編校合一模式下期刊校對工作的危機(jī)源管理探討

張學(xué)穎　羅 萍

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編校合一模式下期刊校對工作的危機(jī)源管理探討

張學(xué)穎羅 萍

［摘 要］為了解決編校合一工作模式下，編輯人員校對工作時間較長、校對分工和責(zé)任不明確、校對效率低等問題，引入管理學(xué)中的危機(jī)源管理理論。理清編輯、作者、排版員等校對主體，校對質(zhì)量和效率矛盾，校對方法盲目應(yīng)用等危機(jī)源。通過增設(shè)計算機(jī)校對、作者校對、主編校對；調(diào)整各校次順序、明確校對人員職責(zé)和校對時間節(jié)點、靈活應(yīng)用多種校對方法，優(yōu)化了校對流程、提高了校對效率、減輕了校對人員負(fù)擔(dān)，保證了出版期刊的質(zhì)量。

［關(guān)鍵詞］編校合一；瑞士奶酪理論；危機(jī)源管理；校對方法；校對流程；校對管理

［作者］張學(xué)穎，重慶醫(yī)科大學(xué)期刊社；

羅萍（通信作者），重慶醫(yī)科大學(xué)期刊社。

校對是編輯工作的最后環(huán)節(jié)，是對編輯工作的延續(xù)和完善，是編輯流程中對期刊內(nèi)容、文字、版式的最后把關(guān)環(huán)節(jié)，其責(zé)任是將各種差錯消滅在期刊出版前，從而保證期刊的出版質(zhì)量［1］?！镀诳霭尜|(zhì)量管理規(guī)定》規(guī)定［2］，期刊的差錯率大于萬分之三為不合格期刊。目前由于編輯部人員、編制的問題，通常沒有專職的校對人員，而是由編輯兼任校對；期刊編輯部也對校對工作重視不夠；但是對期刊出版時效性的要求卻在不斷提高。雖然少數(shù)期刊采取校對外包的模式，但由編輯進(jìn)行校對仍是多數(shù)期刊采用的方法。如何在更短的時間里完成校對工作，保證期刊出版質(zhì)量，值得編輯工作者關(guān)注和思考。通過思考和比較發(fā)現(xiàn)，校對工作類似于飛行員、航天管理員的工作，如果嚴(yán)格按照既定的操作流程進(jìn)行，就能減少差錯產(chǎn)生，從而保證期刊出版質(zhì)量。

一、瑞士奶酪模型理論

起源于航空業(yè)的機(jī)組資源管理模式強(qiáng)調(diào)有效團(tuán)隊中非技術(shù)能力（non-technology）的培訓(xùn)［3］。錯誤可以分為幾種：①執(zhí)行錯誤流程時發(fā)生的錯誤；②忘記部分流程時發(fā)生的錯誤；③雖然流程正確無誤，但執(zhí)行不到位而犯的疏忽性錯誤。造成這些錯誤的原因也有不同：①缺乏完成任務(wù)所需要的技能；②缺乏有關(guān)的專業(yè)知識；③缺乏規(guī)范的培訓(xùn)；④缺乏完成任務(wù)的正確心態(tài)。其誘因也可以分幾種：與人員有關(guān)、與技術(shù)有關(guān)、與制度和流程有關(guān)，以及與其他因素，如時機(jī)、氣候、情緒等有關(guān)。針對以上錯誤，詹姆斯瑞提出了“瑞士奶酪模型”理論［4］，其核心思想是通過建立一套高效的、反應(yīng)靈敏的安全防御系統(tǒng)，并利用該系統(tǒng)在人為失誤演變?yōu)闉?zāi)難前及時識別錯誤，并采用有效的措施避免其進(jìn)一步發(fā)展。

二、防范措施：危機(jī)源管理理論

人犯錯誤是難免的，試圖完全消除人為錯誤是不現(xiàn)實的，因此，就需要人為地為失誤建立一個系統(tǒng)保障，即盡量創(chuàng)建一個不容易犯錯的環(huán)境。危機(jī)源管理是決策學(xué)的一個分支，由美國學(xué)者在20世紀(jì)60年代提出，最早運用于外交及政治領(lǐng)域，是指組織對所有危機(jī)發(fā)生因素的預(yù)測、分析、化解、防范等采取的行動。其管理模式為“PPRR”模式，即危機(jī)前預(yù)防（Prevention）、危機(jī)前準(zhǔn)備（Presentation）、危機(jī)爆發(fā)期應(yīng)對（Response）和危機(jī)結(jié)束期恢復(fù)（Recovery）［5］。在校對管理中，建立高效的、反應(yīng)靈敏的校對管理制度和規(guī)范的流程，可以將系統(tǒng)失誤在轉(zhuǎn)變?yōu)椴铄e前將其識別，從而降低校對差錯率，保證校對質(zhì)量。

三、校對管理中的危機(jī)源分析

（一）各校對主體存在的問題

1.編輯。受到人員編制緊張、體制、辦刊經(jīng)費不足等因素的制約，目前多數(shù)科技期刊編輯部都沒有設(shè)置專職校對人員，而由編輯兼做校對工作，即采用“編校合一”的工作模式。但是，編輯和校對由于其工作目的側(cè)重不同，導(dǎo)致了兩者在工作中的操作方式和思維活動有較大的差異性。編輯在稿件加工過程中應(yīng)當(dāng)采用的思維方式是整體思維、邏輯思維和選擇性思維；但是，編輯在校對活動中更關(guān)注文章在表達(dá)方式和語言形式等方面的細(xì)節(jié)問題，并對這些細(xì)節(jié)問題進(jìn)行糾錯補漏。校對的特殊職責(zé)和特定目的也決定了編輯在其工作中應(yīng)具有的是微觀思維、遵循思維和逆向思維［6］。

2.作者及排版人員。一方面，受到一些主觀和客觀因素的影響，作者在查閱整理資料、撰寫稿件、數(shù)據(jù)分析處理和整合的過程中，難免產(chǎn)生疏漏和錯誤；另一方面，排版員在將編輯加工后采用的電子稿件導(dǎo)入專業(yè)排版軟件進(jìn)行排版時，難免產(chǎn)生漏排或錯排，而且因排版員不熟悉文章中的專業(yè)術(shù)語及具體內(nèi)容，很容易因誤解、誤讀而出現(xiàn)差錯。

（二）校對時間、效率和質(zhì)量的矛盾

一般來說，在“編校合一”工作模式下，編輯每天校對2萬字效果較好，而專業(yè)校對員每天的工作量為6萬字，并保證三校后差錯率低于萬分之三［7］。但以筆者所在期刊社的編輯為例，3名編輯負(fù)責(zé)出版一本月刊，同時每名編輯還需兼任財務(wù)、辦公室、發(fā)行、網(wǎng)站管理等其他工作。因此，通常校對環(huán)節(jié)平均分配的工作量需達(dá)到6萬～8萬字/天，才能保證按時出刊。承擔(dān)校對工作的編輯需要在規(guī)定時間內(nèi)完成校對，既要滿足數(shù)量指標(biāo)，又要達(dá)到質(zhì)量指標(biāo)。因此，校對成為編輯的工作負(fù)擔(dān)，占用了他們大量的工作時間和精力。編輯在對稿件進(jìn)行多次加工整理和校對后，極易出現(xiàn)感覺遲鈍，滋生疲勞倦怠情緒，如果不采取合理措施調(diào)節(jié)和疏導(dǎo)編輯的不良狀態(tài)，將會影響其校對效率和質(zhì)量。

（三）校對中常見的錯誤

1.文中基本寫作規(guī)范方面的基礎(chǔ)校對錯誤。文章中寫作規(guī)范方面的基礎(chǔ)校對錯誤主要包括以下幾個方面：①標(biāo)點符號錯誤，即文章中字、詞、句、段標(biāo)點的校對差錯，需要認(rèn)真檢查標(biāo)點是否符合句意表達(dá)及規(guī)范。②語言文字錯誤。校對中容易出現(xiàn)錯別字；語法和修辭的使用不恰當(dāng)；段落邏輯安排不合理，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和條理性。③參考文獻(xiàn)的著錄不恰當(dāng)、不規(guī)范。④社會科學(xué)期刊多刊登學(xué)術(shù)性文章為主，校對時還要注意準(zhǔn)確規(guī)范使用相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的專有名詞。

2.排版規(guī)范中出現(xiàn)的校對錯誤。期刊通常有自己相對固定的版式要求，在校對工作中需要嚴(yán)格遵守排版規(guī)范，以維護(hù)期刊的學(xué)術(shù)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。校對中排版規(guī)范方面的主要問題包括：①作者、作者單位、單位所在地、郵編等信息是否準(zhǔn)確且書寫規(guī)范，作者姓名是否與總目錄中的作者姓名一致；②各級標(biāo)題的書寫和語言表達(dá)是否準(zhǔn)確、符合邏輯；③各級標(biāo)題以及正文中使用的字體、字號、行距是否規(guī)范、和諧、美觀；④數(shù)字、公式的用法是否規(guī)范、準(zhǔn)確；⑤文中圖、表的書寫是否恰當(dāng)、規(guī)范，版式是否美觀；⑥頁碼、轉(zhuǎn)行、轉(zhuǎn)頁是否排序正確且符合排版要求；⑦參考文獻(xiàn)著錄格式、編碼順序是否正確、恰當(dāng)；⑧頁眉、頁腳、封面、扉頁、版權(quán)頁、期刊出版日期等細(xì)節(jié)也需要仔細(xì)核實。

（四）校對方法的盲目運用

傳統(tǒng)的校對方法主要包括點校、折校、讀校、對校法，接校法、機(jī)校法、重點校對法、歸類校對法和分層次校對等多種校對方法［8］。但是在哪些校次中運用什么校對方法并沒有明確的規(guī)定，以至于編輯都根據(jù)自己的經(jīng)驗進(jìn)行盲目校對，使校對工作存在隨意性，校對質(zhì)量不能保證。

四、危機(jī)源管理理論在現(xiàn)代校對管理中的應(yīng)用

以筆者所在期刊社編輯部3名編輯，負(fù)責(zé)編輯出版每期118 P的社科月刊，約刊發(fā)30篇文章為例，通過明確分工，優(yōu)化原來的“三校一讀”制度，現(xiàn)將改進(jìn)的校對工作管理流程介紹如下。

（一）引入計算機(jī)校對

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，校對工作已從傳統(tǒng)的人工校對向“人機(jī)結(jié)合”的校對模式轉(zhuǎn)變，校對軟件的出現(xiàn)為這一轉(zhuǎn)變提供了良好的技術(shù)保障［9］。有文獻(xiàn)報道，校對軟件平均消滅稿件差錯率為60%，最高可達(dá)90%以上［10］。因此，編輯部增設(shè)計算機(jī)校對，由責(zé)任校對安排約1天時間，利用黑馬校對軟件，對稿件進(jìn)行檢查，主要識別字、詞語以及固定詞組搭配等常見性錯誤。

（二）將一校改為通讀

將一校改為通讀，分別由責(zé)任校對、校對員1、校對員2（均為編輯兼任校對），平均分配10篇稿件同時進(jìn)行校對，每名編輯約用1天時間完成校對后輪流交換校對稿件，直至每名編輯都通讀完一校稿后結(jié)束，通常需要3天時間。本次校對中主要采用點校法和交叉校對法。3位校對人員分別需要通讀全文，逐段、逐句、逐字地進(jìn)行校對，將注意力集中在具體字面上，對全文的語言文字、量、單位、標(biāo)點符號、圖表、參考文獻(xiàn)、專業(yè)術(shù)語、格式錯誤等細(xì)節(jié)部分進(jìn)行一一校對。尤其注意隱形的政治性、思想性和知識性錯誤，并注意從邏輯性方面進(jìn)行校對，也發(fā)現(xiàn)計算機(jī)校對中遺漏的差錯。同時，用不同的筆標(biāo)注指出需要作者補充完整的信息和內(nèi)容，以及需要作者核實的專業(yè)問題和數(shù)據(jù)結(jié)果。

（三）增設(shè)作者校對

一方面，本著服務(wù)作者、認(rèn)真落實作者“文責(zé)自負(fù)”的態(tài)度；另一方面，為提升稿件的成熟度和確?？萍计诳|(zhì)量，增設(shè)作者校對環(huán)節(jié)［11］。由責(zé)任校對利用1天時間，將排版員修改后的二校對紅后，謄抄一校中編輯提出的需要作者修改的地方，并將PDF校稿和責(zé)任校對制定的校對說明同時通過郵件發(fā)送給作者進(jìn)行校對，要求其在3天內(nèi)完成校對后返回，并在校樣上附上電子簽名，以便編輯部存檔。在作者校對環(huán)節(jié)需要注意：①責(zé)任校對需要示范引導(dǎo)作者進(jìn)行校對，書寫校對說明，告之其詳細(xì)的校對內(nèi)容和方法；②責(zé)任校對要及時與作者溝通交流，共同探討雙方在校對中發(fā)現(xiàn)的問題，共同努力，把稿件的差錯率降到最低，以保證文章的質(zhì)量；③由于特殊情況，往往有部分作者不能及時返回校稿，因此責(zé)任校對在最初安排本期稿件時，需要多提供30%的稿件，讓不能及時返回修改稿的作者自動順延刊期，以免延誤出版時間。作者自校的優(yōu)勢在于，其對原稿的學(xué)術(shù)內(nèi)容和專業(yè)知識熟悉和掌握，可以減少校對中可能出現(xiàn)的專業(yè)知識和作者信息差錯等。

（四）二校設(shè)置為分項校對

責(zé)任校對將作者返回的校稿復(fù)印后，一份用于編輯部存檔，另一份用于二校。本次校對采用分項校對、“數(shù)數(shù)”校對法，對校樣中易出現(xiàn)差錯的地方進(jìn)行重點排查。首先，責(zé)任校對負(fù)責(zé)排欄目和頁碼。然后，將校樣中除正文外的其他相對獨立的文稿部分，按照其屬性劃分為不同的子系統(tǒng)。具體包括刊眉（出版事項、標(biāo)識、欄目名稱）、摘要系統(tǒng)（摘要和關(guān)鍵詞）、文章檢索標(biāo)識系統(tǒng)（作者簡介、基金項目、中圖分類號、責(zé)任編輯、收稿日期）、標(biāo)題及編號系統(tǒng)（文章標(biāo)題是否準(zhǔn)確簡潔、各級標(biāo)題的序號是否連續(xù)編碼）、圖表系統(tǒng)（圖表題名及其注釋是否準(zhǔn)確、按某一方式對齊方式）。分別合理分配給校對員1、校對員2進(jìn)行重點分項核查校對。完成本次校對通常需要2天時間。

（五）增設(shè)編輯部主任把關(guān)

將排版員修改后的校稿提請編輯部主任把關(guān)，其利用1天時間，從整體上對期刊進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，重點檢查欄目設(shè)計及編排是否合理，對不合理的地方及時提出修改意見，以便責(zé)任校對及時修改。

（六）簡化三校、四校

三校僅由責(zé)任校對利用1天時間在對紅的基礎(chǔ)上，采用掃描校對法對校樣進(jìn)行審查，這一較次相對比較輕松，校對的重點主要在文章的體例和版式上。重點核查封面封底書脊（文字內(nèi)容、出版參數(shù)、顏色是否準(zhǔn)確）、中英文目錄（目次與正文的題名和作者姓名等是否一致）、各種參數(shù)（出版年、卷、期、DOI編號是否準(zhǔn)確）、版權(quán)頁信息是否完整、準(zhǔn)確。并對全文的整體排版體例、規(guī)范化和統(tǒng)一性以及各篇文章的版式統(tǒng)一性進(jìn)行把關(guān)。最后，待排版員修改后，四校稿主要由責(zé)任校對利用半天時間對紅，并將全都校樣進(jìn)行整理，做到“齊、清、定”再送交印刷廠付印。

五、結(jié)語

校對是一項復(fù)雜、枯燥的工作，在編校合一模式下，編輯承擔(dān)了更多的工作，并且要求其在保證校對質(zhì)量的前提下，提高校對效率。重視危機(jī)管理的原則會使編輯在校對中有更好的結(jié)局，在不增加編輯工作量的前提下，縮短校對時間，提高校對效率，減少差錯率的發(fā)生。

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