以長效之“長”促長效之“效”
——長治學(xué)院評建檔案長效機制研究

頊迎芳

（長治學(xué)院人事處，山西長治046011）

以長效之“長”促長效之“效”
——長治學(xué)院評建檔案長效機制研究

頊迎芳

（長治學(xué)院人事處，山西長治046011）

評建檔案在高校合格評估、水平評估以及日常教學(xué)管理過程中起到了有力的支撐作用，體現(xiàn)著檔案獨特的價值。長效之“長”在于不斷建設(shè)和創(chuàng)新，長效之“效”在于提高利用率和服務(wù)水平。要發(fā)揮其長期效應(yīng)，要以推進文檔一體化的進程為主線，建立高效的信息化工作平臺，形成過程管理與總結(jié)落實相結(jié)合，開發(fā)編研與知識管理創(chuàng)新性轉(zhuǎn)化，硬件設(shè)施與軟件調(diào)控相匹配，人財物配置與服務(wù)模式相融合，前端控制與后期管理相銜接的建檔、管檔、用檔機制。

過程管理；知識管理；長期可存取技術(shù)

評建檔案是新升本科院校和高職院校在迎接本科教學(xué)合格評估過程中所形成的反映本校教學(xué)管理實踐活動的檔案材料。合格評估工作以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，貫徹落實《教育規(guī)劃綱要》精神，以評促建、以評促改、以評促管。評建檔案對學(xué)校的發(fā)展有著深遠的影響和重要的意義[1]。學(xué)校應(yīng)該以此為契機，建立能夠有效發(fā)揮評建檔案作用的長效機制，使學(xué)校教學(xué)工作水平得到提升，教學(xué)質(zhì)量明顯改善，學(xué)生能力有所提高。

一、評建檔案長效機制研究現(xiàn)狀

關(guān)于評建檔案的研究，目前主要從三方面展開，一是把評建檔案和高校檔案資源結(jié)合起來，強調(diào)其對高校檔案資源建設(shè)的作用；二是強調(diào)評建檔案中的教學(xué)檔案部分，突出其對教學(xué)的促進作用；三是從方法互鑒的角度探討高校檔案管理和評建檔案檔案管理的方式與方法[2]。目前學(xué)術(shù)界的研究集中在關(guān)于對評建檔案價值、作用及實效性方面，基礎(chǔ)成果零散，系統(tǒng)化不夠，缺少從長遠角度對評建檔案的模式、機制和方法的探討。所以評建檔案的長效機制研究是文章思想的重點。

二、論文的研究背景

為提高論文的有效性，筆者協(xié)同所在學(xué)校評建辦及教學(xué)督導(dǎo)委員會對長治學(xué)院的13個教學(xué)系部的評建檔案進行了專項檢查和調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容涉及教學(xué)工作思路、師資隊伍、專業(yè)學(xué)科課程建設(shè)、教學(xué)管理與質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)風(fēng)建設(shè)學(xué)生管理、教學(xué)效果6個指標，評價等級設(shè)置了“A、B、C、D、E”5個等級，從內(nèi)容、形式、數(shù)量、質(zhì)量思維考慮，A為最優(yōu)等級，E為最差等級。

論文擬從分析長治學(xué)院評建數(shù)據(jù)、信息為基礎(chǔ)，結(jié)合教育部評估指標觀測點，明確學(xué)院在辦學(xué)水平、教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)規(guī)范等方面存在的問題和差距。一方面實現(xiàn)以評促建，引導(dǎo)學(xué)校構(gòu)建并逐步完善內(nèi)部質(zhì)量保障體系，形成不斷提高教學(xué)質(zhì)量的長效機制；另一方面，促進學(xué)校合理定位，強化內(nèi)涵建設(shè)，改革人才培養(yǎng)模式，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。

通過專項檢查和調(diào)研，筆者及工作組發(fā)現(xiàn)，學(xué)校各系部既存在亮點和創(chuàng)新之處，也存在諸多問題和不足。整體而言，各系檔案建設(shè)都有堅實的基礎(chǔ)，最終評出檔案建設(shè)優(yōu)秀的系部4個，良好的4個，薄弱的4個，較差的1個。從分項指標來看，各指標的排序情況與總體評價基本吻合。當然也有個別系部各指標參差不齊，故需要進一步查找問題，整改落實。

三、評建檔案成果帶來的長效性影響

（一）制度文件健全

在完成各項評建指標過程中，各部門首抓的是制度建設(shè)。目前學(xué)校已將各類規(guī)章制度匯總完畢并印刷成冊，形成了《行政管理規(guī)章制度匯編》、《黨務(wù)管理規(guī)章制度匯編》、《教學(xué)管理規(guī)章制度匯編》、《人事管理規(guī)章制度匯編》、《財務(wù)管理規(guī)章制度匯編》、《崗位職責(zé)匯編》等等各類匯編文件。各部門也以評建工作為契機，對本部門的各類文件進行了梳理匯總和補充，使得學(xué)校的制度保障體系得到進一步健全和完善。

（二）特色檔案得到重視，成為亮點和焦點

各系能夠以專業(yè)和地方特色為依托，形成本系的特色檔案，如中文系依托方言研究所、趙樹理研究所形成晉東南地區(qū)特色方言和文學(xué)研究材料；歷史系、音樂舞蹈系依托太行山生態(tài)與旅游研究中心及武鄉(xiāng)八路軍革命根據(jù)地開展上黨文化、上黨梆子和抗戰(zhàn)課題研究；生物系、化學(xué)系依托太行山生態(tài)與環(huán)境研究所實行校企合作，推動產(chǎn)學(xué)研一體化的進程。美術(shù)系依托書畫藝術(shù)研究所使學(xué)校的書法、繪畫藝術(shù)有了與社會交流、切磋的平臺，社會影響力與日俱增。

（三）注重檔案建設(shè)與學(xué)校辦學(xué)定位的一致性

長治學(xué)院的發(fā)展定位是：立足山西、面向全國，努力將學(xué)校建設(shè)成為地方特色鮮明，水平較高的應(yīng)用型、教學(xué)型本科院校。應(yīng)用型人才的培養(yǎng)是重中之重。各系部在建檔過程中，能夠同學(xué)校發(fā)展目標與定位相結(jié)合，同本系發(fā)展目標與培養(yǎng)方案相結(jié)合，同教師技能發(fā)展與學(xué)生能力培養(yǎng)相結(jié)合，不搞形式主義。文科注重社會實踐、理科注重校企合作，為堅持和發(fā)展地方性、應(yīng)用型本科院校進行了積極的嘗試、探索和努力。

四、制約評建檔案長效性作用的因素及存在問題

（一）檔案類型結(jié)構(gòu)不合理

在對學(xué)校綜合檔案室的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校的黨務(wù)、行政文件居多，尤其是紅頭文件。而體現(xiàn)學(xué)校各職能部門和教學(xué)單位的業(yè)務(wù)工作、師資檔案數(shù)量較少。檔案結(jié)構(gòu)不合理。一方面在于學(xué)校的立卷歸檔工作沒有以制度的形式確定下來，各系部的歸檔意識不強。另一方面，綜合檔案室未能主動與歸檔部門溝通聯(lián)系，被動的開展工作，催要制度未落實。使得大量業(yè)務(wù)檔案和師資檔案依然被各部門“據(jù)為己有”，不能起到優(yōu)化和豐富館（室）藏、方便開發(fā)利用的效果。

（二）檔案建設(shè)未形成常態(tài)化管理模式

根據(jù)調(diào)查及系部檔案專項檢查工作，筆者發(fā)現(xiàn)，學(xué)校各部門并未把檔案工作納入常規(guī)化、常態(tài)化的工作體系中，所謂建檔、提供工作多半處于應(yīng)急狀態(tài)，即需要什么建什么，需要什么補什么，而不是需要什么拿什么。在日常管理工作中，但是由于缺乏檔案意識，不注重過程管理和總結(jié)落實，沒能及時把常規(guī)工作記錄下來，沒能及時對已經(jīng)形成的檔案進行整理、歸檔。

（三）重視不夠、責(zé)權(quán)不明

筆者查閱了學(xué)院近5年的計劃、總結(jié)和重點工作安排資料，從學(xué)校層面來講，近年來從未把檔案工作納入重點工作；從二級教學(xué)和職能單位層面看，除人事處外，沒有任何一個二級教學(xué)單位將檔案工作納入重點工作。因此學(xué)校自上而下對檔案的重視程度是不夠的。教學(xué)單位在檔案管理工作中，收集、歸檔并非專人負責(zé)，而是多人交叉、遇事臨時收集，責(zé)任意識不強。

（四）評建檔案利用率不高

為迎接教育部本科合格評估，學(xué)院用將近2年的時間，花費大量人力、物力、財力形成了校級層面的評建檔案。截止目前，距離評估結(jié)束已24個月，評建檔案24個月內(nèi)被查借閱的次數(shù)不超過10次，利用率是極低的，使得部分評建檔案已變成死檔案。一方面在于沒有可以連續(xù)變更效應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，起不到數(shù)據(jù)承上啟下的關(guān)聯(lián)作用；另一方面在于沒有處理好“管好”和“用好”的關(guān)系。

（五）檔案內(nèi)容同一性問題突出

在授權(quán)允許的情況下，筆者翻閱了長治學(xué)院近年來的工作計劃、工作總結(jié)和年度考核材料，發(fā)現(xiàn)這些材料在內(nèi)容上存在“同一性”問題，如A部門2012、2013、2014年的計劃，內(nèi)容基本屬于上一年度的全盤復(fù)制，只有年份發(fā)生了變更。諸如此類的現(xiàn)象實屬普遍，側(cè)面反應(yīng)了各部門在檔案的形成和管理中，存在形式主義、簡單應(yīng)付、臨時交差的現(xiàn)象。

五、評建檔案長效機制策略研究

針對上述問題及長遠考慮，筆者認為可以從建檔、管檔、用檔三個維度強化落實。

（一）重視檔案信息的數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)的建設(shè)

評估結(jié)束后，多數(shù)評建檔案已變成死檔案，利用率不高。究其原因，是沒有形成一個有效的具備完整性、關(guān)聯(lián)性、變動性、連續(xù)性為特點的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，使得一些評估前的數(shù)據(jù)永遠靜止在紙張和Excel表格中，檔案的憑證和參考價值不復(fù)存在。

因此把數(shù)據(jù)的連續(xù)性、變動性、完整性有機統(tǒng)一起來，是建立評建檔案長效機制的首要任務(wù)。各部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)軟件，如人事處要建立師資管理、工資管理、人員信息數(shù)據(jù)庫、招聘報名管理系統(tǒng)等；教務(wù)處要建立招生管理、教學(xué)設(shè)備管理、教務(wù)管理系統(tǒng)等軟件；人事處和教務(wù)處要設(shè)置好系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的對接，以便及時更新，保持信息一致。各部門還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案查借閱系統(tǒng)，提高檔案的利用率和價值。

（二）探索評建檔案的長期可存取技術(shù)

目前，學(xué)校評建檔案的實存形態(tài)主要有紙質(zhì)和電子檔案兩大類。有必要從長遠利用考慮，積極探索并采用檔案的長期可存取技術(shù)對現(xiàn)有檔案進行保管和保護，以延長紙質(zhì)檔案的壽命，防止電子文件的損毀，保證評建檔案的實體和信息安全。

1、對于電子文件而言，要注意推廣電子文件保存保管的通用技術(shù)，如文字型文檔采用TXT、XML、RTF格式，圖像文件采用JPEG、TIEF格式，視頻文件采用MPEG、AVI格式，音頻文件采用WAV、MP3格式。同時可以采用打包法、異地和異質(zhì)備份法、技術(shù)遷移法來實現(xiàn)電子文件檔案信息的長期可存取。

電子文件的保管還應(yīng)注意脫機載體的選擇，包括磁性存儲載體（磁帶、磁盤）、光學(xué)存儲載體（CD、DVD、藍光光盤）、電能存儲載體（ROM、FLASH MEMORY）。應(yīng)選擇標準化程度高，穩(wěn)定性、耐久性高，存儲容量適當，性價比高，且具備一定防篡改能力的載體[3]。

2、對于紙質(zhì)文件而言，推進無紙化辦公、信息化管理和文檔一體化進程，是紙質(zhì)文件發(fā)展的方向。要對紙質(zhì)文件通過再生性技術(shù)進行后期的維護和管理。先對紙質(zhì)文件進行原件電子化掃描、形成縮微制品；再對形成的掃描文件、縮微制品進行加密和權(quán)限管理；查借閱及利用時盡量提供掃描件和縮微品。這樣，一方面可以減少多次利用對紙質(zhì)文件原件的磨損，另一方面，實現(xiàn)了紙質(zhì)文件的異質(zhì)保存和長期可存取。即便遭遇突發(fā)事件和意外災(zāi)害也可以從容應(yīng)對。

（三）強調(diào)過程管理與總結(jié)落實雙管齊下

強調(diào)過程管理，重視過程材料，是為了各部門更好地履行工作職責(zé)，保持工作的連續(xù)性，保證有據(jù)可查。在對學(xué)院各系、各部門的檔案專項檢查過程中發(fā)現(xiàn)，共性的問題是，許多工作大家都做了，但“做”只能從大家的口供中得知，“物證”、“痕跡”沒有留下來，俗話說：“空口無憑”，所以各部門、各教學(xué)單位在開展日常工作時，應(yīng)把建檔工作常態(tài)化、制度化、規(guī)范化、行為化。

強調(diào)總結(jié)落實，重視結(jié)果分析，是為了在工作中不斷積累經(jīng)驗、接受教訓(xùn)，以方便下一步工作的有效開展。在對學(xué)院各系、各部門的檔案專項檢查過程中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)系部未能在工作結(jié)束后對材料進行系統(tǒng)的整理和總結(jié)，綜述性、分析性材料形成較少，有些系部甚至是空白。各部門應(yīng)該養(yǎng)成及時梳理、及時總結(jié)、及時落實的良好習(xí)慣，積累經(jīng)驗、查找問題、明確不足，從而發(fā)揮檔案的長足效應(yīng)。

（四）加強檔案室對學(xué)院系部檔案的指導(dǎo)監(jiān)督作用

目前高校系部普遍存在的問題是缺少專業(yè)出身的檔案管理人員，一般都以兼職為主，所以對于文書和檔案管理的知識、理論都是欠缺的。所以學(xué)校檔案室或檔案館肩負著對文書業(yè)務(wù)部門、對教學(xué)單位監(jiān)督指導(dǎo)的作用。

對于文書檔案的監(jiān)督指導(dǎo)功能要貫穿到事前、事中、事后三個階段中，對于電子文件的監(jiān)督指導(dǎo)作用要體現(xiàn)在前端、中端、終端三個環(huán)節(jié)里。檔案室要發(fā)揮超前控制、指導(dǎo)監(jiān)督、宣傳推廣作用，要規(guī)范文書和案卷質(zhì)量，使得文書處理制度化、文件行文格式化、書寫材料規(guī)范化、各項記錄完善化。

（五）注重開發(fā)編研與知識管理的創(chuàng)新性結(jié)合

對業(yè)已形成的評建檔案進行開發(fā)編研工作，是對原始檔案信息進行返本開新，激活創(chuàng)新的有效手段，是把檔案信息有序化、實用化、效益化的有效手段。高校從知識管理角度開發(fā)利用教學(xué)和科研檔案有著獨特的優(yōu)勢和基礎(chǔ)，因為高校承載著傳道、授業(yè)、解惑的職能，高校教學(xué)檔案中的知識內(nèi)涵豐富而有擴展意義。因此深入挖掘教學(xué)檔案中的知識屬性、知識信息必將提升高校教學(xué)檔案的本體價值。檔案管理人員有必要從著錄標引、檢索工具、檢索系統(tǒng)、檢索策略等方面下功夫，也要從一次文獻、二次文獻、三次文獻、四次文獻四個層次對檔案材料進行深層次挖掘和闡發(fā)。從知識管理角度，形成單一主題領(lǐng)域、多重功能復(fù)合、多元學(xué)科屬性、面向知識整合的檔案開發(fā)體系[4]。從而對學(xué)校的教學(xué)和科研起到長久的推動和延展作用。

（六）轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新信息化條件下的檔案服務(wù)方式

檔案服務(wù)要朝著數(shù)字化、大眾化、立體化、專業(yè)化的方向發(fā)展，增強普惠意識、多樣化意識、創(chuàng)新意識，既要服務(wù)于黨政管理工作、又要服務(wù)于教學(xué)科研工作、還要服務(wù)于廣大師生員工[5]。一要創(chuàng)新服務(wù)理念，由被動變主動、封閉轉(zhuǎn)開放、外延到內(nèi)涵；二要創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，提供自助查詢、信息咨詢、個性化創(chuàng)新，情報服務(wù)、編研服務(wù)、專題服務(wù)、遠程服務(wù)；三要創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建全方位立體式的服務(wù)模式，從橫向的主題關(guān)聯(lián)和縱向的時間順序兩個維度實現(xiàn)知識的傳遞和共享；四要創(chuàng)新服務(wù)機制，包括檔案管理的保障機制、協(xié)同機制和服務(wù)評價機制[6]。

長效之“長”在于不斷建設(shè)、不斷創(chuàng)新，長效之“效”在于提高利用率，提高服務(wù)水平。要發(fā)揮評建檔案的長期效應(yīng)，就要形成建檔、管檔、用檔三合一的長效機制，要以推進文檔一體化的管理進程為主線，建立高效的信息化檔案工作平臺，形成過程管理與總結(jié)落實相結(jié)合，開發(fā)編研與知識管理創(chuàng)新性轉(zhuǎn)化，硬件設(shè)施與軟件調(diào)控相匹配，人財物配置與服務(wù)模式相融合，前端控制與后期管理相銜接的建檔、管檔、用檔機制。

［1］教育部.國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）［OL］.http://www.law-lib.com/law /law_view.asp?id=317571.

［2］牛青芬.高校檔案管理與教學(xué)評估［J］.青海大學(xué)學(xué)報，2012，（06）：83-86.

［3］任龍.電子檔案脫機存儲載體的特點與選擇［J］.陜西檔案，2010，（05）：28-29.

［4］趙生輝.國外檔案領(lǐng)域數(shù)字人文項目的實踐與啟示［J］.浙江檔案，2015，（09）：16.

［5］陳艷歡，梁俊杰.高校教學(xué)評估視野下檔案服務(wù)的路徑選擇［J］.蘭臺世界，2008，（02）：25.

［6］佟林杰，孟衛(wèi)東.基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案服務(wù)創(chuàng)新體系構(gòu)建［J］山西：山西檔案，2013，（05）：69-71.

（責(zé)任編輯 王建華）

G278.6

A

1673-2014（2016）04-0105-04

長治學(xué)院校級課題資助項目（2013112）。

2016—03—26

頊迎芳（1980—），女,山西懷仁人，副研究館員，碩士，主要從事檔案管理的理論研究。