企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及維護(hù)改進(jìn)策略

郝 明

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企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及維護(hù)改進(jìn)策略

郝 明

中國(guó)外運(yùn)股份有限公司,北京 100082

隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的不斷變化；企業(yè)OA辦公系統(tǒng)為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展也需要進(jìn)行一定的維護(hù)改進(jìn)。本文分析了企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀，并研究了企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題和維護(hù)改進(jìn)策略，以期確保企業(yè)辦公順利進(jìn)行。

OA辦公系統(tǒng)；應(yīng)用現(xiàn)狀；維護(hù)；策略

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平以及科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，涌現(xiàn)的相關(guān)企業(yè)單位也越來(lái)越多，雖然企業(yè)不盡相同，但是在對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的需求是一致的，這是由于OA辦公系統(tǒng)本身就很好的擁有了辦公組織、管理的高效價(jià)值[1]。

1 企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)其實(shí)就是一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)中的各個(gè)部門與企業(yè)內(nèi)外間辦公自動(dòng)化信息的系統(tǒng)，而企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的目標(biāo)就是在通訊、科技的手段下，于企業(yè)內(nèi)部中完善一個(gè)可以覆蓋企業(yè)各個(gè)部門的全面、系統(tǒng)的辦公信息平臺(tái)，在高效可行的企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，可以給企業(yè)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)提供快捷、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料。其中企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用內(nèi)容主要是對(duì)公文流轉(zhuǎn)傳遞、企業(yè)信息分布以及采集進(jìn)行收發(fā)，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的條件下，堅(jiān)持以工作流為應(yīng)用的中心，以便人們進(jìn)行電子郵件、群組協(xié)同、文檔管理等相關(guān)的服務(wù)項(xiàng)目，從而進(jìn)一步達(dá)到制度管理、公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議管理等一系列的實(shí)用功能，在提供工作方便的同時(shí)，也對(duì)組織管理工作進(jìn)行了必要的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公的高效化、實(shí)效化。目前，我國(guó)的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的工作價(jià)值主要體現(xiàn)在對(duì)會(huì)議、公文的管理方面，鑒于此，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵就是完成企業(yè)辦公自動(dòng)化，在公文、會(huì)議上實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，從而保證企業(yè)辦公的高效率[2]。

2 企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題和維護(hù)改進(jìn)策略探究

2.1 針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題強(qiáng)化維護(hù)

一方面，因?yàn)槠髽I(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了企業(yè)辦公中必不可少的工具。另一方面這是由于辦公工具的普及，人們對(duì)信息技術(shù)的依賴程度也隨著加深。鑒于此，在實(shí)際的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，要在保證網(wǎng)絡(luò)可以平穩(wěn)正常運(yùn)行的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專門化的修護(hù)以及監(jiān)管，在專業(yè)工作者的幫助下，對(duì)其進(jìn)行定期的檢測(cè)。由于在企業(yè)內(nèi)部中其產(chǎn)品的生產(chǎn)信息、經(jīng)營(yíng)管理信息等均屬于商業(yè)機(jī)密，由此可知，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)發(fā)展中最核心的問(wèn)題就是安全問(wèn)題，尤其是在企業(yè)實(shí)現(xiàn)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門工作人員的身份權(quán)限范圍進(jìn)行核實(shí)，通過(guò)安全管理人員給工作人員注冊(cè)一個(gè)身份文件，這樣就可以在上網(wǎng)的情況下，查找到符合身份權(quán)限范圍的各種信息，這種信息主要是由企業(yè)內(nèi)部至上而下傳達(dá)的消息或者口令，正是因?yàn)檫@種身份限制，有效的保證避免了相關(guān)機(jī)密消息的泄露，在企業(yè)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的密級(jí)管理下，達(dá)到了對(duì)機(jī)密、秘密、內(nèi)部三個(gè)密級(jí)的管理目標(biāo)，從而保證高密級(jí)的信息不傳遞至低密級(jí)[3]。

2.2 針對(duì)電子文檔的法律效率問(wèn)題采取計(jì)算機(jī)手段

在企業(yè)OA辦公系統(tǒng)廣泛使用的過(guò)程中，電子文檔已經(jīng)成為了企業(yè)工作人員傳送工作文件的主要形式，一般情況下，一部分的管理工作者為了提升辦公效率，會(huì)在電子檔上簽字，但是在電子檔上簽字涉及到的不僅是辦公高效率問(wèn)題還是一個(gè)法律效率問(wèn)題。電子檔的簽名是在電子技術(shù)高速發(fā)展的前提下，進(jìn)行的簽名活動(dòng)，但是簽名是一個(gè)關(guān)于法律層面的問(wèn)題，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽名中，在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，還是可以提供相應(yīng)的法律依據(jù)，而電子簽名雖然技術(shù)層面含金量很高，但是由于其法律效率不足，難以給予相應(yīng)的法律依據(jù)。鑒于此，采取的計(jì)算機(jī)手段主要是在進(jìn)行企業(yè)OA 辦公系統(tǒng)對(duì)簽名進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，第一步應(yīng)該是對(duì)制章者的簽名數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保印章的合法性以及真實(shí)性；第二步是在驗(yàn)證后，使用簽章者的數(shù)字證書(shū)對(duì)簽章的簽名值進(jìn)行解開(kāi)，從而得到簽章的Hash值；第三步將簽章信息以及Hash值進(jìn)行再次的Hash運(yùn)算，使解開(kāi)的值與運(yùn)算得到的值進(jìn)行對(duì)比，進(jìn)一步驗(yàn)證簽章的可信度[4]。與此同時(shí)，簽章者的鑰匙是僅此一個(gè)的，這樣就可以在解簽的基礎(chǔ)上，達(dá)到對(duì)簽章者身份進(jìn)行認(rèn)證的目的，讓其在問(wèn)題發(fā)生后，不可抵賴。另一方面，對(duì)文檔進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，要對(duì)文檔的Hash值進(jìn)行計(jì)算，接著將其與已簽文檔的Hash值進(jìn)行對(duì)比，以便達(dá)到判斷文檔真實(shí)性的目的[5]。

2.3 加大研發(fā)力度保證OA辦公系統(tǒng)正常、高效運(yùn)行

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的目的就是為了進(jìn)一步強(qiáng)化辦公效率以及質(zhì)量，隨著企業(yè)辦公要求越來(lái)越高，OA辦公系統(tǒng)也要緊跟著企業(yè)發(fā)展的步伐，加大研發(fā)的力度，從而保證OA辦公系統(tǒng)可以正常、高效的運(yùn)行[6]。這就需要將新技術(shù)以及新軟件等有效的應(yīng)用于系統(tǒng)中，保證系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量，有效的滿足工作要求。而研發(fā)力度離不開(kāi)充足資金的支持，在實(shí)際的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，加大物力、人力、財(cái)力的支持力度，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的保養(yǎng)，對(duì)企業(yè)辦公的信息安全性進(jìn)行檢測(cè)。尤其針對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)以及技術(shù)的研究方面，要建立一支專業(yè)的人才隊(duì)伍，給予大量的人力支持，加大系統(tǒng)更新的力度[7]。

2.4 重視OA辦公系統(tǒng)研發(fā)與維護(hù)人才的培養(yǎng)

OA辦公系統(tǒng)要想不斷發(fā)展，就需要加大其研發(fā)力度，進(jìn)一步為OA辦公系統(tǒng)的平穩(wěn)順利運(yùn)行，給予堅(jiān)實(shí)的后盾。在提高OA辦公系統(tǒng)研發(fā)力度的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)人才的維護(hù)以及培養(yǎng)，在應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)過(guò)程中，要對(duì)專門的技術(shù)管理人員進(jìn)行配備，讓其積極的參與至OA辦公系統(tǒng)的改進(jìn)以及維護(hù)中。與此同時(shí)，企業(yè)也要對(duì)技術(shù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期對(duì)工作員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，其中培訓(xùn)的內(nèi)容包括：使用的注意事項(xiàng)、應(yīng)用方法、設(shè)計(jì)理念等方面，保證工作人員都能熟練地應(yīng)用該系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)工作效率的提高，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用作為復(fù)雜的一項(xiàng)工程，我們簡(jiǎn)析了在當(dāng)代信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代下企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀以及企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題和維護(hù)改進(jìn)策略，目的是為了更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公的高效化。

[1]劉雁.OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值[J].科技資訊,2009(13):181-182.

[2]常征.OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及改善對(duì)策[J].無(wú)線互聯(lián)科技,2015(12):59-60.

[3]李萍.OA辦公系統(tǒng)在中小企業(yè)中的應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2013(15):104-105.

[4]韓立平.VPN在OA辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].電腦編程技巧與維護(hù),2013(4):49-50.

[5]劉媚瑜.協(xié)同OA辦公系統(tǒng)在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理,2015(12):69.

[6]常征.政府機(jī)關(guān)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及改善對(duì)策[J].無(wú)線互聯(lián)科技,2015(12):59-60.

[7]劉盛.OA系統(tǒng)在現(xiàn)代制造企業(yè)的應(yīng)用研究[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)旬刊,2012(4):35-36.

Application status andmaintenance improvement strategy of OA office system in Enterprises

Hao Ming

Sinotrans Limited, Beijing 100082

with the constant change of the social competition, the enterprise OA office system in order to adapt to the development of the times also need to maintain a certain improvement. This paper analyzes the enterprise OA office system application status, and studies the enterprise OA office system application problems and maintenance improvement strategy, in order to ensure the smooth progress of the enterprise office.

OA office system; application status; maintenance; strategy

TP317.1

A

1009-6434(2016)07-0050-02