加大檔案行政執(zhí)法力度，確保檔案集中管理，便于向社會提供利用。同時，綜合檔案館要加大檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)力度，常年舉辦一些檔案專題展覽，經(jīng)常性地利用館藏檔案開展一些社會教育活動，讓檔案和檔案工作不再 “養(yǎng)在深閨人未識”。

（二）提高利用效率、強(qiáng)化服務(wù)功能

大多數(shù)國家級綜合檔案館在檔案資源的建設(shè)和服務(wù)實踐中，把建設(shè) “五位一體”（即國家檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心）的公共檔案館作為自己的奮斗目標(biāo)，管好、用好檔案就越加突出其重要性。在 《檔案法》規(guī)定的檔案工作基本原則中，“便于社會各方面的利用”是整個檔案工作的出發(fā)點和終極目的。事實上，檔案工作是一項提供檔案信息資源，為社會各方面提供利用的工作，服務(wù)是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理工作者要樹立為民服務(wù)的思想，掌握服務(wù)技能，提高服務(wù)質(zhì)量。為了更好地強(qiáng)化檔案資源服務(wù)功能，檔案管理工作者可以在適當(dāng)?shù)臅r候，有計劃、有組織地進(jìn)機(jī)關(guān)、進(jìn)社區(qū)、進(jìn)鄉(xiāng)村，通過報送和推介相關(guān)檔案信息、編輯出版檔案選編、報送檔案信息等活動，擴(kuò)大檔案信息的影響范圍，提高廣大人民群眾的檔案意識，引導(dǎo)人們主動地前來查閱利用檔案。例如，貴州沿河土家族自治縣檔案館2015年與有關(guān)部門共同完善了社會保障檔案管理，建立完善社會養(yǎng)老、醫(yī)療、社會福利、捐贈救助、就業(yè)、工傷、婚姻、林改等檔案工作體系，為實施民生保障工程提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對一些群眾經(jīng)常查閱利用的檔案，編制了專題檢索目錄。同時，采取各種措施對館藏檔案進(jìn)行計算機(jī)輸錄，查檔基本實現(xiàn)了計算機(jī)查詢。目前，已輸錄機(jī)讀目錄110萬條 （其中案卷級目錄10萬條，文件級目錄100萬條）。保管人員熱情周到、及時、快捷地為查檔人員服務(wù)，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)到98%以上，深受社會各界的好評。

（三）爭取政策保障、加快信息化建設(shè)步伐

各級綜合檔案館都是各級政府的直屬部門，檔案工作的每一個環(huán)節(jié)，如政策保障、館舍建設(shè)、設(shè)施設(shè)備的采購、檔案管理干部隊伍建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案搶救與保護(hù)、檔案開發(fā)利用以及檔案信息化建設(shè)等，都要及時地向?qū)俚攸h委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行詳細(xì)的匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)在第一時間內(nèi)知道檔案工作的開展情況、存在問題和發(fā)展規(guī)劃，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，讓領(lǐng)導(dǎo)親自做決策、定方案，從而獲得政策上、資金上的傾斜。特別是對館 （室）存量檔案和增量檔案數(shù)字化工作，除上級主管部門劃撥的信息化工作經(jīng)費外，沒有地方政府1：2的專項匹配資金，是難以穩(wěn)步推進(jìn)的。2014年初，貴州省人民政府出臺了 《關(guān)于加快大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展應(yīng)用若干政策的意見》，從政策、基礎(chǔ)設(shè)施、人才保障等方面為數(shù)字檔案館建設(shè)給予了極大限度的支持。各級檔案館 （室）作為存儲信息、提供信息利用服務(wù)的中心，應(yīng)該主動的爭取政策、利用已出臺的有關(guān)文件，進(jìn)行戰(zhàn)略性的檔案資源信息化創(chuàng)新工作，即積極開展好存量檔案數(shù)字化工作和實現(xiàn)增量檔案的電子化工作，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要和檔案資源利用者的需求。

檔案管理工作只有與時俱進(jìn)，科學(xué)地解決好當(dāng)前檔案管理工作中普遍存在的問題，加大開發(fā)力度、強(qiáng)化服務(wù)功能，不斷地利用現(xiàn)代化管理手段，開拓創(chuàng)新，加大投入，逐步地實現(xiàn)網(wǎng)上查檔，才能使檔案和檔案管理工作為同步建設(shè)小康社會服務(wù)，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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［責(zé)任編輯：志洪］

［中圖分類號］G27

［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A

［文章編號］1674-3652（2016）02-0131-04

［收稿日期］2015-09-12

［作者簡介］張紅文，男（土家族），貴州沿河人。主要從事西部地區(qū)檔案建設(shè)研究。